Pracoviště Národního archivu pro dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů. Elektronické dokumenty v novém archivním zákonu. PhDr. Tomáš Kalina, Ing. Miroslav Kunt Národní archiv

Definice dokumentu (§ 2 archivního zákona) dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce archiválií je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou (…) vybrány a vzaty do evidence,

Elektronické dokumenty v platné archivní legislativě Platná legislativa nedává žádné pravomoci archivům ohledně formátů, způsobu převzetí apod., naopak situaci komplikuje („trvanlivý papír“, „neměnnost a následné čtení“) = důsledek legislativního procesu u vyhlášky 646/2004 Sb. Původce má povinnost i elektronické dokumenty vyřazovat v souladu se zákonem, tedy umožnit provedení výběru archiválií

Právní ukotvení pracoviště elektronických dokumentů NA. Dle § 46 odst. 2 písm. h) zákona 499/2004 Sb. Národní archiv „plní úkoly ústředního vědeckovýzkumného pracoviště na úseku (…), uchovávání a zpřístupňování nových forem nosičů informací včetně dokumentů v digitální podobě; v této oblasti vykonává funkci odborného metodického a školicího centra.“ Dle předkládací zprávy usnesení vlády č. 11 z má být pracoviště součástí Národního (dříve Státního ústředního) archivu. Jeho vybudování má předcházet zadání projektu týmem pracovníků. Rutinní provoz od roku 2008 Každý archiv musí přejímat elektronické dokumenty vybrané jako archiválie (§ 3 a násl. zákona 499/2004 Sb.)

č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Elektronické dokumenty v zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

Zákon č. 499/2004 Sb. Právní úprava platná od Podrobnosti stanovují prováděcí vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení archivního zákona a 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. I stará legislativa (zákon 94/1974 Sb. s prováděcími vyhláškami) umožňovala pracovat s elektronickými dokumenty - viz „a jiné záznamy“ (§ 2 odst. 1 cit. zák.)

Zákon č. 499/2004 Sb. - povinnosti Povinnosti vykonávat spisovou službu a provádět výběr archiválií – odlišné pro různé subjekty: stanovuje zejména § 3 a § 63 zákona Přílohy 1 a 2 zákona stanovují konkrétní druhy dokumentů Ze strany archivů možnost uložení sankcí ve správním řízení a/nebo dle zákona o přestupcích, uplatňování státní kontroly

Podrobnosti výkonu spisové služby § 70 písm. j) zákona odkazuje na stanovení „zvláštností výkonu spisové služby za pomoci výpočetní techniky“ prostřednictvím prováděcího předpisu, kterým je vyhláška 646/2004 Sb. Problém: ne všichni, kdo mají povinnost uchovávat dokumenty a nabídnout je k výběru archiválií, mají také povinnost vést spisovou službu dle zákona

Vyhláška 646/2004 Sb. a elektronické dokumenty Vyhlášku tvoří ustanovení skartačního a spisového řádu, základních norem spisové služby v instituci Začleněna je legislativa k elektronickým podatelnám (Vyhláška 496/2004 Sb.) a elektronickém podpisu (zákon 227/2000 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb.) Umožňuje vedení podacího deníku v elektronické podobě, ovšem hovoří o „knize z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů“ a dodává „s možností tisku pro trvalé uložení“ (§ 2 odst. 3); obdobně tzv. rejstříky (§ 2 odst. 8)

Vyhláška 646/2004 Sb. a elektronické dokumenty „Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součástí spisu“ (§ 4 odst. 5) = zcela nevhodné, nelze udržovat Skartační návrh lze archivu zaslat elektronicky, se zaručeným elektronickým podpisem (§ 9 odst. 7) ohledně ukládání elektronických (resp. digitálních) dokumentů je odkázáno na § 3 vyhlášky o elektronických podatelnách (§ 8 odst. 1) = zcela nedostatečné, ve skutečnosti vůbec neřeší Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.

Vyhláška 646/2004 Sb. a elektronické dokumenty „Dokument v digitální podobě se skartačními znaky "A" a "V" vzniklý z činnosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže určený původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.“ (§ 8 odst. 9) = základní problém dlouhodobého uložení (SW nezávislost a otevřenost ukládaných dat) se neřeší.

Vyhláška 646/2004 Sb. a elektronické dokumenty Nutnost dodržovat tzv. skartační lhůty, tedy počet let po uzavření (ukončení) dokumentu (§ 9) = nevhodné, dokument např. po 10 letech nemusí být čitelný, pokud původce sám neudržuje jeho čitelnost

Pracoviště elektronických dokumentů Národního archivu

Konstituování pracoviště. Pracoviště je v současné podobě součástí úseku informatiky 5. oddělení Národního archivu - oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po r a elektronických dokumentů pracovníci dle vládního usnesení: 2 technici, 1 středoškolská síla a 1 archivář pro ED - systemizace naplněna v říjnu 2005 Vybavení výpočetní technikou: vládní usnesení nepočítalo s prostředky, nutné vše řešit v rámci Národního archivu - z větší části dořešeno v listopadu 2005 Příprava „pracoviště“ podle vládního usnesení (zejména zadání jeho projektu) - Národní archiv pověřen ministerstvem vnitra

Činnost pracoviště - koncepce Dvě řešení: Druhé řešení považujeme za jediné možné a potvrzují to i zkušenosti ze světa (Holandsko, Německo…). Cílem není pracoviště pro pracoviště, ale zachování archivních dokumentů. Už dnes se na nás obracejí archivy a původci o radu. a) Současní pracovníci připraví zadání projektu, teprve po jeho zpracování a realizaci vznikne „Pracoviště“ - dle dikce usnesení vlády. b) Není možné čekat až… Současně s přípravou projektu se analyzuje, zkouší i přejímá - odpovídá i dikci zákona 499/2004 s ohledem na povinnosti archivu.

Činnost pracoviště - stav Vyhodnocování získaných podkladů Analýza řešení ve světě: vytipovány země a instituce, kde lze zejména z Internetu získat zásadní koncepční materiály - USA, Kanada, Holandsko, Austrálie a Nový Zéland, Německo, Švýcarsko, Rakousko, Dánsko, Velká Británie, Francie, Česko, Slovensko, Rusko, Ukrajina, Evropská unie, DLM forum, Mezinárodní archivní rada Nově realizováno několik studijních cest do zahraničí (Holandsko, Německo)

Činnost pracoviště - stav Zpracování dílčích interních materiálů, zejména: Přehled technologií dlouhodobé archivace elektronických dokumentů (R.Mík); The UVC: A method for preserving digital documents. Proof of concept (R.Mík); Platforma Microsoft.NET (R.Mík); Elektronická podatelna ve spisovém řádu (M.Kunt). Elektronické dokumenty z hlediska požadavků zákona č. 499/2004 Sb. a potřeb jejich dlouhodobého ukládání (M.Kunt). Poslední dva materiály posloužily jako „inspirativní“ původcům v předarchivní péči Národního archivu.

Činnost pracoviště - stav Prezentace na veřejných akcích, konferencích: „Ochrana dokumentů před elektromagnetickými poli“ seminář, hlavní organizátor VTÚPV Vyškov; Účast na konferenci ISSS 2005 v Hradci Králové; Spolupráce na Návrhu strategie pro dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů (spolu s firmou Relsie, pracovníky OIVS MV aj.) - má Ministerstvo informatiky, bez odezvy;

Činnost pracoviště - stav Při tvorbě spisových norem dle nového zákona se řada podnětů z připravených materiálů uplatnila, například: ustanovení spisového řádu ohledně elektronických podatelen (určeno těm, který nemají systém - umožňuje přijímat a odesílat zprávy se zaručeným elektronickým podpisem jen při použití poštovního klienta specializovaná spisovna elektronických dokumentů (péči o ED běžná spisovna zajistit nemůže) Přes intenzivní osvětu většina spisových norem ustanovení o elektronických dokumentech nemá - snaha archivu alespoň zjistit informace, co která instituce provozuje

Návody pro původce

Průzkumy elektronických dokumentů u původců - základní údaje o systémech

Koncepce archivace ED Dle zkušeností ze světa je jednoznačně upřednostňována migrace. Pro úspěšné nasazení elektronického úřadování jsou nezbytné standardy, jejichž je součástí i elektronická archivace (viz německý DOMEA-Konzept, evropský standard MoReq). Ve světě je relativně dobře zabezpečeno uchovávání databází, rastrové grafiky popř. produktů textových editorů. Chybí zcela spolehlivé metody pro uchování vektorové grafiky (CAD/GIS systémy). Z formátů jsou používány TIFF, čistý text a XML, nejnověji též PDF/A

Nejbližší úkoly Příprava zadávací dokumentace pro výběrové řízení na projekt budoucího „velkého“ pracoviště tak, aby na jaře (březen-duben) 2006 byla hotova sehrání všech již převzatých elektronických dokumentů, jejich popsání a evidence vyřešení uchovávání databází (zejména podacích deníků v elektronické formě) i s možností autentizace, popř. využívání (u podacích deníků) V dohodě s Odborem archivní správy práce na metodice pro rozhraní systémů spisové služby (plně elektronické) Přejímky elektronických dokumentů ad hoc od původců Průzkumy elektronických dokumentů u původců Po ujasnění koncepce dlouhodobého uchovávání vytvoření širší konzultační skupiny (ministerstva, ASMV apod.)

Interní informační systém pracoviště

Děkujeme za pozornost PhDr. Tomáš Kalina, Ing. Miroslav Kunt Národní archiv