Trendy řízení rozpočtu ve veřejné správě Jan Renc Product manager, SAP ČR

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Treasury Reference Model (IMF) Procesy (Government Financial Management Cycle) příprava rozpočtu čerpání rozpočtu řízení likvidity a dluhová služba finanční výkaznictví audit a vyhodnocení Základní data fondy – zdroje financování organizační členění – kapitoly státního rozpočtu ekonomická klasifikace – rozpočtové položky odvětvová klasifikace – paragrafy investiční programy (dotace) Kompletní rozpočtový cyklus Kompletní výdajový cyklus Vazba na mezinárodní statistiky a klasifikace

Government Financial Management Cycle Source: Hashin, Ali, Allan, Bill, Treasury Reference Model Odhady příjmů a výdajů Odhady personálních nákladů Dluhová služba Dodatky, krácení a transfery rozpočtu Limitky Dostupnost dat Průkaznost záznamů Nákup zboží a služeb Vytváření pracovních míst Zvýšení mezd Investice Závěrkové práce Legislativní výkaznictví Ověření dodávky zboží a služeb Výplaty mezd Příjmy Krátkodobé odhady příjmů a výdajů Monitoring hotovosti Strategie výpůjček Dluhová služba Sledování grantů a dotací

Rozpočtový a výdajový cyklus Návrh rozpočtu Originální rozpočet (R1) Aktuální rozpočet Limitky Rezervace rozpočtu (‚mandatorní‘ výdaje) Závazek (objednávka) Potvrzení dodávky Platba Závěrkové práce Audit

Pokladní a akruální princip Pokladní princip Akruální princip transakce se evidují jenom tehdy, když se uskuteční příjem nebo výplata peněz nutnost dodatečných informací o závazcích a povinnostech, které vyplývají z realizace rozpočtu „Plně akruální účetnictví vykazuje operace a události v momentu, kdy nastanou, bez ohledu na to, kdy byla přijata nebo vyplacena peněžní částka. Příjmy se vykazují v rozsahu, ve kterém měly v daném roce nastat, bez ohledu na to, zda byly vybrány, nebo nebyly. Výdaje odrážejí objem zboží a služeb, který se spotřeboval během daného roku, bez ohledu na to, zda za ně bylo zaplaceno. Náklady spojené s majetkem se časově rozkládají a vykazují se, když jsou využívány při poskytování služeb.“ (IFAC, 1991)

Finanční řízení: Klíčové vlastnosti Podpora účetních standardů US GAAP, HGB, IAS Aktualizace hlavní knihy a vedlejších knih v reálném čase Volné používání měn tabulka kursů, firemní měna, transakční měna, ... Podpora přechodu lokálních měn na EURO Vícenásobný volně definovatelný účetní rozvrh Automatická účtování leasing, nájem, párování otevřených položek, ... Dohledání změn, princip dokladovosti Uživatelsky definovatelné odpisové plány

Řízení rozpočtu: Klíčové vlastnosti Kontrola konzistence rozpočtu Paralelní víceúrovňová kontrola disponibility Rezervace prostředků Střednědobý rozpočet Výkonnostní rozpočtování Mimorozpočtové zdroje Přenos obliga a rozpočtu do následujícího roku Kmenová data závislá na roce Statusy – roční kalendář rozpočtových prací Rozšiřitelnost řešení

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Oborová řešení SAP SAP podporuje 25 oborových řešení Standardní produkt mySAP ERP Produkty se společným základem Správa dávek a poplatků Specifické produkty Řízení rozpočtu Stadt Wien

mySAP ERP powered by NetWeaver Analytické aplikace Finanční řízení Správa majetku Řízení lidských zdrojů Provozní agendy SAP NetWeaver Spolupráce uživatelů Integrace informací Integrace procesů Aplikační platforma Nová generace řešení SAP Postaveno na bázi SAP NetWeaver Navrženo pro všechna oborová řešení Plně integrováno v rámci mySAP Business Suite Přináší výrazné výhody díky Uživatelsky přívětivé rozhraní Architektura schopná reagovat na nové požadavky Transparentnost a analytické nástroje Rozšiřitelné interní procesy Key Statements: mySAP ERP is SAP’s next generation ERP solution powered by SAP NetWeaver. The mySAP ERP solution is contained within the mySAP Business Suite.

Mapa řešení SAP Strategické řízení Strategické plánování Podpora rozhodování a datové sklady Příprava a financování programů Příprava rozpočtu Měření výkonu Finanční řízení Finanční účetnictví Manažerské účetnictví Čerpání rozpočtu Správa grantů Řízení hotovosti & Treasury Řízení provozu Spisová služba Správa vybavení, zařízení Správa nemovitostí Správa majetku Řízení programů a projektů Správa cestovních nákladů Řízení lidských zdrojů Nábor, pracovní poměr a rozvoj pracovníků Personální administrace, systemizace Řízení času a nepřítomnosti Zúčtování mezd Analytické a samoobslužné služby Strategické plánování lidských zdrojů e - Learning Správa materiálu a služeb Nákup Elektronický nákup Řízení tendrů Správa kontraktů Analýza a monitorování nákupu Řízení zásob Vládní programy e Government Správa dávek a poplatků Sociální služby Veřejné zdravotnictví Obrana Krizové řízení

Integrace vnitřních procesů Controlling obligo požadavek obligo objednávka předběžný náklad náklad Logistika požadavek objednávka příjem materiálu příjem faktury Účetnictví hlavní kniha stav materiálu dodavatelé faktura hlavní kniha platba Rozpočet 50 DM požadavek objednávka faktura platba Support of Period Based Encumbrance Tracking (PBET)

Integrace vnějších procesů Manažerský informační systém Občan Vytvoření požadavku Zpracování požadavku integrace s ostatnímy systémy veřejné správy Úřad Vydání rozhodnutí Odeslání rozhodnutí Občan Správa dávek a poplatků Otevřené položky Účetnictví Hlavní kniha Spisová služba Support of Period Based Encumbrance Tracking (PBET) Monitoring a audit zpracování

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Příprava rozpočtu Personální plánování Plánování personálních nákladů Systemizace majetku Plánování projektů

Příprava rozpočtu - proces Návrh výdajového stropu Oddělení Odbor rozpočtu Spuštění plánování (bottom-up) Vedení úřadu Plánování rozpočtu Odeslání rozpočtových požadavků Kontrola a konsolidace Odeslání požadavku Konsolidace a modifikace požadavku Aplikace změn rozpočtu Aplikace změn rozpočtu Konečné schválení Uvolnění rozpočtu Rozpis rozpočtu v provozním ERP

Příprava rozpočtu – plánovací schémata Krok 1: úroveň 1 Decentralizovaný návrh rozpočtu paragrafy, rozpočtové položky, investiční akce, detailní org. členění Krok 2: úroveň 2 Konsolidace návrhu pododdíly, podseskupení položek, projekty, základní org. členění Krok 3: úroveň 3 Redefinice základních parametrů závazné ukazatele, důležité projekty, (oddíly, seskupení rozp. položek) hrubé org. členění Krok 4: úroveň 2 Distribuce rozpočtu Krok 5: úroveň 1 paragrafy, rozpočtové položky, investiční akce, detailní org. členění Oddělení 1 Oddělení 2 Odbor rozpočtu Vedení úřadu

Personální plánování Profese Pozice Osoba hrubá úroveň plánování klasifikace speciálních aktivit např. odborný referent Pozice detailní úroveň plánování funkce např. odborný referent odboru nákupu Osoba konkrétní úroveň plánování individuální např. Karel Novák

Plánování personálních nákladů Zaměstnanec Základní mzda Srážky Odměny Mzda (simulovaná/reálná data) Plánovaná mzda - rekvalifikace (simulovaná) Rozdíl aktuální/ plánovaná mzda Data z „Training and Event Management“ Jednorázové složky Mzdová pravidla Pozice Plánovaná mzda Data souvisejících objektů (např. průměr pro neobsazené pozice) Profese Plánovaná mzda Data souvisejících objektů (např. průměr pro danou profesi) Organizační jednotka Plánování limitů Náklady na vzdělávání Detailní plánování pro liniové manažery Plán personálních nákladů Scénář 1 Scénář 2 Personnel Cost Planning and Simulation uses a broad data basis and it is integrated with other applications. This means it can support business processes across departmental borders. You can derive pay information that is used for setting up personnel cost plans from various sources: (these include, Basic Pay, Capital Formation, Payroll Results, Simulated Pay Scale Reclassification, Recurring Payments/Deductions, and Additional Payments.). You can use pay information from the organizational structure like planned compensation data. You can use average payments for planning for certain jobs, or training budgets for organizational units. Line managers might provide additional input during the planning process. To do this they use a Web-enabled detail planning tool that helps them fine-tune planning. After cost planning data has been generated, you can transfer it to the SAP Business Information Warehouse (BW) to analyze it. After the plan has been approved, you can use planning data in mySAP HR: To generate compensation budgets in Compensation Management To generate training budgets in Training and Event Management You can also use planning data in mySAP Financials to perform overall cost planning. Scénář N … mySAP ERP HCM SAP BW mySAP Financials

Plánování personálních nákladů - plánovací běh Plánovací data (náklady) pro zaměstnance Plánovací data pro pozice, org. jednotky ... Plánování nákladů běží po celé organizační struktuře podle vybraných kritérií Plánovací perioda Plánování počtů Plánovací pohled Podmínky výběru Plánovací běh Org01 Metoda Pozice 1 Pozice 2 Scénář Pozice 3 Plán personálních nákladů výsledek plánovacího běhu You can perform cost planning runs when all the direct cost items for employees and organizational objects have been collected and written to the planning infotypes. During the run, the system reads the cost planning data that was created during data collection for employees, jobs, positions,and organizational units. The system can also include headcount planning data in the cost plan. This is data from Quota Planning in Organizational Management. Other influential factors during the planning run include the planning scenario and the planning method (this can be with or without employees). The system calculates the dependent and additional cost items, for example, the employer contribution to social insurance according to the planning scenario and includes them in the cost plan. After the planning run is completed, you obtain a cost plan that's based on one planning scenario. You can use different scenarios and execute cost planning runs with different assumptions. This enables you to compare different business scenarios. After the cost planning run, the results can be presented to line managers and personnel cost planning specialists. They can then fine-tune the data for their area of responsibility. Generuje související a dodatečné složky nákladů podle scénáře

Systemizace majetku Objekt materiálového plánování Číslo materiálu hrubá úroveň plánování konceptuální přehled modelů např. nákladní automobil, střední kategorie Číslo materiálu detailní úroveň plánování materiálová reference např. Mercedes Benz 1017 Sériové číslo konkrétní úroveň plánování fyzický materiál např. Y-500 305

Systemizace majetku - úplná kontrola zdrojů Výzvy Dohled nad kritickými zdroji Vizualizace stavu dodavatelských procesů On-line informace zjednodušující řízení Řešení Podpora materiálových a kontraktačních potřeb Zjednodušení nákupních procesů Zlepšení spolupráce s dodavateli Analýza naplněnosti stavů Přínosy Redukce skladových zásob a přepravních nákladů Zpřesnění předpovědí dalších potřeb Snížení počtu objednávkových cyklů Zlepšení úrovně služby Mapa řešení Plánování nákupních požadavků Skladové hospodářství Doprava & Distribuce Nákup & Zajištění zdrojů Responsive Replenishment is SAP’s new generation VMI process. It is implemented in a project with P&G and will be available with SCM 4.1 to our customers as a new standard product.

Strategické plánování Portfolio projektů Plánování projektů Návrh projektu Základní plán Schválení přípravy Vytvoření projektu v provozním systému Plánování termínů Plánování nákladů Plánování materiálu Strategické plánování Portfolio projektů Plánování zdrojů Příprava rozpočtu Spolupráce s partnery Simulace vývoje Stanovení priorit Sumarizace Integrace Analýzy Simulace projektu Definitivní schválení Globální plánování zdrojů . . . cProjects Project Management System SAP xRPM

Plánování projektů – hlavní funkce Projekty Dílčí etapy Lidské zdroje Projekt Org. Odd. Tým Role Odbor SAP xRPM Finanční řízení Znalosti Monitoring průběhu Spolupráce Expertní znalosti

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Reference: Rakousko Cíle projektu Řešení: mySAP.com Přínosy projektu rozloha: 84,000 km2 obyvatelstvo: 8,1 mil. st. rozpočet: 114 mld. € Federální ministerstvo financí 160,000+ zaměstnanců 130+ úřadů 5,000 uživatelů SAP verze: 4.62 Cíle projektu reorganizace správy rozpočtu a účetnictví automatizace procesů namísto dílčí automatizace úloh implementace projektu dle centrálně připravených rolí integrace 12 ministerstev a více než 130 centrálních úřadů Nová úroveň software podporujícího internet/intranet, e-commerce, etc. Řešení: mySAP.com kontrakt: 1998 produktivní start: červenec 2001 proč SAP: SAP je schopen využít své znalosti optimálních procesů komerční sféry v kontextu veřejné správy Přínosy projektu zeštíhlení administrativních procesů SAP = „Slim Administrative Processes“ zvýšení efektivity – např. proces nákupu: 14 kroků namísto 25 zlepšení kvality dat pro řídící úroveň moderní controlling plně integrovaný datový sklad

Reference: Danish Ministry of Tax Cíle projektu redukce administrativy pro firmy zlepšený výběr daní technologická inovace systému Danish Ministry of Tax EasyPay Project Zodpovědnost za správu daní a cel 5,400 zaměstnanců 3 mld. DKr rozpočet (IT: 0.5mld. DKr) 8 lokálních úřadů 275 měst 180 000 firem 4.7mil poplatníků 640 mld. DKr příjmů 275 mld. Dkr plateb Řešení: SAP Public Sector Collection and Disbursement produktivní start: 1.4.2002 proč SAP: úspěšná implementace ERP PSCD je standardní produkt splňující požadavky jednotný pohled na daňového poplatníka Přínosy projektu správa všech typů příjmů v jednom systému zvýšená schopnost implementace změn legislativy modernizovaný systém zahrnují integraci pomocí webových služeb Kontakt: Kurt Friis Jensen, kurt.friis.jensen@sap.com Easy Pay is an electronic report system providing information about wages and employees that enterprises are obliged to report to authorities

Reference: City of Cape Town Kapské město Projekt Ukuntinga 28 000 zaměstnanců 1,15 mil. transakcí denně 6 500 uživatelů SAP 500 přístupových míst nahrazeno 113 původních systémů Cíle projektu zvýšení efektivnosti služeb občanům snížení transakčních nákladů zpřístupnění služeb města kdekoliv a kdykoliv one-stop-shop orientace města na občany zlepšení podpory rozhodování Řešení: mySAP ERP + IS-U zahájení projektu: 3/2002 produktivní běh–1.fáze: 12/2002 produktivní běh–2.fáze: 9/2003 ComputerWorld Honors 2004 AWARD RECIPIENTS FOR THE 21ST CENTURY ACHIEVEMENT AWARDS Judged best IT application in the world in Government & Non-Profit Organizations The world’s largest local government enterprise resource planning system enhances the ability of 28,000 municipal employees to provide service to more than 3 million citizens, providing a consistent and easily accessed level of service to all. http://www.cwheroes.org

Reference: Evropská komise Projekt modernizace účetního systému New Financial Regulation International Public Sector Accounting Standards (IFAC) Decentralised implementation Centralised information Cíle modernizačního projektu implementace mezinárodních účetních pravidel pro veřejnou správu začlenění principů akruálního účetnictví integrace finančních a účetních systémů rozšíření využívané funkcionality zvýšení zabezpečení a konzistentnosti dat Řešení: mySAP ERP zákazník SAP: 10.11.1995 přípravné studie: 2000 start projektu: 17.12.2002 konec projektu: 2005 „This is very ambitious project in its scope and in its timetable. It will bring the Commission in the avantgarde of the public sector accounting.“ Budget Commissioner Schreyer http://europa.eu.int/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/04/141

Amerika Evropa Česká Republika Reference celkem více než 2000 zákazníků v oblasti veřejné správy Amerika City of Phoenix, Washington D.C., City of Richmond, City of Toronto, State of California, State of Arkansas, State of Pennsylvania, Florida Department of Revenue, US Army, US Navy, Guanjuato State Government Mexico, City of Vancouver Canada Evropa City of Basel, Ministry of Finance Germany, Hampshire County Council UK, Highways of Austria, Government of Finance Austria, Office for Foreign Affairs Germany, Ministry of Justice Netherlands, Ministry of Finance Netherlands, London Borough of Enfield UK, Government of Upper Austria, Government of Switzerland, City of Vienna, City of Manheim Česká Republika Ministerstvo vnitra, Ministerstvo zemědělství, Magistrát města Plzně, Magistrát města Liberce, DP hl.m. Prahy, DP města Brna, Nejvyšší kontrolní úřad