MS Outlook pro pokročilé Stanislav Kajtár

Některé nové funkce Možnost ukládání dat na zabezpečené webové úložiště SkyDrive karta Soubor obsahuje nové okno pro práci s nástroji (BackstageTM) Pás karet Ribbon Zoom textu při psaní zprávy

HW nároky programu Procesor (CPU): 500MHz a rychlejší (AMD X2, 2,2 GHz, 64bit.) Operační paměť (RAM): 256MB, doporučeno 512MB (4 GB RAM) Rozlišení monitoru: 1024x576 (1280x1024) Pevný disk (HDD): 3GB volného místa Operační systém (OS): min. Windows XP SP3 (Windows 7 – Enterprise)

Popis základního okna Karta Domů – základní položky pro ovládání pošty Panel Rychlý přístup Pás karet Karta Domů – základní položky pro ovládání pošty Karta Odeslání a příjem – zpracováním a příjmem nových zpráv. Karta Složka – funkce vázané ke složkám a organizaci poštovních zpráv, jejich čištění i případné archivace Karta Zobrazení – je určena k nastavení prostředí

Panel Rychlý přístup Možnosti: Umístění panelu NAD nebo POD pásem karet Přidání dalších ikon do panelu Přidání ikon, které nejsou k dispozici: Klikneme na „Další příkazy“ Rozrolujeme „Zvolit příkazy“ (Oblast příkazů) Klikneme na zvolený nový příkaz Klikneme na tl. Přidat

Pás karet Editace pásu karet: Klikneme pravým tl. na pás karet Zvolíme „Přizpůsobit pás karet“ Provedeme editaci Hlavních nebo Nástrojových karet Zobrazení karty Vývojář: Soubor  Možnosti Přizpůsobit pás karet Všechny karty Zvolíme „Vývojář“ Potvrdíme

Tvorba vlastní karty Soubor  Možnosti. Přizpůsobit pás karet Otevře se další okno, které je rozděleno na dvě části. V levém sloupci se nachází všechny příkazy, kterými Outlook disponuje, v pravé části potom aktuální stav pásu karet. Klepněte na tlačítko Nová karta. Pomocí příkazů Přejmenovat a Nová skupina si připravte kartu pro vložení vlastních příkazů V levé části najděte požadovaný příkaz a pomocí tlačítka Přidat, jej přidejte do vlastní karty a skupiny Pokud v levém sloupci nemůžete hledaný příkaz najít - vyberte Všechny příkazy. Outlook nyní zobrazí seznam všech příkazů, které má v sobě naprogramovány.

Backstage

Outlook DNES Nastavení okna DNES

Pošta

Nastavení upozornění - email Soubor  Možnosti  Pošta

Odložené odesílání zpráv Nová zpráva  Možnosti  Odložit doručení Nastavíme termín

Odvolání zprávy Odeslaná pošta  Otevřeme zprávu  Akce  Odvolat zprávu

Automatický podpis Soubor  Možnosti  Pošta  Podpisy

Pravidla zpráv Domů  Pravidla  Spravovat pravidla a upozornění

Pravidla zpráv Co se má uskutečnit Pro které zprávy to platí Nastavení realizace pravidla

Mimo kancelář Soubor Automatické odpovědi (Pokud není tento příkaz zobrazen, pravděpodobně nepoužíváte účet systému Exchange Server.) Políčko Odesílat automatické odpovědi Odesílat pouze během tohoto časového intervalu naplánujeme, kdy bude odesílání automatických odpovědí aktivní Pokud nezadáte začátek a konec, budou automatické odpovědi odesílány, dokud nezaškrtnete políčko Neodesílat automatické odpovědi Na kartě Uvnitř organizace zadejte odpověď, kterou chcete odesílat po dobu své nepřítomnosti v kanceláři spolupracovníkům Na kartě Mimo organizaci zaškrtněte políčko Automaticky odpovídat osobám mimo organizaci a zadejte odpověď, kterou chcete odesílat po dobu své nepřítomnosti. Můžete zvolit, zda chcete odesílat odpovědi Jen mým kontaktům nebo Všem mimo organizaci Organizací se obvykle rozumí vaše firma a uživatelé, kteří používají e-mailový účet systému Exchange Server. Jestliže vyberete položku Jen mým kontaktům, budou odpovědi odesílány pouze osobám, jejichž adresy jsou uvedeny v systému Exchange Server ve složce Kontakty. Je-li kontakt uveden pouze ve složce, která je součástí datového souboru aplikace Outlook (PST), nebude zpráva s automatickou odpovědí odeslána

Nastavení – karta Zobrazit Konverzace Konverzace seskupují zprávy, které sdílejí stejný předmět. Postup aktivace konverzace: Zobrazte složku „Doručená pošta“. V záhlaví sloupců klepněte pravým tlačítkem na pole datum. Vyberte „Zobrazit jako konverzace“. Zvolte „Tato složka“. Nastavení – karta Zobrazit

Ignorování konverzace Potvrzení příkazu ignorovat způsobí, že dorazí-li do vaší pošty zpráva vázaná k původní konverzaci, bude automaticky přesunuta do složky „Odstraněná pošta“.

Vyčištění konverzace Z důvodu velkého rozsahu (množství emailů) možnosti automatického přesunu nevyužívaných či nijak neoznačených zpráv do složky „Odstraněná pošta“ příkazy k vyčištění konverzace - karta „Domů“  „Odstranit“  „Vyčistit“. Nastavení čištění: „Soubor“  „Možnosti“  „Pošta“  „Čištění prezentací“

Rychlé kroky umožňuje rychlejší zpracování přečtených e-mailů. přesouvání e-mailů do předem připravených složek přidávání barevných kategorií k e-mailům přidělování úkolů nebo organizování schůzek možnost vlastní definice rychlého kroku jedná se v podstatě o zjednodušenou sadu pravidel pro zprávy, (úkoly, pozvánky na schůzku nebo týmový e-mail) „Domů“  „Rychlé kroky“.

Nový rychlý krok

Správa rychlých kroků Domů  Rychlé kroky  Spravovat rychlé kroky

Nové složky

Kontakty

Kontakty - import Soubor  Otevřít  Importovat Zvolíme typ souboru (zdroj) Další Procházet  zvolit požadovaný soubor Zvolte co s dupl. zázn. Zvolte cíl. složku (Kontakty) Nastavíme pole Dokončit

Výchozí řazení kontaktů Soubor  Možnosti  Kontakty

Skupiny – distribuční seznam Kontakty  Nová skupina kontaktů Název skupiny Přidat členy Zvolíme členy skupiny (pro výběr lze použít Shift nebo Ctrl)

Grafické funkce

Obrázek Základní tvary a obrazce Vložení  Obrázek / Klipart / Obrazce / SmartArt / Snímek obrazovky Print screen nebo umožní vytvořit vlastní VÝŘEZ obrazovky Obrázek ze souboru Obrázek z galerie Diagramy, organizační struktury, plány práce, závislosti …

Grafické zpracování obrázků Po vložení obrázku do dokumentu a jeho aktivaci se zobrazí kontextová karta „Formát“. Novou funkcí je možnost odstranění pozadí z obrázku během několika vteřin, ostatní funkce (automatické opravy, barva nebo grafické efekty) byly výrazným způsobem přepracovány a vylepšeny. Všechny tyto příkazy naleznete na kartě „Formát“ ve skupinovém rámečku „Upravit“.

Snímky obrazovky Funkce dostupná při psaní zprávy Výřezy v paměti Pořízení nového výřezu – funkce míří na naposledy navštívené okno aktivní aplikace (např. pokud chceme snímek z programu Word, klikneme nejdříve do okna Word a potom přejedeme k funkci výřez obrazovky)

Textové funkce

Schránka Vložit ▼ Vložit jen text Použít cílový motiv Zachovat formátování zdroje Vložit jako obrázek Sloučit formátování (vkládaný na cílový)

Kopírování formátu Označíme kopírovaný formát (slovo, text) Ctrl + Shift + C Označíme cílový text (editovaný) Ctrl + Shift + V

Vložení rovnice Karta Vložení  Rovnice Zvolíme požadovanou rovnici Můžeme vytvořit vlastní rovnici

Překlady Označíme překládaný text Klikneme (v označeném textu) pravým tlačítkem Zvolíme přeložit V podokně úloh (vpravo) bude zobrazen překlad Výsledek překladu

Vyhledávání Aktivace hledání - kliknout Místo hledání Nástroje hledání – aktivují se po kliknutí do políčka s lupou

Nástroje hledání Stav indexování = kolik položek aplikace (maily, kontakty, schůzky, úkoly a další) je již indexováno (mohou být při konkrétním hledání nabízeny). Prohledávaná umístění – účty (ve kterých bude hledání probíhat) Rozšířené hledání – detailní nastavení vyhledávání Najít veřejnou složku – je aktivní jen ve spojení s serverem Exchange (v něm jsou umístěny poštovní složky sdílené pro uživatele) Možnosti hledání – nastavíte předdefinované položky pro automatické vyhledávání, včetně indexace

Kalendář

Pro sdílení je nutný Exchange server Kalendář

Vytvoření skupiny kalendářů nebo si ji najít na základě serverového globálního adresáře ručně: Zobrazení kalendáře (ikona v levém spodním rohu aplikace) Domů  Skupiny Kalendářů Vytvořit novou skupinu kalendářů Zadejte název nové skupiny kalendářů OK Automaticky se zobrazí výběr jmen nebo zdrojů z globálního adresáře Vyberte jména všech, jejichž kalendáře chcete mít zobrazeny ve skupině

Uložení nové skupiny kalendářů Zobrazení kalendáře (ikona v levém spodním rohu aplikace) V levém sloupci panelu vyberte všechny kalendáře, které chcete mít ve výsledné skupině Domů  Skupiny Kalendářů Uložit jako novou skupinu kalendářů Zadejte název nové skupiny kalendářů OK V tomto případě se zobrazí skupina a v ní budou rovnou uloženy přesně ty kalendáře, které jste vybrali.

Zobrazení kalendáře

Žádost o schůzku Kalendář  Nová schůzka Zpráva je zapsána do vašeho kalendáře Zpráva je předběžně vložena do kalendáře příjemce

Dostupnost účastníků Použijeme v Žádosti o schůzku Funkce vyžaduje Exchange Server

Nastavení pracovní doby Soubor  Možnosti  Kalendář

Import svátků Soubor  Možnosti  Kalendář

Úkoly

Úkoly Přiřazení úkolu jiné osobě Nastavení pravidelného úkolu Odhad zpracování úkolu Uživatel, kterému byl úkol přidělen Nastavení připomenutí

Rychlé přidání úkolu klikneme Vyplníme pole úkolu

Deník

Deník – automatický záznam Soubor  Možnosti  Poznámky a deník  Možnosti deníku

Deník – ruční záznam

Doplňky

Ruční archivace – nabídka Soubor Automatická archivace: Soubor  Možnosti  Upřesnit  Nastavení automatické archivace

Připojení k účtu MS Exchange Start  Ovládací panely  Pošta Emailové účty

Připojení k účtu MS Exchange Okno přidat nový účet potvrdíme Další Zvolíme Konfigurovat ručně nastavení … Další Zvolíme Microsoft Exchange Provedeme nastavení

Nastavení Soubor  Možnosti  Obecné Aktivní náhled před kliknutím na úpravu

Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta

Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta Funkce Čištění konverzací vyhodnocuje obsah jednotlivých zpráv v konverzaci. Jestliže je celá zpráva obsažena v jedné z odpovědí, je předchozí zpráva odstraněna.

Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta

Nastavení Soubor  Možnosti  Pošta

Nastavení Soubor  Možnosti  Kalendář

Nastavení Soubor  Možnosti  Kalendář

Nastavení Soubor  Možnosti  Kontakty

Nastavení Soubor  Možnosti  Úkoly

Nastavení Soubor  Možnosti  Deník

Nastavení Soubor  Možnosti  Hledání

Nastavení Soubor  Možnosti  Upřesnit Informační kanál RSS Řada položek RSS (Really Simple Syndication) používaných weby k publikování často aktualizovaného obsahu, jako jsou například titulky zpráv a příspěvky do blogu. K odběru obsahu informačních kanálů RSS se můžete přihlásit ve čtečkách RSS, jako je například aplikace Windows Internet Explorer a Outlook.

Nastavení Soubor  Možnosti  Upřesnit

Stanislav Kajtár Hliníky 4 Prostějov © Kajtar Stanislav Kajtár Hliníky 4 Prostějov