Plán práce OT,RK a Realizačních týmů v rámci Projektu Praha, 13.2.2014 Odborný tým

Realizace procesů dle metodiky MOS Časový harmonogram Aktivita únor březen duben květen červen 1 Řízený rozhovor/dotazník, část 1 X x 2 Metodika institucionalizace MOS 3 Vytváření Komunikační platformy MOS – pro Shromáždění zástupců 4 Dotazník, část 2 5 Zpracování analytické části, šablony 6 Školení– doškolení RT, školení Aglomerace 7 Volba volitelného tématu 8 Nastavení a plná funkčnost reportingu → 9 Oficiální Shromáždění zástupců obcí

Nastavení zodpovědnosti n Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti n 1. Aktivita Řízený rozhovor- dotazník, část 1 Realizační tým Oslovení obcí a DSO v území, diskuze v území o MOS a Projektu prostřednictvím řízeného rozhovoru/dotazník A, zpracování výsledků za území Vyhodnocení pořízených dat – informace pro další debaty v území Regionální Koordinátor Průběžné poskytování informací realizačním týmům, případná spoluúčast na vyhodnocování Dotazníku Odborný tým Poskytnutí zpětné informace o pořízených datech, stanovení postupu při zpracování a vyhodnocení Dotazníku, závěrečné vyhodnocení a zpracování výstupních sestav (tabulky a grafy) z pohledu celé ČR

Realizace procesů dle metodiky MOS 1. Řízený rozhovor /dotazník k MOS (1.část dotazníku) Zpřístupnění základní evidenční tabulky s identifikací již zaznamenaných (zpracovaných, oslovených) obcí či DSO pro realizační týmy v území -dávkové zpracování, Distribuce Základního souhrnného přehledu pořízených dat za jednotlivé ORP (excelovská tabulka) příslušným Realizačním týmům prostřednictvím RK ve vyhlášených termínech (17. 2, 3.3.) Zaslání validovaného konečného souboru pořízených dat KMOS do Informačního systému Projektu (viz metodický pokyn)- název souboru ORP _ název ORP_ Dotazník1 zaslat příslušnému RK (ten přepošle na reporting.mos Předání návrhu na postup při zpracovaní a vyhodnocení dotazníku pro analytické potřeby KMOS. Diskuze k uvedeným bodům

Nastavení zodpovědnosti n Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti n 2. Aktivita Metodika institucionalizace MOS Realizační tým Doručena metodika Smluvnímu partnerovi, seznámení se s metodikou a problematikou institucionalizace MOS Regionální Koordinátor Právní tým Právní tým bude informovat ve svém vystoupení na poradě RK

Nastavení zodpovědnosti n Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti n 3. Aktivita Vytváření Komunikační platformy MOS Realizační tým KMOS, ve spolupráci s Motivujícími starosty informuje představitele obcí (starosty) ve správním území ORP o zahájení procesu realizace Projektu na daném území a vyzve je ke spolupráci. Přímo organizuje nebo se účastní neformálních setkávání starostů v území, kde diskutuje o možnostech prohloubení MOS (Metodika MOS - právní aspekty) Regionální Koordinátor Poskytuje informační a konzultační podporu, případně se účastní některých akcí Odborný tým Zodpovídá na případné dotazy, v odůvodněných případech může i aktivně vstoupit do probíhajících debat a setkávání

Realizace procesů dle metodiky MOS 3. Vytváření Komunikační platformy MOS Koordinátor meziobecní spolupráce, neprodleně po svém ustanovení informuje představitele obcí (starosty) ve správním území ORP o zahájení procesu realizace Projektu na daném území a vyzve je ke spolupráci. Spolu se svým asistentem a pracovníkem pro analýzy a strategie připraví svůj vlastní komunikační plán zabezpečující průběžnou informovanost všech obcí (starostů) o právě probíhajících aktivitách Realizačního týmu a zajišťující i zpětnou vazbu. Komunikační platforma umožňuje vznik neformálního Shromáždění zástupců. Motto: Skupinu starostů (případně i členů obecních zastupitelstev) obcí a měst správního obvodu daného ORP, kteří se budou postupně zapojovat do realizace projektu meziobecní spolupráce je možno označit jako neformální Shromáždění zástupců daného ORP. Tato iniciační skupina bude hrát velmi důležitou roli při institucionalizaci meziobecní spolupráce v rámci tohoto projektu.

Realizace procesů dle metodiky MOS Toto neformální Shromáždění zástupců nemusí mít pro účely Projektu pevnou organizační strukturu, bylo by svoláváno dle potřeby koordinátora meziobecní spolupráce případně motivujícím starostou a účast starostů by byla pochopitelně dobrovolná. Koordinátorovi meziobecní spolupráce se doporučuje co nejdříve ve spolupráci s motivujícími starosty iniciovat vznik této platformy. Tato platforma umožní Smluvnímu partnerovi (a jeho realizačnímu týmu) vytvořit nejen lepší pracovní klima pro analytické a návrhové aktivity Realizačního týmu v území, ale pochopitelně by usnadnila i proces přípravy i vlastního jednání starostů na prvním oficiálním setkání představitelů

Nastavení zodpovědnosti Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti 4. Aktivita Dotazník, část 2 Realizační tým Zajistí sběr informací prostřednictvím 2. části dotazníku mezi obcemi ve SO ORP. Poskytnou respondentům „link“, kde dotazník vyplní nebo sami přepíší odpovědi do on-line dotazníku (na základě papírové nebo elektronické verze dotazníku) Regionální Koordinátor Poskytuje metodickou podporu. Poskytuje základní informace o tom, jak bude dotazníkové šetření probíhat (termín, respondenti, technické zajištění, vyhodnocení). Odborný tým Připravil dotazník a následně zajistí vyhodnocení, které bude poskytnuto realizačním týmům.

Realizace procesů dle metodiky MOS 4. Dotazník - 2. část Ze smlouvy vyplývá, že Svaz pošle do konce ledna smluvním partnerům dotazník - splněno řízeným rozhovorem (1. část); druhá část bude poskytnuta do 14.2.; smluvní partner zajistí, aby ho respondenti vyplnili formou on-line dotazníku (nebo jim s tím pomůžou) do 30.4.2014. Záleží na smluvním partnerovi, kdy šetření zahájí. Důležitý je konečný termín. Dotazník má za cíl dosbírat informace k meziobecní spolupráci – zaměření MOS, problémy v dílčích oblastech, argumenty na podporu změny legislativního prostředí Bude se jednat o 19 otázek – až na jednu jsou všechny uzavřené (výběr z několika možností) Průběžné výsledky (vyplněné dotazníky) poskytne OT realizačním týmů v termínech 28.2., 31.3., 30.4, v případně dohody „ad hoc“ ve formě databáze

Realizace procesů dle metodiky MOS 4. Dotazník - 2. část Dotazník budou distribuovat realizační týmy v území, respondenty budou zástupci obcí v ORP (starosta, místostarosta); předáním výstupů se myslí vyplnění on-line dotazníku Vyhodnocení dotazníku provede po skončení sběru informací OT a výsledky ve formě tabulek a grafů poskytne realizačním týmům

Nastavení zodpovědnosti n Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti n 5. Aktivita Zpracování analytické části, šablony Realizační tým Hlavní zodpovědnost za zpracování šablony Regionální Koordinátor Metodická podpora Odborný tým Metodická doporučení, příprava častých dotazů a odpovědí, metodická podpora (mail, tel.)

Realizace procesů dle metodiky MOS 5. Zpracování analytické části souhrnného dokumentu Smluvní partneři mají k dispozici všechny metodiky - aktuální verze 1.2 je ke stažení na webu OBCESOBE, byla zveřejněna 31.1.2014 Šablony – k dispozici ne webu OBCESOBE ve verzi 1.2, byly zveřejněny 31.1. včetně informace, co bylo změněno oproti předchozí verzi Soubory s daty (MŠMT, MPSV, MF a ČSÚ) - jsou k dispozici ke stažení na webu OBCESOBE Termín pro zpracování: 31.5.2014 Převod do souhrnného dokumentu v rámci nového IS – probíhají jednání s firmou. Realizační týmy v tuto chvíli zpracovávají pouze šablony! Ty se následně převedou do Strategického dokumentu – bude nastaveno ve spolupráci s firmou.

Realizace procesů dle metodiky MOS Je nezbytné ze strany RK průběžně s realizačními týmy v územích komunikovat a mapovat, jak pracují na zpracování analytické části dokumentu - zda nemají s něčím problémy, poskytovat metodickou podporu, V rámci „monitoringu aktivit“ budeme průběžně sledovat rozsah zpracování šablon a problémy, se kterými týmy se potýkají.

Realizace procesů dle metodiky MOS 6. Školení – doškolení RT, školení Aglomerace Při řešení aglomerace je naším cílem rozpoutat komunikaci o rozvoji aglomerace v území. V tomto směru aglomerační expert úzce spolupracuje s KMOS při komunikaci cílů projektu, sběru informací o MOS – řízený rozhovor, dotazníkové šetření (vystupuje v úzké součinnosti s KMOS dle metodiky navazování MOS). Identifikuje témata vhodná pro řešení v území aglomerace. Organizuje debatu o způsobech rozvoje území, o způsobech, formách spolupráce obcí a měst tvořící aglomeraci. Na základě identifikace společných témat je rozpracovává, identifikuje možné projekty MOS v území aglomerace (postupuje obdobně jako expert na volitelné téma a PAS, vazba na rámcovou metodiku). Jde o to vést debatu o meziobecní spolupráci i na bázi společného rozvoje území aglomerace v kontextu přístupů pólů rozvoje/růstu, udržitelného rozvoje měst, partnerství města a venkova.  

Realizace procesů dle metodiky MOS Možnými tématy je zajištění dopravní obslužnosti, zajištění dodávek vody, vodní hospodářství, kanalizace, cestovní ruch a volnočasové aktivity, podpora podnikání, podpora inovačních procesů, koordinace územně plánovacích aktivit apod. – záleží na preferenci území.   V území, kde bude vytvářeno ITI a IPRU se snaží zapojit do realizačních týmů, usiluje o navázání spolupráce mezi obcemi na bázi MOS, podílí se na dílčích analytických pracích. Metodické pokyny vydává MMR, města ITI či IPRU – bude vyvěšeno na webu www.obcesobě.cz.

Nastavení zodpovědnosti n Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti n 7. Aktivita Volba volitelného tématu Realizační tým Iniciace debaty mezi obcemi o výběru volitelného tématu, která bude uzavřena výběrem tématu nejpozději v průběhu prvního Setkání představitelů obcí v květnu/červnu 2014. Regionální Koordinátor Informační a případná konzultační činnost Odborný tým Odborná metodická podpora – vydání metodických pokynů pro většinové téma (s ohledem na preferenci území)

Realizace procesů dle metodiky MOS 7. Volba volitelného tématu Výběr volitelného tématu se uskuteční na základě debaty mezi obcemi, která proběhne nejpozději v průběhu prvního Setkání představitelů obcí v květnu/červnu 2014. Je možné vybrat 1 až 2 témata. Jestliže se tyto diskuse uskuteční v území před tímto Setkáním a v jejich průběhu se dosáhne většinového stanoviska o výběru 1 či 2 volitelných témat, je možné zahájit analytické práce již dříve, ne však před 1. březnem 2014. Podmínkou je doložení usnesení o výběru tématu schváleného alespoň 50 % obcí tvořících dané území ORP, a to formou zápisu s podpisy zúčastněných zástupců. V tomto případě budou ostatní účastníci Setkání představitelů obcí, které bude organizované v květnu/červnu 2014, s tímto výběrem seznámeni. Ve své práci postupuje tematický expert dle znění rámcové metodiky, avšak s ohledem na charakter zvoleného volitelného tématu.  

Realizace procesů dle metodiky MOS Co se týče charakteru tématu, pak volitelné téma by mělo být vybráno tak, aby vycházelo z aktuálních potřeb daného územního obvodu a směřovalo primárně do oblasti výkonu samostatné působnosti. Může se však také zaměřit na témata vztahující se k přenesené působnosti výkonu státní správy (plně nebo částečně – např. územní plánování). Nesmí však jít o správně regulatorní agendu či výkon vrchnostenské správy.  Volitelné téma musí mít zejména rozvojový potenciál.  

Realizace procesů dle metodiky MOS   Může se jednat např. tyto agendy – jedná se o demonstrativní výčet, který jsme vytvořili na základě informací od regionálních koordinátorů a podnětů ze stran měst a obcí. cestovní ruch, lázeňství podpora zaměstnanosti, bezpečnost, sociální začleňování, sociální podnikání, doprava, dopravní obslužnost, protipovodňová opatření, nakládání s vodou, servis samosprávám v území (veřejné soutěže, účetnictví, příprava materiálů pro jednání samospráv obcí…), apod.

Nastavení zodpovědnosti n Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti n 8. Aktivita Nastavení a plná funkčnost reportingu Realizační tým KMOS bude jménem Realizačního týmu (v zastoupení Smluvního partnera) podávat monitorovací zprávu v měsíčním cyklu – viz elektronický formulář Regionální Koordinátor Bude průběžně stahovat monitorovací zprávy za své KMOS, vyjadřovat se k situaci na Titulním listě (k jejich monitorovacím zprávám) a zpracovávat svůj report za všechna svá ORP. Odborný tým Na základě monitorovacích reportů RK (v případě aktuálních problémů i reportu příslušného KMOS) bude vyhodnocovat postup realizace Projektu v území přijímat opatření. Snaha integrovat reporting do IS.

Realizace procesů dle metodiky MOS 8. Nastavení a plná funkčnost reportingu Již byly rozeslány formuláře k monitorovacímu reportingu, a to : pro Realizační tým – vyplňuje KMOS, RK k tomu vyplňuje Titulní list pro Regionálního koordinátora – vyplňuje na podkladě informací z monitorovacích reportů jednotlivých KMOS a svých získaných poznatků a informací Periodicita: měsíčně (za uplynulý měsíc), KMOS budou zasílat Monitorovací zprávu do 5. pracovního dne reg. koordinátorovi; RK bude předávat svůj report vždy k 10. pracovnímu dni - platí od zprávy k 28.únoru. Monitorovací zpráva bude označena KMOS_ název ORP_ za období (k poslednímu dni měsíce)_datum odeslání souboru RK ji spolu s Titulním listem pošle na adresu reporting.mos@smocr.cz Svůj souhrnný report zašlou na adresu chocholaty.mos@smocr.cz a v kopii na slavikova.mos@smocr.cz .

Nastavení zodpovědnosti Realizace procesů dle metodiky MOS Nastavení zodpovědnosti 9. Aktivita Oficiální Shromáždění zástupců obcí Realizační tým Formální a technická příprava RT jako zástupce smluvního partnera a motivujících starostů na 1. oficiál. Setkání zástupců obcí. Připraví zpracovanou analytickou část ke třem základním tématům a stručný nástin možných variantních návrhů směřujících k řešení problematických okruhů a potřeb daného území ORP; po projednání na oficiálním Shromáždění zástupců obcí zašle k oponentuře na Svaz. Dále k projednání na Setkání bude připraven postup pro výběr volitelného tématu a potřebné dokumenty týkající se institucionalizace meziobecní spolupráce (viz Metodika institucionalizace MOS). Regionální Koordinátor Bude poskytovat informační a metodicko-koordinační podporu Odborný tým Průběžné poskytování informační a odborné podpory, monitoring postupu realizace Projektu, zajištění odborných oponentur

Realizace procesů dle metodiky MOS 9. Oficiální Shromáždění zástupců obcí První oficiální setkání představitelů musí proběhnout v první polovině roku 2014, nejdříve však poté, co Svazu budou doručeny dokumenty uvedené v odst. 4 přílohy č. 2 ke Smlouvě v odpovídající kvalitě, bez formálních a věcných nedostatků, a zároveň nejpozději do 30. června 2014. odst. 4 přílohy č. 2 Nejpozději do 31. května 2014 se Smluvní partner zavazuje doručit v elektronické formě Svazu zpracovanou analytickou část ke třem dílčím rozvojovým strategiím z oblasti školství a předškolního vzdělávání, z oblasti odpadového hospodářství a z oblasti sociálních služeb. Ke stejnému datu se Smluvní partner též zavazuje doručit v elektronické formě Svazu stručný nástin možných variantních návrhů směřujících k řešení problematických okruhů a potřeb daného Správního obvodu vycházejících z již zpracovaných analytických materiálů ke třem dílčím rozvojovým strategiím, a to v rozsahu nejméně tří normostran textu.

Podpora meziobecní spolupráce Program prvního oficiálního setkání představitelů obcí se Smluvní partner zavazuje sestavit tak, aby jednotliví účastníci diskutovali o možnostech meziobecní spolupráce v rámci výkonu samostatné působnosti (včetně možnosti zakládání dobrovolných svazků obcí) a zvolili oblast výkonu samostatné působnosti, v níž by s ohledem na regionální specifika v rámci Správního obvodu bylo vhodné do budoucna rozvíjet vzájemnou spolupráci územních samosprávných celků. Dále by Smluvní partner měl zajistit projednání rozpracovaných dílčích rozvojových strategií, včetně variantních řešení problémů souvisejících s analyzovanými oblastmi samostatné působnosti v území Správního obvodu, a dokumentů týkajících se institucionalizace meziobecní spolupráce. Smluvní partner po doručení oponentních posudku zajistí zapracování připomínek oponentů do analytických částí jednotlivých dílčích rozvojových strategií z oblasti školství a předškolního vzdělávání, z oblasti odpadového hospodářství a z oblasti sociálních služeb, případně jejich úpravu.

Informační systém - Aktuální stav Podpora meziobecní spolupráce

Podpora meziobecní spolupráce I. Etapa – realizace do 25.2., příprava platformy IS, dodání a implementace IS, průběžné vkládání šablon za nosná témata Připravenost IS pro vkládání uživatelských kont, šablon a formulářů, příprava šablon na monitoring projektu

Podpora meziobecní spolupráce Regionálního koordinátoři proškolení na dalším setkání (oXy Online s.r.o.) Bude zpracováno instruktážní video, průvodce aplikací Práce s dokumenty Vyplňování dotazníků Vyplňování průběžného monitoringu projektu Kalendář plánovaných akcí

Debata, dotazy, komentáře Děkujeme za pozornost Podpora meziobecní spolupráce Debata, dotazy, komentáře Děkujeme za pozornost

Pojďme společně podpořit rozvoj meziobecní spolupráce v ČR ! www.obcesobe.cz