Monitoring projektu v OP PIK

Přehled zpráv u projektu v OP PIK Typ zprávy Sledované období Datum podání Informace o pokroku (IoP) Do 30.6. 31.8. daného roku Zpráva o realizaci (ZoR) Za relevantní etapu Společně s relevantní ŽoP Závěrečná zpráva o realizaci (ZZoR) Za poslední etapu/za celý projekt Společně se závěrečnou ŽoP Zpráva o udržitelnosti (ZoU) Za relevantní rok udržitelnosti 1. ZoU - rok a 10 pracovních dní od přechodu projektu do stavu ,,Finančně ukončen ze strany ŘO“; 2. ZoU – rok a 10 pracovních dní od řádného termínu podání 1. ZoU Závěrečná zpráva o udržitelnosti (ZZoU) Za poslední rok udržitelnosti Zahájení Realizace projektu Ukončení Systém zároveň neumožní podání následující ZoR/IoP/ZoU pokud není finálně vypořádána předchozí ZoR/IoP/ZoU, na kterou je podávaná zpráva navázána. Vypořádáním se rozumí převedení zprávy na straně CSSF do stavu ,,Schválena ze strany ŘO z obsahové kvality“. IoP je na daný rok generována pouze u projektů, u kterých došlo k uzavření PA do 30.6. (včetně). Pokud byl PA uzavřen od 1.7. a později, bude IoP podávána až následující rok. Udržitelnost projektu

Příklad monitoringu projektu Zahájení projektu: 1. 12. 2015 Podpis Rozhodnutí: 1. 1. 2016 (datum uzavření PA) Ukončení projektu: 15.11.2016 (převedení do stavu ,,Finančně ukončen ze strany ŘO“ až dne 29.11.2018) Počet etap: 3 Pořadí etapy: Období realizace etapy: Datum předložení ŽoP: Etapa: 1.12.2012 – 31.3.2016 15.4.2016 (datum stanovené ve FP) Etapa: 1.4.2016 – 1.6.2016 15.6.2016 (datum stanovené ve FP) Etapa: 2.6.2016 – 31.10.2016 14.11.2016 (datum stanovené ve FP) Pořadí zprávy:* Typ zprávy: * Sledované období: * 1. ZoR od 1.12.2015 - do 31.3.2016 2. ZoR od 1.4.2016 - do 1.6.2016 1. IoP od 2.6.2016 - do 30.6.2016 3. ZZoR od 2.6.2016 – do 31.10.2016 * Na příkladu uvedeny pouze zprávy v období REALIZACE projektu Typ zprávy Datum podání 1. ZoR Spolu s 1. ŽoP (15.4.2016) 2. ZoR Spolu s 2. ŽoP (15.6.2016) 1. IoP 31.8.2016 3. ZZoR Spolu s 3. ŽoP (14.11.2016) 1. ZoU 13.12.2017 (závazný termín) 2. ZoU 2.1.2018 (závazný termín) 3. ZoU 16.1.2020 (závazný termín) 4. ZoU 29.1.2021 (závazný termín) 5. ZZoU 11.2.2022 (závazný termín) Naprostá většina projektů má dobu udržitelnosti 5 let – podávají 4 ZoU + 1 ZZoU.

Návaznost sledovaného období u zpráv v OP PIK Jednotlivé zprávy jsou na sebe striktně navázány – MS14+ hlídá jejich posloupnost podle stanoveného data podání (předložení), které je dáno nastaveným finančním plánem Sledované období, které je příjemcem dotace v rámci zpráv vyplňováno na záložce „Informace o zprávě“, je v OP PIK hlídáno nepropustnou kontrolou. Provázanost jednotlivých typů zpráv: Sledované období ,,od“ u ZoR2 je navázáno (+ 1 den) na sledované období ,,do“ u ZoR1 (toto sledované období ,,od“ MS doplní do ZoR2 automaticky (za předpokladu, že ZoR1 je finálně vypořádána na straně Agentury). Sledované období ,,od“ u IoP2 je navázáno na sledované období ,,do“ u předchozí vypořádané ZoR (pokud jí předchází) nebo na sledované období ,,do“ u IoP1.

Vytvoření a editace ZoR/IoP/ZoU v ISKP – vstupní podmínky Uživatel se přihlásí do ISKP14+ jako žadatel, za kterého chce ZoR/IoP/ZoU podávat. Uživatel je přihlášen v systému v roli umožňující generování záznamů v rámci IoP/ZoR/ZoU. Uživatel zvolí projekt, na kterém chce vyplňovat IoP/ZoR/ZoU. Vybraný projekt musí být ve stavu Projekt s právním aktem o poskytnutí / převodu podpory. Vybraný projekt musí mít, ze strany poskytovatele dotace vygenerovaný, harmonogram podávaných zpráv – musí existovat záložka ,,Zprávy o realizaci“ (viz. násl. snímek) V případě ZoR musí být příslušná žádost o platbu (ŽoP) ve stavu Podepsána – až poté systém umožní podpis a podání ZoR ke schválení = v ten moment dojde i k automatickému podání příslušné ŽoP.

Postup při podání ZoR/IoP/ZoU v ISKP 1) Příjemce vybere v levém menu záložku Zprávy o realizaci. Pokud záložka Zprávy o realizaci ješt+ neexistuje, vyčkejte s podáváním ŽoP. Zprávy podávané v období udržitelnosti (ZoU a ZZoU) Vám budou vygenerovány až po přechodu projektu do stavu ,,Finančně ukončen ze strany ŘO“.

Postup při podání ZoR/IoP/ZoU v ISKP 2) Po stisknutí záložky Harmonogram informací/zpráv se zobrazí veškeré, na daném projektu plánované, ZoR/IoP/ZoU. Z této záložky se nelze do konkrétní prokliknout, jedná se o pouhý přehled všech zpráv. POZOR – pokud je u daného projektu větší množství zpráv, je možné, že harmonogram bude rozdělen na více stránkách. Pro podání zprávy je nutné použít záložku níže: Založit novou Zprávu/Informaci – viz. následující snímky ppt.

Postup při podání ZoR/IoP/ZoU v ISKP 3) Pro editaci ZoR/IoP/ZoU je nutné stisknout tlačítko Založit novou Zprávu/Informaci. Po stisknutí systém zpřístupní relevantní zprávu pro následné vyplňování/doplňování údajů. Pro následné (opětovné) vstupování do takto ,,založené“ zprávy se využije záložka ,,Zprávy z realizace“.

Postup při podání ZoR/IoP/ZoU v ISKP 4) Zobrazí se seznam s relevantní IoP/ZoR/ZoU, které je možné administrovat. Tento seznam je před vytvořením první zprávy prázdný (viz. předchozí snímek) a postupně do něho přibývají založené/administrované zprávy. Pro otevření zprávy je nutné kliknout na požadovanou zprávu (viz. červený rámeček). Novou IoP/ZoR/ZoU lze založit (přepnout do stavu Rozpracována) v případě, že jsou všechny předchozí vypořádány, nebo jsou vypořádány všechny až na poslední IoP/ZoR/ZoU. V tomto případě je možné jednu další IoP/ZoR založit, ale správce projektu je informován, že lze editovat pouze datové oblasti, které nejsou závislé na datech předchozích IoP/ZoR/ZoU. Po úplném vypořádání poslední předchozí IoP/ZoR/ZoU jsou editoři informováni, že aktuální IoP/ZoR/ZoU lze plně editovat.

Postup při podání ZoR/IoP/ZoU v ISKP 5) Po vstupu do založené zprávy (viz. předchozí snímek) se příslušná zpráva otevře a zobrazí se editovatelné záložky v levém menu, do kterých žadatel postupně vyplňuje aktuální údaje. Konkrétně prezentováno na zprávě typu IoP – záložky se liší od zprávy typu ZoR a ZoU.

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 6) Záložka Informace o zprávě obsahuje základní informace, které jednotlivou ZoR/IoP/ZoU identifikují. U sledovaného období systém automaticky doplní údaj do kolonky ,,OD“ (toto datum bude navazovat na datum uvedené v kolonce sledované období ,,DO“ u předchozí vypořádané zprávy). Sledované období u ZoR by se mělo krýt s obdobím realizace příslušné ŽoP. Sledované období u ZoU se kryje s relevantním rokem udržitelnosti.

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 7) Záložka Realizace, provoz/údržba výstupu - zde příjemce informuje o zajištění provozu/údržby projektu, o pokroku a celkovém stavu projektu.

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 8) Záložka Identifikace problému slouží k popisu případného problému a ke sdělení jeho řešení. 1 2

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 9) V rámci obrazovky Etapy projektu jsou vykazována skutečná data zahájení a ukončení realizace etap v rámci projektu. 1 2 4 3 5 5

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 10) V rámci záložky Indikátory jsou příjemcem vykazovány skutečně dosažené přírůstky/úbytky. Systém hodnoty automaticky kumuluje vzhledem k hodnotám, které byly vyplněny v předchozích zprávách 1 2 4 5 3 Příjemce vyplňuje hodnoty většiny indikátorů přírůstkově a systém tyto hodnoty kumulativně načítá (automaticky). Definice k indikátoru se zobrazí až po ,,přesunutí“ daného indikátoru z horního seznamu do spodního seznamu– tedy až po stisknutí tlačítka Vykázat změnu/přírůstek. Zároveň je nutné na daný indikátor v tomto dolním seznamu kliknout (viz. č. 3)

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 11) Záložka Indikátory – na této záložce jsou zobrazené i platné definice k relevantním indikátorům a možnost okomentovat každý z indikátorů. Definice k indikátoru se zobrazí až po ,,přesunutí“ daného indikátoru z horního seznamu do spodního seznamu– tedy až po stisknutí tlačítka Vykázat změnu/přírůstek. Zároveň je nutné na daný indikátor v tomto dolním seznamu kliknout (viz. č. 3) na předchozím snímku.

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 12) Záložka Klíčové aktivity je vyplňována dle skutečnosti, která byla uvedena v Žádosti o podporu – liší se podle daného programu/projektu a příjemce zde uvádí slovní komentář týkající se pokroku v realizaci dané klíčové aktivity. Pro většinu programů není tato záložka relevantní. 5 1 2 4 3

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 13) Na záložce Čestná prohlášení příjemce označí, že s čestným prohlášením souhlasí. 1 2

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 14) Záložka Dokumenty slouží ke vkládání příloh – např. finančních výkazů, energetických posudků, apod. 3 1 2 4 Zde se po vložení přílohy daný dokument zobrazí a je možné jej otevřít pro případnou kontrolu

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 15) V rámci záložky Publicita jsou vykazovány přírůstky/změny v realizaci publicity daného projektu, dále je také možné vložit slovní komentář k publicitě. 4 Výběr z nadefinovaného číselníku 1 2 3 5

Postup při podání VZ v rámci ZoR/IoP v ISKP 16) Následující záložky: Veřejné zakázky, Hodnocení a odvolání, Údaje o smlouvě/dodatku, Veřejné zakázky – etapy, Návrh/podnět na ÚOHS, Přílohy k VZ slouží k administraci Veřejné zakázky realizované v rámci daného projektu. Konkrétní postup, jak VZ administrovat je uveden v Pravidlech pro žadatele a příjemce – obecná část. Bude uvedeno v Obecných pravidlech pro žadatele a příjemce

Postup při podání VZ v rámci ZoR/IoP v ISKP 17) Záložky: Subjekty projektu, Adresy subjektu, Osoby projektu a Účty subjektu jsou relevantní pouze pro zadanou VZ a jsou vzájemně provázané.

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 18) V rámci záložky Firemní proměnné jsou vykazovány přírůstky/změny v počtech zaměstnanců a ročním obratu příjemce.

Postup při vyplňování ZoR/IoP/ZoU v ISKP 19) Záložka Příjmy je pro příjemce v OP PIK nerelevantní a není nutné ji vyplňovat (v rámci projektů OP PIK nejsou vytvářeny žádné příjmy dle čl. 61) Jednotlivé typy zpráv obsahují odlišnou skladbu obrazovek k vyplnění. Záložka Příjmy např. není zobrazena ve zprávě typu IoP.

Nerelevantní záložky – níže uvedené záložky není nutné v rámci zpráv (IoP, ZoR, ZZoR, ZoU, ZZoU) vyplňovat Příjmy Synergie Aktivity ZP Horizontální principy příjemce vyplní pouze v případě, že v Žádosti o podporu uvedl ,,pozitivní“ nebo ,,cíleně zaměřený“

Závěrečná kontrola IoP/ZoR/ZoU před podáním Po vyplnění požadovaných obrazovek je potřeba provést kontrolu IoP/ZoR/ZoU. Kontrolu je možné spustit z libovolné obrazovky. Data se smí kontrolovat opakovaně, bez omezení počtu kolikrát.

Závěrečná kontrola IoP/ZoR/ZoU – nalezení nedostatků Systém zobrazí seznam chybových/informačních hlášek zjištěných kontrolami s aktivním odkazem na záložky, kterých se kontrola týká.

Závěrečná kontrola IoP/ZoR/ZoU – bez nedostatků V případě, že kontrola proběhla úspěšně, zobrazí se uživateli tato obrazovka. Následně může uživatel Iop/ZoR/ZoU finalizovat.

Finalizace IoP/ZoR/ZoU Po úspěšném provedení kontroly uživatel může IoP/ZoR/ZoU finalizovat. Uživatel se o finalizaci IoP/ZoR/ZoU v rámci jednoho přihlášení do webové aplikace může pokoušet opakovaně. Finalizaci je možné spustit z libovolné obrazovky IoP/ZoR/ZoU. Uživatel provede finalizaci žádosti pomocí tlačítka finalizace (obr. vlevo) a potvrdí tlačítkem ,,Pokračovat“ (obr. vpravo). Dokud není finalizace provedena, je tlačítko Podpis dokumentu zašedlé

Storno finalizace IoP/ZoR/ZoU V případě, že uživatel chce provést storno finalizace IoP/ZoR/ZoU, použije k tomu patřičné tlačítko Storno Finalizace. V případě, že se jedná o storno finalizace při podepisování, tak se signatáři zobrazí obrazovka pro vepsání důvodu storna finalizace, kam své důvody vepíše. Důvod vrácení je použitelný, pokud zprávu podepisuje více osob postupně a v průběhu toho, jedna z nich najde údaje, se kterými nesouhlasí.

Podepsání a podání IoP/ZoR/ZoU Ke vložení elektronického podpisu použijte symbol pečetě Oprávněná osoba vybere platný elektronický podpis

Následně je IoP/ZoR/ZoU automaticky podána na ŘO/ZS ke schválení a převedena do stavu ,,Podána na ŘO/ZS“

Prodloužení termínu podání ZoR/IoP/ZoU Dle Rozhodnutí je určený termín podání zprávy závazný pouze pro zprávy v době udržitelnosti – tedy pro ZoU/ZZoU. Prodloužení tohoto termínu je možné na základě zaslání depeše s žádostí o prodloužení termínu podání. Maximálně je možné termín podání prodloužit o 20 pracovních dní. U zpráv typu ZoR/ZZoR je termín podání určen termínem podání příslušné žádosti o platbu (ŽoP) – není však závazný. Totéž platí pro IoP – datum 31.8. je doporučené, nikoli závazné a není nutné zasílat depeši s žádostí o jeho prodloužení. Oprava již schválené zprávy (ŽoZ zprávy) V OP PIK momentálně není možné opravit údaje v již schválené zprávě – konečný stav schválené zprávy je ,,Schválena ŘO z hlediska obsahové kvality“.

Kontakty Více informací získáte na: internetových stránkách www.agentura-api.org, www.mpo.cz v regionálních kancelářích agentury API na bezplatné telefonní lince 800 800 777 (pracovní dny 9:00 - 13:00 hodin)

Děkuji za pozornost