Microsoft Access

Databáze Databáze je systém, ve kterém uchováváme informace a ze kterého tyto informace můžeme získávat. Je to prostředek pro evidenci a správu dat. Rozdíl od Excelu (v Excelu vedeme jednu tabulku, tady propojíme několik) Příklady databází: telefonní seznam, jízdní řády, seznam knih v knihovně, seznam prodávaného zboží v obchodě atd.

Několik pravidel tvorby databáze Tabulka nezahrnuje odvozená data (př. v jednom sloupci rodné číslo a ve druhém datum narození) Do řádků by měly jít vepsat jen údaje, které sem logicky patří Tabulka musí mít primární klíč

Typy databází procedurální .. procedurální programování relační .. založeno na dotazovacím jazyku SQL (norma SQL 92) objektové .. založeno na objektech, jejich zapouzdření a dědičnosti

Vztah (relace) mezi tabulkami Podmínka = Každý zákazník smí mít jen jeden typ spotřebiče, jeden typ spotřebiče smí mít jen jeden zákazník .. 1:1 V praxi by se tato vazba realizovala tak, že by se do tabulky Typy_spotřebičů přidal atribut číslo_zákazníka a přes tento atribut by byly obě tabulky propojeny Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_zákazníka číslo_typu název 456789 102 pračka 123456 103 lednička 987654 104 bojler

Podmínka = Každý zákazník smí mít jeden ale i více typů spotřebičů, jeden typ spotřebiče smí mít jen jeden zákazník .. 1:N V praxi by se tato vazba realizovala opět tak, že by se do tabulky Typy_spotřebičů přidal atribut číslo_zákazníka a přes tento atribut by byly obě tabulky propojeny Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler 105 žehlička Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_zákazníka číslo_typu název 456789 102 pračka 123456 103 lednička 987654 104 bojler 456789 105 žehlička

Microsoft Access Databáze Microsoft Access poskytuje uživateli komplexní služby jak obhospodařovat velké množství dat ve firmách, tak i v jednodušších databázích. Vytvoření kvalitní databáze není záležitost na pár minut. Čím složitější je její podstata, tím se její navrhování ztěžuje.

Vlastnosti Accessu Umožňuje vytvářet tabulky dat. Umožňuje importovat tabulky dat (např. z Excelu). Umožňuje připojovat tabulky dat (je možné připojit tabulku jiné aplikace a potom s ním může pracovat jak původní aplikace, tak naše aplikace). U tabulek je možné vytvářet indexy (rychlejší přístup, hlídání jedinečnosti). Nad tabulkami je možné vytvářet ERA model (propojení tabulek). Data z tabulek je možné exportovat do různých formátů (např. Excel). Nad tabulkami je možné vytvářet určité dotazy (zobrazení jen záznamů, pro než platí určitá podmínka, současné zobrazení záznamů z více tabulek). Nad tabulkami nebo nad dotazy je možné vytvářet formuláře. Formuláře mohou být aktivní (vkládání, úprava, mazání záznamů) nebo jen pasivní (prohlížení bez možnosti měnit). Nad tabulkami nebo nad dotazy je možné vytvářet sestavy. Ve formulářích či v sestavách je možné vytvářet vlastní „prográmky“ a to buď jako makra nebo v jako procedury (Visual Basic = makra v Excelu). Zabezpečení a správa databáze (uživatelská práva, ..).

Základní prvky databáze Tabulka - je souhrnem dat, které se týkají určitého objektu, např. zaměstnanců. Záznamy se vepisují v řádcích a jednotlivá pole (struktura tabulky) jsou uvedena ve sloupcích - např. jméno, příjmení, adresa atd. Dotaz - je otázka, kterou pokládáme, chceme-li zjístit např. počet určitých dat, nebo vypsat pouze data obsahující zadané kritérium. Formulář - slouží k zadavání, opravě a vkládání dat. Data můžeme vkládat přímo do tabulky, ale pomocí formulářů je to pohodlnější. Sestavy - se využívají pro tiskové účely vytvořených návrhu databáze.

Pro náročnějšího uživatele jsou zde také makra a moduly, usnadňující pozdější práci s daty. Velkou výhodou databáze je propojování dat z různých tabulek, které mohou být mezi sebou provázány pomocí jednoznačných identifikátorů tzv. primárních klíčů.

Spuštění programu Databázový program MS Access můžeme spustit několika způsoby. Přes tlačítko START - Všechny programy případně Programy - Microsoft Access. Dvojklikem levého tlačítka myši na ikonu zástupce umístěnou na pracovní ploše Windows.

Zobrazení objektů Tvorba dalších objektů (Stránky, Makra, a Moduly) je již složitější a jejich znalost není nezbytně nutná při běžné práci s databázi.

Vytvoření nové databáze

Zabezpečení databáze Existují dvě cesty jak zabezpečit databázi. Nastavení hesla pro otevření databáze. Nastavení přístupových práv k jednotlivým částem databáze.

Nastaveni uživatele nebo skupiny

Návrh tabulek Tabulek bývá v datatabázi většinou víc a jsou mezi sebou vzájemně propojeny relacemi.

Možnosti vytvoření tabulky Vytvořit tabulku v návrhovém zobrazení Vytvořit tabulku pomocí průvodce Vytvořit tabulku vložením dat

Otevření tabulky Provedeme dvojklik levým tlačítkem myši na jeho název v seznamu objektu databáze v záložce Tabulky.

Definování Primárního klíče Primárním klíčem nazýváme pole s jedinečnými hodnotami tzn. pro každý záznam. Pokud je pole v tabulce označeno jako primární klíč, databázový systém Access sám hlídá, aby hodnoty v tomto poli v rámci jedné tabulky byly pro každý záznam různé.

Datového typy Text Číslo Datum Čas Měnu logickou hodnotu Ano/Ne Objekt OLE

Vstupní maska Vstupní maska umožňuje pro textová a číselná pole kontrolovat vkládáne hodnoty a usnadňuje jejich zadávání. Neurčuje jejich zobrazení v poli, ale formát, ve kterém se tato pole budou zadávat.

Relace V databázích je schématem relace definice struktury tabulky. Ovšem relací není jenom tabulka, ale cokoliv strukturovaného do řádků a sloupců, což znamená, že relací je i výsledek jakéhokoliv dotazu. Např. tabulka Autoři má položku „KodAutora“ a tabulka Knihy obsahuje také tuto stejnou položku, proto tyto dvě tabulky můžeme přes tyto položky propojit a vytvořit relaci, která se projeví spojením těchto dat.

Typy relace 1:N V relaci 1:N může záznamu v tabulce A odpovídat více záznamů v tabulce B, ale záznamu v tabulce B odpovídá maximálně jednomu záznamu v tabulce A.

Typy relace N:N V relaci typu N:N (nekonečno ku nekonečnu) odpovídá jednomu záznamu v tabulce A více záznamů v tabulce B a naopak jednomu záznamu v tabulce B více záznamů v tabulce A. Toto nastavení je možné pouze pomocí definice třetí tabulky (nazývané spojovací tabulka), jejíž primární klíč se skládá ze dvou polí „cizích klíčů“ z tabulek A a B.

Typy relace 1:1 V relaci 1:1 (jedna ku jedné) odpovídá jednomu záznamu v tabulce A maximálně jeden záznam v tabulce B a naopak jednomu záznamu v tabulce B maximálně jeden záznam v tabulce A.

Vytvoření relace Musíme vytvořenu databázi např. Knihovna, která obsahuje tabulky Autoři, Knihy a Klienti Zobrazíme si okno Databáze ve kterém máme zobrazené vytvořené tabulky, které chceme propojit. V řádku Nabídka si vyvoláme příkaz Nástroje - Relace. Po zvolení nabídky se se nám zobrazí nové okno Zobrazit tabulku, ve kterém vybíráme pro které tabulky budeme relace vytvářet. V našem případě označíme pomocí klávesy Ctrl všechny tabulky a zvolíme tlačítko Přidat a následně tlačítko Zavřít.

Vytvoření relace V dialogovém okně Relace se vybrané tabulky zobrazí ve schématické podobě (název tabulky a seznam jejich polí). Tažením levého tlačítka myši za okraje tabulky můžeme měnit jejich velikost a tažením za titulek pak jejich umístění.

Vytvoření relace Postup Umístíme šipku myši na pole KodAutora v tabulce Autoři a klikneme levým tlačítkem, za stáleho držení levého tlačítka šipku myši přesuneme na pole KodAutora v tabulce Knihy a levé tlačítko myši pustíme (při provedení tohoto postupu se nám šipka myši změní v bílý obdelníček). Otevře se nám dialogové okno Upravit relace, které nám zobrazí vytvoření relace typu 1:N a abychom zamezili porušení pravidel propojení zaškrtneme pole Zajistit referenční integritu. Nastavení potvrdíme tlačítkem Vytvořit.

Vytvoření relace Mezi tabulkami se nám zobrazí propojení 1:N.

Formuláře Formuláře slouží hlavně k zadávání nových dat, ale také jejich úpravě, prohlížení, mazání, třídění a filtrování. Formuláře by měly být sestaveny tak, aby v přehledné formě a co nejefektivněji nabízely všechny pole jednoho záznamu najednou.