„EVENT MARKETING V CESTOVNÍM RUCHU“ Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu

„Pořádání MICE akcí v regionech“ Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu

Základní pojmy

Kongresový průmysl (rozdělení IAPCO – International Association of Professional Congress Organizers) Setkání Incentivy Kongresy Výstavy Konference Veletrhy (Meetings) (Incentive) (Convention, (Exhibitions) Kongres)

Kongresová turistika = jeden ze segmentů cestovního ruchu, pro které je charakteristická profesní orientace. Hlavní motiv její realizace je Získávání odborných a vědeckých informací Výměna zkušeností, znalostí a poznatků Navázání nových obchodních vztahů Získání nových zajímavých kontaktů

MICE akce Meetings Incentives Conventions Events

MICE akce Meeting = uzavřené setkání určitého počtu osob na jednom místě, jejichž cílem je projednání společného problému Druhy meetingů seminář – je meeting nebo jejich série, kterého se účastní odborníci odlišného zaměření a kteří mají zájem řešit společný problém. Cílem je směřovat k obohacení účastníků kolokvium – je neformální meeting obvykle z akademického prostředí se zaměřením na diskusi a zjištění společným zájmů a výměny názorů. Charakteristická je nízká pravidelnost.

MICE akce Incentives = pobídková, motivační turistika, teambuildingové akce … Je to efektivní forma investice firmy, která má podobnou váhu jako propagace. Hraje výraznou roli ve vztazích společnosti se zákazníkem a pracovníky. Cílem firmy realizující incentivní turistiku může být zvýšení loajality pracovníků, seznámení pracovníků mezi sebou, zvýšení vzdělávání zaměstnanců či například i zvýšení prodeje.

MICE akce Conventions = konference, kongresy, shromáždění, schůze … Kongres – setkání velkého množství odborníků z příslušné oblasti (často i několik tisíc). Příprava je často otázkou několika let. Většinou se koná každoročně Konference – je v porovnání s kongresem menší a zaměřuje se na určité téma. Jde o „otevřenou“ akci, na kterou má přístup prakticky každý zájemce. Hlavními body jsou diskuse, hledání faktů, řešení problémů a konzultace.

Úspěšný event = výjimečný zážitek prožívaný nejlépe všemi smysly MICE akce Events = události, zážitky, prožitky … Úspěšný event = výjimečný zážitek prožívaný nejlépe všemi smysly Event může podpořit vytváření kvalitní firemní komunikace a podpořit image firmy a její produkty. Většinou se jedná o jednodenní či kratší akci (slavnostní večeře atd.)

Eventy Druhy eventů Kulturní Sportovní Ekonomické Společensko-politické Přírodní

Kulturní eventy Hudební akce Divadelní akce Umění Vědecká setkání Mediální akce Náboženské události Technické umění Tradice a zvyky

Sportovní eventy Olympijské hry Mistrovství Závody a turnaje Sport ve volném čase

Ekonomické eventy Výstavy Veletrhy Kongresy Road show Semináře Tiskové konference Incentivní cesty Obchodní prezentace Motivační setkání Slavnostní setkání Kick-Off Meeting Valné hromady Jubilea Dny otevřených dveří

Společensko-politické eventy Politická setkání Vědecká setkání Návštěvy památek Dny ochrany životního prostředí Negativní události (válka apod.) Přehlídky Zahradní párty Slavnostní otevření

Přírodní eventy Přírodní úkazy Přírodní artefakty vytvořené člověkem

Kritická místa úspěšného eventu Jedinečná myšlenka Výběr termínu Výběr místa konání Organizace Dodavatelé Catering

MICE akce a jejich specifika

MICE akce a jejich specifika Kongresy Konference Semináře Výstavy a veletrhy Firemní akce Kulturní akce Sportovní akce

Kongresy a konference Perspektivní forma mezinárodní turistiky Vykazuje celosvětově nadprůměrný růst Výdaje zahraničních účastníků kongresů, seminářů a konferencí a výjezdních korporativních shromáždění převyšují 2x až 3x útratu běžných turistů Prim hrají vyspělé státy – především USA a západoevropské státy

Výstavy a veletrhy Výstava prezentuje široký sortiment produktů a služeb firmám daného oboru na jednom místě a v určitém čase Veletrh funguje jako tržiště. Odráží, co si doba žádá, funguje jako služba účastníkům, jako benchmarkingový nástroj pro vystavovatele

Výstavy a veletrhy Druhy výstav a veletrhů Dle účelu Prodejní výstavy Kombinované kontraktačně-prodejní akce Dle geografického dosahu Lokální akce Regionální akce Kontinentální Mezinárodní

Výstavy a veletrhy Významné formy marketingové komunikace i v současnosti Subjekty (vystavovatel i návštěvník) jsou cennými informačními zdroji – šíří informace, fakta, emoce a dojmy. Tvoří podstatnou část investic jednoho z nástrojů marketingové komunikace – podpory prodeje. (V ČR r. 2004 investováno 7,8 mld. Kč, celková částka za marketingovou komunikace = 50 mld. Kč) V České republice bylo v roce 2004 investováno do oblasti podpory prodeje ve formě výstav a veletrhů 7,8 miliardy korun, přičemž do všech typů marketingových komunikací bylo investováno 50 miliard korun. Segment podpory prodeje přitom obnášel investice ve výši 22,4 procenta, tj. 11,2 miliardy korun Výzkumy říkají, že výstavy a veletrhy jsou stále vnímány jako nenahraditelná forma získávání informací a navazování nových kontaktů, která není možná u jiných forem komunikace mezi obchodními partnery.

Výstavy a veletrhy Co je při organizaci výstav a veletrhů důležité? Termín Místo Účinná propagace Stoprocentní reagence Kvalitní doprovodný program

Firemní akce Firemní akce je zejména komunikační nástroj. Snaha přiblížit se vlastním zaměstnancům, ale i externím subjektům podporou osobního kontaktu Akce by měla: být jedinečná zaujmout udržet pozornost zajistit nezapomenutelnost V

Firemní akce Důležité faktory Místo konání Termín a čas konání Oslovení správné cílové skupiny Program Catering

Kulturní akce Základní specifikum = účast člověka Jako diváka Jako účastníka Aktivity Organizované v předstihu Spontánní

Kulturní akce Přístup k marketingovým cílům kulturní akce Soukromý sektor Státní či nezisková organizace Marketingové cíle – příklady: Zvyšování návštěvnosti Rozvoj volnočasových aktivit Maximalizace zisku Získání maximálního podílu na trhu

Kulturní akce Cena Další specifika Časté subvence Různé formy zvýhodnění pro skupiny návštěvníků (důchodci, studenti, rodiny s dětmi,…) Další specifika Estetický zážitek Nová zkušenost Příjemné smyslové vjemy Individuální či kolektivní zážitek Odpočinek

Sportovní akce Oblíbenost širší veřejností i firem pro vlastní propagaci a zviditelnění Organizátory jsou většinou neziskové organizace, příspěvkové organizace měst (zejména školy), někdy i místní samosprávní orgány Spojování sportovních akcí se sponzorskými organizacemi, firmami Zájem médií – od regionálních až po celostátní – tím se stává jindy nezajímavý region středem zájmu široké veřejnosti Organizátory sportovních akcí pro širší veřejnosti bývají neziskové organizace (sportovní a zájmové kluby atd.) s cílem nabídnout veřejnosti volnočasovou aktivitu a případně rozšířit členskou základnu klubu, získat podporu charitativnímu projektu či nové sponzory pro svou organizaci. Příklad úspěšné sportovní akce bude prezentován v dalším bloku semináře paní Draholovou – „Pochod všech generací“ pořádaným Kanceláří Brno – Zdravé město Magistrátu města Brna.

Základní kroky organizace MICE akce

Základní kroky organizace MICE akce Business plán Organizační tým Harmonogram prací Rozpočet akce Catering na akci Hodnocení akce

Business plán Základní kroky Definování cíle akce Definování kritérií úspěšnosti, splnění cíle Rozdělení odpovědnosti (interní tým, externí experti, dodavatelé…) Harmonogram prací Rozpočet Kontrolní termíny

Organizační tým Minimální počet členů maximálně akceschopný, flexibilní, připravený reagovat na nepředvídatelné situace.

Organizační tým Základní struktura organizačního týmu Vedoucí týmu Výkonní manažeři Pokladník Manažer komunikace Asistent Základní struktura organizačního týmu: vedoucí celého týmu – reprezentuje organizátora navenek. Zodpovídá za fungování týmu a de facto úspěch celé akce. Měl by vést všechna důležitá jednání s klíčovými subdodavateli, sponzory akce, externími odborníky, v případě pořádání odborné akce pak reprezentovat před partnerskými autoritami - např. universitami, samosprávními orgány, ministerstvy atd. Je zodpovědný za čerpání rozpočtu. výkonní manažeři (jejich počet závisí zejména na rozsahu a typu pořádané akce) – zodpovídají za vytipování spolupracujících organizací (např. grafické studio, tiskárna, dodavatel cateringu atd.) a dílčí jednání s nimi před i po uzavření smlouvy. Mohou navrhovat program akce, podílejí se na sestavování rozpočtu akce, sledují jeho čerpání apod. V týmu by každopádně měl být sponzoring manažer (osoba zodpovědná za získávání financí od sponzorů) a marketing manažer (má na starosti marketing celé akce - prodej účastníkům). V případě využití specializovaných služeb je vhodné, aby v týmu byl také: manažer pro dopravu, registraci, personál a podobně. pokladník – má na starosti veškeré finanční transakce, sleduje čerpání rozpočtu, vystavování objednávek, přijímání a proplácení faktur apod. manažer komunikace – zajišťuje komunikaci s novináři a přípravu podkladů pro ně. V případě pořádání akce, kde účastníci musí předem potvrdit účast, může mít na starosti také vyřizování registrací. asistent – administrativní podpora týmu

Produktový balíček obchodního cestovního ruchu Harmonogram prací MICE akce mohou být nabízeny samostatně nebo jako produktový balíček sestaven z více komponentů z různých sektorů. Produktový balíček obchodního cestovního ruchu Destinace podpůrné služby příležitosti pro volný čas Místo konání umístění velikost zařízení Organizace dodavatelé zaměstnanci zprostředkovatelé spolupracující subjekty cílově spojené subjekty Doprava Do destinace auto – půjčené či soukromé autobus letadlo vlak loď V destinaci soukromé aut auto z půjčovny taxi metro Ubytování služby personál

Rozpočet akce Příprava ve třech hlavních etapách: Etapa: předběžný rámcový rozpočet Etapa: „druhý“ rozpočet Etapa: finální rozpočet (aktualizovaný „druhý“ rozpočet)

Rozpočet akce – výstavy a veletrhy Započítat rezervu ve výši okolo 10 % Náklady na výstavní plochu obnáší v průměru jen 20-25 % celkových nákladů. Návrh a realizace článku stojí cca 40-50 %. Finanční zajištění personálu (čas na stánku, ubytování, cestovní náklady, stravné…) Prezentační materiály Dárky …

Cena MICE akce Příklad postupu stanovení ceny konference 1) FIXNÍ NÁKLADY spojené s: Místem konání akce Ubytováním Dopravou Společenským programem Administrativou Výdaji na externí přednášející

Cena MICE akce 2) VARIABILNÍ NÁKLADY vykalkulované na základě odhadovaného počtu účastníků 3) KALKULACE CELKOVÉ NÁKLADOVÉ CENY balíčku jako podílu nákladů a odhadovaného počtu účastníků 4) NÁVRH SLEV například za včasnou objednávku, včasnou úhradu faktur, množstevní slevy, balíčkové slevy

Cena MICE akce 5) STANOVENÍ NÁKLADOVÝCH CEN pro účastníky, kteří nebudou kupovat celý balíček služeb 6) ZISKOVÁ PŘIRÁŽKA přidaná k nákladové ceně 7) Zohlednění možnosti překročení rozpočtu nákladů nebo nižší účasti návštěvníků oproti plánu 8) Psychologická úprava ceny – tzv. „Baťovské ceny“ (2.990,-) atd.

Catering na MICE akci Catering v anglickém překladu: Zásobování, obstarávání potravin, stravování… Catering je činnost, která hosty dokáže nasytit jak fyzicky, tak po stránce duševní …

Catering na MICE akci Význam cateringu v současnosti Příprava občerstvení Zajišťování a aranžování inventáře Úprava prostor Obsluha hostů Zajištění doprovodných zábavných programů

Podstatné maličkosti dělají akci nezapomenutelnou Catering na MICE akci Podstatné maličkosti dělají akci nezapomenutelnou Příbory Talíře Ubrousky Sklo Dekorace …

Hodnocení akce 1) Hodnocení firemní akce evaluační dotazník 2) Hodnocení konference marketingovými agenturami vlastními silami 3) Hodnocení účasti na výstavě počet návštěvníků stánku (nejen celkově, ale i v časovém rozložení v jednom dni, v jednotlivých dnech …

Hodnocení konference Hodnotí se především: Odborný program - témata, kvalita spíkrů … Doprovodné, volno-časové aktivity - atraktivita, rozsáhlost, průběh realizace … Výstava (je-li její součástí) Celková organizace konference - ubytování, doprava, celkové načasování akce, kvalita podkladových materiálů, občerstvení, personál …

Faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcí

Faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcí Místo konání Čas konání Dopravní infrastruktura Atraktivita lokality, image destinace Poměr Kvalita / Cena Doprovodné akce

Místo a čas konání akce Kvalita destinace Kapacita prostor Počet salónků a sálů Počet parkovacích míst pro osobní auta, autobusy Kapacita sportovně-rekreačních zařízení Kapacita kulturně-společenských zařízení Kvalitní personál Požadovaná výše kvality služeb Možnost zajištění dostatečné bezpečnosti …

Místo a čas konání akce Správné načasování akce Plánované akce v regionu (festivaly, poutě…) Čas realizace plánovaných akcí Předpokládaný počet účastníků akce Využití ubytovacích zařízení, stravovacích zařízení… Plán doprovodných aktivit pro návštěvníky Plán atrakcí pro veřejnost pro dané období v lokalitě

Dopravní infrastruktura Důležité faktory dopravní dostupnosti Kvalitní letiště Kvalitní a spolehlivá doprava do místa určení Možnost zajištění dopravy do okolí regionu na případné atrakce v regionu Vhodně zvolený dopravní prostředek dle specifika – auto, minibus, autobus, vlak atd. Časové hledisko – doprava nesmí účastníky nudit, znechucovat

Atraktivita lokality, image destinace Podaří-li se vybudovat jméno destinace a jméno naší akce, máme z poloviny úspěch zaručen

Atraktivita lokality, image destinace Image destinace tvoří několik faktorů Kulturně-historická atraktivita Turistická popularita destinace Snadná dopravní dostupnost Neexistence jazykové bariéry Ekonomická výhodnost lokality Dostatek služeb poskytovaných v lokalitě Přívětivost lidí – obsluhujícího personálu i místních obyvatel – velmi důležité!!!

Poměr Kvalita / Cena P. Kotler uvádí devět firemních strategií poukazující na různou závislost ceny a kvality produktu. Strategie v pravém horním rohu (červeně označené) jsou tzv. „útočné“. Pokud akce není prestižní, klienti / pořadatelé budou kupovat stejnou kvalitu za nižší cenu. Strategie v levém dolním rohu (modře označené) znamenají předražování a zklamání pro organizátora akce. Destinace tak získává negativní hodnocení.

Doprovodné akce Zájem účastníků MICE akcí o poznání dané lokality, jejího ducha, stále živých lidových tradic atd. Doprovodné akce – tipy: Společenské večery (recepce, galavečeře, rauty) Individuální večery (večerní projížďka lodí, návštěva divadla, opery, koncertu, muzikálu, večeře ve vyhlášené restauraci… Denní akce (výlety do okolní přírody, na hrady a zámky, do muzea, návštěva výstavy, veletrhu, vyhlídkový let, vyjížďka na koni, cykloturistika…

Ostatní faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcí Stabilní politická situace Stabilní bezpečnostní situace Bezvízový styk Příjemné klima Geomorfologický potenciál (přitažlivost území s členitostí terénu Vysoká úroveň poskytovaných služeb Výhodný kurz místní měny …

Jak zajistit přesah úspěšnosti mimo region? Vytvoření tradice a image akce Spolupráce s médii Spolupráce se známou osobností Nadregionální propagace

Tradice a image akce Image akce označuje to, jak ji vnímá veřejnost. Je to dojem, názor, představa, kterou si veřejnost tvoří na základě pohledu zvenčí. Co ovlivní pohled veřejnosti? Organizátor akce a spolupracující subjekty Osobnosti spojené s akcí Mínění jiných o akci Osobní zkušenosti s akcí či akcí této podobné

Spolupráce s médii Základem úspěšné komunikace s novináři je připravit kvalitní informační materiál, který bude Srozumitelný Obsahovat jednoznačné informace a fakta Stručný Dá odpovědi na otázky: KDO-CO-KDE-KDY-JAK-PROČ

Spolupráce s médii Je nutné určit osobu, která bude mediální komunikaci realizovat - manažera mediální komunikace a člověka, který bude poskytovat novinářům rozhovory a akci reprezentovat navenek - reprezentant

Spolupráce s médii Načasování mediální komunikace Základní body přípravy plánu mediální komunikace Vypracování media listu Příprava a vydání tiskové zprávy Výběr doplňkových témat a osob, které by mohly o jednotlivých tématech hovořit Termín tiskové konference

Spolupráce se známou osobností Aktivní účast (vystupující, zahajovatel,…) Pasivní účast (divák či VIP host) Výběr vhodné známé osobnosti Jaký je typ a téma akce? Jaká je cílová skupina?

Spolupráce se známou osobností Způsoby oslovení známé osobnosti Využití osobního kontaktu Využití zastupující umělecké agentury Využití zájmu osobnosti o danou problematiku Navázání nového kontaktu na základě dopisu Poděkování za zapojení osobnosti do naší akce!

Partnerství státu, regionu a soukromých firem

Přínosy MICE akcí pro region a stát Ekonomické přínosy Tvorba nových pracovních míst Útrata návštěvníků a přímý, nepřímý i indukovaný vliv na příjmy Zlepšení platební bilance státu (tzv. neviditelný export) Zvýšení příjmů do státního i místních rozpočtů Stimulování investic do místní infrastruktury Stimulování rozvoje MSP Vytížení oblasti i mimo sezónu

Přínosy MICE akcí pro region a stát Ostatní přínosy (I) Podpora sociálního rozvoje lidí a oblasti samotné Vybudování „sebevědomí“ místních obyvatel pyšnící se konáním akcí nadnárodního významu Péče o kulturní, přírodní a jiné památky Efektivní využívání přírodních zdrojů Zvýšení image místa, regionu, oblasti, státu – tím i zvýšení zájmu o tuto oblast z hlediska dalších aktivit

Přínosy MICE akcí pro region a stát Ostatní přínosy (II) Zvýšení motivace místních obyvatel k doplnění vzdělání Zvýšení kvality života vlivem přísunu finančních prostředků nejen do rozpočtů domácností (platy), ale i do rozpočtu místních orgánů Potenciální zvýšení počtu obyvatel v lokalitě – dlouhodobé hledisko Přísun investic do „vzhledu“ lokality (infrastruktura a její údržba…)

Důvody navázání spolupráce se soukromými subjekty i státní správou Navázání / posílení vzájemných vztahů Vytváření vlastní pozitivní reputace Zisk nejen v podobě finanční podpory akce, ale i věcnými dary či poskytnutí služeb zdarma či se slevou Účast (komunálního) politika na akci

Marketingová konzorcia = sdružení subjektů poskytujících vybrané atraktivity za účelem jejich společné propagace, kterou by samy nebyly schopny financovat Hrají významnou roli zejména ve veřejném a neziskovém sektoru. Vznikají na základě příslušnosti K určitému typu atraktivit K určité geografické oblasti

Marketingová konzorcia Nástroje používané marketingovými konzorcii k propagaci MICE akcí Brožury a katalogy Propagační materiály Reklamní kampaně Podpory prodeje Inzerce v obchodním tisku Účasti na výstavách a veletrzích

Nadnárodní marketing Marketingová konzorcia mohou fungovat i mezi zainteresovanými subjekty dané oblasti v rámci jednoho státu, ale i v nadnárodním měřítku. Typický příklad – oblast rekreace a sportu.

Kde hledat partnery pro MICE akce? Finanční Nefinanční Veřejnost Státní orgány Osobnosti – vůdci veřejného mínění Zástupci sdělovacích prostředků Občanské a podnikatelské kluby Fondy EU

Sponzoring Umožňuje komunikovat s tou částí veřejnosti, s níž je obtížné spojit se běžnými marketingovými metodami. Sponzoring nemusí nevyhnutelně využívat jen financí, ale může představovat i know-how. Základ kvalitního vztahu „sponzorovaný a sponzor“ je důkladné definování cíle a postupů, jak je dosáhnout.

Sponzoring Nejčastější chyby Sponzoring náhodně vybraného projektu pod tlakem veřejnosti na vykázání sponzorské činnosti Sponzoring ve jménu osobních zájmů manažerů Sponzoring ze známosti Jak oslovit sponzora?

Sponzoring Důležité informace pro sponzora Cíl projektu Charakteristika cílové skupiny Historie vzniku projektu Seznam a konkretizace konkurenčních projektů Osobnosti, které se s projektem budou pojit Celková nabídka činností týkající se sponzora Způsoby zviditelnění projektu (sponzora) Finanční náročnost sponzoringu Časové hledisko Přehled případných dalších sponzorů

Dotace a granty Při žádosti o finanční podporu od státních orgánů ČR či od EU hraje velkou roli Kdo je organizátorem a žadatelem o podporu O jaký typ akce jde Jaké bude téma akce Je vhodné v žádosti zmínit přínosy zamýšlené akce – ekonomické, sociální a ostatní přínosy.

Děkujeme za pozornost Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu