Písemnosti při obchodování Ivana Rybáčková

Písemnosti při obchodování DODAVATEL Nevyžádaná nabídka Nabídka Potvrzení objednávky Návěstí zásilky (avízo) Dodací list, faktura Odpověď na reklamaci Odpověď na urgenci Odpověď na upomínku ODBĚRATEL Poptávka Odpověď na nabídku (objednávka) Odvolávka (zpřesňuje objednávku) Přepravní dispozice Reklamace Urgence Upomínka (1. upomínka, 2. upomínka, poslední upomínka – pokus o smír)

Nabídka Každá nabídka by měla obsahovat: Popis nabízeného zboží (služby) Cenu zboží (služby), event. Množství, které prodávající může dodat Dodací, platební a přepravní podmínky Výzvu k objednávce Nabízet lze také volná místa, obytné a skladovací prostory, pozemky aj. V těchto případech se nabídka přibližuje spíše propagačním materiálům. Zvláštní typ nabídky – dopisy rozesílané vybraným skupinám adresátů (lékaři, právníci apod.) Obsahují propagační nabídky a jedná se prakticky o reklamní písemnosti.

Nevyžádaná nabídka je iniciativou prodávajícího Musí být přesvědčivá a bezvadná i po formální stránce Cíl – získat zákazníka Musí obsahovat: oslovení zákazníka, zdvořilostní fráze,výzvu k objednávce, závěrečnou zdvořilostní větu. Měla by se týkat vždy jen jednoho předmětu (nenabízet současně čistokrevná štěňata a zajišťování pohřbů Nevyžádanou nabídkou jsou i nejrůznější propagační odpovědní dopisnice, odpovědi na poptávkové inzeráty nebo písemnosti při průzkumu trhu. Může mít formu inzerátu, ale může jít také o individuální písemnost.

Poptávka Kupující hledá nejvhodnějšího prodávajícího Může požádat o cenu, vzorky, event. o dodací podmínky Je vhodné uvést i způsob získání informací o dodavateli V závěru poptávky se vyžaduje brzká nabídka Pokud je podkladem nabídky inzerát nebo propagační dopis, zajímají kupujícího i doplňující nebo zpřesňující informace Poptávka je nezávazná !!!

Vyžádaná nabídka Odpověď na poptávku Budoucí prodejce v ní musí odpovědět na všechny dotazy v poptávce, zaslat prospekty, katalogy, apod. Neměla by být záporná – pokud prodejce právě nemá zboží na skladě, nabídne jiný typ nebo si zboží obstará. Nechceme odradit budoucího zákazníka!!!

Odpověď na nabídku Kladná odpověď na nabídku = Objednávka Pokud obdržíme nevyžádanou nabídku ve formě propagačního dopisu, nemusíme na ni reagovat Při individuálně adresované nabídce záleží na adresátovi, zda odpoví Kladná odpověď na nabídku = Objednávka

Úprava nabídky Kupující může požádat o úpravu nabídky – o výhodnější smluvní podmínky (snížení ceny, jiný termín dodávek, …) Prodávající se snaží vyjít co nejvíce vstříc. V případě záporné odpovědi – formulovat velmi taktně, i když naprosto jednoznačně. Nejlepší výsledek – kompromisní řešení vyhovující oběma stranám

Záporná odpověď na nabídku Zamítavou odpověď je nutné vhodně stylizovat, aby event. budoucí partnery zcela jednoznačně neodradila

Objednávka – vždy doporučené!!! základ pro uzavření kupní smlouvy Odesílá se ve dvojím vyhotovení (jedno partner vrátí obratem potvrzené objednateli) Pokud je objednávka odesílána faxem – nutné odeslat ještě její originál Posíláme formou dopisu nebo na formuláři Můžeme odeslat e-mailem – buď přímo v textu zpráva nebo jako přílohu. I v tomto případě by měl být příjem objednávky ihned zpětně potvrzen. Možné vyřídit telefonicky nebo při osobním jednání – nutné dodatečně zaslat i písemně (co nejdříve).

Objednávka má obsahovat: Číslo objednávky Datum objednávky Název objednávajícího subjektu vč. Adresy Číslo telefonu, faxu, e-mail adresu objednávajícího Přesný popis objednávaného zboží Množství a cenu (bez DPH nebo s) Termín a způsob dodání Způsob placení (hotovost, příkaz..) Číslo účtu a peněžní ústav kupujícího Způsob potvrzení objednávky Podpis objednávajícího Razítko (není podmínkou)

Reakce na objednávku Potvrzení objednávky Odmítnutí objednávky dodavatelem V některých případech může dojí i ke Zrušení objednávky

Potvrzení objednávky Na vráceném vyhotovení, faxem nebo e-mailem Může mít formu obchodního dopisu, měl by obsahovat poděkování za objednávku. Dále je nutné zopakovat údaje o množství a ceně objednaného zboží a další důležité podmínky. V závěru dopisu – ujistit, že objednávka bude vyřízena k jeho spokojenosti, event. uvést konkrétní termín vyřízení objednávky. Není chybou poslat potvrzení objednávky doporučeně.

Odmítnutí objednávky dodavatelem Dodavatel není povinen vyřídit: Objednávku bez předchozí nabídky Pozdě zaslanou objednávku Objednávku, která má s ohledem k nabídce pozměněné údaje Objednávky zaslané včas a v souladu s nabídkou může odmítnou pouze vzhledem ke zvýšení cen nebo proto, že zboží již nevyrábí. Odmítnutí má obsahovat poděkování za objednávku, zdvořilé odmítnutí spolu se zdůvodněním event. novou nabídku.

Zrušení objednávky Velice nepříjemné pro obě strany Správně lze zrušit jen tehdy, dojde-li zrušení k dodavateli dříve než samotná nabídka nebo současně s ní Proto se většinou řeší telefonicky, faxem nebo e-mailem, dodatečně se potvrzuje dopisem obsahujícím důvody zrušení. Zdvořilá formulace Dojde-li ke zrušení vinou dodavatele – může být stručná, bez omluvy a zdůvodnění. Pokud zrušení objednávky přijde později, je na dodavateli, zda zákazníkovi vyhoví. Vhodné zaslat DOPORUČENĚ.

Kupní smlouva Prodávající se zavazuje dodat kupujícímu movitou věc, povinen předat kupujícímu doklady, které se ke zboží vztahují Kupující se zavazuje zaplatit kupní cenu, která byla ve smlouvě dohodnuta. Písemně, lze i ústně

Smlouva o dílo Provedení určitého díla Zhotovitel je povinen provést dílo na svůj náklad a na své nebezpečí ve sjednané době. Objednatel je povinen provedené dílo převzít.