Školení k aplikaci Microsoft® Office Access 2007

Prezentace na téma: "Školení k aplikaci Microsoft® Office Access 2007"— Transkript prezentace:

1 Školení k aplikaci Microsoft® Office Access 2007
[Název vaší společnosti] představuje: Školení k aplikaci Microsoft® Office Access 2007 [Poznámka pro školitele: Podrobnou nápovědu k úpravám šablony naleznete na posledním snímku. Některé snímky rovněž obsahují v podokně poznámek další text k lekci.] Rychlé seznámení

2 Obsah školení Přehled: rychle, snadno a přímočaře
Lekce 1: Nový začátek Lekce 2: Zpět do práce Lekce 3: Uložení souborů v nejlepším formátu Každá lekce obsahuje seznam navržených úkolů a sadu zkušebních otázek. Rychlé seznámení

3 Přehled: rychle, snadno a přímočaře
Jakmile uvidíte aplikaci Access 2007, zjistíte změnu. Možná se zamyslíte nad tím, jak dlouho potrvá, než se s novou verzí sžijete. A přesně pro tento účel je určen tento kurz. Seznamte se s vylepšeními, zjistěte, jak vám usnadní práci a jak rychle může aplikace Access začít pracovat pro vás. Zorientujete se během okamžiku. Rychlé seznámení

4 Cíle kurzu Naučte se, jak stahovat databáze z nové stránky Začínáme s aplikací Microsoft Office Access. Zjistěte, jak lze vytvářet databázové objekty pomocí nového pásu karet. Získejte informace o ukládání a sdílení dat ve vhodných formátech. Rychlé seznámení

5 Lekce 1 Nový začátek

6 Nový začátek Aplikace Access byla hned od počátku navrhována s ohledem na jednoduchost a praktičnost. Snadno přístupné funkce a příkazy aplikace Access jsou funkčně uspořádány podle logiky práce, čímž zajišťují vyšší produktivitu. Rychlé seznámení

7 Začínáme pomocí šablony
Po spuštění aplikace Access 2007 se zobrazí nová stránka Začínáme s aplikací Microsoft Office Access. Na uvedené stránce zjistíte, že tato verze aplikace Access převzala kus práce za vás: Šablony zařazené do kategorií vám ušetří první kroky jednotlivých úkolů. Šablony představují předdefinované databáze zaměřené na úkoly, které můžete stáhnout a ihned použít. Vybrat a klepnout – je to opravdu rychlé. Další informace o šablonách získáte v další lekci, ale nejprve se budeme věnovat některým dalším podstatným vylepšením. Rychlé seznámení

8 Seznamte se s novým vzhledem
Jakmile vytvoříte nebo otevřete databázi aplikace Access 2007, zobrazí se před vámi některé nové nástroje. Jedná se o nové pomocníky, kteří vám usnadní úspěšné zpracování úkolů v aplikaci Access. Věnujte chvilku seznámení se s jejich názvy: Pás karet Panel nástrojů Rychlý přístup Tlačítko Microsoft Office Navigační podokno Rychlé seznámení

9 Seznamte se s novým vzhledem
Jakmile vytvoříte nebo otevřete databázi aplikace Access 2007, zobrazí se před vámi některé nové nástroje. Jedná se o nové pomocníky, kteří vám usnadní úspěšné zpracování úkolů v aplikaci Access. V navigačním podokně zjistíte obsah databáze, kterou používáte. Zobrazují se zde tabulky, formuláře, sestavy nebo dotazy – a všechny máte při práci po ruce. Práci vám zjednoduší také pás karet. Ten přijde na řadu jako další. Rychlé seznámení

10 Práce s pásem karet Spíše než nový design představuje pás karet roky výzkumu zkušeností uživatelů. Byl navržen s ohledem na práci uživatelů, proto na jednom místě seskupuje všechny funkce aplikace Access, aniž by je bylo nutné dlouho hledat. Tím je zajištěna vyšší efektivita práce. Rychlé seznámení

11 Práce s pásem karet Pás karet je uspořádán na základě běžných činností. Každý pás karet je uspořádán na základě běžných činností a obsahuje příkazy nezbytné pro danou činnost. Příkazy jsou seskupené do logických skupin. Příkazy lze snadno najít i použít. Pás karet je centrem příkazů při práci v aplikaci Access 2007. Na obrázku můžete vidět skupiny Tabulky a Formuláře na kartě Vytvořit. Rychlé seznámení

12 Nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup podle vlastních představ
Každý uživatel má oblíbené příkazy panelu nástrojů. Panel nástrojů Rychlý přístup můžete zaplnit příkazy podle svých potřeb. Na obrázku jsou zobrazeny dvě různé verze panelu nástrojů: Základní panel nástrojů Rychlý přístup Přizpůsobený panel nástrojů Rychlý přístup Rychlé seznámení

13 Nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup podle vlastních představ
Každý uživatel má oblíbené příkazy panelu nástrojů. Panel nástrojů Rychlý přístup můžete zaplnit příkazy podle svých potřeb. Chcete-li přidat své oblíbené příkazy na panel nástrojů Rychlý přístup, abyste je měli vždy po ruce, klepněte pravým tlačítkem na příkaz a potom klepněte na příkaz Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Tip: Příkazy lze z panelu nástrojů Rychlý přístup také snadno odebrat. Stačí klepnout pravým tlačítkem na příkaz a potom klepnout na příkaz Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup. Tyto příkazy zůstanou vždy k dispozici bez ohledu na kartu, kde se právě nacházíte. Rychlé seznámení

14 Správa práce: tlačítko Microsoft Office
Tlačítko Microsoft Office je umístěno v levém horním rohu okna aplikace Access. Tato nabídka vám pravděpodobně bude připomínat nabídku Soubor v předchozích verzích aplikace Access. Po klepnutí na tlačítko Microsoft Officese zobrazí: Nabídka základních příkazů pro práci se soubory Seznam naposledy použitých dokumentů Tlačítko, které po klepnutí umožňuje zobrazit a vybrat různé nastavení aplikace Rychlé seznámení

15 Návrhy cvičení Seznamte se se stránkou Začínáme s aplikací Microsoft Office Access. Použijte navigační podokno. Zaměřte se na pás karet. Použijte panel nástrojů Rychlý přístup. Prohlédněte si možnosti dostupné pomocí tlačítka Microsoft Office. Bonus: Zobrazte klávesové zkratky. [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Access 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na online cvičení. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Access. Důležité: Pokud není aplikace Access 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Cvičení online (vyžaduje aplikaci Access 2007) Rychlé seznámení

16 Test 1, otázka 1 Která z následujících možností je určena k tomu, abyste ji přizpůsobili přidáním oblíbených příkazů? (Vyberte jednu odpověď.) StránkaZačínáme s aplikací Microsoft Office Access. Panel nástrojů Rychlý přístup. Pás karet. Karty a skupiny. Rychlé seznámení

17 Test 1, otázka 1: Odpověď Panel nástrojů Rychlý přístup.
Panel nástrojů Rychlý přístup umožňuje zobrazit často používané příkazy bez ohledu na činnost, kterou právě provádíte. Klepnutím pravým tlačítkem myši na libovolný příkaz přidáte tento příkaz na uvedený panel nástrojů. Klepnutím pravým tlačítkem myši na příkaz na panelu nástrojů příkaz odeberete. Rychlé seznámení

18 Test 1, otázka 2 Která z následujících možností se jako první zobrazí na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access? (Vyberte jednu odpověď.) Navigační podokno. Karta Vytvořit. Tlačítko Microsoft Office. Příkaz Šablony tabulky . Rychlé seznámení

19 Test 1, otázka 2: Odpověď Tlačítko Microsoft Office.
Na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access se jako první zobrazí tlačítko Microsoft Office, pomocí kterého můžete podle potřeby vytvořit nebo otevřít databázi. Rychlé seznámení

20 Test 1, otázka 3 Podle čeho je uspořádán Pás karet? (Vyberte jednu odpověď.) Příkazy jsou seskupeny podle abecedy. Nepoužívané příkazy se nezobrazují. Příkazy jsou seskupeny na základě běžných činností. Příkazy jsou uvedeny v nabídkách. Rychlé seznámení

21 Test 1, otázka 3: Odpověď Příkazy jsou seskupeny na základě běžných činností. Můžete tak vždy vidět přesně to, co potřebujete k požadované akci. Rychlé seznámení

22 Lekce 2 Zpět do práce

23 Zpět do práce Díky šablonám je vytvoření nové databáze v aplikaci Access 2007 opravdu snadné. Šablony představují předdefinované databáze navržené tak, aby odpovídaly vašim potřebám.  Na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access vyberte kategorii šablony databáze, například Obchodní, Osobní nebo Vzdělání. Jak je patrné z obrázku, na výběr je celá řada možností. Rychlé seznámení

24 Stažení databáze Jakmile vyberete šablonu, zobrazí aplikace Access další související informace v podokně na pravé straně stránky Začínáme. V této části můžete zadat požadovaný název databáze, který se zobrazí po jejím stažení do počítače. Je zde také tlačítko Stáhnout . Po dokončení stažení zjistíte obsah nové databáze pomocí navigačního podokna. Rychlé seznámení

25 Vytvoření tabulky podle šablony
Předpokládejme, že chcete do databáze přidat tabulku. V aplikaci Access je to opravdu snadné, protože jsou k dispozici také šablony pro tabulky. Klepnutím na kartu Vytvořit zobrazte skupinu Tabulky. Zde klepněte na tlačítko Šablony tabulky. Vyberte šablonu tabulky – na výběr jsou Události, Problémy, Úkoly a další – a během okamžiku bude vaše databáze obsahovat další tabulku s poli a typy dat odpovídajícími požadovanému účelu. Rychlé seznámení

26 Vytvoření formuláře a jeho formátování
Formulář můžete vytvořit během okamžiku a naformátovat jej podle svých představ. Chcete-li v aplikaci Access 2007 vytvořit nový formulář, klepněte na kartu Vytvořit a potom klepněte na tlačítko Formulář.Je to snadné. Aplikace Access vytvoří nový formulář na základě existujícího databázového objektu, který jste již otevřeli nebo vybrali v navigačním podokně. Rychlé seznámení

27 Vytvoření formuláře a jeho formátování
Nový formulář se otevře v zobrazení rozložení a pás karet vám nabídne část Nástroje rozložení formuláře se dvěma kartami: Formát a Uspořádat. Příkazy na uvedených kartách tak usnadňují změny vzhledu ovládacích prvků a popisků, že budete chtít zkoušet stále nové kombinace. Největší výhodou je, že změny můžete prohlížet při jejich provádění. Pokud se vám změna nelíbí, vrátíte ji snadno zpět pomocí kombinace kláves CTRL+Z nebo pomocí tlačítka Zpět na panelu nástrojů Rychlý přístup . Poznámka: Část Nástroje rozložení formuláře se na pásu karet zobrazí pouze v případě, že ji lze použít. Rychlé seznámení

28 Vytvoření sestavy a její formátování
Nové sestavy jsou jednoduché a překvapením pro vás nebude ani způsob jejich vytvoření. Klepněte na kartu Vytvořit a potom klepněte na tlačítko Sestava. Aplikace Access vytvoří novou sestavu na základě existujícího databázového objektu, který jste již otevřeli nebo vybrali v navigačním podokně. Rychlé seznámení

29 Vytvoření sestavy a její formátování
Nová sestava se otevře v zobrazení rozložení a pás karet vám nabídne část Nástroje rozložení sestavy se třemi kartami: Formát, Uspořádat a Vzhled stránky. Pomocí příkazů na těchto kartách je možné změnit vzhled ovládacích prvků a popisků nebo vybrat okraje, formát papíru a jiné možnosti tisku. Změny samozřejmě můžete prohlížet při jejich provádění. Poznámka: Stejně jako část Nástroje rozložení formuláře popsaná na předchozích snímcích, se karty Formát, Uspořádat a Vzhled stránky zobrazují na pásu karet pouze tehdy, když jsou potřebné. Rychlé seznámení

30 Návrhy cvičení Vytvořte databázi. Vytvořte tabulku.
Vytvořte a naformátujte formulář. Vytvořte a naformátujte sestavu. [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Access 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na online cvičení. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Access. Důležité: Pokud není aplikace Access 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Cvičení online (vyžaduje aplikaci Access 2007) Rychlé seznámení

31 Test 2, otázka 1 Jaký je nejrychlejší způsob vytvoření databáze pro kontakty? (Vyberte jednu odpověď.) Stažení šablony databáze Kontakty. Klepnutí na položku Prázdná databáze. Vyhledání databáze na Internetu. Zakoupení adresáře. Rychlé seznámení

32 Test 2, otázka 1: Odpověď Stažení šablony databáze Kontakty.
Šablonu Kontakty naleznete na stránce Začínáme s aplikací Microsoft Office Access v kategorii Podnikání nebo Osobní. Rychlé seznámení

33 Test 2, otázka 2 Jak lze vytvořit novou sestavu na základě existující tabulky? (Vyberte jednu odpověď.) Data tabulky zkopírujete a vložíte do sestavy. Vyberete tabulku v navigačním podokně a klepnete na tlačítko Sestava na kartě Vytvořit. Uložíte tabulku jako sestavu. Na kartě Vytvořit ve skupině Sestavy klepnete na tlačítko Nová tabulka. Rychlé seznámení

34 Test 2, otázka 2: Odpověď V navigačním podokně vyberete tabulku a na kartě Vytvořit klepnete na tlačítko Sestava. Aplikace Access vloží do nové sestavy ovládací prvky, které odpovídají polím dané tabulky, a zároveň u sestavy nastaví stejný název. Rychlé seznámení

35 Test 2, otázka 3 Která z následujících možností je typ šablony tabulky? (Vyberte jednu odpověď.) Události. Problémy. Úkoly. Všechny tři. Rychlé seznámení

36 Test 2, otázky 3: Odpověď Všechny tři.
Mezi typy šablon tabulky patří také Kontakty a Aktiva. Rychlé seznámení

37 Uložení souborů v nejlepším formátu
Lekce 3 Uložení souborů v nejlepším formátu

38 Ukládejte své soubory v nejlepším formátu
Aplikace Access používá nový formát souboru a novou příponu souboru. Co to pro vás znamená? Několik výhod a pár jednoduchých postupů popsaných v této lekci. A samozřejmě – v nové verzi aplikace Access můžete pracovat i se starými soubory. Rychlé seznámení

39 Výhody Co je důvodem změny formátu? Několik výhod a několik důvodů.
Snaha o zlepšení zabezpečení databází aplikace Access 2007. Snaha o vyšší kompaktnost. Rychlé seznámení

40 Výhody Co bylo důvodem pro změnu formátu souborů?
Několik výhod a několik důvodů. Snaha o vyšší spolehlivost obnovení dat v případě poškození souboru. Přidání některých funkcí, které nelze snadno vytvořit, například pole tabulky umožňující uložit přílohy a pole s mnoha hodnotami. Rychlé seznámení

41 Upgrade předchozích databází
V aplikaci Access můžete vytvořit kopii starší databáze, která bude bezpečnější, kompaktnější a v případě potřeby snadněji obnovitelná. Pomocí následujícího postupu získá vaše starší databáze veškeré výhody nového formátu souborů:  V aplikaci Acces 2007 klepněte na tlačítko Microsoft Office   a pomocí příkazu Otevřít otevřete starší databázi. Znovu klepněte na tlačítko a přejděte na příkaz Uložit jako. Rychlé seznámení

42 Upgrade předchozích databází
V aplikaci Access můžete vytvořit kopii starší databáze, která bude bezpečnější, kompaktnější a v případě potřeby snadněji obnovitelná. Pomocí následujícího postupu získá vaše starší databáze veškeré výhody nového formátu souborů:  Klepněte na možnost Databáze aplikace Access 2007. Postup je zřejmý, protože by přesně takový měl být. Rychlé seznámení

43 Sdílení ve starším formátu
Může se stát, že budete potřebovat databázi aplikace Access 2007 sdílet s uživatelem, který pracuje s předchozí verzí aplikace Access. Lze to provést tak, že vytvoříte kopii ve starším formátu souborů. Rychlé seznámení

44 Sdílení ve starším formátu
Může se stát, že budete potřebovat databázi aplikace Access 2007 sdílet s uživatelem, který pracuje s předchozí verzí aplikace Access. Způsob vytvoření takové kopie je velmi podobný postupu upgradu starší databáze: Otevřete databázi aplikace Access 2007 a potom klepněte na tlačítko Microsoft Office Přejděte na příkaz Uložit jakoa potom klepněte na požadovanou možnost. Rychlé seznámení

45 Nemůžete však mít všechno
Některé nové funkce v aplikaci Access vyžadují nový formát souborů. Jinými slovy jsou dostupné pouze v aplikaci Access 2007. Pokud databáze tyto nové funkce využívá a pokud chcete vytvořit její kopii ve starším formátu, zobrazí aplikace Access zprávu vysvětlující důvod neprovedení tohoto kroku. Jestliže tedy víte, že budete databázi sdílet s uživateli, kteří aplikaci Access 2007 nepoužívají, naplánujte si svou práci s ohledem na uvedenou skutečnost. Rychlé seznámení

46 Návrhy cvičení Uložte kopii databáze aplikace Access 2007 jako databázi aplikace Access 2003. Proveďte upgrade databáze aplikace Access [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Access 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na online cvičení. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Access. Důležité: Pokud není aplikace Access 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Cvičení online (vyžaduje aplikaci Access 2007) Rychlé seznámení

47 Test 3, otázka 1 Které z následujících tvrzení je pravdivé pro formát souborů Access 2007? (Vyberte jednu odpověď.) Je založen na formátu XML. Spolupracuje se všemi předchozími verzemi aplikace Access. Poskytuje zvýšené zabezpečení a menší velikost souborů. Vyžaduje změnu konfigurace tiskárny. Rychlé seznámení

48 Test 3, otázka 1: Odpověď Poskytuje zvýšené zabezpečení a menší velikost souborů. Rychlé seznámení

49 Test 3, otázka 2 Jak lze v aplikaci Access 2007 použít starší databázi? (Vyberte jednu odpověď.) Otevřením databáze a použitím příkazu Uložit jako. Odesláním databáze v příloze u pomocí aplikace Microsoft Office Outlook® 2007. Otevřením databáze v aplikaci Access 2007, přičemž upgrade proběhne automaticky. Otevřením databáze a exportováním jejích dat do nové, prázdné databáze aplikace Access 2007. Rychlé seznámení

50 Test 3, otázka 2: Odpověď Otevřením databáze a použitím příkazu Uložit jako. Rychlé seznámení

51 Test 3, otázka 3 Funkce aplikace Access 2007 nelze sdílet s uživateli, kteří používají starší verze aplikace Access. (Vyberte jednu odpověď.) Ano Ne Rychlé seznámení

52 Test 3, otázka 3: Odpověď Ne
Pomocí příkazu Uložit jako můžete vytvořit kopii kompatibilní s předchozími verzemi. Rychlé seznámení

53 Karta Rychlá reference
Souhrn úkolů probraných v tomto kurzu naleznete na kartě Rychlá reference. Rychlé seznámení

54 Použití této šablony Obsahem této šablony aplikace Microsoft Office PowerPoint® je kurz zaměřený na seznámení s funkcemi a výhodami aplikace Access Předpokládá se, že ji upravíte podle potřeby a budete ji prezentovat skupině účastníků školení. Obsah této šablony vznikl adaptací kurzu s názvem Rychlé seznámení s aplikací Access 2007, který byl publikován na webu Microsoft Office Online. Funkce šablony Úvodní snímek: Na prvním snímku je zástupný text, který byste měli přepsat názvem své společnosti. Pokud tento text nechcete, můžete textové pole zcela odstranit. Animace: V prezentaci se používají efekty vlastní animace. Patří k nim efekty Postupně, Roztáhnout, Prolínání a Šachovnice. Všechny efekty fungují zpětně i v předchozích verzích aplikace až do verze Microsoft PowerPoint Pokud chcete animační efekty změnit, přejděte do nabídky Prezentace, klepněte na příkaz Vlastní animace a pracujte se zobrazenými možnostmi. Obsahuje-li tato prezentace animaci Macromedia Flash: Pokud chcete přehrávat soubor Flash, je třeba v počítači zaregistrovat ovládací prvek Microsoft ActiveX® s názvem Objekt Shockwave Flash. Provedete to tak, že z webu společnosti Macromedia stáhnete nejnovější verzi programu Macromedia Flash Player. Přechody snímků: V prezentaci se používá přechod Rolovat dolů. Pokud chcete použít jiný přechod, klepněte v nabídce Prezentace na příkaz Přechody snímků a pracujte se zobrazenými možnostmi. Hypertextové odkazy na online kurz: Šablona obsahuje odkazy na online verzi tohoto školicího kurzu. Pomocí odkazů přejdete na praktická cvičení k jednotlivým lekcím a na kartu Rychlá reference publikovanou pro tento kurz. Upozornění: K zobrazení praktických cvičení je třeba, aby byla v počítači nainstalována aplikace Access Pokud není aplikace Access 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup. Záhlaví a zápatí: Šablona obsahuje zápatí s názvem kurzu. Zápatí je možné změnit nebo odstranit pomocí dialogového okna Záhlaví a zápatí (otevírá se příkazem z nabídky Zobrazit). POUŽITÍ TÉTO ŠABLONY Podrobnou nápovědu k této šabloně získáte zobrazením podokna poznámek nebo celé stránky poznámek (karta Zobrazení).