DRMS forum Brno, září 2009 Mgr. Daniela Kobilková Praha, 7. září 2009

Spisová služba Ministerstva zdravotnictví Historie SSL na MZ: od roku 1995 systém GINIS – f. GORDIC s.r.o. využití SSL – pouze jako nástroje k evidenci dokumentů od roku 2007 – „Projekt efektivizace spisové služby MZ“ - narovnání procesů v řízení dokumentace úřadu od vstupu až po správní archiv MZ

Spisová služba Ministerstva zdravotnictví Nástroje:  Spisový a skartační řád MZ  Metodické postupy dílčích činností  Procesní scénáře  Systém školení a seminářů

Spisová služba Ministerstva zdravotnictví V roce 2008 – zavedení SSL na úroveň referenta – nastavení podmínek ke zvýšení osobní odpovědnosti zaměstnanců v procesu řízení dokumentace úřadu !!!

Spisová služba Ministerstva zdravotnictví Nastavení přístupu do SSL ve dvou různých úrovních:  Úroveň I. – zaměstnanci, kterým vznikl pracovně právní vztah k MZ, včetně externích zaměstnanců, kteří na MZ pracují na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr – základní činnosti v SSL – školení „USU – minimum“  Úroveň II. – odpovědné osoby SU + referenti (dobrovolně) – kompletní systém SSL – školení „USU – základ“

Vzdělávací systém v SSL V červnu 2008 byl spuštěn nový systém školících akcí ve spisové službě, t ak aby zaměstnanci měli dostatečný nástroj k užívání SSL v souladu s platnou legislativou a se Spisovým a skartačním řádem MZ.  Vzdělávání je propojeno se systémem vzdělávání zaměstnanců MZ.

Systém školících akcí ve spisové službě MZ  „USU – minimum“  prostřednictvím elektronického vzdělávacího systému (EVS)  povinnost absolvovat max. do 2 měsíců od nástupu Cílem je obecné seznámení se systémem elektronické spisové služby GINIS + ovládání základních funkcí.

Systém školících akcí ve spisové službě „USU základ“ - dvoudenní školení – učebna INF + školitel Určeno pro zaměstnance:  kteří absolvovali „USU - minimum“ a jsou seznámeni se základy metodiky spisové služby (SaSř);  pracují se SSL;  povinné pro odpovědné osoby spisových uzlů;  ostatní zaměstnanci - na základě rozhodnutí vedoucího útvaru Obsah školení – kompletní činnosti v elektronickém systému spisové služby. Po absolvování obdrží certifikát.

Systém školících akcí ve spisové službě „USU seminář“  Jedná se o rozvíjející / nadstavbové semináře, tématicky zaměřené, dle aktuálních požadavků zaměstnanců MZ.  Určen pro zaměstnance MZ, kteří se systémem pracují.  1x /měsíc, cca 90 min – formou prezentace + následné diskuze

Spisová služba Ministerstva zdravotnictví Systém elektronického vzdělávání (EVS) Současnost – 1 modul: Základní činnosti v SSL Budoucnost → rozšiřování EVS → např.: Elektronický podpis Elektronický dokument

Rozsah školení EVS: přihlášení základní přehled nové podání vlastního/cizího dokumentu oprava evidenčních údajů dokumentu/spisu přidání elektronického obrazu k vlastnímu dokumentu předání dokumentu/spisu (v rámci spisového uzlu) hledání

Výhody EVS Pozitiva EVS:  Individuální organizace vzdělávání  Možnost procházet výukovým programem vlastním tempem  Respektování individuálních technických schopností  Názornost jednotlivých schémat  Jednoduchá aplikace  Interaktivní prostředí – použití animací – videa  Prověření znalostí pomocí elektronického testu

Děkuji za pozornost....