Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost EKONOMIKA A ŘÍZENÍ PROJEKTŮ červen 2010   Masarykova univerzita Brno ve spolupráci s výrobcem zdravotnické techniky ELLA-CS, s.r.o.

Úvod …vedení projektu je víc než použití sebelepšího SW k řízení projektů... Murphyho zákon o projektech : Čím pečlivěji naplánujete projekt, tím více zmatků nastane, když něco nevyjde.

Úvod Proč projektové řízení ? Rychlá komercionalizace nového produktu nebo služby Instalace nové investice Modifikace postupů nebo procesů Reorganizace Dodávky a práce za omezených vstupů a času ................

Úvod Projekty jsou malé, velké, dlouhé, krátké, drahé, méně drahé……ale mají společný znak PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ Kam patří projekt ? PROGRAM > PROJEKT > ÚKOL

Úvod Na čem záleží úspěch projektu: KOMUNIKACE, ORGANIZACE - určete si pravidla ! STYL VEDENÍ, OCHOTA, PŘÍLEŽITOSTI - vytváří zejména sponzor a projektový manažer VHODNÉ TECHNIKY - rozpočty, analýzy a řízení rizik, diagramy ... používejte vhodné a vhodně tj. přiměřeně projektu (... jdu si koupit housku ... není projekt ) PROSTŘEDÍ – aplikujte projektové myšlení LIDÉ – jejich morální profil, odbornost, spolehlivost, zápal pro věc ...

Úvod Životní cyklus projektu – příklad Zahájení - Proč projekt realizovat? Co chceme projektem dosáhnout? výstup: Definice projektu Příprava - Je projekt proveditelný? výstup: Studie proveditelnosti Plánování CO, JAK, S KÝM, KDY, ZA KOLIK výstup: Plán(y) projektu Realizace Vytvoření produktů výstup: Akceptační protokol Ukončení Uvedení do provozu, vnitřní vyhodnocení výstup: Závěrečná zpráva

Pojem Projekt ISO 10006 říká že………. Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. Atributy projektu: Produkt projektu, Plán projektu, Řízení projektu, Projektové řízení

Pojem Projekt Projekt je úkol / cíl Pro jehož řešení máme Kapacity, Znalosti, Dovednosti Cíl projektu je Jasný, Srozumitelný, Měřitelný, Reálný Projekt má jasný Začátek a Konec Projekt lze definovat Charakteristickými rysy

Pojem Projekt Charakteristické rysy projektů: Trojrozměrný cíl (trojimperativ) Jedinečnost Rozsáhlost Omezené zdroje Realizují se v rámci Organizace / Subjektu Různorodost činností Mnoho vazeb mezi lidmi a činnostmi Dynamičnost Riziko, stres

Pojem Projekt Úkolem je splnit věcný úkol (CO) v časovém plánu (KDY) v rámci rozpočtovaných nákladů (ZA CO). Projekt je možno označit za úspěšný, když Je dokončen v plánovaném termínu Bylo dosaženo cíle – výsledek je použitelný (kvalita, funkčnost) Nebyly PODSTATNĚ překročeny náklady (finance, lidé, nástroje)

Pojem Projekt Projekt má Rizika - je nutno je správně odhadnout a řídit Rezervy - je nutno je správně odhadnout a řídit

Pojem Projekt Mnoho vazeb mezi lidmi a činnostmi Vazby je nutno nejen určit a identifikovat, ale i řídit. Řídit projekty znamená zejména řídit lidi. Vedení lidí je často nejobtížnější úlohou pro projektového manažera pří vedení projektu. Výborný technik = manažer: nemusí platit

Pojem Projekt Omezené zdroje - Průzkum Ernst and Young 2005-2006 - úspěšnost projektů: 5% zmařeno nebo zrušeno před dokončením Ze všech dokončených 46% dokončeno se zpožděním 35% překročilo rozpočet

Pojem Projekt Pojem Projekt jinak CO? Cíl projektu - výsledný produkt ? PRO KOHO? Klient projektu ? KDO? Projektový tým - lidé a jejich organizace ? KDY? Datum ukončení projektu ? JAK? Přístup k řešení - technologie, metodika ? KDE? Místo realizace ? KDO JE SPONZOR? Kdo má osobní zájem na úspěchu? ZA KOLIK? Odhad rozpočtu - cena, náklady ? PŘÍNOSY? Finanční přínos ? KDO TO ZAPLATÍ? Investor ? KDY TO ZAPLATÍ? Platební podmínky ?

Řízení projektu Co je to řízení projektu Řízení projektů je proces plánování, koordinování a řízení úloh a zdrojů pro dosažení definovaného cíle, za daný čas, s definovanými zdroji a s omezenou cenou.

Řízení projektu Základní činnosti při řízení projektů Inicializace, definování projektu Příprava a plánování projektu Vedení lidí a týmů, komunikace Kontrola projektu Odhad a kontrola spotřeby zdrojů a času Řízení rizik a rezerv projektu Řízení změn a problémů Řízení krize Ukončení projektu

Řízení projektu Inicializace projektu Je třeba něco udělat a …. je nutné a přínosné při dosahování cíle uplatňovat zásady projektového řízení ? Je to projekt ? Osoby při inicializaci projektu: PM, Sponzor,…. - Filtr projektů

Řízení projektu Příprava a plánování projektu Projektové plány jsou ve skutečnosti tři: Plán dimenze provedení – tzv. hierarchická struktura činností (dekompozice) Plán dimenze času - síťový diagram (seznam milníků, úsečkový graf) Plán dimenze nákladů

Řízení projektu Příprava a plánování projektu Plán je závislý na tom: Kde jsme Kam se chceme dostat Jak se tam dostaneme

Řízení projektu Vedení lidí a týmů, komunikace Řídit projekty znamená zejména řídit lidi. Vedení lidí je často nejobtížnější úlohou pro projektového manažera pří vedení projektu. Klíčové osoby v projektu Sponzor projektu Manažer projektu

Řízení projektu Vedení lidí a týmů, komunikace Vztah sponzora a manažera projektu Sponzor si vybírá manažera, kterému důvěřuje. Je ochoten mu předat svoje pravomoci. Manažer pak usiluje o dosažení cíle, informuje sponzora o postupu, problémech a změnách, uvědomuje si očekávané přínosy projektu pro sponzora.  

Řízení projektu Vedení lidí a týmů, komunikace Požadavky na projektového manažera Oblasti znalostí PM Za co zodpovídá manažer projektu

Řízení projektu Vedení lidí a týmů, komunikace Řízení komunikace Komunikace je klíčovou podmínkou úspěchu projektu. Komunikační plán projektu Obsahuje… ?

Řízení projektu Vedení lidí a týmů, komunikace Dohoda o členství v projektu = jednoznačné a závazné, nejlépe písemné definování členství jednotlivých osob v projektu, jejich pravomocí a zodpovědností, odměně,…

Řízení projektu Kontrola projektu Monitoring je nutný ke sledování skutečného postupu prací na projektu oproti plánu projektu. Dvě základní cesty informací: informace od členů týmu – pozor na jejich pravdivost objektivně získané informace (účetnictví, předávací protokoly...)

Řízení projektu Kontrola projektu Kontrola plnění trojimperativu = kontrola: hierarchické struktury činností síťového grafu odhadu nákladů. (Pozor, nezaměňovat čerpání zdrojů, především financí, ale i času, za úspěšných postup v projektu. I když se to zdá nereálné, často se tak stává.)

Řízení projektu Kontrola projektu Způsoby zjišťování plnění projektových úkolů: Zprávy Kontrolní schůzky Periodické kontrolní schůzky Tematické kontrolní schůzky Vhodné typy otázek na schůzce A nezapomenout na vhodné zásady vedení schůzky

Řízení projektu Kontrola nákladů projektu - Náklady nejsou jen peníze (čas)... - Schéma – postup procesu kontroly nákladů. Významné odchylky od plánu – impulz k přepracování plánu.  

Řízení projektu Odhad a kontrola spotřeby času Základní vlastností odhadů času v projektu je větší či menší míra nepřesnosti Metodou PERT x pragmaticky ? Vždy se při odhadu pohybujeme v intervalu ambicióznosti - reálnost - opatrnost.

Řízení projektu Odhad a kontrola spotřeby času Nejpozději přípustné začátky minus Nejdříve možné začátky = ČASOVÁ REZERVA

Řízení projektu Odhad nákladů VYSOCE nepřekročené náklady = úspěch Správná hloubka úrovně sledování Struktura plánu = struktura sledování a kontroly Nebezpečí při stanovení plánu nákladů: Nafukování nákladů jako rezervy Podceňování nákladů aby byl projekt přijat Neschvalování nákladů tím, kdo bude aktivitu opravdu vykonávat

Řízení projektu Řízení rizik v projektu Riziko je přirozenou součástí projektu. Je nutné je v maximální možné míře znát a umět je v maximální možné míře ŘÍDIT a eliminovat. Dvě složky rizika: hmotná (např. finanční) psychologická

Řízení projektu Řízení rizik a rezerv v projektu Kategorizace rizik projektu, jejich příčiny Kde a proč vzniká, jaké má důsledky,… Jak na riziko ? – Identifikace – Důsledky - Pravděpodobnost Ošetření rizik - Vyhýbání se - Kontrola - Převedení nebo pojištěni – Finanční injekce - Rezervy

Řízení projektu Řízení rezerv v projektu Rezerva = protiváha rizika Jak vložit rezervu ? – odhadem každého člena projektu, pevným procentem z činnosti, cestou rezervní činnosti (např. testování), rezervní balík pro celý projekt Rizika – rezervy…věnovat se poctivě plánování a řízení zdrojů

Řízení projektu Řízení změn Změny je třeba řídit Nelze je odmítat, ignorovat opomíjet Změny je třeba formálně dokumentovat: odkud přichází, proč je změna potřebná, jaký bude mít dopad na cíle projektu. Nechuť ke změnám Změny zná celý projektový tým

Řízení projektu Řízení změn změny nesmí řídit projekt, ale projekt realizujeme i pomocí řízení změn Postup: Identifikace a zaznamenání návrhu změny Vyhodnocení změny Schválení změny

Řízení projektu Řízení problémů Postup řešení problémů v sedmi krocích: Definice problému - Shromáždění příslušných údajů - Návrh řešení – Určení několika alternativ řešení - Vyberte nejvhodnější alternativu - Každého informovat - Prověřit důsledky realizace vybraného řešení, analyzujte je a v případě negativních dopadů tyto zase analyzujte a řešte.

Řízení projektu Čtyři styly vedení porad k řešení problémů Autoritativní – vydávají se pokyny a příkazy Negociační – různé skupiny se dohadují s cílem najít řešení Akademický – rozhodnutí je výsledkem shody lidí sobě rovných Konzultativní – výměna informací a následné rozhodnutí

Řízení projektu Řízení krize KRIZE - Co to je ? Kdy to je ? – Projektový tým v okamžiku krize již nemá k dispozici prostředky, pomocí kterých by danou situaci účinně řešil. - Není nevyhnutelná, je dobré ale být připraven.

Řízení projektu Příznaky krize Špatné ukazatele projektu: Velké časové zpoždění Vysoké překročení plánovaného rozpočtu Mimořádné požadavky na zdroje nebo rozsáhlý nedostatek zdrojů (zejména lidských, času) Personální problémy v řízení: Bezradnost projektového týmu Zásadní konflikty v týmu

Řízení projektu Umístění řízení krize v průběhu projektu: Operativní řízení – Projektové řízení – Krizové řízení – Projektové řízení – Operativní řízení Krizový štáb: Má mimořádné pravomoci Má k dispozici mimořádné zdroje (finanční, lidské, materiální, mocenské) Má potřebné schopnosti a dovednosti pro vyřešení krize Má potřebné podmínky (místnost, telefon, počítač) Přechází na direktivní řízení Obsahuje obvykle několik členů původního týmu Členem často bývá Sponzor

Řízení projektu Kroky odstranění krize: Prohlásit stav projektu za krizový Převést vedení na krizový štáb Zahájit práci krizového štábu Zpracovat plán opatření na ukončení krize Zajistit realizaci opatření Zpracovat doporučení v krizovém štábu, aby se předešlo dalším krizím Ukončit práci krizového štábu

Řízení projektu Příprava na krizi: Motto: štěstí přeje připraveným Vyškolit pracovníky krizového štábu Připravit vzorové scénáře situací, které lze očekávat Vytvořit (předem) rezervy finanční a personální Připravit pracovnu krizového štábu Dohodnout definici indikátorů a zajistit jejich sledování Vybudovat systém včasného varování

Řízení projektu Ukončení projektu Řádné ukončení projektu – naplnění trojimperativu Odejmutím zdrojů Ukončení projektu ve prospěch projektu s vyšší prioritou Finanční ukončení projektu

Řízení projektu Akceptace Nutno jasně definovat její proces a obsah (kdo, co, kdy, kde, jak, forma – písemně,…) Následné činnosti po ukončení projektu (servis, monitoring,…) Archivace dokumentů, dokumentace Vyřešit IPR !!! Poučení z průběhu projektu

Technické nástroje projektového řízení Studie proveditelnosti Odpovídá na otázky: - Je projekt proveditelný? - Co když se projekt nebude realizovat? - Která varianta je nejlepší?

Technické nástroje projektového řízení Hierarchická struktura činností projektu Cíl: zajistit, aby bylo provedeno vše, co je třeba pro splnění veškerých parametrů specifikace provedení. Je to definice činností, cílů, potřebných zdrojů vč. času.

Technické nástroje projektového řízení Nástroje časového plánování Hlavní nástroje: Úsečkový diagram Síťový graf Harmonogramy časově rozvržených úkolů se zobrazením vazeb

Technické nástroje projektového řízení Úsečkový graf Poskytuje informaci „co a jak proběhlo“. Je orientován spíše na minulost, než na řízení budoucnosti. Sám o sobě není pro řízení projektu dostačující.

Technické nástroje projektového řízení Síťový graf Je spojení projektových úkolů nebo událostí s cílem zobrazit jejich celkovou závislost. K činnostem lze přiřazovat náklady a termíny. Umí reagovat na změny v projektu a přitom hlídat vazby a termíny. Existuje vícero typů, podporován SW.

Technické nástroje projektového řízení Kritická cesta Nejkratší možná cesta v projektu. Závěr: Každý prvek hierarchické struktury činností zaneste do síťového grafu. Když nelze vytvořit síťový graf, nelze kvalitně řídit projekt. Pro časové plánování vždy používejte síťový graf, i když ho nebudete ukazovat nadřízeným nebo zákazníkovi.

Specifické projekty Malé projekty Dobu trvání mají cca 3- 4 měsíce. Výhody– snazší, mají méně rizika. Nevýhody – napjaté termíny a rozpočet, malé týmy, menší prioritnost ve vztahu k ostatním projektům Doporučení: Pečlivě sledovat zdroje, vč. času, jasně alokovat lidské zdroje, nejlépe na celý den.

Specifické projekty Projekty vývoje nových produktů (NPD) Projekty vývoje nových produktů tvoří největší část všech projektů a mají některé jedinečné rysy a pro mnoho společností jsou zásadní svým významem.

Specifické projekty Projekty vývoje nových produktů Odlišnosti projektů NPD - Velký význam vhodného termínu projektu, jeho výsledku. Doporučení: sledovat, jestli je stále efektivní na projektu pracovat. - Realizují většinou vlastní pracovníci.

Specifické projekty Projekty vývoje nových produktů Spouštěče projektů: - nové pro firmy i trh - nové jen pro trh (nový výrobek na trhu) - nové jen pro firmy (tzv. "my také") - drobnou obměnou stávajícího - podporou stávajících produktů.

Specifické projekty Projekty vývoje nových produktů – ekonomika Globální ekonomický pohled (…není lepší investovat jinam ? …) Ekonomika – efektivnost projektu musí být sledována v souladu s efektivností projektu pro společnost – firmu jako celek.

Specifické projekty Čtyři intervaly (období) a pět událostí projektu NPD Události: Najít příležitost Definovat cíl Dodat produkt Dosažení zisku Konec života produktu

Specifické projekty Čtyři intervaly (období) a pět událostí projektu NPD Čtyři intervaly (období): Mlhavý začátek Etapa „brána“ Podporovaný prodej Následný prodej

Specifické projekty Urychlení projektu NPD Zkrácením všech etap Delší, ale kvalitní Mlhavý začátek Čtyři faktory mlhavého začátku Strategie, Nápady, Technologie, Trhy (příležitosti)

Specifické projekty Zdroje projektů NPD Často je ve firmě mnoho projektů NPD – Přetížení zdrojů -Nesystémové operativní převody zdrojů – Zdroje velkých projektů se přesouvají ve prospěch projektů NPD Doporučení: Držet projektové řízení – odhalí konflikty zdrojů, Jasně daná prioritnost projektů, Správná, plánovaně řízená a dodržovaná alokace zdrojů.

Specifické projekty Typické problémy projektů vývoje nových produktů Termíny - řešení… - nejde něco řešit paralelně ? - předvedení dílčích výsledků - efektivita zdrojů Pozor na předčasné sliby !!!

Software k řízení projektů Úloha SW, jeho (ne)efektivní využití SW je pomocník, ne všelék na řízení projektu. SW umí bezpečně „hlídat“ zdroje, pomáhá kombinovat, měnit parametry projektu. Neutopit se v práci se SW – nezapomenout na řízení projektového týmu. SW pracuje jen s tím, co do něj zadáme. Pozor tedy na správnost vstupů. Výstupy musí být čitelné a srozumitelné pro všechny.

Software k řízení projektů Microsoft Project OpenProj - Freeware

Shrnutí přednášky Předpoklady zvládnutí řízení projektu: 1. Definování - Specifické, měřitelné a dosažitelné cíle, Jasné priority trojimperativu 2. Plánování – Trojimperativu, Činností, Zdrojů, Rezerv, Času vč. Kritické cesty

Shrnutí přednášky Předpoklady zvládnutí řízení projektu: 3. Vedení a Řízení projektového týmu – Komunikace, Předvídání chování pracovníků, Využití silných stránek a Potlačení a řešení slabších stránek členů týmu. 4. Monitoring – Nákladů, Termínů, Plnění úkolů a Spokojenosti sponzora projektu

Shrnutí přednášky Děkuji za pozornost a přeji mnoho úspěchů při realizaci a řízení projektů.

Seznam použité literatury: Řízení projektů Milton D. Rosenau Computer Press, a.s. Brno 2007 Projektový management Jan Doležal, Pavel Máchal, Branislav Lacko a kol. Grada Publishing, a.s. 2009 Projektové řízení v praxi PhDr. Petr Kala 2009