Řízení příspěvkových organizací zřizovatelem RK-30-2011-24, př. 1a počet stran 1 Neveřejná příloha Řízení příspěvkových organizací zřizovatelem 30. 8. 2011 Mgr. Miloslav Kvapil

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. 9. 11. 2009 Cíl „krajského“ projektu (širší rámec pro realizaci „evropského“ = prezentovaného projektu) Zkvalitnění řízení příspěvkových organizací zřizovatelem - Krajem Vysočina 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. 9. 11. 2009 Cíle krajského projektu Cíle týkající se předmětu činnosti příspěvkových organizací (potřeba přesněji definovat smysl existence příspěvkové organizace, zadání resp. objednávku od žřizovatele, upřesnit obsah, rozsah, kvalitu a základní podmínky tvorby veřejných statků a poskytování veřejných služeb klientům, přesněji vymezit hlavní a doplňkové činnosti a definovat vztahy mezi nimi). 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. 9. 11. 2009 Cíle krajského projektu – hospodářská oblast Zvýšení efektivnosti hospodaření Lepší využívání dostupných zdrojů Dosažení úspor stejné množství stejně kvalitních produktů za nižší cenu anebo vyšší rozsah či kvalita veřejných služeb při udržení současných nákladů) 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. 9. 11. 2009 Cíle krajského projektu – oblast omezování rizik Právní rizika (trestněprávní odpovědnost apod.) Rizika nenaplňování smyslu existence organizace (nestabilita činnosti organizace, nižší rozsah či kvalita poskytování veřejných služeb obecně či indivindy selhání vůči jednotlivému klientovi), Ekonomická rizika Rizika v oblasti vztahů s veřejností a další rizika 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. 9. 11. 2009 Cíl evropského projektu Identifikace příležitostí v oblasti možného zlepšení řízení organizací zřizovaných krajem Vysočina s důrazem na strategické řízení zřizovatelem. Termín realizace projektu: Zahájení: 3. 9. 2010 Ukončení: 30.11.2011 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. 9. 11. 2009 Etapy projektu Část A) Zpracování vstupní analýzy stávajícího fungování procesu řízení příspěvkových organizací (31. 10. 2010). Část B) Zpracování návrhové části Souhrnné rozvojové strategie, včetně podrobného implementačního dokumentu (31. 5. 2011). Část C) Vzdělávací aktivity pro vybrané zaměstnance KrÚ kraje Vysočina, pro ředitele zřizovaných příspěvkových organizací a vybrané zástupce managementu úřadu a zastupitelstva kraje (30. 11. 2011). 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. 9. 11. 2009 Projektový tým kraje Vysočina Vedoucí projektu – Eva Janoušková Garant za oblast Hodnocení organizací – Miroslav Březina Garant za oblast Stanovení vize a strateticckých cílů – Zdeněk Kadlec Garant za oblast Plánování – Eva Janoušková, Martin Černý Garant za oblast Schvalování vnitřních směrnic – Karel Kotrba Garant za oblast metodické funkce – Miroslav Březina Garant za oblast podpůrné a kontrolní funkce – Eva Janoušková Garant za oblast IT – Petr Pavlinec Garant za oblast rozpočtových procesů – Anna Krištofová Garanti za resory – Lukáš Kettner, Věra Švarcová, Hana Strnadová, Katina Lisá, Miroslav Pech 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Etapa A) „Vstupní analýza“ – výstupy PROCESY STRATEGICKÉHO ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ PROCESY PLÁNOVÁNÍ A HODNOCENÍ ČINNOSTI PO PROCESY SPRÁVY ŘÍDÍCÍ DOKUMENTACE SYSTÉM ŘÍZENÍ PO SYSTÉMOVÉ UKOTVENÍ (ŘÍDÍCÍ DOKUMENTY) OBLAST PODPORY INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ OBLASTI NÁKUPŮ 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Etapa B) „Návrhová část “ - výstupy doplnit 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Etapa C) „Školení “ - výstupy doplnit 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení ze strany externího konzultanta (po projednání a akceptaci projektového týmu) 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (12.) 2011 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (1.) Definovat „interní“ projekt Řízení PO a zřídit krajský implementační tým Cíle Implementavat vybrané změny v praxi řízení PO Nastavit systémové prostředí pro efektivní řízení PO Obsah činnosti doplnit Personální obsazení Vedení a koordinace – odbor analýz (posílený) Zástupci zřizovatelských odborů Zástupci „podpůrných- provozních“ odborů 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (3.) Organizačně zajistit řízení PO = Zřídit organizační útvar zodpovědný za řízení PO (mimo kompetencí odvětvových odborů) Náplň činnosti: administrativní podpora řízení PO zřizovatelem (evidence činností, ukládání dokumentů a jejich správa, hlídání termínů, řízení základní komunikace mezi PO a zřizovatelem /správa portálu pro řízení PO/, ...) podpora individuální řídící činnosti "zřizovatelských" odborů podpora společné, obecné řídící činnosti rady kraje a úřadu vůči všem PO nebo jejich skupinám - metodické vedení, standardizace napříč úřadem (napříč resorty), data a jejich zpracovávání do manažerských sestav pro potřeby rady kraje příp. úřadu, informační podpora, ... Personální obsazení - ideální stav - 3 úvazky (nyní 0,5 úvazku na OA, potřeba posílit v krátké době nejméně o 1,0 úvazku) 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (9.) Připravit pravidla rady kraje pro komplexní úpravu vztahu Zřizovatel a Organizace Informační povinnosti Plánování a výkaznictví Pracovně-pravní vtzahy statutárních zástupců organizaci Řízení interní dokumentace organizace (interní právní předpisy) Definování kompetencí a odpovědnosti Zřizvatel x organizace Podpora dobrého jména kraje a PO, společné PR Péče o majetek a jeho správa 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (8.) Sjednotit účetní analytiku PO Lepší plánování Efektivnější řízení a kontrola 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (12.) Implementovat vybrané indikátory do hodnocení ředitelů PO 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (6.) Zřídit Portál pro PO - úlohy Zajištění komunikační a řídící funkce - tam a zpět - Zřizovatel x organizace, organizace Žádanky na doplňkové služby Podpora společných nákupů Materiálu Zboží Služeb (Žádanky na provozní služby + řízení procesu jejich vyřizování) Sdílení a výměna dokumentů vč. pokynů zřizovatele + plnění informačních povinností Rejstřík PO je určený pro veřejnost = Internet x Portál PO je určen pro KrÚ, Kraj a PO tj. Extranet 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (11.) Připravit rukojeť ředitele PO Základní metodická podpora – rozsah a obsah činností a povinností Nastavit metodickou podporu ze strany KrÚ 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (12.) 2012 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (4.) Zpracovat podrobnou analýzu provozních služeb s cílem zajištění společných nákupů (forma a zadávací podmínky VZ) IT Služby Základní HW a SW podpora (IT na PO, IT na KrV, IT pohotovost) Speciální SW podpora Společné nákupy IT produktů (HW a SW) Autoprovoz Stravování (mimo nemocnice) Revize elektrických zařízení (revize všech zařízení), plyn komíny Finanční účetnictví a personalistika Bankovní účty a bankovní služby Společné nákupy produktů (IT, Auta - nebylo předmětem zakázky) 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (1.) Organizace jsou zřizovány, aby vytvářely veřejné statky a poskytovaly svým klientům (veřejnosti) veřejné služby = definovat veřejné služby Podrobně definovat požadované výstupy, zejména v měřitelných parametrech (pro obsah, rozsah, kvalitu a základní podmínky poskytování) Hlavní oblasti, které by měly být definovány, jsou: podrobné obsahové určení veřejné služby podrobné rozsahové určení veřejné služby, definování cílové skupiny, definování způsobu výběru, komu službu poskytnout, není-li možné poskytovat všem potenciálním indikovaným klientům specifikace požadované kvality výstupů určení základních podmínek poskytování veřejné služby (cena resp. poplatek atd.) 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (2.) Pro každou jednotlivou organizaci: Podrobněji specifikovat (upřesnit) "objednávku" zřizovatele, stanovit přesněji, co se od organizace očekává v hlavní a příp. i v doplňkových činnostech (= redefinice poslání /smyslu existence/ organizace Definovat a nastavit právní vztah mezi zřizovatelem a organizací (= náhrada vlastnické vazby investora a výkonné organizace, pravomoci, odpovědnost, řízení činností a jejich kontrola, komunikace, ...) 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (7.) Zavést a aktualizovat katalogy Veřejných služeb Doplňkových služeb Provozních služeb Společně nakupovaných (doporučení) Materiálů Produktů Služeb 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (10.) Úpravit vnitřní předpisy PO Nastavit jednotná pravidla pro vznik, úpravy a zánik, včetně schvalovacích procesů a procesů seznamování se se změnami Připravit šablony základních vnitřních předpisů Nastavit metodickou a právní podporu ze strany KrÚ 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (12.) Pro vybrané položky zavést věcné střednědobé plánování Možnost dlouhodobě plánovat Možnost společný nákupů Možnost ovlivnit finanční náročnost a „nutnost“ investic Nastavit vazbu na finanční plánování (rozpočtový výhled a rozpočet) 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (12.) průběžně 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (12.) Zlepšit řídící a veřejnosprávní kontrolu PO Zákon 320/2001 Sb. Minimalizace rizik Zefektivnění činností (3E) Celý nákupní proces Náklady na realizaci Reference ÚOOÚ KR-S MPO 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o. Doporučení (13.) Pokračovat v řešení problematiky společných nákupů: Centrálně (elektrika, plyn, telefonie, pojištění majetku a odpovědnosti) Samostatně (zdravotnictví,….) Po částech Nastavení systémového prostředí Sběr požadavků a potřeb Přiměřená SW a konzultační podpora Přínosy = proces zavedení změny má Kraj plně pod kontrolou Změny jsou zaváděny postupně K dispozici je kvalitní zpětná vazba Vyhodnocení a řízení zavedných změn Možnost průběžného zlepšování nastavených procesů „Know-how“ je získáváno a rozvíjeno v souladu s potřebami kraje 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

Děkuji Vám za pozornost! Dotazy? Připomínky? Návrhy? Děkuji Vám za pozornost! 30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.