ECM – Enterprise Content Management Správa dokumentů ECM – Enterprise Content Management

ECM Komplexní řešení, jehož hlavním cílem je poskytnout data v reálném čase pro rozhodnutí Lepší zpracování a využití informací Podpora správy dokumentů, podpora řízení procesů

Správa dokumentů Předmětem zájmu je dokument Listinné, elektronické Vystupující z jiných systémů Interní dokumenty Dokumenty od subjektů tvořících okolí organizace

Životní cyklus dokumentu Pořízení elektronického dokumentu Imaging Zařazení dokumentu do systému jednoznačná identifikace Zpracování a využívání dokumentu publikování dokumentu Archivace dokumentu listinné, elektronické

Správa dokumentů – DMS Document Management Systém Verzování dokumentů - novelizace, doplňování Třídění dokumentů Podpora vyhledávání dokumentů Podpora personalizace (snižuje informační přesycení)

Zajištění konkurenčního přístupu Zajištění přístupu k dokumentům dle rolí Podpora technologií digitálního podpisu a zajištění důvěrnosti dat Podpora integrace s dalšími aplikacemi

Řízení procesů Řízení pracovních toků - WORKFLOW Cíle Procesy standardizovat Procesy zefektivnit Zkrátit dobu trvání Snížit chybovost Snížit náklady

Workflow znamená automatizaci celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady procedurálních pravidel tak, aby se dosáhlo nebo přispělo k plnění podnikových cílů.

Softwarové aplikace pro systémy workflow tvoří komplex tří provázaných součástí: Návrh procesu, určení posloupností činností Aplikace a technologie pro vlastní řízení procesu Vyvolávání činností podle jejich definované posloupnosti Automatické předávání dokumentů Aktivování aplikací informačního systému Informování účastníka procesu o aktuálních úkolech Nástroje pro vyhodnocování skutečného průběhu procesu

Workflow systém je: samostatný, specializovaný nástroj, neváže se na jiný aplikační software nebo součástí jiného aplikačního software, většinou ERP (Enterprice Reengineering Process)

Posloupnosti činností: Sekvenční posloupnost (jedna varianta cesty) Větvení – existuje několik cest v rámci průběhu procesů Paralelní provádění Opakování, vzhledem k nesplněné podmínce

Pravidla pro přechod mezi jednotlivými činnostmi: Lhůta Vstupní podmínka Výstupní podmínka Přechodové podmínky

Funkce a možnosti aplikací Workflow Mají infrastrukturní charakter Podporují a zeefektivňují provádění procesů Změny podnikových procesů (zjednodušení, snížení časové a finanční náročnosti) Standardní procesy – postupy v databázích informačního systému Rychlé zapracování Všechny dokumenty jsou autorizovány (vázány na konkrétního pracovníka) Zvýšení úrovně integrace a kvality informačního systému

PRODUKČNÍ S T U K R A ADMINISTRATIVNÍ KOLABORATIVNÍ AD HOC PŘÍMÁ SPOLUPRÁCE

Řízení a podpora spolupráce Kooperace – úloha rozdělena do nezávislých podúloh, kompletace výsledků do celku Spolupráce – koordinace umožňuje sdílet koncepci řešení Groupware – aplikační programové vybavení integrující práci více osob

Komunikace Sdílení dat Workflow – koordinace osob Týmová spolupráce

V rámci groupware lze budovat scénáře: Scénáře pro administrativní procesy Scénáře pro transakční obchodní procesy Homeworking

Řízení znalostí Spojit ty, kteří vědí, s těmi, kteří potřebují znát Proměnit znalost jednotlivců ve znalosti organizace Znalostní zprostředkovatel (knowledge broker) Dodavatel znalostí (knowledge supplier) Uživatel znalostí (knowledge consumer)