4 Výpočetní technika Ing. Jan Popelka, Ph.D. odborný asistent katedra informatiky a geoinformatiky Univerzita Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem email: jan.popelka@ujep.cz WWW: http://most.ujep.cz/~popelka

MS Excel – 4. přednáška Práce se seznamy Náležitosti seznamu Řazení Automatický filtr Rozšířený filtr Souhrny Kontingenční tabulky

Seznamy - Náležitosti Seznam – tabulka uspořádaná do sloupců. V prvním řádku jsou názvy polí a v dalších pak jednotlivé záznamy, položky seznamu. Pro práci se seznamy jsou vhodné především databáze (MS Access, MySQL), ale MS Excel nabízí opravdu široké možnosti pro práci s nimi. Seznamy lze z databáze importovat např. prostřednictvím importu textu (viz. 1. přednáška).

Seznamy - Náležitosti Příklad seznamu zaměstnanců

Seznamy - Náležitosti Seznam nemusí začínat na prvním řádku ani v prvním sloupci listu. Záhlaví by mělo být jednořádkové. Názvy polí se přebírají z prvního řádku seznamu. Všechny sloupce by proto měly být pojmenované. Není vhodné používat pro různé sloupce stejné názvy. Mezi seznamem a dalšími daty musí být alespoň jeden prázdný sloupec nebo řádek. Seznam nemůže obsahovat prázdný záznam (řádek). V takovém případě bude tímto řádkem ukončen.

Seznamy - Náležitosti Na listu může být i více seznamů, ale vhodnější je vytvářet každý seznam na jiném listu. Není vhodné umisťovat data, vzorce, grafy, obrázky a další objekty po stranách seznamu. Filtrováním se mohou skrýt nebo zmenšit. Před prací se seznamem je potřeba mít buňkový kurzor vždy v prostoru seznamu.

Seznamy - Náležitosti Před začátkem práce se seznamem je vhodné mít buňkový kurzor vždy někde v prostoru seznamu.

Seznamy - Řazení Seřazením seznamu podle určitého klíče lze: získat důležité informace (minima a maxima číselných hodnot), dosáhnout větší přehlednosti (řazení jmen podle abecedy apod.), dosáhnout usnadnění vyhledávání. Řazení je výchozí pro některé další operace se seznamy, např. pro vytváření souhrnů.

Seznamy - Řazení Před řazením seznamu je potřeba mít buňkový kurzor vždy v prostoru seznamu. Volba Data – Seřadit. Řadit lze až podle libovolného počtu kritérií (tlačítko Přidat úroveň). Pořadí: Vzestupné řazení - od nejmenší hodnoty po nejvyšší - od písmene A po Z Pořadí: Sestupné řazení - od nejvyšší hodnoty po nejmenší - od písmene Z po A

Seznamy - Řazení Řazení seznamu zaměstnanců podle příjmení a jména.

Seznamy - Řazení Řazení seznamu zaměstnanců podle titulu a dále podle věku.

Seznamy - Řazení Chceme-li seřadit seznam podle jediného sloupce, lze umístit kurzor do požadovaného sloupce a použít jednu z ikon Seřadit (v nabídce Domů - Seřadit a filtrovat nebo Data).

Seznamy - Filtrování Zatímco při řazení se zobrazují všechny položky (řádky) v seznamu, filtrování vybere jen položky odpovídající určitému kritériu. Ostatní hodnoty zůstávají v seznamu, ale jsou skryty. Před filtrováním seznamu je potřeba mít buňkový kurzor vždy v prostoru seznamu.

Seznamy - Filtrování Automatický filtr – u každého názvu pole seznamu se objeví tlačítko, které umožňuje vyhledávat podle předdefinovaných kritérií. Volba Data - Filtr nebo Domů - Seřadit a filtrovat - Filtr

Seznamy - Filtrování Tlačítko automatického filtru obsahuje možnosti: řazení, vybrat podle vlastního kritéria, vybrat všechny položky seznamu (tedy zobrazit celý seznam), vybrat konkrétní položku ze seznamu obměn.

Seznamy - Filtrování Vyhledání podle jména zaměstnance „Jarmila“ Data - Filtr To, že se jedná o filtr, lze poznat i podle modře zbarvených čísel řádků! Sloupec, podle kterého se filtruje je označen speciální ikonou s modrou šipkou.

Seznamy - Filtrování Vyhledávat lze podle libovolného počtu kritérií. Příklad: Zobrazit pouze docenty s platem 21 000 Kč. Nejdříve vybereme položky s titulem „Doc.“ a v druhém kroku položky se mzdou 21 000 Kč (lze i opačně).

Seznamy - Filtrování Vlastní filtr (Filtry čísel resp. Filtry textu) umožňuje pokročilejší zadávání podmínek. Vyhledání zaměstnanců majících mzdu v rozmezí 15 000 - 21 000 Kč. Filtry čísel - Mezi…: „je větší než nebo rovno 15000“ a zároveň „ je menší než nebo rovno 21000“

Seznamy - Filtrování Vlastní filtr umožňuje pokročilejší zadávání podmínek. Vyhledání zaměstnanců jejichž příjmení začíná na „B“ Filtry textu - Má na začátku…: „Má na začátku B“

Seznamy - Filtrování Vlastní filtr umožňuje pokročilejší zadávání podmínek. Vyhledání zaměstnanců, kteří mají v křestním jméně druhé písmeno „a“ a na konci „v“. Filtry textu - Má na začátku…: „Má na začátku ?a“ a zároveň „Má na konci v“

Seznamy - Filtrování Zobrazení všech položek seznamu, a tedy zrušení všech filtrů umožňuje nabídka Data - Seřadit a filtrovat - Vymazat Zrušení automatického filtru proběhne po umístění kurzoru do seznamu a zvolení Data - Filtr

Seznamy - Filtrování NEBO A Rozšířený filtr - podmínky filtrování ze zadávají do samostatných polí nad nebo pod seznam. Podmínka musí obsahovat název sloupce a v buňce pod ní kritéria výběru. Jsou-li kritéria pod sebou, jsou spojeny logickou spojkou „nebo“. Jsou-li kritéria vedle sebe, jsou spojeny logickou spojkou „a“. NEBO A

Seznamy - Filtrování Rozšířený filtr Před filtrováním seznamu je potřeba mít buňkový kurzor vždy v prostoru seznamu. Data - Seřadit a filtrovat - Upřesnit Výstup lze vytvořit přímo do seznamu nebo zkopírovat někam jinam. Oblast seznamu se vybere automaticky, oblast kritérií je nutno vybrat ručně (označit myší).

Seznamy - Filtrování Příklad: Výběr všech zaměstnanců narozených mezi roky 1960 až 1979. Oblast kritérií (podmínek) leží pod seznamem.

Seznamy - Filtrování Buňky vedle sebe stanovují podmínku: Vyber všechny položky kde Jméno je „Jan“ a Narození je mezi 1.1.1960 a 31.1.1979 Buňky pod sebou doplňují podmínku: nebo Jméno je „Marcel“ s libovolným datem narození (prázdné buňky). Jde tedy o výběr všech zaměstnanců narozených mezi roky 1960 až 1979, kteří se jmenují Jan a všech zaměstnanců se jménem Marcel bez omezení data narození.

Seznamy - Filtrování Takto zapsaná podmínka zní: Vyber položky, kde Titul je „Doc.“ a Mzda je větší než 20 000 Kč a Věk je menší než 50 let nebo Titul je „Prof.“ a Mzda je větší než 20 000 Kč a Věk je menší než 50 let. Vybere všechny docenty a profesory mladší 50 let mající mzdu vyšší než 20 000 Kč.

Seznamy - Filtrování Takto zapsaná podmínka zní: Vyber položky, kde Jméno obsahuje jako druhý znak písmeno „a“ a Příjmení začíná písmenem „B“ nebo kde Jméno obsahuje jako druhý znak písmeno „i“ a Příjmení začíná písmenem „P“.

Seznamy - Souhrny Excel umožňuje vytvářet v seznamech dílčí výsledky (souhrny) základních početních operací a funkcí (především součet, počet, průměr, minimum, maximum) pro skupiny položek seznamu se stejnými hodnotami vybraných polí (kategorie položek). Součástí souhrnů jsou i konečné výpočty za celý seznam.

Seznamy - Souhrny Skupiny záznamů jsou reprezentovány tlačítky a jejich stiskem můžeme zobrazit seznam v potřebné míře podrobnosti. Takto lze v rámci souhrnů skrýt původní pole seznamu a zobrazit pouze mezivýsledky ale i detaily vybraných kategorií. Problémem souhrnů je fakt, že nejsou schopny zpracovat prázdné buňky. Proto se obecně doporučuje mít všechna pole seznamu vyplněná (viz náležitosti seznamu).

Seznamy - Souhrny Před vyhotovením souhrnů je nutné seřadit seznam podle polí, ve kterých se mají souhrny tvořit. Před prací se souhrny je potřeba mít buňkový kurzor vždy v prostoru seznamu. Souhrn se provede pomocí nabídky Data – Osnova – Souhrn.

Seznamy - Souhrny Souhrn se provede pomocí nabídky Data – Osnova – Souhrn. Je nutno zvolit klíčový sloupec, podle kterého se budou souhrny tvořit. Klíčový sloupec je vždy jeden, ale sloupců které použijeme k výpočtu souhrnů může být více. Zvolíme jakou funkci použít. Nejčastěji se využívá součet, ale nabídka je širší (počet, průměr, maximum, minimum atd.) Vybereme sloupec nebo sloupce, pro které chceme vypočítat zvolenou funkci (souhrn).

Seznamy - Souhrny Souhrn se provede pomocí nabídky Data – Osnova – Souhrn. Vytvoření souhrnu mezd podle titulů tedy proběhne následovně: Seřadíme seznam dle titulů. Klíčovým sloupcem je „Titul“, Excel odliší jednotlivé tituly a vypočte dílčí souhrn pro každý titul. Pro výpočet použijeme funkci „Součet“. Souhrn se vypočte pro sloupec Mzda.

Seznamy - Souhrny Vytvoření souhrnu mezd podle titulů. Výsledná tabulka se všemi detaily: Byly přidány řádky s dílčími souhrny a na konec řádek s celkovým souhrnem.

Seznamy - Souhrny Vytvoření souhrnu mezd podle titulů. Míru detailů lze snížit nebo zvýšit kliknutím levým tlačítkem myši na čísla v krajním levém sloupci popř. na znaky „+“ a „-“.

Seznamy - Souhrny Chceme-li přidat souhrn podle dalšího kritéria, pak opět v nabídce Data – Osnova – Souhrn. Vytvoření dalšího souhrnu - průměrný věk zaměstnanců podle jejich titulu. Aby v tabulce zůstal původní souhrny (Mzdy) a přibyl nový (Věk) je třeba odškrtnout volbu „Nahradit aktuální souhrny“.

Seznamy - Souhrny Vytvoření souhrnu mezd a průměrného věku podle titulů. Pro každý titul je vypočten zvlášť průměrný věk a zvlášť souhrn mezd. Hodnoty jsou uvedeny v odpovídajících sloupcích! Průměrný věk inženýrů je 35 let a celkem je na jejich mzdy vydáváno 34 250 Kč.

Seznamy - Souhrny Výsledky souhrnů lze kopírovat, ovšem postup je složitější. Vybereme oblast, kterou chceme kopírovat. Zvolíme Domů – Úpravy – Najít a vybrat – Přejít na Zaškrtneme volbu „Pouze viditelné buňky“. Kopírujeme Ctrl+C a vkládáme Ctrl + V. Souhry se ruší v nabídce Data - Souhrny pomocí tlačítka „Odebrat vše …“.

Seznamy - Kontingenční tabulky Kontingenční tabulka poskytuje variantní pohledy na seznam. Obsahuje souhrnné informace o datech. Někteří autoři jej považují za vrcholný nástroj Excelu. Kontingenční tabulka je dvourozměrná nebo vícerozměrná tabulka sloužící k analýze především slovních, ale i číselných proměnných. MS Excel významně překračuje standardní pohled na kontingenční tabulky a umožňuje řadu nadstandardních možností její konstrukce.

Seznamy - Kontingenční tabulky Kontingenční tabulka slouží především k analýze slovních proměnných. Příklad: Byl proveden jednoduchý průzkum, při kterém byli náhodní chodci tázáni, zda recyklují odpady a zda viděli TV reklamu vybízejí k recyklaci odpadů. Dále byl zjišťován věk respondentů. Výsledky byly zadány do MS Excel. Cílem je zjistit, jak reklama na lidi působí, kdo ji viděl atd.

Seznamy - Kontingenční tabulky Před prací s kontingenční tabulkou je potřeba mít buňkový kurzor vždy v prostoru seznamu. Kontingenční tabulka se vytvoří pomocí nabídky Vložení – Kontingenční tabulka. Ve vstupním okně můžeme zvolit umístění tabulky: Nový list Existující list – Umístění (vybírá se buňka, ve které bude levý horní roh tabulky).

Seznamy - Kontingenční tabulky Zobrazí se návrh kontingenční tabulky. A okno se seznamem polí. Návrh má celkem tři části: Oblast řádků a sloupců tvoří souřadnicovou soustavu tabulky. Jsou zde popisky řádků a sloupců tvořené všemi obměnami znaků seznamu. Oblast dat je samotné tělo tabulky, tedy hodnoty vztažené k souřadnicím. Jsou zde počty hodnot odpovídající popiskům řádků a sloupců.

Seznamy - Kontingenční tabulky Součástí návrhu kontingenční tabulky je okno se seznamem všech sloupců v seznamu (Seznam polí kont. tabulky). Okno je aktivní pouze při umístění kurzoru do oblasti návrhu kont. tabulky, jinak je skryto! Samotná tvorba tabulky se provádí přetažením jednotlivých sloupců ze seznamu polí do návrhu kontingenční tabulky pomocí myši. Podmínkou je obsadit řádky a/nebo sloupce a oblast dat.

Seznamy - Kontingenční tabulky Po přetažení položky„Recykluje?“ do oblasti řádků, se do prvního sloupce tabulky vloží všechny obměny tohoto sloupce. Tedy zde možnosti „ano“ a „ne“. Stejným způsobem se do oblasti sloupců přetáhne sloupec „Viděl?“. Takto jsou popsány řádky a sloupce kontingenční tabulky.

Seznamy - Kontingenční tabulky Do oblasti dat pak přetáhneme buď znovu sloupec „Recykluje?“, nebo znovu sloupec „Viděl?“ Kontingenční tabulka pak zobrazuje, jaká byla struktura odpovědí. Tedy kolikrát se objevila určitá kombinace odpovědí tzv. četnosti odpovědí. Tabulka obsahuje i celkové součty řádků a sloupců. Z 51 lidí reklamu nevidělo, z toho 13 recykluje a 38 ne.

Seznamy - Kontingenční tabulky Po dvojkliku levým tlačítkem myši na vybranou hodnotu četnosti v kontingenční tabulce se na novém listu objeví seznam všech položek patřící do této skupiny. Přehled 13 položek seznamu patřící do kategorie neviděl/recykluje.

Seznamy - Kontingenční tabulky Kromě absolutních počtů lze zjistit i relativní údaje (v %). V okně „Pole kontingenční tabulky“ rozbalíme menu v poli Hodnoty a vybereme volbu Nastavení polí hodnot… . Na kartě „Zobrazit hodnoty jako“ zvolíme v nabídce volbu % celku. 41,3% lidí reklamu nevidělo a nerecykluje.

Seznamy - Kontingenční tabulky Pokud budeme chtít zjistit více o věkové struktuře, můžeme do tabulky spočítat např. průměrný věk pro jednotlivé odpovědi. Z oblasti dat odstraníme položku „Počet z Viděl?“ zpětným přetažením do seznamu polí. Namísto něj vložíme sloupec „Věk“.

Seznamy - Kontingenční tabulky Vzniklá kontingenční tabulka však obsahuje počty hodnot ve sloupci věk, tedy je stejná jako předchozí. V okně „Pole kontingenční tabulky“ rozbalíme menu v poli Hodnoty a vybereme volbu Nastavení polí hodnot… . Na kartě „Souhrn“ zvolíme v nabídce volbu Průměr. Průměrný věk kategorie viděl/recykluje je 45,7 let.

Seznamy - Kontingenční tabulky Zobrazení počtu recyklujících podle věkové struktury. Sloupec „Věk“ umístíme do oblasti řádků. Podle nastavení tabulky se zobrazí intervaly věku! Do oblasti sloupců a oblasti dat patří sloupec „Recykluje?“. 13 lidí co recyklují je ve věku 14 - 23 let.

Seznamy - Kontingenční tabulky Intervaly věku lze nastavit podle požadavku uživatele. Pravou myší klikneme do oblasti řádků, zvolíme Seskupit. Nastavíme dolní a horní meze intervalů (např. 10 až 80) a šířku intervalu (např. 5 let).

Seznamy - Kontingenční tabulky Intervaly věku lze i zrušit, pak se vypíší všechny obměny znaku (všechny věky v seznamu). Pravou myší klikneme do oblasti řádků, zvolíme Oddělit. 6 lidí je věku 15 let, z toho 3 recyklují a 3 ne.

Seznamy - Kontingenční tabulky Popisky řádků a sloupců kontingenční tabulky lze filtrovat pomocí automatického filtru (rozbalovací menu u popisku). Lze tak vytvořit detailní pohled na vybrané skupiny. 21 lidí je ve věku 14 - 19 let.

Seznamy - Kontingenční tabulky Řazením hodnot kontingenční tabulky podle určitého sloupce může zlepšit orientaci v ní. Buňkový kurzor umístíme do příslušného sloupce a vybereme způsob řazení Domů - Seřadit a filtrovat. Nejpočetnější věková kategorie lidí, kteří nerecyklují je ve věku 24 - 33 let.