Setkání ekonomů VŠ Vsacký Cáb 2005 Nové možnosti v EIS Magion (postupné zavádění nových vlastností po úlohách v režii Magionu) Nové moduly a úlohy EIS Magion (již vytvořené a někde v rutinním provozu nasazené programy) Směry vývoje EIS Magion (možnosti rozšiřování systému, návrh společného vývoje)

Nové možnosti v EIS Magion Možnosti práce s moduly v novém vzoru 1.1. Výběr položek zobrazovaného seznamu 1.2. Třídění dle vybraných položek seznamu 1.3. Tisky položek seznamu 1.4. Exporty položek seznamu do definovaných formátů 1.5. Grafy z položek seznamu 1.6. Označování a odznačování položek seznamu 1.7. Vytváření a ukládání předdefinovaných dotazů (podmínek pro vyhledávání) 1.8. Nový generátor sestav , formuláře výkazů

1.1. Výběr položek zobrazovaného seznamu

1.2. Třídění dle vybraných položek seznamu

1.4. Exporty položek seznamu do definovaných formátů

1.5. Grafy z položek seznamu

Další možnosti grafického zobrazení

1.8. Nový generátor sestav , formuláře výkazů Umožňuje zcela obecnou uživatelskou tvorbu sestav s možnostmi definice vzhledu sestav, to znamená, že umožňuje vytvářet i přesně definované formuláře. Vzor výstupu nového generátoru sestav :

1.8. Nový generátor sestav , formuláře výkazů

Nové moduly a úlohy v EIS Magion (již vytvořené a někde v rutinním provozu nasazené programy) 2.0. Rozšíření generátoru účetních a rozpočtových sestav o objednávky 2.1. Interaktivní kontrola čerpání zdrojů v objednávkách 2.2. Stravenky 2.3. Kontrola čerpání dotací na stravu (Stravné) 2.4. Rozčlenění dokladů na účtovatelné a neúčtovatelné 2.5. Detailní historie dokladů v EIS Magion 2.6. Příjem tržeb z prodejů za hotové ve skladech s tvorbou daňových dokladů 2.7. Nová rekapitulace DPH 2.8. Roční údaje v kartě majetku 2.9. Sledování přírůstků a úbytků majetku 2.10. Generování čárových kódů při zařazování majetku 2.11. Přístupy k EIS Magion přes internet, webovým prohlížečem

2.0. Rozšíření generátoru účetních a rozpočtových sestav o objednávky

2.1. Interaktivní kontrola čerpání zdrojů Kontrolu vstupů bude možno zapínat parametricky pro moduly : Závazky Výdaje v pokladně Výdaje v bance Objednávky Způsoby kontroly budou nastavitelné ve třech polohách : Nekontrolovat Kontrolovat a umožnit uložení při přečerpání Kontrolovat a neumožnit uložení při přečerpání Do kontroly jako zdroj informace o čerpání budou vstupovat : Zaúčtovaná data Rozpočet Definice kontroly se bude provádět pomocí stávajícího generátoru sestav rozšířeného o nový zdroj „objednávky“

2.2. Stravenky

2.3. Kontrola čerpání dotací na stravu (Stravné)

Přehled srážek

Přehled srážek a vratek dotací

2.6. Nová rekapitulace DPH

2.11. Přístupy k EIS Magion přes internet, webovým prohlížečem

3. Směry vývoje EIS Magion 3.1. Upomínky 3.2. Penále 3.3. Splátkové kalendáře 3.4. Vzájemné zápočty 3.5. Inventarizace ZAV a POH 3.6. Nová roční uzávěrka 3.7. Výpočet DPH koeficientem 3.8. Výsledovky v měně s definicí kurzu 3.9. Nové číselníky 3.10. Sestava pohybů ve skladech 3.11. Majetek – simulace účetních a daňových odpisů

3.1. Upomínky Upomínky budou vytvářeny v úloze Pohledávky Pohledávky budou mít novou záložku Upomínky Upomínky budou vytvářeny k jednotlivým fakturám a budou číslovány shodně s číslem faktury a dále pořadím upomínky v rámci této faktury Systém umožní výběr faktur pro upomínky, a to pro : Vytvoření prvotní upomínky Vyhledání faktur s již vytvořenými upomínkami pro opakovaný tisk dle údajů faktur i upomínek Tvorba textu upomínek bude formou Záhlaví, Zápatí a pevného textu s definovanými informacemi o upomínané faktuře Přístupová práva na tvorbu upomínek budou shodná s přístupovými právy na práci s fakturou Upomínky bude možno rušit, a to postupně od nejvyššího čísla podlomení Záznamy o vytváření/rušení budou ukládány v historii dokladu U upomínek bude možno dodatečně editovat Záhlaví a Zápatí a znovu tisknout Datum vystavení upomínky bude implicitně aktuální datum s možností editace

Tvorba upomínek : Systém umožní výběr faktur pro tvorbu upomínek (dle stavu úhrady, datumu splatnosti ve vztahu k akt.datu, odběrateli atp.) Výběr z nabídnutých faktur bude umožněn jednak prostředky windows jednak možností hromadného či individuálního výběru Tvorba textu upomínky bude editací záhlaví a zápatí či výběrem z knihovny těchto textů Pevný text na upomínce bude tvořen údaji o faktuře. Budou to údaje upomínaná částka faktury, celková částka faktury, částka již provedené úhrady, datum splatnosti Všechny hromadně vytvářené upomínky budou mít stejný text záhlaví a zápatí Vytvořené upomínky budou mít číslo faktury s podlomením pořadí upomínky v rámci faktury Po vytvoření upomínek bude možno vyvolat funkci hromadného tisku upomínek s přednabídnutým výběrem všech právě vytvořených upomínek s další možnosti individuálního výběru

Tisk upomínek dodatečný : Hromadný Individuální Hromadný tisk Systém umožní výběr faktur pro opakovaný tisk upomínek Pokud bude u faktury více upomínek bude se tisknou ta s nejvyšším číslem v podlomení Individuální tisk Ze záložky Upomínky konkrétní faktury bude možno označit a vytisknout libovolnou upomínku

3.2. Penalizace Penalizace probíhá na základě definovaných pravidel : Smluvní pokuta Procento Definováno jinak Úrok z prodlení Zákonný – daný hodnotou reposazby platné pro dané datum Dohodnutý Penalizace bude probíhat v těchto případech stavu úhrady a vystaveného penále : Penalizace neuhrazených faktur Penalizace uhrazených faktur Postupná penalizace

Základní funkce Penalizační faktury budou vytvářeny v úloze Pohledávky U vydaných faktur vznikne nová záložka Penalizační faktury Penalizační faktury budou vytvářeny k jednotlivým fakturám Každá běžná faktura bude moci mít více penalizačních faktur v případě postupné penalizace Penalizační faktury budou ukládány do dokladových řad nové třídy „penalizační faktury“ Penalizační faktury bude možno ukládat do deníků v rámci fakult anebo do deníku celouniverzitních Bude možnost nastavit parametr úlohy „minimální penále“ Bude možno nastavit příznak u konkrétní faktury „nepenalizovat“

Pro penalizační faktury bude možno nastavit implicitní hodnoty analytik (pracoviště, zdroj financování, zakázka …) Vznikne číselník Reposazeb s platností OD Vznikne nová možnost definice penále formou smluvní pokuty ve vyjádření procentuálním a ve vyjádření jiném nežli je procentuální Penalizační faktury budou mít definovány formuláře v českém, anglickém a německém jazyce Při tvorbě penalizačních faktur bude možno vytvářet Záhlaví a Zápatí s možností výběru z knihoven textů Všechny hromadně vytvářené penalizační faktury budou mít stejné záhlaví a zápatí

Popis úlohy Funkce umožní výběr nezaplacených faktur jednoho nebo více odběratelů, a to faktur : Neuhrazených s datem splatnosti menším nebo rovným zadanému (aktuálnímu) datu, které doposud nebyly penalizovány Neuhrazených s datem splatnosti menším nebo rovným zadanému datu, kde již byla vystavena penalizační faktura s datumem penalizace nižším než zadaný (aktuální) datum Uhrazených faktur s datumem úhrady vyšším než je datum splatnosti, pokud mezi datumem splatnosti a datum úhrady zbývá nějaký časový interval k penalizaci Vybrané faktury budou splňovat podmínku, že možné penále je větší než parametr „minimální penále“ Vybrané faktury budou splňovat podmínku, že nemají označení „nepenalizovat“

Systém provede vyhodnocení počtu dnů pro penalizaci : Od datumu splatnosti do zadaného (aktuálního) datumu v případě neuhrazených a nepenalizovaných faktur Od datumu poslední penalizace do zadaného (aktuálního) datumu v případě neuhrazených a penalizovaných faktur Od datumu splatnosti do datumu úhrady v případě uhrazených a nepenalizovaných faktur Od datumu poslední penalizace do datumu úhrady v případě uhrazených a penalizovaných faktur Systém provede výpočet penále takto : Pro nastavený úrok z prodlení dle „reposazeb“ z číselníku či dohodnutým procentem Pro smluvní pokutu „procentem“ penále dle tohoto procenta Pro smluvní pokutu definovanou jinak nežli procentem se nevyplní částka penále a do textu položky penalizační faktury se přenese text smluvní pokuty definované jinak nežli procentem. Uživatel si částku penále bude editovat. Systém doplní do penalizačních faktur implicitní hodnoty analytik.

3.3. Splátkové kalendáře Budou to doklady nové třídy modulu Závazky, a to : Splátkový kalendář firmy Splátkový kalendář osoby Splátkové kalendáře budou ukládány do dokladových řad nové třídy „splátkové kalendáře“ Splátkové kalendáře bude možno ukládat do deníků podle fakult anebo do celouniveritního deníku Dle definice splátkových kalendářů se budou generovat příkazy k úhradě Na splátkové kalendáře budou napárovány platby Bude možno definovat kód předkontace pro účtování úhrady Bude možno definovat implicitní analytiky pro účtování úhrady

Definice položek splátkového kalendáře Typ finanční transakce (uživatelský číselník) Leasing ( s vazbou na evidenci leasingových smluv uložených v úložišti dokumentů) Smlouva ( s vazbou na evidenci smluv uložených v úložišti dokumentů) Platby záloh na daně atp. Druh transakce Daňová platba Nedaňová platba Zálohová daňová platba Zálohová nedaňová platby Organizace, partner finanční transakce s vazbou na číselník firem Číslo smlouvy Algoritmus platby s možností zadání kombinací obou algoritmů Výčtem plateb Zadáním cyklu

Datum platby definovaný takto : Datum počátku plateb Datum platby definovaný takto : Pořadím určený den ( například každého 15. V měsíci) Významem určený den ( například poslední den v měsíci) Cyklus plateb Měsíční Čtvrtletní Pololetní atp. Počet plateb / Datum ukončení plateb Účet plátce Symboly (KS, VS) Částka Účet příjemce

Popis úlohy Splátkové kalendáře Tvorba splátkového kalendáře, tj. vyplnění položek splátkového kalendáře Tvorba příkazů k úhradě Při každé úloze Nový v příkazech k úhradě se z evidence splátkových kalendářů vygenerují příkazy s datem menším nebo rovným zadanému datumu příkazu Párování plateb na splátkový kalendář Úloha Párování v bance bude rozšířena o párování na splátkové kalendáře Úhrada v pokladně bude moci být párována na splátkové kalendáře Přehledy o stavu splácení Přehledy typu bilance provedených plateb dle typu transakce či organizace Přehledy typu plán plateb, finanční plán dle organizace, typu transakce či bankovního účtu plánované platby Začlenění splátkových kalendářů do funkcionality modulů EIS Magion Daňové a nedaňové doklady – budou mít pouze úhrady typu daňový a nedaňový doklad Daňové a nedaňové zálohy budou mít vyúčtovací doklady, od nichž se budou odečítat a odúčtovávat zálohy

3.4. Vzájemné zápočty Zápočet mezi VŠ a cizí organizací Funkce umožní zadání organizace k zápočtu. V rámci zadané organizace se nabídnou všechny neuhrazení či částečně uhrazené přijaté a vydané faktury . Funkce umožní výběr faktur k vzájemnému zápočtu : Odběratelské Dodavatelské ve výši maximální sumy odběratelských Funkce vytvoří automaticky příjmy a výdaje ve fiktivní bance pro úhrady faktur, vybraných k zápočtu. Pro zápočty bude vytvořen nový typ bankovních dokladů „zápočet“ příjmy i výdeje, kde jednotlivé úhrady budou tvořit rozpis tohoto dokladu. Funkce umožní tisk celkového zápočtu k odsouhlasení organizací.

3.5. Inventarizace závazků a pohledávek Inventarizace pohledávek formou tiskového výstupu, a to k 31.12. Seznam všech neuhrazených pohledávek jednotlivých odběratelů s : Číslem faktury Částkou faktury Datumem vystavení faktury Datumem splatnosti faktury Inventarizace závazků formou tiskového výstupu, a to k 31.12. Seznam všech neuhrazených závazků jednotlivých dodavatelů s : Variabilním symbolem Požadované funkce lze realizovat rozšířením knih došlých (vydaných) faktur o výběr neuhrazeno s definicí nového formátu výstupů dle jednotlivých organizací

3.6. Nová roční uzávěrka Číselníky : Nový způsob práce s kopírováním všech číselníků v roční uzávěrce Přístupová práva na kopírování shodná s právy na editaci číselníků Uzavírání a otevírání účetních knih Tiskový výstup – klopení stavu účtů na konečný účet rozvážný Tiskový výstup – otevírání stavu účtů Tisková výstup – počáteční stav roku Převodový můstek analytik Definice můstku mezi roky Klopení účetnictví Klopení majetku Klopení skladů Klopení mezd

Číselníky Nový způsob práce s kopírováním všech číselníků v rámci roční uzávěrky Zajištění přístupových práv na kopírování shodně s právy na editaci číselníků Všechny číselníky budou kopírovaný v úloze roční uzávěrka Kopírování bude mít jednotný postup nastavení z uzavíraného roku do nového otevíraného roku Implicitní kopie bude přenášet všechny platné záznamy Kopie bude přístupná uživatelům s právem editace číselníků

Uzavírání a otevírání knih Roční uzávěrka bude rozšířena o možnosti nových tiskových výstupů těchto typů : Tiskový výstup – klopení stavu účtů na konečný účet rozvážný Tiskový výstup – otevírání stavu účtů Tiskový výstup – počáteční stav roku Tyto výstupy budou vytvořeny v průběhu uzávěrky a budou spustitelné kdykoli.

Převodový můstek analytik V systému existuje možnost definice analytik 5*6 znaků Všechny analytiky jsou definovány pro jednotlivé účetní roky Klopný můstek je definice jednotlivých pětic analytik v roce uzavíraném a otevíraném Roční uzávěrka bude rozšířena o automatické překlopení analytik dle definovaného můstku, a to : Ve stavech účtů v účetnictví, s možností individuálních změn tak, jako doposud V kmenových a nákladových analytikách v kartách majetku s automatickým vytvářením převodových pohybů V nastavení číselníků skladů – kmenové analytiky a analytiky jednotlivých skladových pohybů V nastavení kmenových a nákladových analytik ve mzdách

3.7. Výpočet DPH koeficientem Vnikne nová funkce rozúčtování DPH koeficientem mezi účty DPH a účty 549 Úloha bude automaticky vytvářet přeúčtování z účtu, na který bude v průběhu zdaňovacího období účtováno DPH koeficientem Parametry úlohy budou : Zdaňovací období Koeficient Účty zaúčtování původní (jsou definovány v číselníku kódů DPH) Účty pro rozúčtování (definice SU, AU budou shodná jako v původních účtech) Rozúčtování se bude vytvářet v denících manuálního účetnictví Rozúčtování se bude provádět v rámci SU, AU Rozúčtování se bude provádět v rozsahu analytik povinných pro použité účty

3.8. Výsledovky v měně s definicí kurzu Parametry : Měna sestavy Datum vyúčtování ( poskytnutí zálohy) : Kurz vyúčtování Po zadání data vyúčtování se nabídne kurz dle kurzovního lístku. A/ Uživatel si bude moci kurz přepsat a zadat kurz vlastní. Výsledek se spočítá pevným kurzem zadaným v dialogovém okně. B/ Uživatel nabízený kurz vynuluje. Výsledek se vyčíslí dle denních kurzů na základě datumů jednotlivých dokladů.

Práce s kurzy v dokladech v různých měnách : Pokud bude doklad v CZK, pak se na měnu sestavy přepočítá kurzem, který si uživatel definuje po spuštění sestavy (A) anebo kurzem dle datumů v jednotlivých dokladech (B). Pokud bude doklad v měně sestavy, pak se nebude přepočítávat. Pokud bude doklad v měně různé od měny sestavy i CZK(např. měna sestavy je EUR a měna dokladu je USD), pak se bude přepočítávat následovně: převezme se částka v CZK ze zaúčtování, a ta se pak se na měnu sestavy přepočítá kurzem, který si uživatel definuje po spuštění sestavy (A) anebo kurzem dle datumů v jednotlivých dokladech (B). Definice pojmů : měna sestavy je měna, kterou si uživatel volí při spuštění sestavy a v níž má být výsledovka vyčíslena.

3.9. Nové číselníky Číselník zakázek Číselník obchodních partnerů Číselník dopravních prostředků

Rozšíření číselníku zakázek Číselník zakázek Rozšíření číselníku zakázek Rozšíření čísla zakázky na volitelný počet znaků (max.10 znaků) Vytvoření možnosti víceletých zakázek Pokud bude mít zakázka platnost OD/DO v rámci více účetních let, bude možno sledovat stav jejího čerpání v celém časovém intervalu její platnosti Evidence nových údajů u zakázky : Správce Příkazce Hlavní účetní Evidence nových údajů u zakázky lze realizovat : Vazbou na číselník funkcí – v případě používání Personalistiky EIS Magion Vytvořením číselníku funkcí v ostatních případech

Číselník obchodních partnerů

Číselník dopravních prostředků Změna použití Dopravní prostředek se bude nabízet u osoby u níž byl použit naposledy, s možností přepisu Změna struktury údaje SPZ V systému bude možno definovat povolené masky SPZ Systém umožní navedení SPZ pouze v definovaném formátu, vyhovujícím některé z masek Strukturovanou SPZ bude zabráněno vzniku duplicit Změna obsahu číselníku Doplněn údaj Platnost OD pro možnost evidence více záznamů jednoho dopravního prostředku v případě zákonné změny (např. průměrná spotřeba)

3.10. Sestava pohybů ve skladech Vytvoření univerzální sestavy pro tisky pohybů s možností zadání : Výběrů : Typu ceny Skladu, podskladu, časového intervalu Směru, kategorie a čísla pohybu Nomenklatury, názvu a ostatních položek řádku pohybu ve skladě Součtování Třídění Součtování a třídění bude uživatelsky definovatelné v pořadí odlišném od pořadí implicitně nabízeného.