Průvodce vzorovým příkladem LS 2010/11

Úvod Následující prezentace slouží ke krátkému seznámení s databázovou aplikací MS Access 2007. Aplikace Office Access 2007 umožňuje rychlé a snadné sledování informací a vytváření sestav pomocí vylepšeného rozhraní a interaktivních možností návrhu, které nevyžadují důkladnou znalost databází. Začátek je snadný díky předdefinovaným databázovým řešením, která můžete měnit a přizpůsobovat podle svých měnících se potřeb. Můžete shromažďovat informace prostřednictvím informací v e-mailu nebo importovat data z externích aplikací. Lze vytvářet a upravovat podrobné sestavy, které zobrazují seřazené, filtrované a seskupené informace, což usnadňuje informovanější rozhodování. Aplikace MS Acces je součástí některých verzí kancelářského balíčku MS Office. Současná verze produkt je MS Office 2010, vzorový příklad je vytvořen pro verzi MS Office Access 2007 (z důvodu dostupnosti licence na univerzitních počítačích).

Instrukce k prezentaci Pro správné čtení v prezentaci k Vzorovému příkladu pro zápočet z předmětu Organizace databází 2 je zapotřebí v programu MS PowerPoint zobrazit poznámky pod snímkem. Jednotlivé snímky obsahují obrázky s popisky jednotlivých postupů pro splnění zadání příkladu. Zápočtový test bude z obdobného příkladu nikoliv ze stejného (jde o vzorový příklad). Účelem je osvojit si základní operace v šablonách aplikace MS Access 2007. Oblast pro poznámky pod snímkem musí být pro správnou práci s Průvodcem zobrazen.

Zadání úkolů Vytvoř databázi Studentů (název souboru Studenti) s těmito náležitostmi: Jan Novák, Dlouhá 35, Opava, 746 01, Kód studenta: ST01, Úroveň: Žák 1. ročníku, Datum narození: 12. 3. 2003 František Dobrý, Hradecká 456, Opava, 746 01, Kód studenta: ST02, Úroveň: Žák 1. ročníku, Datum narození 13.3. 2003 Jana Šťastná, Sadová 53, Opava, 746 01, Kód studenta: ST03, Úroveň: Žák 1. ročníku, Datum narození: 16.6.2003 Dana Volná, Krnovská 678, 746 01, Kód studenta: ST04, Úroveň: Žák 2. ročníku, Datum narození: 13.7.2002 Pavel Veselý, Ostravská 14, Krnov, 743 83, Kód studenta: ST05, Žák 2. ročníku, Datum narození: 5.2.2002

Zadání úkolů 2) K jednotlivým studentům přiřaď opatrovníky s následujícími údaji: FRANTIŠEK DOBRÝ: Jan Dobrý, Otec, Mob. tel.: 603 567 395, JAN NOVÁK: Antonín Novák, Bratr, Mob. tel.: 723 876 498, JANA ŠŤASTNÁ: Petr Šťastný, Dědeček, Mob. tel.: 724 580 483, PAVEL VESELÝ: Dana Veselá, Sestra, Mob. tel: 764 875 436, DANA VOLNÁ: Pavla Malá, Teta, Mob. tel.: 606 786 433.

Zadání úkolu 3) Upravte (vytvořte) formulář, za pomoci kterého lze zadávat „funkce“ jednotlivých studentů 4) Vytvořte (za pomoci Průvodce dotazem) jednoduchý dotaz (např. Dotaz pro zobrazení telefonního čísla opatrovníka k příjmení jednotlivých studentů) 5) Vytvořte (upravte) sestavu – k jednotlivým jménům studentů zobrazte třídu, kterou student navštěvuje, dále adresu bydliště a jeho kód.

ŘEŠENÍ Na následujících snímcích je uvedeno řešení úkolu v jednotlivých krocích.

V kategorii šablon zvol z nabídky Místní šablony a klikni na ikonu šablony s názvem „Studenti“

V pravé části pracovního rozhraní aplikace se zobrazí nabídka šablony „Studenti“. Do pole Název souboru zadejte pojmenování pro soubor (např. Studenti). Poté klikněte na tlačítko „Vytvořit“.

Zobrazí se prázdný Seznam studentů

Pro další práci s databází je třeba povolit Obsah v databázi kliknutím na tlačítko „Možnosti“. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno Možnosti zabezpečení sady Microsoft Office, ve kterém je třeba Povolit tento obsah.

Kliknutím na odkaz „(Nové)“ se zobrazí okno Podrobnosti studenta. Dle zadání vytvoříte v Seznamu studentů jednotlivé záznamy. Po vyplnění formuláře klikněte na Uložit a Nový, pro zavření formuláře tlačítko Zavřít. V případě cvičného příkladu jde o studenty: Jan Novák, Dlouhá 35, Opava, 746 01, Kód studenta: ST01, Úroveň: Žák 1. ročníku, Datum narození: 12. 3. 2003 František Dobrý, Hradecká 456, Opava, 746 01, Kód studenta: ST02, Úroveň: Žák 1. ročníku, Datum narození 13.3. 2003 Jana Šťastná, Sadová 53, Opava, 746 01, Kód studenta: ST03, Úroveň: Žák 1. ročníku, Datum narození: 16.6.2003 Dana Volná, Krnovská 678, 746 01, Kód studenta: ST04, Úroveň: Žák 2. ročníku, Datum narození: 13.7.2002 Pavel Veselý, Ostravská 14, Krnov, 743 83, Kód studenta: ST05, Žák 2. ročníku, Datum narození: 5.2.2002

Tabulka Seznam studentů po zadání všech údajů a kliknutí na tlačítko Zavřít.

Pomoci tlačítka Další ve skupině Záznamy na kartě Domů nastavím v nabídce Zobrazit skryté sloupce jen ty položky záhlaví (atributy), které jsou u jednotlivých studentů vyplněny, tj.: Kód (automatický primární klíč), Jméno, Příjmení, Adresa, Město, PSČ. Položky se vybírají kliknutím do pole tzv. check-boxu, vybraná pole jsou označena zatržítkem.

Tabulka po nastavení zobrazení sloupců.

Pro další práci s tabulkou je třeba zobrazit Navigační podokno, které je občas minimalizováno v levé části rozhraní MS Access 2007. Na obrázku vpravo je zobrazeno Navigační podokno našeho souboru „Studenti“. V navigačním podokně je rovněž zvýrazněn Seznam studentů, se kterým právě pracujeme.

Taktéž je potřeba naučit se přepínat v mezi jednotlivými typy zobrazení našeho Seznamu studentů. Ikona „Zobrazení“ pro různé typy zobrazení je na kartě Domů ve skupině Zobrazení. Pro další práci se Seznamem studentů zobrazíme variantu „Zobrazení rozložení“, která zobrazí v pásu karet novou kartu (resp. Skupinu karet) „Nástroje rozložení formuláře“. TIP: Prohlédněte si všechny varianty zobrazení Seznamu studentů jednoduše tím, že budete přepínat mezi jednotlivými režimy: Formulář zobrazení (takto jsme měli náš seznam zobrazen doposud), Zobrazení datového listu, Zobrazení rozložení, Návrhové zobrazení.

Na kartě Formát ve skupině Ovládací prvky klikneme na ikonu Přidat existující pole. V pravé části rozhraní se objeví nabídka Seznam polí, ve které vidíme všechny možná popisná pole (atributy) v tabulce Studenti. Dvou-klikem pravým tlačítkem na myši na položku v Seznamu polí zobrazíte sloupec v tabulce. Tabulka má zobrazené všechny vyplněné položky v záhlaví sloupců (atributy). Přidány byly položky Úroveň, Datum narození, Kód studenta.

Náš Seznam studentů lze prohlížet i přes tzv Náš Seznam studentů lze prohlížet i přes tzv. Podpůrné objekty – v našem případě tabulku Studenti. Rozšíření provedeme dvou-klikem pravým tlačítkem na myši na položku Studenti. Podpůrné objekty se vyskytují v Navigačním podokně v levé části rozhraní. Po kliknutí na položku Studenti se zobrazí nová tabulka Studenti vedle Seznamu studentů, která obsahuje všechny sloupce (i ty nevyplněné).

Po vyvolání Podpůrného objektu – tabulky Studenti, se zobrazí nová karta Nástroje tabulky s názvem Datový list. Karta Datový list obsahuje celou řadu důležitých ikon – např. Nové pole (to však v šabloně nelze použít), skupinu ikon nastavení Typu a formátování dat ve sloupci v tabulce, či nastavení relačních vztahů mezi jednotlivými tabulkami.

V další části úkolu rozšíříme náš Seznam studentů o další podrobnosti resp. Rozšíříme entitu Student o další vlastnost (atribut) – údaj o opatrovnících (kontaktní osobě) jednotlivých žáků. Tuto operaci provedeme za pomoci vyvolání formuláře Podrobnosti studenta v Navigačním podokně. Po dvou-kliku na pravé tlačítko na myši na položku „Podrobnosti studenta“ se zobrazí okno formuláře – Podrobnosti studenta, na kterém nalezneme mimo jiné kartu „Informace o opatrovnících“.

Pro snadné přecházení mezi jednotlivými studenty (resp Pro snadné přecházení mezi jednotlivými studenty (resp. pro správné přiřazení opatrovníků jednotlivým studentům), lze přepínat mezi položkami (studenty) za pomoci nabídky v liště Přejít. Opatrovníci se přehledně přiřazují také přes položku v Podpůrných objektech – Opatrovníci. Výhodou tohoto řešení je zobrazení v tabulce a před-nabídnuté položky ve sloupci Vztah opatrovníka a Student. TIP: Nastavení zobrazených položek v záhlaví sloupců (pro přehlednější editaci tabulky) se provádí stejně jako na v případě uvedeném na snímku č. 10. K jednotlivým studentům přiřaďte následující opatrovníky:

K jednotlivým studentům doplňte opatrovníky (Jméno, Příjmení, Vztah opatrovníka, Mobilní telefon) dle obrázku na snímku.

Za pomoci karty Vytvořit lze vytvářet (viz úkoly 3 – 5): Formuláře (pro snadné zadávání údajů do tabulek) Sestavy (pro zobrazení hodnot v jednotlivých tabulkách) Dotazy (ptáme se na data z jednotlivých tabulek)

Dle zadání (úkol 3) rozšíříme formulář o nové pole tabulky „funkce“: Nad formulářem „Seznam studentů“ vyvoláme pomoci kliknutí na ikonu Formulář na kartě „Vytvořit“ nový formulář (automaticky se pojmenuje „Seznam studentů1“). V pravé části rozhraní se zobrazí navigační podokno s názvem „Seznam polí“, zde vyberu z tabulky Studenti pole funkce a přetáhnu jej do libovolného místa ve formuláři.

Formulář na kartě Domů ve skupině ikon Záznamy uložím pomoci ikony „Uložit“. Pomoci posuvníku ve spodní části Formuláře mohu přepínat mezi jednotlivými záznamy a editovat pole „Funkce“ u jednotlivých studentů.

Na kartě Vytvořit ve skupině ikon „Jiné“ klikněte na ikonu „Průvodce dotazem“. Zobrazí se okno „Nový dotaz“ s nabídkou čtyř Průvodců – zvolíme Průvodce jednoduchým dotazem. Do pole „Vybraná pole“ přesuneme položky, které se týkají našeho dotazu (viz. Zadání – bod 4), tzn. Tabulka:Opatrovníci – Mobilní telefon a Tabulka:Studenti – Příjmení. Klikneme na tlačítko „Dokončit“ – zobrazí se tabulka s příjmením jednotlivých studentů a telefonními čísly na kontaktní osobu – opatrovníka.

Sestavy se vytváří obdobně jako formuláře (snímek 25 – 26) – za pomoci přetažení položky ze Seznamu polí. Jednotlivé položky (řádky i sloupce) lze mazat přímo ze sestavy pomoci tlačítka DELETE. Sestavu upravíme dle zadání (viz. Bod 5).

Hotová sestava dle zadání.

Jednotlivé formuláře, dotazy a sestavy lze vytisknout pomoci klávesové zkratky CTRL + P nebo pomoci tlačítka Office – Tisk. Za pomoci náhledu lze upravovat rozložení stránky. Úkol 3, 4 a 5 vytiskněte.

Děkuji za pozornost.