Výpočetní technika Akademický rok 2008/2009 Letní semestr Mgr. Petr Novák Katedra informatiky a geoinformatiky FŽP UJEP

Práce s daty Co jsou to data? Co jsou to databáze? Jak jsou vnímána v Excelu?

Formuláře Pro přidávaní a odstraňování dat z databáze je možné použít formulář “Data” ->”Formulář”, který také umožňuje procházení záznamy (řádky tabulky) a jednoduchá filtrování těchto záznamů podle zadaných kritérií. V těchto kritériích je možné zadat jak konkrétní hodnotu kterou má buňka obsahovat, tak i např. relaci “>=5”.

Třídění V Excelu lze: setřídit data dle tří kritérií nastavit orientaci třídění (sestupně, vzestupně) Nastavit vlastní klíč třídění

Automaticky filtr Pomocí filtru, lze v databázi dočasně skrýt záznamy (řádky tabulky), která neodpovídají námi zadaným kritériím (jsou zobrazeny pouze ty záznamy, které kritériím vyhovují). Automatický filtr “Data” > “filtr” > “Automatický filtr” přidá do záhlaví databáze pro každý atribut (sloupec tabulky) rozbalovací seznam se základními možnostmi filtrování.

Rozšířený filtr Rozšířený filtr “Data” > “filtr” > “Rozšířený filtr” umožňuje přesněji specifikovat jednotlivá kritéria. Tyto kritéria se uvedou kdekoli v listu jako samostatná tabulka. Záhlaví jednotlivých sloupců musí být identické se záhlavími databáze s tím, že jsou uvedena pouze ta záhlaví podle kterých chceme filtrovat. Záhlaví se mohou v některých případech dokonce opakovat. Řádky tabulky pak vyjadřují jednotlivá kritéria, přičemž platí, že budou zobrazeny ty záznamy, pro které je splněn alespoň jeden řádek kritérií. Záznam splňuje řádek kritérií, pokud jsou splněna všechna kritéria v daném řádku vztahující se k záhlaví příslušného sloupce.

Rozšířený filtr - pravidla Jednotlivá kritéria mají tyto pravidla: -je-li hodnota pouze číselná, musí se příslušná buňka záznamu této hodnotě rovnat -jde-li o textovou hodnotu, potom musí příslušná buňka tímto textem začínat -má-li se hodnota buňky přesně shodovat s textovou hodnotou, musí být tato hodnota zapsána ve tvaru =”=text” -používáme-li jako kritérium vzorec, odkazujeme se v tomto vzorci na první záznam v databázi a záhlaví tohoto kritéria musí být prázdné nebo se nesmí shodovat z žádným názvem záhlaví dané databáze; všechny ostatní odkazy ve vzorci musí být absolutní a výsledkem vzorce musí být logická hodnota

Rozšířený filtr - specifika Filtrování lze zobecnit používáním zástupných znaků. Tyto znaky se mohou používat v kritériích a mají následující význam. -? (otazník) – nahrazuje jeden jakýkoli znak -* – zastupuje žádný nebo jakékoli množství libovolných znaků. - ~ (vlnovka) – používá se k vyhledávání zástupných znaků v textu (fy91~? nalezne například “fy91?”) Oblast můžete pojmenovat názvem Kritéria a odkaz na oblast se automaticky zobrazí v textovém poli Oblast kritérií. Pro oblast filtrovaných dat můžete také definovat název Databáze a pro oblast, do které chcete vložit řádky, název Extrakce. Tyto oblasti se automaticky zobrazí v textových polích Oblast seznamu nebo Kopírovat do.

Text do sloupců Tato položka v menu “Data” pomáhá převést některou tabulku na databázi. Tabulka a databáze by se mohly zdát jako ekvivalentní názvy. Databáze má však přísnější pravidla. V jednom poli nesmí být více hodnot (například jméno a příjmení). Tato položka umožňuje tyto buňky podle zadaných pravidel.

Ukotvit příčky, Rozdělit Při práci s většími databázemi, je přehledné použít jednu z těchto možností v nabídce “Okno”