Struktura zápisu porady Plán porad

Prezentace na téma: "Struktura zápisu porady Plán porad"— Transkript prezentace:

1 Struktura zápisu porady Plán porad
Hana Suchá Gabriela Šmídová

2 Struktura zápisu porady
jde o písemný doklad průběhu schůze, konference,porady nebo jakéhokoliv jiného jednání cílem je objektivní a výstižné zaznamenáni skutečnosti zjištěné údaje slouží jako východisko k dalšímu jednání

3 se zápisem souvisí další dokumenty: pozvánka na poradu a listina přítomných
zápis z porady se vyhotovuje nejpozději do 2 dnů od konání rozmnožují se a posílají se všem účastníkům porady někdy je zapotřebí, aby účastníci podpisem schválili vytvořený zápis

4 Druhy zápisů liší se od sebe svým rozsahem: věcný (stručný)
základních myšlenek (podrobnější) doslovný o výsledku a závěrech rychlý

5 Věcný stručný používá se nejčastěji
jsou heslovitě zachyceny jednotlivé body jednání,schválená rozhodnutí, úkoly z porady

6 Základních myšlenek podrobnější zápis
zpravidla se stenografuje nebo zachycuje na diktafon nebo magnetofonový pásek je určen pro více adresátů, a proto zápis vyžaduje pečlivou stylizaci (správný pravopis a interpunkci)

7 Doslovný pořizuje se při důležitých poradách a jednáních (např. v parlamentu) zápis se stenografuje souběžně s jednáním,současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam

8 O výsledku a závěrech jde o zápis, který zaznamenává k jakému závěru a výsledku se na poradě dospělo

9 Rychlý zápis se zaznamenává do předem připraveného formuláře

10 Náležitosti zápisu záhlaví – název organizace
název písemnosti – „zápis z porady“ a číslo zápisu druh porady a datum jejího konání údaje o přítomných, omluvených a hostech (při malém počtu se vyjmenují, jinak se přikládá prezenční listina) program porady

11 stručný obsah jednotlivých bodů porady
uložené úkoly, jména odpovědných pracovníků, termíny splnění uložených úkolů datum a místo vyhotovení zápisu jméno zapisovatele jméno a funkce pracovníka,který poradu vedl

12

13 Plán porad Používá se pro větší organizace
V současnosti se používá elektronické plánování pomocí tzv: sdílení kalendářů Používá se kvůli: zamezení časového prolínání porad dostatečného časového prostoru pro přípravu na poradu podle programu možnosti řádné a včasné omluvy

14 Prameny Fleischmannová – Kuldová – Šedý, Obchodní krespondence pro střední školy, Praha-Fortuna 2003, ISBN