IS specializované na polygrafický průmysl Podnikový informační systém = softwarový produkt umožňující systematické ukládání, sdílení a zpracování informací v rámci vnitropodnikové počítačové sítě za účelem jejich využití pro řízení podniku

IS specializované na polygrafický průmysl jsou například: Cicero (STAPRO) Polis (vyvinut firmou AITIX, kterou firma STAPRO zakoupila; vývoj IS POLIS byl ukončen v roce 2001) Keren II (Inseko) Hiflex (Agfa) Prinect (Heidelberg) Cicero – jsou dvě verze (Cicero X – pro větší tiskárny, Cicero L – pro menší podniky) Polis – byl původně vyvíjen jako ekonomický informační systém Vzhledem k tomu, že asi nejvýhradnější postavení na trhu s informačními systémy pro polygrafický průmysl má firma Stapro s informačním systémem Cicero, tak tento systém představím trochu více. Skladba ostatních systémů je ale velmi podobná.

IS CICERO IS Cicero je členěn na moduly podporující činnosti v jednotlivých odděleních tiskárny. Tím pádem nám umožňuje sledovat zakázku od okamžiku nabídky, přes technologické zpracování, výrobu až po její expedici Zmíněná modularita systému je velkou výhodou, protože systém může být zákazníkovi sestaven dle jeho představ (systém může být budován po částech a investice jsou čerpány právě v takové míře, která odpovídá přesně potřebě polygrafické firmy v daném okamžiku) Zmíněná modularita systému je velkou výhodou, protože systém může být zákazníkovi sestaven dle jeho představ. (To znamená, že…

MODULY IS CICERO Obchod Pokrývá činnost obchodního oddělení firmy, což zahrnuje zejména evidenci zákazníků, kalkulaci cen výrobků, tvorbu obchodních nabídek, uzavírání zakázek, atd. Nejdůležitější částí modulu je kalkulace ceny nabízeného výrobku. Cena je vypočtena na základě použitého výrobního postupu, požadavků zákazníka a kalkulačního ceníku. Dále je při výpočtu ceny zohledněna také obchodní politika pro konkrétního zákazníka. Moduly představeny na ciceru, ale u jiných IS jsou podobné Moduly IS cicero jsou: Obchod Technologie Sklady Výroba Expedice Fakturace Sběr dat Objednávky A nový modul – podklady (viz. info letáčky firmy stapro)

Technologie Provádí přípravu dat pro výrobu. Systém je schopen zpracovávat publikace (V1, V2, V4 a V8), merkantil, bloky, noviny, samolepící etikety, krabičky atd. Jednotlivé vyráběné části jsou popsány svými parametry, jako jsou náklad, počet barev pro tisk, lamino (zušlechťování), přídavky pro tisk, formáty a podobně. Výstupem modulu jsou data pro modul Výroba a tištěné podklady pro montáž a výrobu (vyřazení, rozkresy, tabulky přídavků, výrobní sáček atd.). Ve spolupráci s moduly Sklady a Výroba je prováděno blokování materiálu na zakázky.

Sklady Vedou evidenci materiálu ve skladech a meziskladech a zaznamenávají každý pohyb materiálu ve skladu. Pravidelné uzávěrky skladu důležité pro účetnictví firmy jsou samozřejmostí. Odděleny jsou materiálové sklady, sklady polotovarů a sklady hotových výrobků.

Výroba Přebírá z modulu Technologie připravená data výrobků a upřesňuje technologický postup výroby. Umožňuje kapacitní plánování a monitorování stavu výroby zakázky. Expedice Slouží pro vydávání dodacích listů a evidenci vratných obalů.

Fakturace Sekce je určená pro vystavování různých typů faktur (dílčí, zálohové, ...) a dobropisů. Neklade si však za cíl suplovat funkcionalitu ekonomického (účetního) programu, slouží spíše jako spojovací článek mezi IS Cicero a libovolným ekonomickým účetním systémem.

Sběr dat Umožňuje monitorování stavu výroby a hodnocení výroby na základě sebraných dat o skutečném průběhu výroby. Toto hodnocení je založeno na principu porovnání kalkulovaných a skutečných nákladů. Dále modul umožňuje evidovat činnost jednotlivých zaměstnanců i jednotlivých pracovních zařízení. Pomocí účinných filtračních metod je možno vždy pracovat jen s právě požadovanými daty.

Objednávky Odtud je možno jednoduše objednávat kooperační činnosti a materiál a sledovat pohyb vratných obalů.

OČEKÁVANÉ PŘÍNOSY IS PRO POLYGRAFICKÝ PODNIK: zvýšení obratu a následného zisku zlepšení organizace všech procesů ve firmě možnost porovnání kalkulovaných cen s reálnými náklady podstatné zvýšení počtu zpracovaných nabídek získání většího počtu zakázek na úkor konkurence zefektivnění komunikace mezi klíčovými pracovníky firmy centralizace důležitých informací – vytvoření globálního informačního prostředí přesnější a snadnější určení nákladů ve firmě zjednodušení a standardizace procesů uvnitř firmy podpora logistiky – sledování informačních a materiálových toků ve firmě

Technická specifikace 1 Většina informačních systémů je vyvinuta v architektuře client – server. Tříúrovňová architektura client-server Výhoda této architektury je v oddělení a modularitě vrstev IS a jednoduchém přístupu k datům. Veškerá data jsou tedy uložena na serveru a k nim přistupují uživatelé z jednotlivých počítačů připojených do firemní počítačové sítě. Pokud však je potřeba, je možno implementovat IS tak, aby byl provozován třeba pouze na jednom přenosném počítači bez vazby na hlavní server. Architektura client-server… viz. otázka Architektura

Technická specifikace 2 Většinou je u IS nabízeno i několik řešení, jak pracovat s IS „na dálku“ – např. počítačem mimo firemní síť přes VPN nebo připojením ke vzdálené ploše serveru. ZÁLOHOVÁNÍ DAT Dost často řešení zálohováním na pásky DAT, které jsou dnes již standardním doplňkem většiny serverů. Páska DAT – kapacita třeba 72 GB VPN je zkratkou pro virtuální privátní síť - virtual private network. Jedná se o počítačovou síť, která využívá fyzické komponenty existujících privátních (vnitropodnikových) a veřejných sítí (Internet) a existuje tedy pouze virtuálně. Typickým příkladem uživatele VPN je společnost, která má několik privátní sítí - v hlavním sídle a na několika pobočkách. Každá z těchto privátních sítí má vlastní IP adresaci a je připojena do Internetu. V hlavním sídle je nainstalován VPN server a na každé z poboček pak VPN klient. Tím vzniká na privátní adresaci virtuální privátní síť, díky níž mohou v základní konfiguraci komunikovat se servery v hlavním sídle. Je-li to nutné, lze dosáhnout i toho, že může komunikovat "každý s každým", tedy jakýkoli počítač na jakékoli pobočce s jakýmkoli počítačem na jiné pobočce.

Nové technologie v polygrafických IS aneb „Kudy vede cesta?“ 1 JDF (Job Definition Format) Tento formát v podstatě umožňuje komunikaci napříč tiskovým workflow. V praxi to znamená, že údaje o zákazníkovi, zakázce, podkladech, technologii a podobně se do systému zadají pouze jednou a to ve chvíli, kdy tyto informace vzniknou. Celý balík je pak jednotlivými částmi workflow doplňován a předáván následujícím částem. V případě, že tiskárna zavede informační systém podporující tento formát (JDF), získává celou řadu výhod: zabránění duplicitního zadávání dat. (+ omezení prosté lidské chybovosti) zrychlení průchodu zakázky tiskárnou (JDF podporují i jednotlivé tiskové stroje, CTP zařízení, knihařské stroje apod. ) úspora nákladů úspora času Jako příklad takové nové technologie lze uvést rychle se rozšiřující JDF (Job Definition Format). Tento formát v podstatě umožňuje komunikaci napříč tiskovým workflow. V praxi to znamená, že údaje o zákazníkovi, zakázce, podkladech, technologii a podobně se do systému zadají pouze jednou a to ve chvíli, kdy tyto informace vzniknou. Celý balík je pak jednotlivými částmi workflow doplňován a předáván následujícím částem. V případě, že tiskárna zavede informační systém podporující tento formát, získává celou řadu výhod. V prvé řadě zabrání duplicitnímu zadávání dat. S tím souvisí i omezení prosté lidské chybovosti. Další výhodou je zrychlení průchodu zakázky tiskárnou. Zde je třeba upozornit na to, že JDF nepodporují pouze informační systémy, ale i jednotlivé tiskové stroje, CTP zařízení, knihařské stroje apod. Tím pádem si každý dokáže představit úspory v nákladech ve chvíli, kdy informační systém na základě vyhodnocení zakázek, zpracovávaných v minulosti, pošle do tiskového stroje informace o zakázce zároveň s nastavením tohoto stroje. Spotřeba papíru, barev a energie bude v takovém případě jistě nižší a zkrácení výsledné doby tisku zakázky povede k vyšší efektivitě „JDF provozu“.

Nové technologie v polygrafických IS aneb „Kudy vede cesta?“ 2 Z praxe jsou známy již první výsledky potvrzující zvýšení efektivity v závislosti na implementaci standardu JDF. Některé společnosti zveřejnili údaje hovořící o cca 7% nárůstu produktivity po zavedení komunikace mezi PIS (polygrafický informační systém) a tiskovými stroji. Komunikace mezi prepressem a PIS pak dokáže uspořit pracovníkům prepressu půl hodiny denně a automatické nastavení barevníků uspoří jednu hodinu denně tiskařům. Na základě studie 921 firem bylo zjištěno, že implementace kompletního JDF může přinést zvýšení produktivity o 25 – 85 %. Studie pro zajímavost – jinak moc neřešit

Nové technologie v polygrafických IS aneb „Kudy vede cesta?“ 3 Protože se do popředí zájmu managementu polygrafických firem dostává stále více controling, Balanced Scorecard a další moderní trendy v řízení, je nezbytné, aby systém poskytoval pro takové řízení potřebné podklady. Jednou z cest k získání podstatných informací je sběr dat přímo z tiskových, resp. knihařských strojů, například pomocí formátu JDF. Další dnes často skloňovanou zkratkou je ISO. Systém řízení kvality vychází z jasné definice a standardizace firemních procesů. Informační systém by měl dokázat tyto procesy podpořit, poskytovat z nich potřebné výstupy a údaje o těchto procesech analyzovat a vyhodnocovat. Balanced Scorecard Jde o systém sledování výsledků podniku ve čtyřech oblastech: finanční hodnoty, procesní hodnoty, ukazatele lidských zdrojů a ukazatele inovace. Použití této techniky leží zejména v oblasti prezentace výsledků podniku vrcholovému vedení, či pro účely porovnávání dosaženého zlepšení v podnikovém procesu. Metoda, označovaná jako Balanced Scorecard, je vlastně zcela novým přístupem k podnikovému řízení; tento přístup je komplexní a integrovaný. Je možno říci, že ze všech dosavadních snah o zlepšení řídící praxe v naší turbulentní době je přístup Balanced Scorecard nejúplnější a také nejpokrokovější. Zahrnuje do sebe všechny dosavadní pokusy o zlepšení řízení, jakož i tradičně používané metody, jako je finanční analýza, zásady controllingu, zásady procesního řízení a reengineeringu. Toto vše doplňuje dvěma důležitými aspekty: péčí o zákazníky a péčí o zaměstnance.

IS specializované na polygrafický průmysl x systémy ERP 1 Specifika polygrafie zakázková výroba s vysokým podílem lidské práce a myšlení různorodá zakázková náplň (široká škála produktů) vysoká konkurence (nabídka převyšuje poptávku) Cizí kapitál Jejich porovnání se systémy ERP Cizí kapitál – většina velkých tiskáren je v rukou zahr. Investorů – to přináší nové technologie, vysokou kvalifikaci zaměstnanců a nároky na jazykovou vybavenost

IS specializované na polygrafický průmysl x systémy ERP 2 Znaky špatné výrobní organizace, aneb co by se při zavedeném IS nemělo stát Časté nedodržování termínů Nemožnost určení dodací lhůty pro zákazníka při přijmutí jeho objednávky nebo na jeho dotaz Častá přerušení výrobního procesu pro nedostatek materiálu nebo polotovarů Sklady jsou plné, ale chybí nezbytné položky Malé změny zásob vzhledem k výrobnímu cyklu Velká rozpracovanost Chybí předběžný zásobovací plán – oddělení nákupu musí reagovat bez přípravy a nemá čas na nabídkové řízení Zhoršení lidských vztahů mezi výrobou a ostatními útvary podniku Vedoucí výroby není nikdy k dispozici, neplní funkci vedoucího, ale spíše vrchního mistra Zhoršení vývoje výrobních nákladů Ztráta trhu za stabilních podmínek

IS specializované na polygrafický průmysl x systémy ERP 3 Enterprise Resource Planning (ERP) je manažerský informační systém, který integruje a automatizuje velké množství procesů souvisejících s produkčními činnostmi podniku (výroba, logistika, distribuce, správa majetku, prodej, fakturace, a účetnictví) Co ERP nabízí? Obsáhlou funkčnost pro řízení všech firemních a podnikatelských oblastí (obchod, výroba, logistika, distribuce, finance, lidské zdroje, znalosti, projekty apod.). Schopnost analyzovat firmu z jakéhokoliv úhlu pohledu s rychlým přístupem jak k celkovým přehledům, tak i k podrobnostem (sledování tržeb u nejvýznamnějších zákazníků, měření doby výpadku na kriticky důležitém stroji apod.). Logistika = věda o řízení toku materiálu a výrobků; jejím cílem je snižovat náklady na dopravu, skladování a prodej výrobků

IS specializované na polygrafický průmysl x systémy ERP 4 Systémy ERP jsou více zaměřeny na řízení podniku, finance a logistiku než-li systémy pro polygrafii. Celkově by se dalo ale říci, že polygrafické informační systémy spadají pod systémy ERP s tím, že jsou rozšířeny o některé specifické funkce požadované pro polygrafický průmysl. Příklad některých funkcí systémů ERP (spíš jen pro zajímavost): • FUNKČNOST SYSTÉMU – FINANCE finanční účetnictví - hlavní kniha a pokladna finanční účetnictví - elektronický bankovní styk finanční účetnictví - pohledávky, závazky (včetně upomínání, penalizace) nákladové (vnitropodnikové) účetnictví - nákladová střediska, zakázkynákladové (vnitropodnikové) účetnictví - procesní řízení - ABC (Activity Based Costing) nákladové (vnitropodnikové) účetnictví - kalkulace nákladů na výrobek řízení hotovosti a předpověď likvidity finanční plánování a rozpočty konsolidace - statutární a operativní správa a účtování investičního majetku (včetně leasingu a pronajímaného majetku)plánování a sledování nedokončených investic a investičních akcí správa a účtování obchodů na peněžním a kapitálovém trhu, půjček a finančních derivátů řízení tržního rizika výpočet a účtování mezd řízení lidských zdrojů - plánování kariéry, nábor zaměstnanců • FUNKČNOST SYSTÉMU - LOGISTICKÉ MODULY nákup a likvidace faktur skladové hospodářství a řízení zásob správa odpadů a nebezpečných materiálů prodej a vystavení faktur zahraniční obchod Přeprava elektronický nákup a prodej přes Internet (B2B. B2C)