basic cooking příkladová studie manažerského řešení projektu TACE (Divadelní architektura ve střední Evropě)

program: I.příprava projektu II.grantová žádost III.získání grantu IV.finanční řízení V.zprávy VI.organizace VII.složení realizačního týmu

I.příprava projektu / práce na koncepci 1.obsah projektu 2.cílová skupina 3.partneři 4.financování 5.mateřská organizace 6.časové plánování

I.1 příprava projektu – OBSAH originalita, inovace dotýká se horizontálních témat (sociální inkluze, multikulturalita, „evropská přidaná hodnota“) rozvíjí dosavadní aktivity mateřské organizace networking, společná tvorba, nadnárodní přístup, sdílení inspirace: Bílá kniha ostravské kultury? 1.identita středoevropského regionu 2.kulturní dědictví (památková péče) 3.architektura a živé umění ve vzájemném vztahu 4.divadelně vědný teoretický průzkum

I.2 příprava projektu – CÍLOVÁ SKUPINA relevantní (vzhledem k obsahu projektu a jeho plánovaným zdrojům financování) jasně vymezená (velikost, věkové rozmezí, sociální postavení) zmapovaná (marketingový výzkum) divadelní vědci, architekti, teoretici, urbanisté studenti architektury, kunsthistorie, divadelní vědy široká veřejnost se zájmem o architekturu či divadlo

I.3 příprava projektu – PARTNEŘI koorganizátoři relevantní domicil příbuzná činnost (know-how) schopnost kofinancování a překlenutí mezery v cash-flow partnerské instituce – univerzity, knihovny, archivy, vzdělávací centra, NNO atp. mediální partneři Divadelní ústavy a muzea (dlouhodobá spolupráce) z Polska, Slovenska, Slovinska a Maďarska veřejnoprávní instituce knihovny, archivy, muzea, NNO ze všech zemí (příklad CCEA)

I.4 příprava projektu – FINANCOVÁNÍ státní, krajské a městské granty (s předstihem odhadnout kolik je možné získat) nadace a fondy (Visegrád, Život umělce, Vize97, Český literární fond…) zastupitelské úřady (ambasády), zahraniční kulturní centra a instituty sponzoring o sponzorská nabídka (při realizaci nekončit u financí, pokračovat barterem) o nejen propagace, ale i například mecenášský program

I.4 příprava projektu – FINANCOVÁNÍ EU – 60% Ministerstva kultury a školství – 25% Mezinárodní Visegrádský Fond – 5% municipality – 2% vlastní vklad – 8%

I.5 příprava projektu – MATEŘSKÁ ORGANIZACE dostatečná finanční kapacita schopnost překonat díru v cash-flow, schopnost dofinancování projektu audit, pružná a výkonná administrativa (právnická a ekonomická podpora) veřejnoprávní instituce (zřizovaná municipalitou, či státem) projekt vznikl pod Divadelním ústavem nově objevený střet zájmů (již realizováno Heart of PQ ´03) projekt si vzalo „pod křídla“ Národní divadlo

I.6 příprava projektu – ČASOVÉ PLÁNOVÁNÍ plánovat na několika úrovních plán přípravy, realizace a zakončení projektu harmonogram aktivit projektu harmonogram přípravy každé z aktivit produkční plán a rozpočet začít minimálně 1 – 1,5 roku před realizací! 2005, 2006 – projekt vytvořen – základem grantová žádost Culture zprvu neúspěch 2007 pak ale obdržel grant, zdržení se střetem zájmů 2007 podpis smlouvy s EACEA na konci roku, 2008 začátek realizace v únoru (oproti původnímu říjnu 2006 – projekt se tím „vmezeřil“ mezi dvě PQ)

II. grantová žádost texty o autorství či přinejmenším supervize o hlavního koordinátora / vedoucího projektu o konzultace s CCP o korektura AJ o TACE PŘÍKLAD rozpočet o struktura rozpočtu pro žádost a jeho příprava – intenzivní komunikace s partnery o pracovní rozpočtová tabulka – TACE PŘÍKLAD o grantová struktura rozpočtu – TACE PŘÍKLAD konzultace s odborníkem

III. získání grantu smlouva s EACEA (příklad – časové peripetie s TACE smlouvou) obsahuje rozpočet ze žádosti a harmonogram aktivit jako přílohy definuje uznatelnost nákladů, časové období realizace, vzájemné práva a povinnosti, konkrétní výši grantu, možnosti odstoupení od smlouvy, kontrolní mechanizmy (průběžnou a závěrečnou zprávu) (příklad – časové peripetie s TACE smlouvou)

IV. finanční řízení virtual office – CAPSA, google docs,... zodpovědnost a pravomoci – vedoucí projektu vs. partneři mechanismus vyúčtování a zpětných náhrad v rámci projektu – TACE PŘÍKLAD plánovaný rozpočet – TACE PŘÍKLAD reálný sledovací rozpočet – TACE PŘÍKLAD cash-flow (částka grantu rozdělena do tří plateb: 50%, 30% po průběžné zpr. a 20% po závěrečné zprávy) integrace do běžného finančního chodu mateřské organizace

V. zprávy pro EU (EACEA) finanční zpráva – TACE PŘÍKLAD rozpočet v původní struktuře dodržování rozpočtových kapitol pravidlo 10% přesunu z kapitoly do kapitoly, 20% administrativních nákladů a 7% nepřímých nákladů list of invoices – TACE PŘÍKLAD výsledky projektu (publikace, filmy atp.), PR materiály

VI. organizace práce komunikace organizační struktura kompetence, povinnosti, zodpovědnosti hlavní koordinátor(ři) – vedoucí projektu o PR manažer o finanční manažer o právník o ekonom projektu o fundraiser o koordinátoři/produkční aktivit  autoři, umělci, výrobci, dodavatelé TACE PŘÍKLAD – flip chart/tabule?

VII. složení realizačního týmu osoba hlavního koordinátora / vedoucího projektu (tandem) výběrová řízení – nebojte se jich s kamarády opatrně – smluvně definovat práva a povinnosti vycházející hvězdy – zajistit si u kolegů dostatečnou pozornost pro projekt) střelci - důvěřuj, ale prověřuj

jan K. rolník