Problematika ukládání a ochrany dokumentů Tematický blok č. 7
1.1 Problematika ukládání dokumentů Příruční registratura Spisovna Specializované spisovny → vč. digitální (úložiště ED) + účetní + utajovaných dokumentů Správní archiv (§69 ZoA) Tzv. komerční spisovny → koncesovaná živnost „vedení spisovny“ (od ) Tzv. šedá literatura → digitální repozitáře Archivy
1.2 Klasická spisovna pro listinné dokumenty Přejímání dokumentů → předávací seznamy, pravidla ve spisovém řádu Ukládání dokumentů → podle spisového plánu (spisové znaky), lokace Využívání dokumentů → výpůjčky, správa Dokument připraven k výběru A → proběhla skartační lhůta (tzv. spouštěcí událost) ↘ uplynula provozní potřeba (prodloužení skartační lhůty?) Skartační řízení → pravidla ve spisovém řádu: návrh, seznamy, protokol o výběru archiválií Výběr archiválií: VPP X SPP
1.3 Digitální spisovna (úložiště) Podmínky: Národní standard pro ERMS Uchovávání podle §3,odst.4 ZoA = zaručit u ED ↘ věrohodnost jejich původu (autentizační prostředky) ↘ neporušitelnost jejich obsahu (metadata, digitální kontinuita) ↘ čitelnost (datový formát) ↘ údaje prokazující jejich existenci v čase (KČR) Tzv. šedá literatura → digitální repozitář původce → projekt NTK
2.1 Ochrana dokumentů Pravidla pro ukládání dokumentů ve spisovně (správním archivu) = §68 odst.4 ZoA: ↘ prostory nesmí být ohroženy povodněmi ↘ požární dokumentace, požární vybavení ↘ zabezpečení proti škodlivému působení přírodních vlivů a člověka ↘ regály pro uložení dokumentů ↘ zajištění proti vstupu nepovolaných osob Pravidla pro ukládání archiválií v archivech = §61 ZoA Archivy: konzervování ↔ restaurování dokumentů Archivní inspekce