Vaše jistota na trhu IT Archivace elektronického spisu Karel Škrle, ICZ a.s. 27/03/2008, Praha

Vaše jistota na trhu IT Význam ukládání elektronických dokumentů ►Elektronizace justice (el. komunikace, el. podání, konverze, výpisy z rejstříků, digitalizace) ►Většina dokumentů vzniká v digitální podobě ►Většina aplikací dnes generuje jednak dokumenty a jednak metadata o procesech jak dokument vznikl. Dokumenty a metadata jsou dnes uložena většinou přímo v aplikacích. ►Aplikace přicházejí a odcházejí - Dokumenty zůstávají. Aplikace nevěnují pozornost dlouhodobému uložení elektronických dokumentů

Vaše jistota na trhu IT Životní cyklus spisu Archiv Spisovna Spisová služba Spisovna skartační lhůta práce se spisem lhůta pro přesun Původce (justiční orgán) Archiv přesun/převzetí zničení tvorba spisu uzavření spisu - uložení přesun do spisovny/ správního archivu trvalá archivace aktivní fáze – vytváření složek pasivní fáze čtení zápis opětovné zpracování přesun/převzetí

Vaše jistota na trhu IT Koncepční model Příjem Skenování , e-forms Aplikace Import Národní digitální archiv (NDA) Důvěryhodná elektronická spisovna (DEA) eJustice Vypravení Portál Elektronický rejstřík + elektronický spis Elektronický rejstřík + elektronický spis Procesní aplikace (Správní soudnictví, Sporné řízení, Insolvenční řízení...) Univerzální elektronický spis

Vaše jistota na trhu IT Požadavky – legislativa a standardy ►Legislativa – mění se – elektronizace úkonů a archivnictví ●zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ●instrukce Ministerstva spravedlnosti čj. 505/2001, vnitřní a kancelářský řád ●zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním ●zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní ●zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení ●zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu ►Standardy – dopad doporučení EU – MoReq 2 ●MoReq 2, ISO Records Management, ●ISO – Open archival IS ●ISO Long-term preservation of ED based information ●ISO ED file format for long-term preservation ●X.509, XKMS – Public-key and attribute certificate framework ►Doporučení, best practices ●InterPares – International Research on Pernament Authentic Records in Electronic Systems

Vaše jistota na trhu IT Vlastnosti elektronických dokumentů a rizika ►Vlastnosti elektronických dokumentů ●obsažené informace ED jsou nezávislé na nosiči a formátu dat, ●nelze rozlišit kopii a originál, ●pravost a autenticita dokumentu je dána metadaty a jejich virtuálními vlastnostmi, ●technologie archivace je technologií zachování čitelnosti dat a dokladovatelnosti virtuálních vlastností dokumentů. ►Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty ●degradace nosiče, ●zastarávání hardware, ●zastarávání formátu, ●zajištění autenticity – platnost autentizačních prvků, zastarávání technologií a principů.

Vaše jistota na trhu IT Udržení el. dokumentů Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Příjem, Výběr, Přístup Popis - Metadata Bezpečné uložení Správa médií Uchovávací strategie Podpora prokazování autenticity Přesná a úplná dokumentace činnosti organizace

Vaše jistota na trhu IT DOKUMENT Podpora autenticity Řízený příjem a přístup Podpora čitelnosti Řízené uložení a vyřazování Důvěryhodná elektronická spisovna (DEA)

Vaše jistota na trhu IT Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Základní požadavky Bezpečné uložení Metadata Příjem, Výběr, Přístup

Vaše jistota na trhu IT Požadavky na dlouhodobé uchovávání Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Opatření proti degradaci médií a HW Opatření proti zastarávání formátu

Vaše jistota na trhu IT Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Požadavky na zajištění autenticity a hodnověrnosti Bezpečné uložení Podpora prokazování autenticity a přesná a úplná dokumentace činnosti organizace Metadata

Vaše jistota na trhu IT Děkuji za vaši pozornost Karel Škrle ICZ a.s. Divize Správa a řízení dokumentů