Hradec Králové TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY. Finanční část

1. Všeobecné informace ke způsobilým výdajům a rozpočtu projektu 2. Nepřímé náklady 3. Způsobilé výdaje dle kapitol rozpočtu 4. Nezpůsobilé výdaje 5. Nejčastější chyby v projektových žádostech

1. Všeobecné informace ke způsobilým výdajům a rozpočtu projektu

nedílná součást projektového záměru vychází z reálných hodnot a předvídá případné změny a rizika do budoucna v průběhu realizace projektu bude možné provádět jeho dílčí změny podstatné změny (přesuny mezi kapitolami vyšší než 15%) bude nutné řešit přes dodatek ke smlouvě, pokud poskytovatel takovou změnu schválí nikdy v průběhu realizace projektu nebude možné celkový rozpočet navýšit!!! zároveň nebude možné navyšovat ty položky rozpočtu, popř. kapitoly rozpočtu, které poníží výběrová komise na základě hodnocení externích hodnotitelů, vyjádření Zprostředkujícího subjektu či rozhodnutí členů výběrové komise hlavní součástí rozpočtu je vyčíslení způsobilých výdajů projektu za dobu realizace

 charakter výdaje – výdaj musí být přiměřený (odpovídat cenám v místě, oboru a čase obvyklým), hospodárný (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu), účelný (nezbytnost pro realizaci projektu a přímá vazba na projekt) a efektivní (dosažení co nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plnění úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění)  účel výdaje – uskutečnění na aktivity, které odpovídají požadavkům OP VK a dané výzvě a které jsou plánovány v projektové žádosti  prokazatelnost výdaje - doložitelné účetními doklady, zachycené řádně v účetnictví či daňové evidenci organizace, proplacené z bankovního účtu či pokladny  datum uskutečnění výdaje - výdaje projektu vzniklé a uhrazené v průběhu realizace projektu

2. Nepřímé náklady  náklady, které nejsou jednoznačně spojené s konkrétní aktivitou projektu  není třeba dokládat jednotlivými účetními doklady v monitorovací zprávě výši NN stanoví příslušná výzva procentem Objem přímých nákladů (bez nákladů, jež spadají do křížového financování) % nepřímých nákladů Přímé náklady < = 4 mil. Kč18% Přímé náklady > 4 mil. Kč < Kč 16% 2. Nepřímé náklady

,79 Kč …………………… přímé náklady – maximální výše přímých nákladů projektu za předpokladu, že nebude uplatňováno křížové financování 0 ……………… křížové financování ,21 Kč …………………….. nepřímé náklady Kč ROZPOČET ,55 Kč ………………….. přímé náklady – maximální výše přímých nákladů za předpokladu, že bude uplatňována max výše křížového financování ve výši 9% ,- Kč …………………. křížové financování ,45 Kč ………………… nepřímé náklady ,- Kč ROZPOČET  Výše KF a limity kapitol se počítají k celkovým způsobilým výdajům. Nepřímé náklady 1. výzva

 Náklady na odměňování pracovníků náklady na vedení účetnictví, zajištění ostrahy, úklidu  Zajištění publicity inzerce, výroba propagačních předmětů, letáků  Spotřební zboží a provozní materiál výdaje na kancelářský materiál pro administrativní zajištění projektu (např. kancelářský papír, psací potřeby, tonery, šanony atd.)  Telefon, poštovné, fax poplatky za internetové připojení  Spotřeba vody, paliv, energie výdaje na vodné a stočné, elektrickou energii, plyn, teplo Příklady nepřímých nákladů

 Nájemné nájemné projektové kanceláře, výdaje na úklid kanceláře X pronájem prostor pro práci s cílovou skupinou projektu patří mezi přímé náklady (např. pronájem učebny )  Bankovní poplatky  Správa počítačových sítí a internetových stránek  Kopírování  Podrobná specifikace nepřímých nákladů je uvedena v Příručce pro žadatele, verze 5 platné od strana 57 kapitola 3.4.5

 Podstatou nepřímých nákladů je zjednodušení administrace snížením administrativní náročnosti kontroly malých položek jako jsou cestovné, režie, spotřební materiál a odměňování některých administrativních pracovníků

Kč …………. celkové způsobilé přímé výdaje Kč ………….. výdaje na křížové financování Kč ………….. základ pro výpočet nepřímých nákladů 18 % ………….. nepřímé náklady Kč …………… 18 % z Kč Žadatel zahrne do rozpočtu částku Kč na nepřímé náklady Kč …………. celkové způsobilé výdaje projektu Příklad pro vytvoření rozpočtu se zahrnutím nepřímých nákladů

3. Způsobilé výdaje dle jednotlivých kapitol rozpočtu

výdaje na osoby, se kterými je v rámci projektu sjednán pracovně-právní vztah a které jsou přímo zapojeny do realizace projektu (pracovní smlouva, DPP, DPČ), dále sem spadají i autorské honoráře výše osobních nákladů nesmí přesahovat výši v místě realizace projektu, oboru a čase obvyklou (výše obvyklých mezd v rámci Královéhradeckého kraje pro 1. výzvu jsou uvedeny v příloze č. 6 výzvy); do projektu je možné použít i částky vyšší, musí však vždy být řádně zdůvodněny v projektové žádosti či příloze projektové žádosti! do rozpočtu uvádějte takové jednotky, které budou při samotné realizaci uplatňovány u jednotlivých pozic (tzn. buď měsíční částky či hodinové)

Rozpočtové položky  Náklady na odborné zaměstnance Výdaje na zaměstnance, kteří odborně zajišťují náplň projektu (např. odborný garant, lektor atd.) Platy – uvádí se výdaje na odborné zaměstnance, kteří budou zaměstnáni v projektu na základě pracovní smlouvy na plný či částečný úvazek Odměny z dohod DPČ – výdaje na zaměstnance, kteří budou mít uzavřenou v rámci projektu dohodu o pracovní činnosti; omezení výše činnosti na max. 0,5 úvazku Odměny z dohod DPP – výdaje na zaměstnance, kteří budou mít v rámci projektu uzavřenou dohodu o provedení práce; omezení dle Zákoníku práce – max. 150 hodin za rok u 1 zaměstnavatele Autorský honorář – autorské smlouvy dle zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském

 Náklady na administrativní zaměstnance Výdaje na zaměstnance, kteří řídí nebo administrují projekt (např. manažer projektu, asistentka atd.) Platy – uvádí se výdaje na administrativní zaměstnance, kteří budou zaměstnáni v projektu na základě pracovní smlouvy na plný či částečný úvazek Odměny z dohod DPČ – výdaje na zaměstnance, kteří budou mít uzavřenou v rámci projektu dohodu o pracovní činnosti; omezení výše činnosti na max. 0,5 úvazku Odměny z dohod DPP – výdaje na zaměstnance, kteří budou mít v rámci projektu uzavřenou dohodu o provedení práce; omezení dle Zákoníku práce – max. 150 hodin za rok u 1 zaměstnavatele Autorský honorář – autorské smlouvy dle zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském

 1.2. Sociální pojištění automaticky se dopočítá výše sociálního pojištění, které povinně hradí zaměstnavatel z platů a mezd na základě pracovních smluv a dále z odměn z DPČ  1.3 Zdravotní pojištění automaticky se dopočítá výše zdravotního pojištění, které povinně hradí zaměstnavatel z platů a mezd na základě pracovních smluv a dále z odměn z DPČ  1.4 FKSP uvádí se výše příspěvků do FKSP z objemu platů, které hradí žadatel pro členy realizačního týmu v rámci projektu (týká se jen některých organizací, které mají povinnost tvořit FKSP)  1.5 Jiné povinné výdaje (Zákonné pojištění zaměstnavatele) uvádí se výše zákonného pojištění zaměstnavatele z částek platů/mezd a odměn z DPČ rozpočtovaných v rámci projektu (dle vyhlášky 125/1993 Sb. – sazby se liší dle druhu vykonávané činnosti)

 Pokud jsou uplatněny nepřímé náklady, pak výdaje související s tuzemskými služebními cestami nebudou uvedeny v rozpočtu projektu, jelikož spadají pod nepřímé náklady  Služební zahraniční cesty v opatření 3.2 nejsou povoleny

výdaje na pořízení vybavení a zařízení, které je nezbytné pro realizaci projektu povinnost provést výběrové řízení dle pravidel daných Příručkou pro žadatele/příjemce nebo zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách doporučené pořizovací ceny pro nákup vybavení jsou součástí výzvy (příloha č. 6) % limit dané kapitoly = 25 % z celkových způsobilých výdajů projektu (včetně % podílu křížového financování)

 3.1 Nehmotný majetek do 60 tis. Kč uvádí se výdaje za nakupovaný software, licence, know-how, studijní programy atd., jejichž jednotková pořizovací cena nepřevýší ,- Kč Software Ostatní  3.2 Dlouhodobý nehmotný majetek výdaje za nakupovaný software, licence, know-how, studijní programy atd., jejichž jednotková pořizovací cena je vyšší než ,- Kč z projektu se proplatí celá pořizovací cena takového majetku, i když se jedná o investici Software Ostatní Rozpočtové položky

 3.3 Drobný hmotný majetek výdaje na nákup výukového a spotřebního materiálu (např. učebnice, různé pomůcky pro výuku spotřebovávané cílovou skupinou – chemikálie, pastelky, fixy atd.) výdaje na nákup drobného hmotného majetku s pořizovací cenou do ,- Kč (např. notebook, dataprojektor, telefon, PC sestava atd.) ! Interaktivní tabule! pokud je zakupována samostatně, bez dalších komponentů sloužících k zajištění funkčnosti tohoto zařízení, jelikož se předpokládá, že ostatními součástmi je již organizace vybavena, zahrne se pořizovací cena do položky „Drobný hmotný majetek“ v případě, že pořizovací cena nepřekročí ,- Kč pokud se zakupuje soubor samostatných movitých věcí (interaktivní tabule, dataprojektor, PC sestava) zahrne se celková pořizovací cena za všechny předměty dohromady, pokud převýší ,- Kč, do položky rozpočtu „Křížové financování – investiční část“; popř. u subjektů, kteří dle platných právních předpisů mohou daňově odepisovat, se uplatní formou daňových odpisů v rámci položky rozpočtu „Odpisy“

 3.4 Použitý drobný hmotný majetek nákup použitého drobného hmotného majetku za následujících podmínek:  prodejce musí vystavit prohlášení, jehož obsahem bude, že majetek nebyl v průběhu uplynulých 7 let pořízen prostřednictvím veřejných prostředků  kupní cena nesmí převýšit tržní cenu v čase a místě pořízení obvyklou  kupní cena musí být nižší než výdaje na nové zařízení, které umožňuje stejné využití  výdaje na nákup 1 položky použitého DHM nesmí převýšit Kč ,--  3.5 Nájem zařízení, leasing výdaje za nájem zařízení, budov, strojního zařízení, popř. operativní leasing pro práci s cílovou skupinou X k administraci projektu se zahrnují do n e p ř í m ý ch n á k l a d ů smlouva o nájmu, operativním leasingu musí být vždy uzavřena s příjemcem podpory prokázání hospodárnosti využití nájmu či leasingu ve srovnání s jinými alternativami jiné náklady v souvislosti s leasingovou smlouvou (daň, marže pronajímatele, režijní náklady, pojišťovací výlohy) nejsou způsobilými výdaji!!!

 3.6 Odpisy příjemce, který může dle platných právních předpisů daňově odepisovat majetek, nenárokuje pořizovací cenu dlouhodobého hmotného majetku (majetek v pořizovací ceně vyšší než Kč ,--) v rámci křížového financování, ale formou daňových odpisů postupně za každé uplynulé zdaňovací období v poměrné výši dle míry využití majetku v projektu způsob výpočtu uznatelných výdajů v souvislosti s odpisy je podrobně popsán v Příručce pro žadatele (str. 47) výše ročních odpisů se stanoví jednou z metod daňových odpisů pouze po dobu, kdy je majetek využíván pro účely projektu daňové odpisy je možné nárokovat do projektu i u majetku, který má žadatel v evidenci již v době před podáním a schválením projektové žádosti – uplatní se poměrná výše dle míry využití majetku v projektu; žadatel musí být schopen prokázat, že k nákupu takového majetku nebyly využity veřejné prostředky

 3.7 Výdaje na opravy a údržbu Pokud jsou uplatněny nepřímé náklady, pak výdaje související s opravou a údržbou nebudou uvedeny v rozpočtu projektu, jelikož spadají pod nepřímé náklady  3.8 Křížové financování smyslem je umožnit v projektech financovaných z ESF úhradu některých výdajů, které jsou obvykle způsobilými výdaji pouze v rámci pravidel financování z ERDF výdaj musí být nezbytný pro dosažení cílů projektu v rámci křížového financování je možné zakoupit jen majetek pro potřeby cílové skupiny, nikoliv pro potřeby realizačního týmu (tzn. že nezpůsobilými výdaji jsou výdaje na nákup vybavení projektové kanceláře – kancelářské stoly, židle, skříně atd.)

subjekt, který nemůže uplatňovat daňové odpisy, uplatní celkovou pořizovací cenu nově nakupovaného dlouhodobého hmotného majetku pro potřeby cílové skupiny právě v rámci křížového financování subjekt, který může daňově odepisovat, nevyužije pro nákup dlouhodobého hmotného majetku režim křížového financování, ale výdaje na nákup takového majetku uplatní formou daňových odpisů za uplynulé zdaňovací období KF v rámci kapitoly 3 rozpočtu se vztahuje na výdaje v souvislosti s nákupem dlouhodobého hmotného majetku (s pořizovací cenou vyšší než Kč ,--) a nákupem nábytku bez ohledu na výši pořizovací ceny max. limit pro KF je stanoven ve výši 9 % z celkových způsobilých výdajů projektu (do KF se započítává rozpočtová položka 3.8 „Křížové financování“ a dále položka 6.2 „Stavební úpravy v rámci křížového financování“)

 Neinvestiční část výdaje na nákup nábytku pro potřeby cílové skupiny (pracovní stoly, lavice, židle, skříně, police, věšáky atd.) v jednotkové pořizovací ceně nižší než Kč ,--  Investiční část výdaje na nákup dlouhodobého hmotného majetku v jednotkové pořizovací ceně vyšší než Kč ,-- (např. interaktivní tabule, speciální stroje atd.) majetek musí být využíván k realizaci aktivit, na kterých se podílí cílová skupina (např. školení )  Doporučení: V případě nákupu dražšího zařízení v rámci projektu, prosím pečlivě v projektové žádosti zdůvodněte potřebnost pro projekt!!!

výdaje spojené s administrativním zajištěním realizace projektu Pokud jsou v projektu uplatněny nepřímé náklady, pak výdaje související s provozem projektové kanceláře nebudou uvedeny v rozpočtu projektu, ale spadají právě pod n e p ř í m é n á k l a d y.

výdaje spojené s nákupem služeb nezbytných pro realizaci projektu povinnost provést výběrové řízení dle pravidel daných Příručkou pro žadatele/příjemce nebo zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách % limit dané kapitoly = 49 % z celkových způsobilých výdajů projektu

 5.1 Publikace/školící materiály/manuály výdaje na externí zpracování publikací, školících materiálů, učebnic, zhotovení multimediálních pomůcek atd.  5.2 Odborné služby/Studie a výzkum zpracování studií, analýz atd.  5.3 Náklady na konference/kurzy výdaje související s pronájmem školících místností a zajištěním výpočetní techniky v souvislosti s konferencemi a kurzy konanými v rámci projektu, lektorné externích lektorů  5.4 Podpora účastníků (stravné, ubytování) výdaje na občerstvení účastníků konferencí v souvislosti s realizovaným projektem – limit Kč 300,-- na celodenní akci (tzn. akce, jež trvá 8 běžných hodin); výdaje na ubytování – limit Kč 1 200,-- za osobu a noc  5.5 Jiné výdaje Rozpočtové položky

stavební úprava musí být provedena v souvislosti s úpravou pracovního místa pro osoby se zdravotním postižením nebo úpravou přístupu pro osoby se zdravotním postižením nebo úpravy výukových, tréninkových a pracovních prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou stavební úpravy nad Kč ,-- lze provádět pouze na majetku příjemce, případně partnerů projektu, nikoliv však na majetku, který má příjemce/partneři v pronájmu stavební úpravy charakteru modernizací, rekonstrukcí

 6.1 Drobné stavební úpravy stavební úpravy, jejichž pořizovací cena nepřesáhne za všechny dokončené stavební úpravy za zdaňovací období v úhrnu 40 tis. Kč na každou jednotlivou účetní položku majetku (např. školní budovu)  6.2 Stavební úpravy v rámci křížového financování stavební úpravy, jejichž pořizovací cena přesáhne ve zdaňovacím období Kč ,-- na jednotlivou účetní položku majetku (pokud se bude v rámci projektu dělat stavební úprava na budově v hodnotě Kč ,--, další stavební úpravy na stejné budově ve stejném zdaňovacím období budou probíhat mimo projekt v hodnotě Kč ,--, stejně se bude jednat o stavební úpravu v rámci křížového financování) – doporučujeme v komentáři k rozpočtu tuto situaci blíže popsat Rozpočtové položky

zahrnuje náklady týkající se přímo cílové skupiny projektu, výdaje v souvislosti se zapojením cílové skupiny do projektových aktivit přímá podpora v rámci OP VK se využívá zejména na náklady týkající se realizovaných vzdělávacích kurzů % limit dané kapitoly = 20 % z celkových způsobilých výdajů projektu

 7.1 Mzdové příspěvky náhrada mzdy zaměstnavateli pro pedagogické, akademické a další pracovníky ve školství po dobu jejich účasti na dalším vzdělávání poskytuje se max. do výše 70 % mzdových náhrad (vč. zákonných odvodů na zdravotní a sociální pojištění hrazené zaměstnavatelem), max. částka k proplacení je omezena výší 2násobku minimální mzdy platné v době realizace školení hradí se jen pro pracovníka účastnícího se dalšího vzdělávání (tzn. nelze využít pro pracovníka, který v době nepřítomnosti zastupuje tohoto pracovníka, popř. pracovníka, který dělá při exkurzích pedagogický dozor apod.)  7.2 Cestovné, ubytování, stravné výdaje na pokrytí nákladů zejména v souvislosti s praxemi, stážemi Cestovné – výdaje na dopravu cílové skupiny v souvislosti s projektovými aktivitami Ubytování – limit je max. Kč 1 200,-- za osobu a noc dospělých osob v *** hotelu) Stravné – limit je max. Kč 300,-- na osobu při celodenní akci  7.3 Doprovodné aktivity Rozpočtové položky

z této kapitoly rozpočtu se hradí výdaje projektu, které souvisejí s povinnostmi žadatele/příjemce stanovenými ve Smlouvě, které by nevznikly, pokud by se projekt realizoval bez finanční podpory OP VK

 8.1 Audit v případě, že rozpočet projektu je roven nebo vyšší než 3 mil. Kč, povinnost nechat zpracovat závěrečný audit týkající se ověření veškerých výdajů projektu; musí se jednat o auditora zapsaného v Komoře auditorů doporučujeme již v době přípravy projektové žádosti provést průzkum trhu ohledně určení předpokládané výše za audit – nepodceňovat!  8.2 Publicita – patří do nepřímých nákladů  8.3 Ostatní Rozpočtové položky

 Neplátce DPH DPH je způsobilým výdajem v rámci projektu, jelikož žadatel si nemůže nárokovat odpočet DPH na Finančním úřadu  Plátce DPH DPH je způsobilým výdajem jen pokud neexistuje zákonný nárok na odpočet daně u přijatého zdanitelného plnění u Finančního úřadu příjemce podpory, pokud prokazatelně poskytuje svoje služby v rámci projektu bez úplaty, nemá nárok na přijatá zdanitelná plnění (nakoupené zboží a služby) uplatnit odpočet DPH u FÚ; DPH je poté součástí rozpočtu projektu a proplácí se jako způsobilý výdaj; na osobu se pak pohlíží jako na neplátce DPH

4. Nezpůsobilé výdaje

výdaje, které nelze hradit z veřejných prostředků (žadatel či partner je vždy hradí z vlastních prostředků) výdaje, které nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu a současně nejsou pro jejich dosažení nezbytné výdaje, které jsou nepřiměřené a nejsou vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, popř. jsou vynaloženy v rozporu s českou či evropskou legislativou výdaje, které jsou dle pravidel OP VK nezpůsobilé výdaje, na které již jsou veřejné prostředky čerpány (např. z jiných dotačních titulů či jiných veřejných zdrojů) Nezpůsobilé výdaje – všeobecná charakteristika

výdaje vzniklé mimo období realizace projektu - např. výdaje vzniklé před zahájením realizace projektu výdaje na audit projektů s rozpočtem nižším než 3 mil. Kč vč. DPH výdaje spojené s přípravou a řízením projektu (tzn. výdaje za zpracování projektové žádosti, externí platby konzultantům za zpracování monitorovacích zpráv a příloh) výdaje spojené s externím zajištěním administrace a právního poradenství v oblasti zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (tzn. zakázek, které se řídí pravidly danými Příručkou pro žadatele a Příručkou pro příjemce – zakázky v hodnotě nižší než 2 mil. Kč bez DPH) Nezpůsobilé výdaje – konkrétní příklady

výdaje spojené s pořízením automobilu splátky operativního leasingu za vybavení a zařízení, které není výhradně využíváno pro potřeby cílové skupiny další výdaje související se smlouvou o operativním leasingu (daň, marže pronajímatele, režijní výdaje, pojišťovací výlohy) výdaje na zahraniční stáže účetní odpisy ceny do soutěží realizovaných v rámci projektu (!nelze realizovat ani formou hodnotnějších propagačních předmětů!)

 zařazení nezpůsobilých výdajů do rozpočtu projektu vzhledem k pravidlům způsobilých výdajů OP VK, má za následek vyřazení projektové žádosti již v rámci hodnocení přijatelnosti (prováděné na KÚ KHK) z dalšího procesu hodnocení

5. Nejčastější chyby žadatelů v projektových žádostech v rámci 1. kola výzev

nedodržení % limitů pro jednotlivé kapitoly rozpočtu či křížové financování podle platné Příručky pro žadatele (! Benefit7 tyto % limity nehlídá!) zahrnutí nezpůsobilých výdajů do rozpočtu projektu chybné zahrnutí výdajů do kapitol rozpočtu, jejichž přesunem by došlo k překročení stanovených limitů pro jednotlivé kapitoly (např. výdaje patřící do kapitoly 3 – zařízení a vybavení, uvedl žadatel do kapitoly 5 – nákup služeb; pokud by se finanční prostředky převedly do kapitoly 3, došlo by k překročení 25% limitu určeného pro danou kapitolu rozpočtu) neprovázanost rozpočtu vzhledem k plánovaným aktivitám projektu blíže nespecifikované položky v rozpočtu chybně nastavená provázanost popisu realizačního týmu s rozpočtem projektu (nesoulad v jednotkách, jednotkových cenách – v popisu realizačního týmu se uvádí superhrubá mzda, v rámci rozpočtu projektu u jednotlivých pozic se uvádí hrubá mzda)

6. Co říci na závěr?

Hodně štěstíčka a pevných nervů při tvorbě projektové žádosti

Děkuji Vám za Vaši pozornost a přeji krásný zbytek dne Ing. Blanka Čechová finanční manažerka OP VK, oblast podpory

Ing. Marie Chaloupková finanční manažerka OP VK – pověřena řízením oddělení finančních manažerů ( od ) Kontakty na další finanční manažery OP VK