Seminář na téma Závěrečná monitorovací zpráva Oblast podpory 3.2 Informace k finanční části Krajský úřad Jihočeského kraje Martin Plucha

Obsah Ukončení projektu z finančního hlediska Doporučení Časová způsobilost výdajů Závěrečná monitorovací zpráva (MZ) Přílohy závěrečné MZ Závěrečné vyúčtování Žádost o platbu Nejčastější chyby

Použité zkratky ZSZprostředkující subjekt MZ Monitorovací zpráva MOMonitorovací období ŽoPŽádost o platbu NZVNezpůsobilý výdaj ZVZpůsobilé výdaje NNNepřímý náklad KFKřížové financování

Kroky předcházející ukončení projektu z finančního hlediska (1/2) Kontrola evidence dokumentů – zachování vypovídací schopnosti (označení, trvalost nosičů…) Využití „auditní stopy“ (písemné sdělení, kde lze tyto dokumenty dohledat a ověřit) u dokumentace, jejichž originály se dle zákona uchovávají centrálně (výplatní lístky, pracovní smlouvy, dohody konané mimo pracovní poměr apod.) Provedení inventarizace majetku, zhotovení soupisu majetku. Vypořádání zůstatku v projektové pokladně

Kontrola plnění limitů kapitol rozpočtu – příp. snížit ŽoP tak, aby nedošlo k jejich překročení. Kontrola limitu skutečného čerpání kapitoly „Služby“, tj. nesmí překročit 60 % skutečně čerpaného rozpočtu. Kontrola čerpání položek rozpočtu – skutečné částky nikoli pouze % vyjádření. Kontrola skutečné výše čerpání NN s ohledem na jejich způsobilou výši, tj. příslušné % NN z vyúčtovaných způsobilých přímých výdajů. Kontrola čerpání mzdových nákladů – jednotková mzda je průměrovým ukazatelem za celou realizace projektu. Kroky předcházející ukončení projektu z finančního hlediska (2/2)

Doporučení Prostudování Metodického dopisu č. 18 „Metodika ukončování projektů OP VK“. Provedení kontroly vyúčtovaných způsobilých výdajů za celou realizaci projektu – výdaje nezahrnuté nejpozději do závěrečné žádosti o platbu nemohou být později příjemcem nárokovány a ze strany ZS proplaceny. Zajištění kontroly vyúčtovaných způsobilých výdajů a všech poskytnutých záloh – vazba na účetnictví

Jaké výdaje lze do závěrečné MZ zahrnout? Výdaje uskutečněné v závěrečném MO, způsobilé výdaje, které nebyly z relevantních důvodů uplatněny v předchozích MZ, výdaje, které byly uskutečněny po ukončení projektu, ale věcně souvisí s obdobím, ve kterém se projekt realizoval

Monitorovací zpráva Harmonogram čerpání –Součet hodnot ve sloupci „Žádost o platbu - plán“ odpovídá skutečně čerpaným výdajům projektu (vč. nezpůsobilých výdajů), položce „Celkové výdaje projektu“ ve sloupci „Součet prokázaného a prokazovaného v Kč“ přílohy Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu

Kopie výpisu z provozního účtu Přílohy MZ Přepracovaný rozpočet Soupiska účetních dokladů Rozpis mzdových výdajů Pracovní výkaz Kopie účetních dokladů Kopie výpisu z projektového účtu Přehled proplacených výdajů projektu Přehled čerpání NN Přehled čerpání ZV U závěrečné MZ navíc Kopie pokladního deníku

ŽoP – část klasifikace platby refundace předfinancování Zadejte procento NN uvedené v právním aktu Soupiska účetních dokladů

Přehled čerpání způsobilých výdajů Sloupec „Platný rozpočet“– vychází z přílohy Přepracovaný rozpočet projektu, tzn. jsou v něm zapracovány nepodstatné i podstatné změny rozpočtu. Sloupec „Dosud prokázané výdaje“ – výdaje vyúčtované v předchozích MZ, včetně výdajů, které byly identifikovány jako nezpůsobilé. Sloupec „Aktuálně prokazované výdaje“ – výdaje nárokované k proplacení v rámci závěrečné MZ, odpovídá Soupisce účetních dokladů.

Přepracovaný rozpočet Sloupec „Schválený rozpočet“ – vychází z platného rozpočtu ve Smlouvě o realizaci GP či z relevantního Dodatku. Sloupec „Rozpočet přepracovaný příjemcem“ – změny realizované kumulativně od začátku realizace projektu. Sloupec „Rozpočet přepracovaný příjemcem“ – pouze změny realizované v aktuálním MO Tiskárna , , , , , PC sestava , , ,00

Přehled čerpání NN NN schválené ZS na základě vyčerpaného a schváleného objemu přímých nákladů (bez KF), odpovídá částce v řádku „% NN“ v Soupisce účetních dokladů. NN schválené ZS na základě vyčerpaného a schváleného objemu přímých nákladů (bez KF), odpovídá částce v řádku „% NN“ v Soupisce účetních dokladů. Částka NN čerpaná příjemcem z bankovního účtu organizace. Částka čerpaná příjemcem na NN z projektového účtu, odpovídá částce v řádku „Skutečně čerpané NN převedené z BÚ“ v příloze Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu. Částka čerpaná příjemcem na NN z projektového účtu, odpovídá částce v řádku „Skutečně čerpané NN převedené z BÚ“ v příloze Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu. Rozdíl NN schválených ZS a skutečně čerpaných příjemcem z projektového účtu. Vyčerpal příjemce vyšší částku na NN než jakou měl dle Soupisky účetních dokladů nárok?

Výdaje prokazované v monitorovaném období dle Soupisky účetních dokladů (vč. NZV) Nevyplňují se (nulové hodnoty) Prostředky přijaté na projektový účet (ponížené o NZV) Příslušné % NN z vyúčtovaných přímých výdajů Přehled proplacených výdajů projektu

Závěrečné vyúčtování Možnosti vyjádření způsobilé výdaje – přijatá platba prokázaná výše vynaložených prostředků – nezpůsobilé výdaje – přijatá platba veškeré vyúčtované způsobilé výdaje (přímé i nepřímé) schválené v předchozích ŽoP a nárokované v závěrečné MZ – veškeré dosud poskytnuté zálohy Kladná hodnota = DOPLATEK (prostředky zasílá ZS) Záporná hodnota = VRATKA (prostředky vrací příjemce) Dle přílohy Přehled proplacených výdajů projektu OBECNĚ

Žádost o platbu (1/2) Pole „Komentář k žádosti“ –uvedení výše vzniklého doplatku/vratky nárokovaného v rámci předfinancování a výše vyúčtovaných přímých výdajů vč. poměrné části NN v rámci refundace předfinancování

Žádost o platbu (2/2) Předfinancování V případě DOPLATKU – konkrétní částka dle přílohy Přehled proplacených výdajů projektu, v případě VRATKY – nulové hodnoty. Předfinancování V případě DOPLATKU – konkrétní částka dle přílohy Přehled proplacených výdajů projektu, v případě VRATKY – nulové hodnoty. Refundace předfinancování Výše vyúčtovaných výdajů v rámci závěrečné MZ – dle Soupisky účetních dokladů. Refundace předfinancování Výše vyúčtovaných výdajů v rámci závěrečné MZ – dle Soupisky účetních dokladů. Jiné peněžní příjmy Nevyplňuje se (nulová hodnota). Jiné peněžní příjmy Nevyplňuje se (nulová hodnota)

Nejčastější chyby Návaznost jednotlivých příloh MZ –Soupiska účetních dokladů - Přehled čerpání ZV, –Přepracovaný rozpočet - Přehled čerpání ZV, –NZV zůstávají v Přehledu čerpání ZV jako vyčerpané. Přečerpání položek rozpočtu –Zaokrouhlování buněk v příloze Přehled čerpání ZV - zobrazení stavu čerpání 100 %, zatímco skutečné čerpání je např. o 0,3 % vyšší. Neodůvodněné změny a nákupy v konečné fázi projektu –Změny musí být řádně zdůvodněny, musí mít přímou vazbu na projekt a jeho ukončení. –Neopodstatněné nákupy bez vazby na dokončení projektu a naplnění jeho cílů jsou považovány za nezpůsobilé! Překročení schválených jednotkových mzdových výdajů

Kontakty Vaše dotazy můžete konzultovat s pracovníky OŘGP, jejichž kontaktní údaje najdete na:

Děkuji za pozornost. Martin Plucha Tel