Základy PR a umění prezentace Gabriela Krčmařová

Základní témata přednášky PR – Public Relations (vnější vztahy) Interní komunikace Prezentační dovednosti Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Definice PR – Public Relations PR jsou procesy směřující k vytvoření pozitivních postojů na základě znalostí nebo k přeměně negativních postojů a názorů na pozitivní. PR řídí pověst a vnímání organizace. PR v praxi jsou umění a sociální věda analyzující trendy a jejich dopady. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Úvod do PR Důvěra, sympatie a podpora se dají rychle ztratit, nedají se však naráz získat. Ve slovníku PR stojí na prvním místě hodnoty dlouhodobé strategie, kontinuity, předvídavosti i pružné taktické reakce. Škála prostředků, kterými je možno usilovat o přízeň veřejnosti, je poměrně pestrá. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Základní komunikační kanály tisková zpráva článek v časopise (klasické i elektronické) leták, brožura seminář, setkání, konference webová prezentace tiskové konference rozhovor rozhlas, televize Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 PR lidé In-house PR agentury Nezávislí konzultanti Kombinace uvedených možností Úzká spolupráce PR a HR (Human Resources) Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 PR a knihovníci Z hlediska důvěryhodnosti je tištěné slovo nejvýš – dobrá zpráva pro knihovníky, kteří tištěné slovo respektují. Knihovníci dělají PR, aniž by to tak vnímali, a dělají to dobře. Mnoho pracovníků PR jsou původním vzděláním knihovníci. Existuje kvalitní PR směrem k uživatelům, jako externí cílové skupině. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Cílové komunikační skupiny Externí cílová skupina – uživatelé: jasně definovaná a strukturovaná vytvořeny živé komunikační kanály existuje zpětná vazba, permanentní interakce Interní cílová skupina – vedení univerzity: nejsou vytvořeny jasné komunikační kanály neexistuje žádná nebo minimální zpětná vazba Proč? Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Působení na interní cílovou skupinu Dědictví nízké prestiže knihovníka a informačního pracovníka. Je třeba to zlomit, sebevědomí a sebedůvěra je na místě. Omezená možnost přímého působení, osobní setkání méně časté. Soustředit se na „nepřímé“ cesty, jsou velmi podobné jako ty, které používáme v komunikaci s uživateli. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Interní uživatelé 1 Vnímat vedení univerzity jako „interní uživatele“. Tuto interní cílovou skupinu také rozdělit na kategorie, zjistit, co na kterou platí a co ne. Pokusit se pochopit jejich profesní chování. Nepředkládat jen popis problému, ale zároveň návrh na jeho řešení. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Interní uživatelé 2 Pro efektivní komunikaci s vedením univerzit jako komunikační skupiny je nutné znát: názory a postoje skupiny komunikační prostředky, které skupina preferuje motivační preference skupiny. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Zásady efektivního jednání příprava zvolit vhodný okamžik sledovat jen jeden cíl začít pozitivně, „prolomení ledu“ mluvit otevřeně a k věci Tím, že pochopíme, co nám druhý sděluje, umožňujeme vzájemné porozumění. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Vhodné komunikační nástroje podněty pro vydáváni tiskových zpráv články v interních univerzitních časopisech nové letáky o knihovně a jejích službách, akcích, apod. předávat i na vedení semináře (např. AKP v Liberci), kde aktivně vystupují i vedoucí kateder další… Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Odpovědnost za komunikaci Odpovědnost za úroveň komunikace uvnitř organizace má vrcholový management. Dobrý manažer má větší schopnost se přizpůsobit, zároveň má pravomoc a záleží jen na jeho morálně volních vlastnostech. V komunikaci se musí přizpůsobit ten, kdo to dokáže, proto má odpovědnost. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Komunikace 1 Není jen předání informací, ale „propojení“, dorozumění se na základě přizpůsobení se komunikačním možnostem druhého. Vážíme si názoru každého člověka, což však neznamená, že s jeho názorem souhlasíme. Říkáme, co si myslíme a co cítíme, jinak není šance na domluvu. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Komunikace 2 Čím komunikujeme: 10% slovy 90% mimoslovně: řečí těla (postojem, mimikou, hlasem, gesty, dynamikou, vzdáleností, oblečením, vyzařovanou energií) vývojově daleko starší než slova neverbální signály oslovují podvědomí Prezentační dovednosti Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Prezentační dovednosti Můžeme mít ty nejskvělejší myšlenky a nápady, pokud je nebudeme umět prezentovat a vysvětlit, jsou k ničemu. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Prezentační dovednosti – osnova: Klíče k dobré prezentaci Osoba prezentanta Obsah a struktura prezentace Zajímavosti a triky Rétorika a hlasová technika Práce s otázkami Antistresový program Co dělat a nedělat při prezentaci Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klíče k dobré prezentaci Komu: informace o posluchačích – věk, pohlaví, co vědí o tématu, zda jsou to lidé s rozhodovací pravomocí Co: naše sdělení Jak: je stejně důležité, jako co 10% verbální sdělení - slova 50% neverbální projevy – postoj, gestikulace, mimika 40% hlas – to, jak to řekneme Kdo: osoba prezentanta Za jak dlouho si vytvoříme první dojem? Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Osoba prezentanta 1 „Řečník má vyčerpat téma, ne posluchače“ W. Churchill oblečení, úprava na úrovni skupiny úroveň projevu – obecná čeština využití času – nezatěžovat detaily, přestávky osobnostní kvality – být přirozený vizuální kontakt s posluchači: 2/3 prezentace se díváme na posluchače 1/3 do prezentace, materiálů očima sledovat „Z“ i ve tmě Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Osoba prezentanta 2 postoj – je možné střídavě stát i sedět (změna podporuje pozornost posluchačů) pohyb – klidový, nevytvářet překážku gestika – přirozená gestikulace je žádoucí otevřená gesta, aby bylo vidět dlaně velikost gesta, dle počtu posluchačů (zápěstí, loket, celá ruka) nedoporučovaná gesta fíkové gesto ruce v kapsách pancířové gesto Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Proxemika – práce s prostorem Tři zóny, které udržujeme v prostoru od druhých jedinců: Intimní zóna – ti nejbližší, nemáme kontrolu očima Osobní zóna – pro ty ostatní, přátelé kratší vzdálenost Společenská zóna – užíváme při prezentaci Využít respektování vzdálenosti v prezentaci: respektovat teritoria posluchačů zkracování vzdálenosti k upoutání pozornosti hlasová technika práce s technikou Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Obsah prezentace Obsah závisí na cíli prezentace: Informovat (stačí papír) Přesvědčit (prezentace s diskusí) Motivovat k jednání (pobavit, workshop) Chceme-li I+P+M, musí být prezentace hodně interaktivní, účastníci se do ní zapojí konkrétním úkolem. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Struktura prezentace Úvod – řekni, co řekneš seznámit posluchače s osobou řečníka a tématem prezentace máme první 3 minuty, abychom zaujali Stať – řekni to je jádrem prezentace srozumitelnost, stručnost, jednoduchost, uspořádanost Závěr – řekni, co jsi řekl shrnutí nejdůležitějších bodů, otevřená otázka Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

3 P pro dobrou prezentaci Poselství Posel Postup Ďábel je v detailech! Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Zajímavosti a triky slouží k upoutání pozornosti motto, slogan, obrázek, vtip, příběh videonahrávky, spoty, hry řečnické otázky sliby – na začátku prezentace, ale jen ty, co mohu splnit a skutečně splním odnést si informace (prezentaci) na papíře změna upoutá pozornost, vrátí posluchače k naší prezentaci Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Nepoužívat: termíny: celá řada možností, nejoptimálnější, strašně, děsně výrazy „povídat“ nebo „bavit se o“ – zeslabují obsah absolutismy: vy všichni, určitě, všechny otázky neurčitky: něco, někteří, nějak,… záporné otázky: „Neměl bys…?“ – je to komunikační past, vybízí k odpovědi: „Ne, neměl.“ Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Práce s chybou Bezpečná chyba (něco nám upadne, přeřeknutí): lze nechat proběhnout bez komentáře. Možno použít úmyslně, je-li špatná atmosféra. Nebezpečná chyba (v datech nebo taková, která vzbuzuje dvojsmyslnost): Spoutat pozornost na chybu, vysvětlit, uzavřít a už se k ní nevracet. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Rétorika a hlasová technika správné dýchání a artikulace – třesoucí se hlas přirozeně posazený hlas – nepít kávu regulovat mluvní tempo (rychlost mluvy je 150 slov za minutu, myšlení 350 slov/minuta) mluvíme-li moc rychle, posluchač přepne na rychlost 350 a přemýšlí si o svém Chceme, aby posluchač zpomalil své myšlenkové procesy, proto vkládáme krátké přestávky, myslíme na změny a rychlost 150 slov za minutu. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Práce s otázkami S otázkami pracujeme v průběhu celé prezentace, jsou žádoucí. Jak reagovat na otázky posluchačů: pozitivní přístup – i u provokativních dotazů pozorně vyslechnout – oční kontakt, soustředění ověřit si pochopení zodpovědět, posunout, prodiskutovat ověřit si správnost odpovědi Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Problematické dotazy neznáme odpověď – nekličkujeme, „nevím“ dlouhá otázka nebo otázka neotázka – jakmile je identifikujeme, snažíme se tazatele přerušit provokace – odpovědi bez sarkasmu a ironie osobní útok: zastavit, ignorovat vyjadřuje nesouhlas : nikdy nereagujeme na osobu tazatele, ale na obsah dotazu, hledáme shodu Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Stres a tréma Stres – fáze poplachu, vyplavují se stresové hormony (adrenalín) a vydrží 1-2 hodiny. Pozitivní stres – vyplavuje endorfíny, ty však v těle zůstávají pouze 15 – 20 minut. Tréma je pocit zodpovědnosti, nesmí být svazující. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Antistresový program dokonalá příprava rozdýchání se uklidňující rituál - individuální pozitivní očekávání, sebemotivace - endorfíny ztotožnění se s místem – podívat dříve myšlenkový posun z „hrůza“ dostat se na „uvidíme“ 1 frťan!!!, Guarana – placebo, obsahuje kofein když nás přepadne tréma: vstát, vzít něco do ruky Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Co dělat a nedělat při prezentaci Zabraňte „sebevražedným“ začátkům: nedostatek sebedůvěry – nutno předstírat, že je větší, než skutečně je! Nezačínejte organizačními záležitostmi. V závěru neodcházejte, dokud neskončíte. Zařazujte přestávky a psychopřestávky (zapojení posluchačů do aktivity, říct zajímavý příběh nebo vtip k tématu, apod.) Prezentující, který aktivně pracuje, je daleko méně unaven, než posluchači, kteří mu naslouchají. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Závěr s magickou trojkou 3 vteřiny - první dojem na člověka 3 minuty - zaujmout posluchače 3 P dobré prezentace: Poselství, Posel, Postup 3 základní myšlenky – udrží pozornost posluchačů 3x opakujeme sdělení: úvod, stať, závěr Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006 Diskuse a shrnutí Otevřené otázky Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

Základy PR a umění prezentace Děkuji za pozornost! Gabriela Krčmařová CESNET E-mail: gabriela.krcmarova@cesnet.cz Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006