PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU Z POHLEDU MANAŽERA Eva Janoušková

O kraji Vysočina

Trochu statistiky Vysočina je pátým největším regionem České republiky, její rozloha je m2. Zabírá devět procent celkové plochy státu. Nejvyšším vrcholem v kraji je Javořice u Telče (837 m. n. m.). Jen čtyři města kraje mají více než obyvatel a jen v jednom městě žije více než obyvatel. Celkově je v kraji 704 obcí, což je druhý nejvyšší počet mezi regiony. Celkem má Vysočina obyvatel (k ). Na jednom čtverečním kilometru žije v průměru 75 lidí, což je třetí nejnižší číslo mezi českými a moravskými kraji. Více:

Vysočina – dobré místo pro život…

Obsah: 1.Cesta k definici 1.Primární systém dohledu x primární systém kontrol 2.Primární systém dohledu x vnitřní kontrolní systém 3.Primární systém dohledu x FM & C 2.Finanční řízení a kontrola 1.Okruh stanovování cílů a rozpočty 2.Okruh řídící kontrola 3.Okruh dokumentace 4.Okruh informační systém 3.Teorie a praxe aneb pohled manažera a interního auditora

Cesta k definici PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU PRIMÁRNÍ SYSTÉM KONTROL  ?

Primární systém kontrol Primární systém kontrol = Ověřování 1. stupně (Management Verification) →pojem z prostředí čerpání prostředků z EU fondů Definice: Řídící nebo zprostředkující subjekty musí ověřovat, že: – produkty a služby byly dodány, – výdaje jsou skutečné a oprávněné a – projekty jsou v souladu se zákony a pravidly EU. Dva hlavní typy: –administrativní ověřování (100% operací) –ověřování na místě (vzorek operací) Legislativní rámec: –v minulém období článek č. 4 Nařízení EK(ES) č. 438/2001 –Nyní článek 60(b) nařízení Rady (ES) 1083/2006 a článek 13(2-5) nařízení EK (ES) č.1828/2006 –Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole (řídící kontrola) –Metodika finančních toků MF

Cesta k definici PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU PRIMÁRNÍ SYSTÉM KONTROL ≠

Cesta k definici PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM  ?

Vnitřní řídící a kontrolní systém Vnitřní řídicí a kontrolní systém → proces, uskutečňovaný představenstvem a dozorčí radou společnosti, managementem i ostatními zaměstnanci s cílem poskytnout přiměřené ujištění o plnění cílů organizace v následujících kategoriích: efektivnost a účinnost operací spolehlivost finančního výkaznictví soulad s legislativou a ostatními platnými předpisy Výchozí rámec: Internal Control – Integral Framweork z roku 1994, vydáno profesním neziskovým sdružením soukromého a odborného sektoru COSO I.

Cesta k definici PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM 

Další otázky a odpovědi  Není tedy ten „primární systém dohledu“ něco, co jako manažer potřebuji?  Není „primární systém dohledu“ nástroj, který „místo mne“ a nebo „spolu se mnou“ kontroluje, dohlíží?  Není „primární systém dohledu“ proces, který si mohu v rámci svých pravomocí nastavit a v rámci svých odpovědností využívat?  Pokud ano, tak „primární systém dohledu“ kontroluje, dohlíží:  systémově  primárně (v první linii.., na prvním místě) a  na všechno, za co jako manažer zodpovídám

Vnitřní kontrola Primární systém dohledu PIFC Centrální harmonizace Interní audit FM & C

A závěr ? … tedy vlastně začátek SYSTÉM PRIMÁRNÍHO DOHLEDU → SYSTÉM FINANČNÍHO ŘÍZENÍ A KONTROLY (FM&C), který tvoří administrativní a finanční řídící a kontrolní mechanismy zavedené a provozované v odpovědnosti managementu.

A závěr ? … tedy vlastně začátek Důraz je přitom kladen na kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti administrativního rozhodování při přijímání cílů a jejich vlastní realizaci v procesu zajišťování veřejné správy. Důvodem je to, že ve svém konečném důsledku jsou tato administrativní rozhodnutí vždy spojena s nároky na použitelné zdroje.

Pojem FM & C “za velkou louží“ aneb funguje to v praxi ? Např. v Armádě USA existuje útvar FM & C, jehož úkolem je: sestavit, předložit a obhájit rozpočet armády v Kongresu a před americkým lidem, dohlížet na správné a efektivní využití zdrojů pro dosažení cílů, které byly Armádě přiděleny, poskytovat aktuální, přesné a spolehlivé finanční informace k tomu, aby manažeři začlenili tyto úvahy do svých rozhodnutí, poskytovat transparentní zprávy Kongresu a americkému lidu o využívání odpovídajících zdrojů a dosahování obecných cílů, stanovených Armádě i o dosahování výkonnostních cílů řídit a koordinovat programy pro výběr, vzdělávání a profesní rozvoj personálních zdrojů Armády

Finanční řízení a kontrola - východiska Plánovací procesy, cíle Rozhodovací procesy Analýza rizik Vznik veřejného výdaje Dokumentace Informační systém Veřejná služba v požadované kvalitě

Strana 18 Do systému FM&C spadají řídící a kontrolní mechanismy:  pro plánování a schvalování veřejných rozpočtů, programů, projektů a smluv nebo jiných rozhodnutí o nakládání s veřejnými prostředky,  včetně mechanismu pro zjišťování, vyhodnocování a přijímání opatření k minimalizaci provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů veřejné správy  a zahrnuje organizační strukturu rozdělení odpovědností a oddělení neslučitelných pravomocí  výkon správy veřejných příjmů, řízení, veřejných výdajů, nakládání s aktivy a pasivy, provádění pokladních operací, vedení veřejného účetnictví Finanční řízení a kontrola - náplň

Finanční řízení a kontrola – náplň Do systému FM&C spadají řídící a kontrolní mechanismy pro:  provádění předběžných kontrol při nakládání s veřejnými prostředky,  průběžné sledování uskutečňovaných programů, projektů a smluv (objednávek) nebo jiných rozhodnutí o nakládání s veřejnými prostředky  do jejich vypořádání a vyúčtování,  postupy k přípravě, zpracování a ukládání finančních a dalších dokumentů za účelem zajištění transparentnosti, efektivnosti a přezkoumatelnosti uvedených procesů

Strana 20 Finanční řízení a kontrola – náplň Do systému FM&C spadají řídící a kontrolní mechanismy pro:  Inspekci negativních jevů realizovanou na základě vnitřních a vnějších podnětů jako součást manažerské odpovědnosti k zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností,  informační systém (zpravodajství, výkaznictví a statistika) o výsledcích při zajišťování schválených záměrů a cílů, včetně hospodaření v rámci rozpočtu (cash-flow management), následných kontrol a vyhodnocení důsledku na celkovou finanční a majetkovou situaci na všech úrovních veřejné správy v reálném čase,  realizaci politiky zlepšování kvality veřejných služeb (např. CAF).

Prvky FM & C Management kvality Cíle Rozpočtový výhled Roční rozpočet Rozpočet Projektu, programu, operace Výkonnostní cíle (kritéria) Rozhodnutí o veřejném výdaji I.Okruh ROZPOČET CÍLE

Rozpočet, cíle: teorie x praxe Organizace má vizi, rozpadající se na strategické cíle, akční plány Střednědobý výhled vychází ze strategických cílů Roční rozpočet navazuje na střednědobý výhled a vychází ze strategických cílů a akčních plánů V případě, že vedení uskuteční nové strategické rozhodnutí, reaguje střednědobý výhled a roční rozpočet změnou Pravidelně je ověřováno a hodnoceno plnění cílů a naplňování hodnot ve vizi

Rozpočet, cíle: teorie x praxe Pravidelně je vyhodnocováno a ověřováno plnění střednědobého výhledu a rozpočtu Cíle, výhled a rozpočty včas reagují na vnější změny Jsou aplikovány principy managementu kvality Jednotlivé veřejné výdaje vedou k naplnění cílů (provozních, integrity informací a souladu činnosti orgánu veřejné správy s vnitřní a vnější legislativou)

Prvky FM & C Rozhodnutí o veřejném výdaji Rozdělení pravomocí a odpovědností Analýza rizik Předběžná kontrola Průběžná kontrola Následná kontrola Inspekce negativních jevů II. Okruh ŘÍDÍCÍ KONTROLA

Řídící kontrola: teorie x praxe Jsou jasně definovány pravomoci a odpovědnosti Je zaveden princip čtyř očí a dvou podpisů Je zaveden systém schvalujícího úředníka a hlavní účetní Veřejné výdaje a příjmy jsou pod trvalou kontrolou odpovědných osob a to jako kontrola předběžná, průběžná i následná se správnou frekvencí Řízení rizik naplňuje principy integrovaného systému řízení rizik Analýza rizik je aplikována při rozhodování o veřejném výdaji nebo veřejném příjmu

Řídící kontrola: teorie x praxe Existuje správně zavedený systém vnitřní legislativy Existují popisy pracovních činností Pro všechny operace jsou nastavena kritéria 3 E, která jsou průběžně vyhodnocována Ve všech procesech jsou nastaveny odpovídající kontroly Kontroly jsou zdokumentovány Systém kontrol je pravidelně monitorován

Prvky FM & C Rozhodnutí o veřejném výdaji Příprava, dokumentů Zpracování dokumentů Uchování dokumentů Informační systém III. Okruh DOKUMENTACE

Dokumentace: teorie a praxe Ke každé operaci (tedy veřejnému výdaji nebo veřejnému příjmu) existuje příslušná dokumentace (auditní stopa) pro všechny fáze: rozhodnutí o veřejném výdaji nebo příjmu vznik veřejného výdaje/příjmu finanční realizace veřejného výdaje/příjmu vypořádání veřejného výdaje/příjmu Dokumenty jsou zpracovány a zaznamenány v příslušných informačních systémech Dokumenty jsou archivovány Informace, obsažené v dokumentech jsou zachyceny v databázích

Prvky FM & C Rozhodnutí o veřejném výdaji Účetnictví Rozpočetnictví Výkaznictví Cash-flow management Zpravodajství IV. Okruh INFORMAČNÍ SYSTÉM

Informační systém: teorie a praxe Manažerský informační systém zpracovává nesetříděné údaje z databází podle požadavků uživatelů a přispívá ke zkvalitnění plnění cílů. Výsledky dotazů se zobrazují v grafech, tabulkách, reportech. Rozpočetnictví eviduje střednědobý výhled, roční rozpočet, rozpočtové změny a poskytuje údaje pro sledování a vyhodnocování plnění rozpočtu až po úroveň jednotlivých operací

Informační systém: teorie a praxe Účetnictví je správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a vedené způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů a poskytuje pravdivé informace pro výkaznictví a pro sledování vývoje pokladní hotovosti Výkazy jsou správně interpretovány a využívány Jsou zavedeny postupy pro řízení zadluženosti a likvidity Jsou zavedeny postupy k zabezpečení platebního styku Jsou zavedeny postupy pro předávání zpráv o výsledcích kontrol, o plnění střednědobého výhledu, ročního rozpočtu a cílů.

Zásady V celém systému FM & C jsou uplatňovány tyto zásady: Zásada zdravého finančního řízení a přiměřenosti = zásada transparentnosti, efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti Zásada oddělení výkonných povinností a pravomocí od kontrolních, analytických a hodnotících funkcí Zásada legality – systém musí odpovídat platným právním předpisům, zejména ustanovením obsaženým v rozpočtových pravidlech Komplexnost – systém musí zahrnovat opatření pro řízení a kontrolu všech příjmů (výnosů), výdajů (nákladů) a aktiv a pasiv

Zamyšlení na závěr ? FM & C Interní auditor versus FM & C Manažer versus FM & C