Účetní a daňové doklady - fakturace 2014 III. Tomáš Líbal Účetní a daňové doklady - fakturace 2014 III. Tomáš Líbal © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o. Účetní a daňové doklady - fakturace 2014

Požadavky na DD U DD (listinných i elektronických) musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost jeho původu neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost Věrohodnost původu - je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která DD oprávněně vystavila Neporušenost obsahu - obsah DD požadovaný podle ZDPH nebyl změněn Čitelnost - je možné se seznámit s obsahem DD přímo nebo prostřednictvím technického zařízení Zajištění věrohodnosti původu DD a neporušenosti jeho obsahu lze dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi DD a daným plněním ZDPH § 34 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Požadavky na DD Příklad 1 Plátce na přijatou fakturu - DD otiskne rastr razítka pro předkontaci, kterou tam následně dopisuje.  Příklad 2 Plátce na přijatou fakturu - DD otiskne razítko "Došlo dne …" kam následně doplní datum.  Příklad 3  Plátce na přijatou fakturu - DD nalepí samolepku s čárovým kódem, který následně identifikuje fakturu - účetní doklad v jeho účetnictví.  Příklad 4  Plátce obdržel listinnou formu DD na termopapíru. DD s ohledem za trvalost údajů po dobu úschovy okopíruje. Archivuje kopii, neboť úschova „originálního“ DD nemá smysl.   Jak budou výše uvedené příklady nakládání s DD správci daně posuzovány? © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

DD elektronická forma Volba způsobu udělení souhlasu s elektronickou formou DD je ponechána plně na účastnících obchodní transakce. Souhlas lze udělit jakýmkoliv formálním či neformálním způsobem, přičemž může být udělen i tichý souhlas. Tichým souhlasem se rozumí například zaúčtování DD. Správcem daně nebude zpochybňován elektronický DD v elektronické podobě, pokud jej nezpochybní odběratel. Formát DD se vztahuje ke způsobu zpracování DD. Formát, v němž je obsah DD uložen, lze převádět do jiných formátů, které vyhovují příjemci DD, při zachování neporušeného obsahu DD. Případná změna formátu může například zahrnovat změnu způsobu zobrazení data, např. dd/mm/rr na rr/mm/dd, nebo změnu samotného typu souboru, např. XLM, PDF atp. Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Elektronické DD Možný je převod DD z elektronické podoby do listinné nebo z listinné do elektronické ZDPH nepřipouští převod z listinné formy do listinné formy, tj. kopírování DD. Takový převod lze považovat za změnu DD - ZDPH § 34/2/b Platí povinnost uchovatele při uchovávání DD prostřednictvím elektronických prostředků uchovávat elektronicky i data zaručující věrohodnost původu DD a neporušenost jejich obsahu ZDPH § 35a © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Převod DD z elektronické do listinné podoby DD byl vystaven a předán v elektronické podobě, v cíli byl však zpracován jako DD listinný V takovém případě musí být převod z elektronické podoby do listinné proveden buď autorizovanou konverzí (například Czech Point) nebo musí být reprodukovatelný obsah elektronické podoby DD před konverzí včetně zabezpečení po celou dobu životnosti dokumentu. To v podstatě znamená uchovávat elektronickou podobu přijatého DD. Pokud by nebyla provedena autorizované konverze, nelze jinak zajistit DD proti antidatování či jiné úpravě. To neplatí, pokud je možné pomocí auditní stopy spolehlivě prokázat věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu „vytištěného“ DD doručeného v elektronické podobě. Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Převod DD z listinné do elektronické podoby Pokud převod z listinné do elektronické podoby provádí vystavitel písemnosti, pak stačí, když elektronickou variantu zabezpečí platným uznávaným elektronickým podpisem či odešle datovou schránkou. V případě, že elektronickou verzi předá (odešle) bez využití prostředků elektronického zabezpečení, nebude tento elektronický dokument splňovat požadavky na průkaznost obsahu a původu,pokud nebude doložena jeho průkaznost jinak. V případě konverze DD z listinné do elektronické podoby odběratelem je možné věrohodnost původu a neporušenost obsahu prokázat konverzí dokumentu autorizovaným pracovištěm, jako je například Czech Point České pošty, resp. auditní stopou. Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Auditní stopa Způsob kontroly oběhu dokladů k vytvoření spolehlivé auditní stopy je v kompetenci daňových subjektů DD není nezávislý samostatný dokument, je třeba jej identifikovat a spojit v rámci účetních a kontrolních mechanismů procesů Auditní stopou se rozumí tok všech souvisejících dokladů od zahájení transakce, např. objednávka, až po dokončení transakce, např. posledním záznamem v účetní závěrce, přičemž vždy musí být zajištěna provázanost mezi všemi různými doklady v tomto procesu Prostředky, kterými daňový subjekt může prokázat souvislost mezi DD a dodání zboží nebo poskytnutím služeb, jsou ponechány zcela na vůli daňového subjektu Kontrolní mechanismy procesů by měly odpovídat velikosti daňového subjektu, jeho předmětu činnosti, počtu a hodnotě plnění, počtu a typu obchodních partnerů, popř. i dalším faktorům Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Auditní stopa - příklady DD je zanesen do účetnictví, na DD navazují související dokumenty vztahující se k fakturovanému plnění (podklady, doklady, smlouvy, objednávky, přepravní doklad, potvrzení o platbě…) Dodavatel (poskytovatel) - DD páruje například s objednávkou,smlouvou, přepravními doklady, s potvrzením o přijetí platby apod. Pořizovatel (příjemce) - DD páruje například se schválenou objednávkou, dodacím listem, avízem o provedené platbě apod. Kontrola auditní stopy se bude většinou překrývat s dokazováním nároku na odpočet daně. Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

DD - listinná forma Věrohodnost původu DD v listinné podobě je možné zajistit DD je prokazatelně opatřen určitými neměnnými identifikátory (otisk razítka, hlavičkový papír, vodoznaky, vlastnoruční podpis apod.) DD je doručen prostřednictvím třetí osoby (zásilková služba, kurýr, pošta atp.), přičemž lze jednoznačně identifikovat odesílatele - jeli současně výstavcem DD Pro zajištění neporušenosti DD v listinné podobě, pokud se jedná například o tzv. „termoúčtenky“, samopropisovací papíry, doklady vytištěné barevnými inkousty apod. bude nutný převod do jiné formy, která neporušenost obsahu DD zajistí Může se jednat například o převod z podoby listinné do elektronické, popřípadě z listinné do elektronické a zpět do listinné Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Náležitosti a neporušitelnost obsahu DD Pokud doklad pro prokázání nároku na odpočet daně nebude obsahovat všechny předepsané náležitosti DD, bude možné nárok prokázat ve smyslu ustanovení § 73/5 zákona o DPH jiným způsobem Obsahem daňového dokladu se rozumí náležitosti DD ve smyslu § 29 a následujících ZDPH Pokud zákonem předepsané náležitosti DD nebudou v průběhu jeho „života“, tj. od doby jeho vystavení až do konce lhůty pro jeho uchovávání, změněny, bude takový DD považován za neporušený Dodatečné informace by daňový subjekt měl zaznamenávat v evidenci pro účely DPH, případně jiným způsobem, kterým neporuší původní obsah DD. Pokud budou na DD v listinné podobě doplněny údaje nad rámec povinných náležitostí DD, bude takový doklad považovaný za neporušený. Doplněné údaje však nesmí kolidovat či pozměňovat povinné náležitosti DD vymezené v ustanovení § 29 a následujících ZDPH. Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Evidence pro účely DPH Evidence přijatých zdanitelných plnění - DPH na vstupu Číslo dokladu DIČ dodavatele Snížená sazba 15 % Základní sazba 21 % základ daň 1 CZ12345678 10 000 1 500 2 CZ87654321 20 000 4 200 Povinnost evidovat DIČ dodavatele se nevztahuje na plnění, kde byl vystaven zjednodušený DD ZDPH § 100/2 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Čitelnost a úschova DD Čitelnost DD v listinné i v elektronické podobě je nutné zajistit od okamžiku jeho vystavení až do konce doby jeho uchovávání Věrohodnost původu DD, neporušenost jeho obsahu i čitelnost musí nezávisle na sobě zajistit příjemce i poskytovatel plnění a to po celou dobu „životnosti“ DD, tj. od okamžiku jeho vystavení až do konce doby pro jeho uchovávání. Doba úschovy účetních dokladů a účetních záznamů, které daňový subjekt použije pro vytvoření auditní stopy, se tak prodlužuje z pěti na deset let Pokud nejsou u DD zajištěny všechny zákonem požadované  vlastnosti podle § 34 ZDPH (věrohodnost původu, neporušenost obsahu, čitelnost), nelze doklad považovat za DD ve smyslu ZDPH Informace GFŘ k pravidlům fakturace © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Náležitosti účetního dokladu Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. ZÚ § 11 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Označení účetního dokladu Výdejka materiálu Příjemka materiálu Výdajový pokladní doklad Dodavatelská faktura Vnitřní účetní doklad atd. + číslo dokladu © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Obsah účetního případu Příjem materiálu na sklad Úhrada dodavatelské faktury z běžného účtu Dotace pokladny z běžného účtu Vyúčtování manka ve skladu materiálu atd. © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Účastníci účetního případu Dodavatel - odběratel Divize Závod Středisko Může být i jeden účastník © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Okamžik vyhotovení účetního dokladu Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Okamžik uskutečnění účetního případu Definuje Český účetní standard pro podnikatele č. 001bod 2.4.3 např. splnění dodávky splnění peněžitého dluhu inkaso pohledávky poskytnutí nebo přijetí zálohy a závdavku zjištění inventarizačního rozdílu pohybu majetku uvnitř účetní jednotky atd. © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Připojování podpisového záznamu Účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny. ZÚ § 33a/9 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Připojování podpisového záznamu Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zákona o elektronickém podpisu anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě ZÚ § 33a/4 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Příjmový pokladní doklad Firma: PŘÍJMOVÝ POKLADNÍ DOKLAD č. ze dne …....................................................... Přijato od (jméno a adresa) Kč slovy Účel platby Podpis pokladníka Text Účt. předpis (Dal - účet) Schválil: Zaúčtoval: dne: ABC, a.s. Účetní 1 110 00 Praha1 44 1 Přílohy: 15. 01. 2014 Komerční banka, a.s. , Na Příkopě 33 Praha 1 --10 000,-- Desettisícxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx převod z B. Ú. Nová převod z B. Ú. 261 10 000,00 Popleta Smutná 16. 01. 2014 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Rozdělení účetních dokladů Účetní doklady ZÚ § 11 Forma účetních dokladů a) listinná b) technická c) smíšená Rozdělení účetních dokladů Podle místa vzniku Podle počtu zaznamenaných údajů Vnější (externí) Vnitřní (interní) Jednotlivé Sběrné © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Úschova dokladů © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Uschovací lhůty dokladů Po dobu 5 let - účetní doklady ZÚ § 31/2/a DD u DPH po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém plnění uskutečnilo. ZDPH § 35/2 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Doklad podle živnostenského zákona Podnikatel je povinen vydat na žádost zákazníka doklady o prodeji zboží a o poskytnutí služby Na dokladu musí být uvedeno označení podnikatele obchodní firmou, popřípadě názvem nebo jménem a příjmením identifikačním číslem datum prodeje zboží nebo poskytnutí služby druh zboží nebo služby cena pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak živnostenský zákon § 31/14 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Doklad podle zákona o ochraně spotřebitele Na žádost spotřebitele je prodávající povinen vydat doklad o zakoupení výrobku nebo o poskytnutí služby s uvedením data prodeje výrobku nebo poskytnutí služby o jaký výrobek nebo o jakou službu se jedná za jakou cenu byl výrobek prodán nebo služba poskytnuta spolu s identifikačními údaji prodávajícího obsahujícími jméno a příjmení nebo název nebo obchodní firmu, případně název prodávajícího jeho identifikační číslo osoby pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak Při prodeji použitých nebo upravovaných výrobků, výrobků s vadou nebo výrobků, jejichž užitné vlastnosti jsou jinak omezeny, musí být tyto skutečnosti v dokladu zřetelně vyznačeny zákon o ochraně spotřebitele § 16/1 © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Doklady - doplnění Musí být daňový doklad u DPH originální písemnost? Musí došlý doklad obsahovat otisk razítka? Má smysl archivovat doklady na termopapíře? Musí došlý doklad obsahovat podpis? Kdo odpovídá za náležitosti dokladů? Musí mít daňový doklad podobu faktury? © Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.