Národní archiv PhDr. Tomáš Kalina, Ing. Miroslav Kunt E-mail: sua8@mvcr.cz

Národní archiv Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Je správním úřadem na úseku archivnictví a spisové služby Dle § 46 odst. 1 písm. h) „plní úkoly ústředního vědeckovýzkumného pracoviště na úseku (…) uchovávání a zpřístupňování nových forem nosičů informací včetně dokumentů v digitální podobě;“

Národní archiv Spravuje archiválie od 10. století do současnosti Rozsah přes 110 tisíc běžných metrů (polic délky 1 metr) Bez jeho souhlasu nesmí příslušné orgány veřejné správy (zejména většina ministerstev a ústředních správních úřadů) vyřadit ke zničení žádné dokumenty včetně elektronických Zpřístupňuje archiválie pro vědecké, právní a správní, hospodářské a kulturní účely

Národní archiv Některé organizace podléhající dohledu Národního archivu v oblasti archivnictví a spisové služby a ukládající v něm archiválie Úřad vlády Ministerstvo průmyslu a obchodu Ministerstvo dopravy Český telekomunikační úřad Ministerstvo informatiky Nejvyšší kontrolní úřad Ústavní soud ....

Elektronické dokumenty (ED) Elektronickým dokumentem rozumíme soubory digitálních záznamů, které zprostředkují informace. Tyto informace mohou být jak alfanumerické (textové), obrazové nebo zvukové a vytvářejí se, využívají i ukládají prostřednictvím výpočetní techniky. Pro účely trvalého ukládání elektronických dokumentů mezi ně nezahrnujeme počítačové programy. Vlastnosti elektronických dokumentů Není je možné bez zvláštního zařízení využívat (číst) Neplatí předpoklad, že dokument = nosič, tj. médium k přenosu informací v prostoru a čase. Je to způsobeno možností bezeztrátového přenosu informace z jednoho média na druhé. Neexistuje tedy pojem „originál“ a „kopie“.

Definování problémů Nelze uchovávat výpočetní techniku (HW) - stárnutí elektronických součástek není možné zastavit, mikroprocesorovou techniku nelze „postavit nově“. => Muzeum výpočetní techniky udržované za účelem uchování dat je nesmyslem Média, na nichž jsou elektronické záznamy uchovávány lze zařadit k HW, problémy s jejich čtením v nových zařízeních se musí řešit migrací na média morálně novější. Na HW je přímo závislý operační systém počítače a na něm zase aplikační programy zpracovávající data => Nejsložitější problém

Principy elektronické archivace Emulace. Vývoj emulátorů starších systémů (HW/SW konfigurací) na systémech nových generací tak, aby byl starý SW spustitelný. Předpokládá archivaci původního software. I při tomto řešení je potřeba migrovat elektronická data na nová používaná média. Migrace. Periodický přenos digitální informace z jedné HW/SW konfigurace na jinou (především na novou generaci výpočetní techniky). Průvodním jevem migrace je zajištění uchování a využívání elektronických dokumentů bez původního SW Upřednostňována migrace - perspektivy emulace nejisté (nelze předvídat vývoj principů výpočetní techniky)

Perspektivní řešení: Pořizování dat v SW nezávislém formátu nebo migrace na něj. Co je SW nezávislý formát? Zjednodušeně: co je veřejně popsané a lze předpokládat budoucí snadné „dešifrování“. Příklady: TXT, XML, JPEG, TIFF, HTML... A SW závislý formát? Nelze ho snadno „dešifrovat“, je patentově chráněn (není veřejně popsán), jeho strukturu zná pouze výrobce SW Příklady: DOC, XLS, MDB, PDF, formáty databázových strojů (Oracle, Informix, MS SQL)...

Ukázky převzatých elektronických dokumentů:

XML - nezávislý formát nejen pro databáze:

Snažit se zachránit elektronické dokumenty - potenciální archiválie Zatímní řešení: Snažit se zachránit elektronické dokumenty - potenciální archiválie Problémy: - jsou většinou mimo spisovou službu - obhospodařují je útvary informatiky, jen omezený okruh osob je schopen je popsat - běžný archivář není schopen problematiku ED řešit - nesmyslné je použití skartačních lhůt na ED (viz migrace na novější média, která je bezeztrátová) - chybí řešení v rámci českého archivnictví (metodika)