Veřejnosprávní kontrola Odbor kontroly KÚ MSK

Oblasti realizace veřejnosprávní kontroly Předmětem kontroly jsou výhradně skutečnosti rozhodné pro hospodaření s veřejnými prostředky a prověření a vyhodnocení přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému Oblasti: Rozpočet (závazné ukazatele) a jeho čerpání Peněžní fondy (FO, FRIM, RF, FKSP) včetně jejich finančního krytí Účetnictví Správa majetku Personální a mzdová agenda Doplňková činnost Legálnost nainstalovaného softwaru Počet žáků vykazovaný ve statistických výkazech Vnitřní kontrolní systém Odbor kontroly KÚ MSK

Nejčastěji zjištěné nedostatky odpisy nebyly účtovány měsíčně (dle Zásad vztahů orgánů kraje k příspěvkovým organizacím, které byly zřízeny krajem nebo byly na kraj převedeny zvláštním zákonem – dále jen Zásady) evidence peněžních fondů nebyla vedena na bankovních účtech analyticky odděleně (dle Zásad) oprava movitého majetku byla nesprávně hrazena z prostředků investičního fondu zůstatek bankovního účtu neodpovídal zůstatku na účtu v hlavní knize nesepsány dohody o hmotné odpovědnosti u činností, které je vyžadují (včetně učitelů vybírajících peníze od žáků) fyzická inventura byla provedena neúplně nebo neprůkazně, chyběly podpisy členů inventarizační komise nebyla provedena dokladová inventarizace účtů nebo byla provedena neprůkazně (nutnost jednotlivé zůstatky účtů položkově rozčlenit a zdůvodnit) najatý majetek nebyl veden v podrozvahové evidenci neprojednání vzniklé škody náhradovou komisí Odbor kontroly KÚ MSK

Nejčastěji zjištěné nedostatky přijaté hmotné dary nebyly účtovány prostřednictvím účtu 902 v případě, že se jednalo o oběžné aktivum pořizovací cena majetku neobsahovala veškeré náklady související s pořízením (dopravu, poštovné, balné) náklady a výnosy byly účtovány do období, se kterým věcně a časově nesouvisely mimoškolní aktivity nebyly vedeny v účetnictví školy nesprávné účtování o poskytnuté záloze přímo na nákladový účet nesprávné, neúplné, neprůkazné, nepřehledné vedení pokladní evidence (např. nečíslované doklady, neúčetní opravy, pomocná pokladna není součástí účtované hotovosti, označení více dokladů stejným číslem) vnitřní účetní doklady nejsou průkazné, neodkazují na původní doklady, které se jimi opravují Odbor kontroly KÚ MSK

Nejčastěji zjištěné nedostatky zápočet doby mateřské dovolené nad 6 let vydání a seznámení zaměstnance s platovým výměrem po datu účinnosti odměny nebyly písemně zdůvodněny u zařazování zaměstnanců 1. – 4. platové třídy v rámci rozpětí platových stupňů nebyl upraven ve vnitřním předpise okruh zaměstnanců a pravidla pro zařazování v rámci rozpětí chybějící výpisy z rejstříku trestů v osobních složkách zaměstnanců prostředky na platy – nedokrytí mzdových prostředků včetně odvodů na zdravotní a sociální pojištění (event. vrátky nedočerpaných účelových prostředků) v závěru kalendářního roku nesprávně určený termín pro poskytnutí odměny z FKSP při pracovním výročí (ne z hlediska započitatelné praxe) neprovedení vyúčtování skutečného základního přídělu FKSP v rámci účetní závěrky Odbor kontroly KÚ MSK

Nejčastěji zjištěné nedostatky nesprávná tvorba FKSP v případě přijatých refundací na organizaci (dojde k snížení objemu mzdových prostředků, tvorba se také poníží) rozdíl mezi zůstatkem na účtu FKSP a finančními prostředky FKSP nebyl organizací zdůvodněn při přijetí faktury za rekreaci hrazené z FKSP není účtována požadovaná spoluúčast ze strany zaměstnance prostřednictvím účtu 335 (pohledávky za zaměstnanci), ale prostřednictvím účtu 912 (fond kulturních a sociálních potřeb) Odbor kontroly KÚ MSK

Nejčastěji zjištěné nedostatky Zákonné pojištění zaměstnavatele dle vyhlášky č. 125/1993 Sb., kterou se stanoví podmínky a sazby zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání – náklady zahrnuty v nesprávné výši do nákladů daného roku vyměř. základ na sociální pojištění výpočet pro školství ve výši 4,2 prom. ze základu Náklady (zaúčtování do hlavní knihy) 10,11,12/2006 splatnost do 31. ledna náklad I.čtvrtletí 2007 1,2,3/2007 splatnost do 30. dubna náklad II.čtvrtletí 2007 4,5,6/2007 splatnost do 31. července náklad III. čtvrtletí 2007 7,8,9/2007 splatnost do 31. října náklad IV. čtvrtletí 2007 Odbor kontroly KÚ MSK

Vnitřní kontrolní systém povinnosti stanoveny zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole ve veřejné správě), ve znění pozdějších předpisů, prováděcí vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, pro VKS stěžejní § 4, 5, 25 – 27 zákona č. 320/2001 Sb. Nastavení vnitřního kontrolního systému (směrnice) musí být v souladu s výše uvedenými předpisy a odpovídat praktické realizaci řídící kontroly v organizaci. Odbor kontroly KÚ MSK

Vnitřní kontrolní systém Systém vnitřních předpisů (obecné shrnutí): základním předpokladem je pravidelně aktualizovaná předpisová základna vymezující postupy řídící kontroly a odpovědnost zaměstnanců s předpisovou základnou musí být zaměstnanci seznámeni forma a způsob zařazení finanční kontroly v systému vnitřních předpisů příspěvkové organizace nejsou stanoveny Odbor kontroly KÚ MSK

Vnitřní kontrolní systém Řídící kontrola se člení na 3 fáze: předběžná kontrola před vznikem závazku nebo nároku po vzniku závazku nebo nároku průběžná kontrola o všech kontrolách v průběhu zajišťování hospodářských operací musí být prováděny záznamy jen u operací, u nichž dochází k vývoji v čase následná kontrola: výběrovým způsobem na základě stanovených nejrizikovějších oblastí tzn. následné kontroly musí navazovat na analýzu rizik, stanovit ve vnitřním předpise povinnost a periodu plánování, stanovit způsob záznamu o provedených kontrolách (záznam i v případě kontroly bez nedostatků) Odbor kontroly KÚ MSK

Záznam o kontrole Záznam o kontrole byl měl obsahovat: datum provedení kontroly kontrolovanou oblast, osobu kontrolující předmět kontroly zjištění, výsledek kontroly datum sepsání záznamu a podpisy zúčastněných stran S výsledkem kontroly musí být seznámen jakoukoliv formou ředitel organizace a je povinen zajistit opatření k nápravě zjištěných nedostatků a k jejich předcházení. Odbor kontroly KÚ MSK

Praktický průběh řídící kontroly a nejčastější nedostatky Nezajištění schvalovacích postupů ve všech fázích předběžné řídící kontroly. Schvalovací postupy jsou zajišťovány v působnosti: Odbor kontroly KÚ MSK

Nejčastěji zjištěné nedostatky ve směrnici není upravena oblast řízení příjmů nedostatečně popsány schvalovací postupy (detailní popis průběhu předběžné řídící kontroly) úkony v rámci schvalovacího procesu nejsou datovány nebo chybí podpisy pověřených zaměstnanců schválení operace zaměstnancem pověřeným výkonem řídící kontroly ve dnech, kdy nebyl prokazatelně v práci (nemocenská, dovolená atd.) funkce hlavní účetní byla zajištěna externě sloučení funkce příkazce operace a správce rozpočtu (dbát na to, aby tato situace nenastala ani v případě zastupování) nestanovení zastupitelnosti PO, SR, HÚ neuvedení povinností PO, SR, HÚ v pracovní náplni (doporučení) chybějící podpisové vzory PO, SR, HÚ nedoložení záznamů z prováděných kontrol nebo chybějící náležitosti těchto záznamů nevyhotovení písemného pověření k funkci PO, SR, HÚ (doporučení) Odbor kontroly KÚ MSK

Nejčastěji zjištěné nedostatky nelze vyloučit z řídící kontroly operace do nějaké hodnoty, i kdyby to bylo upraveno ve směrnici (např. výdaje do Kč 200,--), nesoulad předpisů a vykonávané praxe nepochopení použití limitovaného příslibu Limitovaný příslib – možnost zavést v případě účelného zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti orgánu veřejné správy, které je nutné zabezpečovat operativně. Příkazce operace předloží návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací, jejichž věřitel a výše není předem známa. Správce rozpočtu vyjádří podpisem limitovaného příslibu souhlas ke krytí předpokládaných závazků v jím stanoveném limitu na určené období. Limitovaným příslibem lze řešit např. nákup kancelářských potřeb, materiálu pro údržbu. nedefinování rizik, neprovedení vyhodnocení z hlediska jejich významnosti (pravděpodobnosti výskytu a míry dopadu), nestanovení hodnotícího rozpětí (např. 1 – malý dopad, 5 velký dopad), nestanovení, jak často bude zkoumána aktuálnost definovaných rizik (zda nedošlo k změně hodnocení definovaných rizik nebo ke vzniku nových rizik), vyhodnocená rizika nebyla provázána s plánem kontrolní činnosti Odbor kontroly KÚ MSK

Příklad řídící kontroly u výdajů Modelová situace: nákup tiskárny 1. předběžná kontrola před vznikem závazku (individuální příslib) Zaměstnanec vyplní žádanku na nákup tiskárny (uvede předpokládanou částku, typ tiskárny, případně i dodavatele) a předá ke schválení příkazci operace. Příkazce operace zhodnotí nezbytnost nákupu a správnost operace a po podpisu žádanky předá správci rozpočtu. Správce rozpočtu prověří, zda bylo schváleno příkazcem operace, je v souladu se schválenými veřejnými výdaji apod. a zda jsou zdroje k financování tiskárny. Správce rozpočtu předá po podpisu zpět příkazci operace. Žádanku může nahradit objednávka, pak ale musí zůstat 1 vyhotovení s podpisy příkazce operace a správce rozpočtu uloženo v organizaci nebo může na základě schválené žádanky být vystavena ještě objednávka. 2. předběžná kontrola po vzniku závazku Přijde faktura - příkazce operace prověří určení věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku a soulad závazku s individuálním příslibem. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřej. výdajů a po podpisu předá hlavní účetní k zajištění platby. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k provedení platby. Odbor kontroly KÚ MSK

V případě použití limitovaného příslibu: 3. průběžná kontrola – v tomto případě nenastane, nedochází k vývoji v čase následná kontrola – může být vybrána přijatá faktura do kontrolního vzorku, ale nemusí V případě použití limitovaného příslibu: předběžná kontrola před vznikem závazku Zaměstnanec vyplní žádanku na nákup toneru do tiskárny a předá ke schválení příkazci operace, příkazce operace už nepotřebuje souhlas správce rozpočtu, nahrazeno limitovaným příslibem. předběžná kontrola po vzniku závazku Přijde faktura - příkazce operace prověří určení věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku a soulad závazku s limitovaným příslibem. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřej. výdajů a po podpisu předá hlavní účetní k zajištění platby. Hlavní účetní má k dispozici kopii limitovaného příslibu. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k provedení platby. 3. průběžná kontrola – čerpání limitovaného příslibu 4. následná kontrola – ad. individuální příslib Odbor kontroly KÚ MSK

Příklad řídící kontroly u příjmů Modelová situace: příjem z nájmu služebního bytu 1. předběžná kontrola před vznikem nároku Předběžnou kontrolu před vznikem nároku představuje sepsaná nájemní smlouva. Této fáze schvalování se účastní pouze příkazce operace. 2. předběžná kontrola po vzniku nároku Při výběru hotovosti od nájemníka příkazce operace prověří správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřej. příjmů opatřený svým podpisem a předá jej hlavnímu účetnímu k přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění vymáhání pohledávky. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k zajištění výběru konkrétního příjmu. 3. průběžná kontrola - v tomto případě nenastane, nedochází k vývoji v čase 4. následná kontrola - může být vybrán příjem hotovosti do kontrolního vzorku, ale nemusí Přijde faktura - příkazce operace prověří Odbor kontroly KÚ MSK

Příklad řídící kontroly u příjmů Modelová situace: příjem stravného 1. předběžná kontrola před vznikem nároku Předběžnou kontrolu před vznikem nároku v tomto případě nelze provést. Je nutné uvést do směrnice, u kterých příjmů nelze provést předběžnou kontrolu před vznikem nároku. předběžná kontrola po vzniku nároku Při výběru hotovosti za stravné příkazce operace prověří správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku (např. sestava z jídelny, která upravuje kolik osob čerpalo, kolik obědů, v jaké hodnotě). Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřej. příjmů opatřený svým podpisem a předá jej hlavnímu účetnímu k přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění vymáhání pohledávky. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k zajištění výběru konkrétního příjmu. Řešením je také možnost delegovat některé činnosti příkazce operace na zaměstnance, který není příkazcem operace. průběžná kontrola - v tomto případě nenastane, nedochází k vývoji v čase 4. následná kontrola - může být vybrán příjem hotovosti do kontrolního vzorku, ale nemusí Odbor kontroly KÚ MSK

Kontaktní údaje Ing. Petra Samková kontrolor odbor kontroly Moravskoslezský kraj - Krajský úřad tel.: 595 622 467 fax: 595 622 282 email: petra.samkova@kr-moravskoslezsky.cz www.kr-moravskoslezsky.cz Bc. Martin Vlček kontrolor odbor kontroly Moravskoslezský kraj - Krajský úřad tel.:  595 622 190 fax.: 595 622 282 e-mail: martin.vlcek@kr-moravskoslezsky.cz www.kr-moravskoslezsky.cz Odbor kontroly KÚ MSK