Školení poskytovatelů sociálních služeb Benchmarking sociálních služeb realizované v rámci zakázky „Vytvoření informačního katalogu“ Projekt „Katalog sociálních služeb, zkvalitnění jejich nabídky a vzdělávání jejich poskytovatelů“ (reg. č. projektu: CZ.1.04/3.1.00/05.00048) Ústí nad Labem, 2012

Program školení Stručný úvod do benchmarkingu. Specifika benchmarkingu sociálních služeb. Diskuse.

Cíl školení Seznámení účastníků školení / poskytovatelů sociálních služeb s metodou benchmarkingu a jeho specifiky a možnostmi využití pro rozvoj sociálních služeb na úrovni Ústeckého kraje.

Benchmarking Benchmarking představuje možnost učit se od organizací, které provádějí některé úkoly/služby lépe než organizace jiné. Benchmarking je metoda zvyšování kvality a efektivnosti, která na základě měřitelných dat a poměrových ukazatelů poskytuje informace nezbytné pro plánování sociálních služeb na místní i regionální úrovni.

Metoda Benchmarkingu Porovnání výsledků a následnou analýzou dat a ukazatelů lze dále identifikovat organizace, které jsou nositeli dobré praxe a mohou v rámci spolupráce sloužit jako zdroj inspirace a poučení pro ostatní. Výsledky benchmarkingu také ukáží rezervy ve výkonu a / nebo kvalitě, čili prostor pro zlepšování.

Cíl benchmarkingu Cílem benchmarkingu je přenášet „nejlepší praktiky“ buď v rámci odvětví, nebo napříč odvětvími (tedy ať již v rámci jednoho druhu sociální služby či napříč sociálními službami jako takovými).

Benchmarkingový cyklus Cyklus benchmarkingu Benchmarkingový cyklus 1. Plán (co, kdy, s kým provádí) 2. Schromažďování (výsledků a nejlepšícj postupů) 3. Analýza (výsledky a oblasti pro zlepšování) 4. Zaveďte (nejlepší postupy přizpůsobené pro danou službu) Zdroj: (Provazníková Romana, Financování měst, obcí a regionů)

Postup při benchmarkingu Výběr oblastí pro benchmarking, pro poměřování. Interní analýza dat a procesů organizace. Sběr a analýza externích dat. Identifikace nejlepších postupů a výkonů. Srovnání organizačních postupů s nejlepšími výkony. Vyhodnocení výsledků a procesů. Identifikace nápravných opatření. Implementace nápravných opatření.

Postup při benchmarkingu sociálních služeb Definovat služby / oblasti pro benchmarking. Zpracování profilů služeb, návrh systému sběru informací. Realizace sběhu a zpracování vstupních dat. Identifikace nejlepších výkonů a největších mezer v závislosti na analýze dat. Vybrat a definovat nejlepší praktické postupy. Návrh strategických akčních plánů s cílem optimalizace služeb a procesů. Opakovaně analyzovat.

Benchmarking sociálních služeb DATA UKAZATELE INFORMACE „dobrá praxe“ ZMĚNY

Data Data, respektive vstupní data jsou charakterizovány jako vstupní měřitelné hodnoty definující určitý proces nebo službu. Vstupní data jsou dvojího charakteru: Základní informace o poskytovateli. Výkaznictví personálu, finanční výkaznictví. Specifická data dle typů (druhů) sociálních služeb. Např.: Počet klientů, Kapacita služby, Právní forma poskytovatele, Provozní doba služby…

Základní vstupní data Název údaje: Upřesnění: Název poskytovatele. Název zařízení, pracoviště, které je vykazováno. Název zaregistrované sociální služby.   Název zaregistrované sociální služby dle Zákona č.108/2006. Kontaktní údaje o zařízení. Adresa sídla zařízení, telefon, fax, email, webové stránky. Kontaktní osoba pro správu nového systému – krajského katalogu (osoba, která má informace o vykazování) Jméno a příjmení, postavení v organizaci, telefon, fax, email. Osoba zodpovědná za službu (pracoviště) (osoba, která zodpovídá za provoz vykazované služby či pracoviště). Doba, od které poskytuje zařízení sociální služby. Doba, od které působí zařízení či poskytovatel v oblasti sociálních služeb na území Ústeckého kraje. Časová dostupnost vykazované služby pro klienty. Doba, kdy je vykazovaná služba (pracoviště) otevřena klientům. Územní dostupnost služby Pro jakou oblast – území je služba nabízena. V nabídce bude nabízen kraj s rozkladem na jednotlivé obce s rozšířenou působností. Dále se jedná o informace o klientech, lidských zdrojích a také finanční stránce organizace (výnosová i nákladová část).

Ukazatele / Metriky Ukazatele jsou poměrové informace, které jsou vztažené k definovaným datům. Na základě typu (druhu) sociální služby jsou definovány: Sledované ukazatele sociální služby. Metriky – základní definované jednotky péče / služby. Ukazatele umožňují porovnávat / poměřovat organizace různé velikosti a organizačního uspořádání.

Sledované ukazatele sociální služby Ukazatele / Metriky Sledované ukazatele sociální služby Kapacita Ano Počet uživatelů Počet uživatelů, kterým je dovážen oběd (strava) Počet rozvezených obědů za rok (stravy) Počet uživatelů, kteří mají nárok na péči zdarma Počet hodin strávených v přímé péči u klienta (bez cesty) Název metriky Stručný popis Nákladovost na hodinu v přímé péči u klienta celkové náklady / hodina v přímé péči u klienta Hodina v přímé péči u klienta na 1 přepočtený úvazek pracovníků přímé péči hodina v přímé péči u klienta / počet přepočtených úvazků pracovníků v přímé péči Využití kapacity (dle jednotky péče) hodina v přímé péči u klienta (kapacita) / maximální počet hodin v přímé péči u klienta Nákladovost na jeden rozvezený oběd celkové náklady / jeden rozvezený oběd   Jeden rozvezený oběd na 1 přepočtený úvazek pracovníků přímé péči jeden rozvezený oběd / počet jeden rozvezený oběd (kapacita) / maximální počet rozvezených obědů Náklady na přepočtený úvazek pracovníka v přímé péči celkové náklady / počet

Data a ukazatele Validita = platnost Reliabilita = spolehlivost Metoda či technika je validní, když měří, to co má měřit. Reliabilita = spolehlivost Zaručuje opakovatelnost výzkumu. Standardizace Zaručuje stejné podmínky pro všechny organizace.

Dobrá praxe Na základě analýzy dat a ukazatelů dochází k poměřování – identifikaci rezerv ve výkonu a kvalitě služeb organizace. Současné dochází k analýze procesů „nejlepší“ organizace – sdílení dobré praxe.

Změny Získané informace z analýzy a sdílení dobré praxe je nutné využít ke změnám ve formě např. Akčního plánu. Benchmarking je metoda, forma řízení změny a vyžaduje zapojení všech lidí . Proces Benchmarkingu musí být implementován do celkového procesu řízení.

Výhody benchmarkingu Náměty na změny procesů jsou generovány na základě něčích praktických zkušeností, není nutné začínat od začátku a je možné přeskočit velkou část úvodní etapy pokusů a omylů. Pomáhá v identifikaci rozdílnosti mezi procesy vedoucích společností (organizací) v určité oblasti a procesy realizovaných ve Vaší organizaci. Nabízí náměty pro návrhy ideálních procesních toků a vhodných měřítek výkonnosti nebo kvality. Podporuje soustavné a cyklické zlepšovatelské iniciativy Pomáhá nastavit realistické cíle.

Rezervy benchmarkingu Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch. Každý poskytovatel sociálních služeb pracuje v jiném kontextu – proto vypovídající hodnota zjištění je omezená. Nepodaří se vždy najít inspirativního partnera pro srovnání. …

Hodnota benchmarkingu Porovnávání výkonu Zlepšit se o kolik Porozumění výkonu Jak zlepšit, zlepšit 20% hodnoty benchmarkingu 80% hodnoty benchmarkingu

Zamysleme se… Jaká vstupní data má podle Vašeho názoru smysl na úrovni jednotlivých typů sociálních služeb sledovat? Jaké ukazatele / metriky byste ve vztahu ke sledovaným vstupním datům navrhli Vy sami s cílem zajistit možnost efektivního benchmarkingu konkrétních socálních služeb?

Děkuji za pozornost!