Kontrola prvního stupně Seminář pro projektové partnery ze 4. výzvy 1

Kontrola prvního stupně obsah prezentace Kontrola prvního stupně úkol kontroly prvního stupně co je třeba předložit zpráva o průběhu projektu časová náročnost kontroly a co ji ovlivňuje kontrola na místě na co je třeba dávat pozor publicita

Kontrola prvního stupně Finanční a projektová kontrola Administrativní kontrola (tzv. dokladová) (reporting, výstupy - indikátory, VŘ, publicita, čerpání rozpočtu…) u 100% předložených výdajů Kontrola na místě na základě analýzy rizik vybraných projektů českých PP Doplněk k administrativní kontrole

Kontrola prvního stupně Úkolem kontroly prvního stupně je ověřit, že: realizace projektu probíhá v souladu s pravidly programu (programové dokumentace), projektovou žádostí a smlouvou (partnerskou dohodou) a Pokyny pro české partnery na www.crr.cz (tzv. „Country specific information“) výdaje jsou způsobilé, zaúčtovány v oddělené účetní evidenci pro projekt, uhrazeny a řádně podloženy aktivity projektu byly skutečně provedeny, produkty a služby skutečně dodány byla dodržena Pravidla pro zadávání veřejných zakázek, zásady rovných příležitostí, ochrany ŽP, …

Kontrola prvního stupně Kontrolorem pro české partnery je: Centrum pro regionální rozvoj ČR (CRR ČR) Kam předložit výdaje ke kontrole?: na regionální pobočky CRR ČR dle sídla partnera (NUTSII) (viz příloha Pokynů č. 5a - Kontakty) Kdy je vhodné kontaktovat Kontrolora? zadávání veřejných zakázek pochybnosti o způsobilosti výdaje pochybnosti o dokladování výdaje předkládání výdajů ke kontrole

Kontrola prvního stupně k první kontrole výdajů český partner předloží: Podklady specifikované v Pokynech pro české partnery ke kontrole 1.stupně – kapitola 5.A (uveřejněny na www.crr.cz), kopii projektové žádosti (Application form), smlouvu (Subsidy contract), partnerskou dohodu (Partneship agreement), písemné ujednání mezi LP a PP k metodě pro přepočet CZK na EUR (pokud není součástí Partnership agreementu) Detailní rozpočet PP(Příloha č.8), pokud není součástí PA DPH: neplátce - čestné prohlášení, že není plátce DPH plátce – doklad o registraci

Kontrola prvního stupně k první a každé další kontrole výdajů český partner předloží: finanční zprávu (výdaje ≥ 5.000€ pro OP MR, + výjimky) zprávu o průběhu projektu PP (jen v případě předkládání soupisky/fin.zprávy) kopie účetních dokladů a podpůrných dokumentů pokud byla upravena AF její aktuální verzi v případě dalších změn (identifikace PP,rozpočet, DPH, …) doklad o aktuálním stavu (např. dodatek, aktuální rozpočet) příloha č. 7 – přehled realizovaných a předpokládaných zadávacích řízení

Kontrola prvního stupně finanční zpráva PP: Seznam výdajů vynaložených PP za dané reportovací období formulář je přílohou Pokynů pro české partnery (zvlášť xls formulář pro OP– Příloha 2 b), v každém souboru jsou extra předpřipravené listy pro případy, kde je jednotný kurz EUR pro přepočet a kdy rozdílný pro každý výdaj) vyplnit dle Pokynů pro vyplňování fin. Zprávy (Příloha 2e) a ve vazbě na Náležitosti dokladování (Příloha 3) Nepřepisovat předvyplněné vzorce – vyplňovat jen nepodbarvené buňky

Kontrola prvního stupně kopie účetních dokladů dle Náležitostí dokladování: Roztříděné ve složce podle rozpočtových kapitol Očíslované v souladu s předloženou fin. Zprávou a takto seřazeny Identifikace, že originál byl opatřen razítkem s číslem,názvem projektu a programu Identifikace, že originál byl zaúčtován dle oddělené účetní evidence (stačí identifikace na sestavě) Při nedodržení výše uvedeného je P-CRR oprávněna vrátit žádost o certifikaci

Kontrola prvního stupně zpráva o průběhu projektu PP: základní údaje o projektu, LP, PP stručný popis cílů projektu, úloha partnera v projektu popis aktivit, které partner v daném období realizoval dle pracovních celků výsledky aktivit, stupeň rozpracovanosti dle pracovních celků způsob propagace projektu problémy při realizaci, důvody jejich vzniku, opatření k nápravě plán akcí na další období zpráva je předložena v ČJ, nebo v AJ, pokud jsou zachovány stejné obsahové náležitosti formulář je přílohou (č. 1) Pokynů pro české partnery

Kontrola prvního stupně INTERREG IVC: LP je povinen každých 6 měsíců předložit JTS progress report, a to do 3 měsíců od konce monitorovacího období PP tedy musí do té doby LP předložit certifikáty, tj. mít ocertifikované své výdaje vynaložené a uhrazené v daném rep.období: leden – červen červenec – prosinec PP musí předložit svou žádost o certifikaci nejpozději do 31/7 nebo do 31/1

Kontrola prvního stupně Časová náročnost kontroly prvního stupně: CRR ČR provede kontrolu výdajů do 4 týdnů od předložení všech potřebných podkladů (tzv. administrativní kontrola) + 1 měsíc na odstranění nedostatků Jaké faktory ovlivňují průběh kontroly: kvalita zpracování přeložených podkladů (zprávy o realizaci, finanční zprávy) řádné doložení/vykázání výdajů dle Pokynů pro české partnery spolupráce partnera s kontrolorem Komunikace partnera se svým Vedoucím partnerem

Kontrola prvního stupně Kontrola na místě: cílem je ověřit, zda výrobky, služby nebo díla, které deklaruje partner ve Finanční/Průběžné zprávě byly skutečně dodány provádí se u vybraného vzorku projektů během realizace projektu, nejpozději do poslední certifikace provádí se automaticky u všech českých LP pokud byl vybrán na kontrolu, provede se současně i ověření pořízeného vybavení a majetku

Kontrola prvního stupně Kontrola na místě: může být i dokladová kontrola na místě o kontrole je partner informován předem (min. 48 hodin před návštěvou) kontrolní skupina je zpravidla dvoučlenná partner je povinen umožnit kontrolorovi nahlédnout do veškeré dokumentace (včetně účetnictví) spojené s projektem

Kontrola prvního stupně Na co je třeba dát pozor: veřejné zakázky archivace dokumentů minimálně: do 31.12.2020 dodržování pravidel publicity časová a věcná způsobilost výdajů příjmy projektu u projektů nad 1 mil.€ Pokud máte pochybnosti, přijďte na konzultaci!

Publicita Legislativa, informace Nařízení komise (ES) č. 1828/2006, čl. 8-9 Programová dokumentace Pokyny pro české projektové partnery www.Interreg4c.net

Obecné požadavky Každý projektový partner zodpovídá za zajištění publicity a propagace své části projektu Pokud projekt získá dotaci z ERDF, informuje o tom partner všechny subjekty podílející se na jeho realizaci Náklady na publicitu projektu jsou způsobilé, pokud jsou uvedeny v Application Form a rozpočtu projektu Při nedodržení pravidel publicity hrozí sankce případně vrácení již vyplacených peněz

Formy publicity Informace na propagačních materiálech (letáky, brožury, plakáty, …) Informace na webových stránkách Články v novinách, časopisech Umístění evropské vlajky (semináře, konference) Ústní informace na seminářích, konferencích Inzerce Velkoplošné reklamní panely Pamětní desky

Povinná opatření Logo programu Loga jednotlivých programů jsou uveřejněna na jejich internetových stránkách Symbol Evropské unie V souladu s grafickými normami stanovenými v příloze Prováděcího nařízení Slovní spojení „Evropská unie“ Informace o spolufinancování projektu z Evropského fondu pro regionální rozvoj (ERDF) V případě malých propagačních předmětů není povinný odkaz na ERDF (zjednodušené logo programu + symbol Evropské unie)

Používání log Používat logo ve správném formátu (barva, velikost) Viz programová dokumentace a webové stránky Logo programu a EU nesmí být menší než ostatní loga Text musí být čitelný V případě malých propagačních předmětů lze použít verzi loga bez textu Logo programu musí být umístěno na první straně publikací (brožury, letáky, pozvánky, prezentace, …) Logo EU musí být na všech materiálech, doporučujeme uvádět společně s logem programu

Příklady vhodných forem propagace webové stránky Web, audiovizuální materiály – povinné údaje musejí být umístěny viditelně na úvodní (domovské) stránce Stručný popis programu Povinný je hyperlink na webové stránky programu a hyperlink na webové stránky DG Regio http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.htm Podrobnosti v programové dokumentaci neb na webových stránkách programu

Příklady vhodných forem propagace informační akce Konference, semináře, výstavy Umístit plakát u vstupu do objektu nebo do sálu po celou dobu trvání akce Umístit vlajku EU do sálu V úvodu zdůraznit spolufinancování z fondu ERDF Veškeré materiály (prezentace, publikace) označit povinnými údaji

Příklady vhodných forem propagace propagační materiály, plakáty Brožury, letáky na přední straně uvést povinné údaje Plakáty doporučený rozměr – min A4 umístění na dobře viditelném místě po celou dobu realizace projektu nebo probíhající akce musí obsahovat povinné údaje

Povinnosti partnerů Pořizovat a uchovávat fotodokumentaci z průběhu akcí Ke kontrole výdajů doložit, jak probíhá propagace projektu (brožury, letáky, publikace, fotodokumentace, program akcí, …) Veškeré propagační aktivity popsat ve zprávě o průběhu projektu

CRR ČR – základní informace Děkuji za pozornost Ing. Eva Hrstková hrstkova@crr.cz Ing. Petra Holíková holikova@crr.cz