Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) Správa podnikového obsahu Spisová služba

1. 1. Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management – ECM) Strategie, metody a nástroje sloužící k získání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a dokumentů vztahujících se k procesům organizace Řízení nestrukturovaných informací organizace Pojmy „obsah“ X „dokument“

1. 2 Fáze životního cyklu podnikového obsahu VSTUP ZPRACOVÁNÍ VÝSTUP Přijetí Uložení Úpravy Užívání Archivace Publikování Pořízení Skartace DMS RMS

1. 3 Komponenty ECM 1. 3. 1 Digitalizace dokumentů (Document Imaging Systém – DIS) Stupně integrace ED v IS: - žádná integrace = listinné dokumenty zpracovávány mimo IS - na úrovni evidence → jednoznačný identifikátor - na úrovni dat obsažených v dokumentech → různé druhy formulářů - úplná integrace = listinné dokumenty skenovány Fáze procesu digitalizace: 1/ příprava dokumentů 2/ zpracování 3/ výstup Přínosy a rizika digitalizace Příklady: ČR → Národní digitální knihovna + Manuscriptorium + Kramerius + WebArchiv, EU / EK → Europeana

1.3.1 Digitalizace dokumentů Fáze procesu digitalizace dokumentů. 1/ příprava dokumentů (manuální, restaurování, konzervace …) 2/ zpracování → skenování → rozpoznávání (OCR – Optical Character Recognition) → indexace (metadata) → verifikace a validace (kontrola operátorem) → uložení (výstupní formáty JPEG, TIFF, PNG + PDF) 3/ výstup → export dat a souborů → přenosná paměťová média → datová úložiště

3. 2 Vytěžování dat (Data Mining - DM) 3 3.2 Vytěžování dat (Data Mining - DM) 3.3 Systém pro správu dokumentů (Document Management Systém – DMS) DMS = základ ECM → komponenty ECM → podnikové aplikace ↘ Enterprise Resource Planning (ERP) ↘ Customer Relationship Management (CRM) strukturovaná data (ERP) → Workflow (ERP) Dokumenty ↗ ↘ nestrukturovaná data (ECM) → Workflow (ECM) DMS = „živé“ dokumenty (záznamy) X RMS = „neměnné“ záznamy

POROVNÁVÁNÍ ARCHIVACE A ZÁLOHOVÁNÍ Archivace Zálohování Data jsou z primárního úložiště přesouvána do jiného úložiště. Data jsou z primárního úložiště kopírována do dalšího úložiště. Cílem je uchování dat pro budoucí užití. Cílem je rychlá obnova dat při jejich ztrátě. Data jsou uložena na nepřepisovatelných paměťových médiích. Data jsou uložena na přepisovatelných paměťových médiích. Spadá do problematiky splnění legislativních požadavků. Spadá do problematiky zajištění bezpečnosti provozu informačního systému. Archivovaným datovým objektem jsou jednotlivé záznamy, dokumenty apod. Zálohovaným datovým objektem je celá databáze či souborový systém. Data jsou archivována roky. Data jsou zálohována dny/týdny/měsíce.

3.4 Správa záznamů Správa záznamů (Records Management – RM) Funkcionalita RM → správa elektronických, analogových, hybridních záznamů → jednoznačná identifikace záznamů → zatřídění záznamů do systému → vyplnění metadat → ochrana před změnami + před výmazem → nastavení přístupových práv → vyhledávání podle metadat / fulltextu → zobrazování záznamů → trvalá čitelnost záznamů → archivace a skartace záznamů podle skartačního plánu

Document Management System Records Management System ROZDÍLY MEZI DMS A RMS Document Management System Records Management System týká se všech dokumentů vztahuje se pouze na některé dokumenty dokumenty jsou ukládány uživateli do struktury, kterou mohou upravovat záznamy jsou ukládány dle definovaného schématu třídění, který udržuje správce systému doba uložení nebývá sledována záznamy musí být uloženy po zákonem stanovenou dobu dokumenty je možné upravovat záznamy nesmí být modifikovány dokumenty je možné mazat bez ohledu na dobu uložení záznamy není možné vymazat před stanovenou lhůtou jejich uchování s dokumenty je manipulováno na základě užití oprávněným uživatelem manipulace se záznamy je řízena událostmi nebo kalendářem

3.5 Správa elektronické pošty 3.6 Archivace 3.7 Automatizace procesů Správa elektronické pošty (E-mail Management – EMS) Archivace (Archive Management Systém – AMS) → důvěryhodné uložení → správa – zachování → zpřístupňování („vytěžování“) Projekt NDA (Národní digitální archiv) – zastaven 2014 + co dál??? Model OAIS: - SIP (Submission Information Package) = IB původce → archiv - AIP (Archival Information Package) = vybrané A původce → archiv - DIP (Dissemination Information Package) = odpověď na externí dotaz: digitální archiv → žadatel Automatizace procesů = Workflow

FUNKČNÍ MODEL OAIS Plánování uchovávání Administrace MANAGEMENT Popisné informace Popisné informace Správa dat Přístup DOTAZY Příjem PŮVODCE VÝSLEDKY KONZUMENT SIP OBJEDNÁVKY Archivní úložiště AIP AIP DIP Administrace MANAGEMENT

3.8 Standardy ECM Standardy „de iure“ → normy ISO Standardy „de facto“ → MoReq, XML … Standardy ECM: 3.8.1 o kvalitě řízení a služeb: ISO 9000, ISO 20000 3.8.2 správa záznamů a dokumentů: ISO 15 849, Dublin Core, MoReq 3.8.3 archivace e-dokumentů (model OIAS, formát PDF + PDF/A)

2.1 Spisová služba Spisová služba (SSL) → Elektronická spisová služba (ERMS) → NSESSSL Fáze ERMS → příjem: podatelna (e-podatelna?), konverze → evidence: registraturní pomůcky, podací deník, číslo jednací → označování: jednoznačný identifikátor → rozdělování a oběh: transakční protokol → vyřizování: spis → podepisování a používání razítek → odesílání: podatelna, DS, konverze, výstupní datové formáty → ukládání: spisovna, spisové a skartační znaky + lhůty, výstupní datové formáty → skartační řízení / výběr archiválií