Struktura zápisu porady Barbora Neoralová, Šárka Hádková
Osnova Náležitosti a vymezení zápisu Formulář a pozvánka Zdroje
Zápisy z porad a jednání Porada se uskutečňuje v rámci jedné strany (např.členové,zaměstnanci jedné společnosti či organizace). Jednání probíhá mezi dvěma a více stranami za účelem projednání společné záležitosti nebo společného problému (např.setkání dvou různých firem).
Cílem zápisů z porad a jednání je objektivní a výstižné zapsání faktů a projednaných či v budoucnu projednávaných postupů písemnou formou.
Údaje Přesné datum a místo porady Přítomni/nepřítomni Předmět jednání Závěrečná ustanovení Jednání/stanoviska jednajících stran Zápis může být dále rozvinut o připomínky,citace či diskuse.
Rozlišujeme čtyři základní druhy zápisů: Doslovný zápis je vyhotoven písemně po použití metody stenografie či nahrání porady na magnetofon.Tento zápis se vyznačuje vysokou přesností.Je tedy obsáhlejší. Zápis základních myšlenek není doslovný,zdůrazňuje hlavní podstatu,myšlenky.Jejich autoři se zde uvádí.
Věcný zápis se vyznačuje stručností zaznamenání průběhu jednání nebo porady. Již se pod myšlenky autoři neuvádí.Záznam je často zapsán v několika bodech. Zápis o výsledku a závěrech uvádí přesné znění závěrečných ustanovení jednání nebo porady.
rychlý zápis ve formě formulářů pro včasné řešení jednotlivých aktuálních úkolů jenž z porady vyplývají. Formulář se vyplňuje do předtištěných kolonek rukou,po okopírování se předá účastníkům na konci porady. Náležitosti formuláře: Kdo poradu vedl, svolal Kdo byl omluven Interpretace úkolů a údajů Kdo odpovídá za úkoly a v jakém časovém omezení budou splněny
Pozvánka Obvykle předchází poradě. Je to opatření jenž upozorní členy,či různé organizační útvary, s nimiž není svolavatel např. v přímém kontaktu, v časovém předstihu na konání porady. Pozvánka na poradu obsahuje: Datum,místo a hodina zahájení porady Program porady i s časovým rozvrstvením Jaké jsou požadavky ohledně přípravy členů na poradu Organizační pokyny a předpokládaný termín ukončení
Zdroje Skripta Administrativní technika Kříž, Zuzák 2007 google.cz plán porad 2006.doc http://pefmost.edu –most.cz