Elektronické skartační řízení z pohledu menších původců Tomáš Lechner Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta Katedra práva Analýza vybraných dopadů Nařízení eIDAS na veřejnoprávní subjekty v České republice

Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017 Agenda Elektronické skartační řízení Mýty a pověry Příprava na elektronické skartační řízení Těžko na cvičišti, lehko na bojišti Dva příklady elektronických skartačních řízení Z oblastí Hradce Králové a Pardubic Shrnutí Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Elektronické skartační řízení Normy Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Národní standard pro elektronický systém spisové služby Důležité pravidlo Použije se pro všechny dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby Použije se pro všechny dokumenty evidované v samostatných evidencích dokumentů vedených v elektronické podobě Metodický pokyn Národního archivu Komponenty, metadata a postup skartačního řízení všech dokumentů, spisů a typových spisů vyřízených nebo uzavřených po 31. červenci 2012 musí odpovídat všem požadavkům platných právních předpisů Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Změna pohledu Elektronický systém spisové služby Evidence spisové služby Vazby na další IS vytvářející dokumenty Evidence spisovny Digitální spisovna Elektronické skartační řízení Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Příprava na elektronické skartační řízení Vyřizování dokumentů Uzavírání spisů Kontrola popisných údajů Zatřídění dokumentů do spisového a skartačního plánu Převody do výstupních datových formátů Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Třídění dle spisového a skartačního plánu Příklad jednoho města Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Město Smiřice (Královéhradecký kraj) 3 tisíce obyvatel Městský úřad Smiřice je pověřeným obecním úřadem Správní obvod tvoří 12 obcí s více než 8 tisíci obyvateli Příprava na první elektronické skartační řízení Kontrola zatřídění do věcných skupin Převody datových formátů Problémy se staršími dokumenty, zejména formát EML Spisovna Jednotná a hybridní Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Realizace skartačního řízení Skartační návrh pro tři věcné skupiny 70.8. – denní obsahy transakčních protokolů A/1 87.1. – dokumenty na vědomí S/1 87.2. – postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti S/1 Skartační návrh vygenerován v elektronické spisové službě Munis ERMS a předán archivu Jednotlivé soubory metadat v XML na CD Protokol načten a spárován s návrhem Vygenerovány digitální archiválie a na CD předány archivu Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017 Výsledek Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Město Sezemice (Pardubický kraj) Necelé 4 tisíce obyvatel Obec I. typu s matrikou a stavebním úřadem Příprava na elektronické skartační řízení Celková revize spisového řádu Revize skartačního a spisového plánu – zjednodušení Úprava struktury spisovny Kontroly dokumentů a spisů Kontroly zatřídění Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Realizace skartačního řízení Skartační návrh Věcná skupina 70.7 Skartační režim A/1 Rok vyřízení 2015 Skartační návrh vygenerován v elektronické spisové službě Munis ERMS a předán archivu Jednotlivé soubory metadat v XML na CD Domluveno předání včetně komponent již ve skartačním návrhu Protokol načten a spárován s návrhem Vygenerovány digitální archiválie a na CD předány archivu Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017 Pohled archivů Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017 Prezentace NDA na ISSS 2017 Zdroj: http://www.isss.cz/archiv/2017/download/prezentace/na_bernas.pdf Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017 Shrnutí Elektronické skartační řízení znamená elektronizaci procesu nikoliv dokumentů a spisů Elektronické skartační řízení lze zvládnout i u menších původců, když dojde ke spolupráci všech zainteresovaných stran Elektronické skartační řízení je velkou kontrolou kvality dat vedených v elektronickém systému spisové služby Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2017

Děkuji za pozornost Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D. Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta, katedra práva nám. W. Churchilla 4, 130 67 Praha3 e-mail: tomas.lechner@gmail.com