1 SPISOVÁ A ARCHIVNÍ SLUŽBA DŮVĚRYHODNÝ ARCHIV PVT, a. s., Kovanecká 30/2124, Praha 9 tel.: , fax: Ing. Petr Havlíček Ing. Miroslav Skokan

2 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Profil společnosti Jsme mezi pěti nejvýznamnějšími poskytovateli ICT v ČR. Nabízíme řešení a služby pro oblast veřejné správy, bankovnictví, kapitálových trhů, telekomunikací, průmyslových podniků, dopravy a utilit. Zákazníkům a klientům poskytujeme služby a komplexní oborová řešení založená na špičkovém know-how tak, aby zvyšovaly efektivnost jejich vnitřních i vnějších procesů a byly zárukou jejich prosperity a konkurenceschopnosti. Máme zavedený systém managementu jakosti ISO 9001, certifikovaný společností Det Norske Veritas. Garantujeme snadnou a rychlou dostupnost služeb na základě pokrytí celého území ČR prostřednictvím 34 lokalit.

3 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Významné události roku 2004 Definitivní dořešení majetkových vztahů - dne se stal stoprocentním vlastníkem PROKOM Software SA. Tradiční zařazení mezi TOP10 SI - potvrzení suverénní pozice mezi nejvýznamnějšími systémovými integrátory ČR. Získání prestižního Křišťálového disku v kategorii Profesionální software za produkt Důvěryhodný archiv elektronických dokumentů.

4 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Klíčové prvky obchodního portfolia Bezpečnost Řízení firemního obsahu Podpora řídících a rozhodovacích procesů Integrační a konzultační služby Outsourcing Správa podnikové infrastruktury Vývoj zákaznického SW Podnikové informační systémy Čipové karty a jejich aplikace e-solution

5 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Nejvýznamnější partneři

6 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Referenční zákazníci Ministerstvo financí České republiky Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky Ministerstvo spravedlnosti České republiky Ministerstvo vnitra České republiky Krajské úřady a magistráty Města a obce III. typu (obce s rozšířenou působností) Vězeňská služba České republiky

7 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Spisová a archivní služba Co je úkolem spisové a archivní služby? evidence předmětu spisové služby v papírové podobě v elektronické podobě sledování oběhu předmětu spisové služby evidence předmětu spisové služby předávání předmětu spisové služby v rámci úřadu vyřizování předmětu spisové služby v rámci úřadu vypravování předmětu spisové služby z úřadu uložení předmětu spisové služby nastavení datumu vyřízení, skartační doby a lhůty možnost uložení v příruční spisovně

8 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Spisová a archivní služba Změna legislativního rámce Zákon 499/2004 Sb. a jeho prováděcí vyhlášky 645/2004 Sb. a 646/2004 Sb. záznam v podacím deníku doplněn o záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním řízení číslo jednací vždy obsahuje zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo a označení kalendářního roku Bude vydán metodický pokyn ministerstva k vedení spisové služby

9 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Spisová a archivní služba Propojení SAS s externími aplikacemi propojení s e–Podatelnou automatická evidence ověření elektronického podpisu sledování stavu dokumentu odeslání rozhodnutí elektronickou formou s elektronickým podpisem uložení dokumentů propojení se stavebním úřadem evidence v SAS STÚ realizuje řízení v externí aplikaci automatický přenos dokumentů do SAS

10 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Spisová a archivní služba Poznatky z nasazování aplikace u uživatelů neznalost vlastního prostředí vyřízení spisu v rámci organizace vyřizování dokumentů (označování spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami) malé využívání úložiště elektronických dokumentů neevidence vrácených dodejek z odeslané pošty či evidence až na odboru

11 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Motivace V současné době u nás stále není žádným způsobem (legislativně, organizačně, procesně, …) ošetřeno, jak se mají archivovat elektronicky podepsané dokumenty. Doba platnosti těchto dokumentů je v důsledku platnosti elektronického podpisu poměrně krátká, což může být omezující v případě dokumentů, které je třeba archivovat dlouhodobě.

12 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Co je nutné zajistit při archivaci elektronických dokumentů? Datová integrita Identifikace původu záznamu a z ní plynoucí neodmítnutelnost zodpovědnosti Důvěrnost obsahu záznamu (pokud je třeba) ve vztahu k přístupovým oprávněním Dostupnost a čitelnost Auditovatelnost všech operací Pokud je kladen důraz na zajištění těchto vlastností, musí být obecně zajištěny dlouhodobě.

13 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Elektronický podpis - v čem je vlastně problém? Omezená platnost certifikátů veřejného klíče (expirace) Možnost odvolání platnosti certifikátů Slábnutí kryptografických algoritmů Nedostupnost validačních dat

14 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Důvěryhodný archiv Systém pro dlouhodobou a důvěryhodnou archivaci elektronických dokumentů je nutné chápat jako funkční komplex zohledňující hledisko technické, technologické, organizační, finanční, legislativní i archivační. Důvěryhodný archiv je založen na těchto principech: identifikace tříd archivovaných dokumentů, identifikace metod a procesů zajišťujících důvěryhodnou archivaci po celou dobu životnosti archiválií (i po nedostupnosti technologií), specifikace možností prezentace archivovaných dokumentů a důkazních záznamů, zavedení trvalých a jedinečných identifikátorů (metadat) pro možnost vyhledávání mezi dokumenty, důkladný návrh přístupových oprávnění k jednotlivým elektronickým dokumentům.

15 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Cíle systému DA Archivace elektronických dokumentů (s možností elektronického podpisu) a analogových dokumentů převedených do elektronické podoby dle příslušných archivačních politik. Správa životního cyklu důkazních záznamů (informací o pravosti a platnosti) archivovaných dokumentů. Zajištění dlouhodobé dostupnosti dat do zdrojového systému, tj. aby se archivovaná data za určitých podmínek tvářila, že jsou stále v tomto systému  aplikace všech možných opatření, aby byla dlouhodobá dostupnost zaručena. Vlastní funkce DA musí být nezávislá na informačních technologiích (HW, SW, technologie), které se neustále vyvíjejí.

16 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Funkční model archivu dle standardu OAIS

17 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Varianta DÚ SAS - Příklad oběhu dokumentů na úřadě

18 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Komu je důvěryhodný archiv určen? Tomu, kdo chce dlouhodobě ukládat elektronické dokumenty, které musí být díky legislativě nebo vnitřním předpisům archivovány po několik let. Tomu, kdo využívá informační systémy nativně využívající elektronicky podepsanou komunikaci - elektronické podatelny, spisové a archivní služby, elektronickou fakturaci apod. Tomu, kdo chce mít jistotu, že elektronický podpis na dokumentech nebude léty prolomen a dokumenty zneužity. Produkt je především určen pro úřady provozující e-podatelny, finanční instituce, státní instituce, oblast veřejné správy, komerční organizace, notáře, státní archiv i jednotlivce.

19 Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv Vaše dotazy? Děkuji za Vaši pozornost.