Hromadná korespondence 2 Word Předmět: Informační a komunikační technologie Autor: Milan Franek

Témata přednášky 2 1. Úvod 2. Pokračování v postupu tvorby a. Hlavní dokument b. Zdroj dat c. Slučovací pole 3. Příklad 4. Závěr

3 1. Úvod Opakování poznatků z přednášky č.1 Seznámení s obsahem přednášky č. 2

2. Postup 4 Příkazem Nástroje -> Hromadná korespondence otevřeme průvodce. Ve třetím kroku vybereme Dotaz. V dialogovém okně vybereme pole, jež budeme hledat kritéria Porovnání, (je rovno,není rovno, …) a Porovnat s (hodnota, kterou budeme porovnávat). Samozřejmě můžeme využít více kritérií. Př. Přátelé s křestním jménem Jan a bydlištěm Boskovice. První položka se nazývá primární klíč, další podmínky se kombinují se spojkami a a nebo. Záznamy můžeme též řadit sestupně, či vzestupně.

a. Hlavní dokument 5  Vybrat typ dokumentu -> Formulářové dopisy, Adresní štítky, Obálky, Katalog  V dalším okně je třeba zvolit, zda se má jako standardní dokument brát aktivní dokument, pokud již máme dopis napsaný, stiskneme aktuální dokument

b. Zdroj dat 6  Data -> Otevřít zdroj dat, Vytvořit zdroj dat, … Zdroj dat může být další dokument aplikace Word, či jiné aplikace (Excel, Access,... )  Datový soubor musí mít podobu databáze. Nejlepší pro tyto účely je nejlepší použít tabulku. Můžeme si také zvolit pomoc průvodce.V průvodci si vybereme pole, která využijeme v naší “databázi”. Pokud nám některá nabízená pole nevyhovují, můžeme je tlačítkem odstranit, podobně pokud chceme nějaké pole přidat. Až budeme mít strukturu hotovou stiskneme OK.  V datovém formuláři vložíme potřebné údaje do seznamu.

Pozor! 7 Pokud chcete přidat více položek, klikněte na tlačítko Přidat další, ne OK !!! Tlačítko OK by uzavřelo datový formulář!!!

c. Slučovací pole 8 V programu Word máme panel nástrojů - Hromadná korespondence. Vše, co budeme potřebovat najdeme v tomto panelu. Mimo to můžeme pořád užívat menu Nástroje -> Hromadná korespondence).

Slučovací pole Teď použijeme Vložit slučovací pole. Ve výklopném menu se nám objeví všechny sloupce našeho zdroje dat. Vybereme, který potřebujeme a jeho jméno se vloží na místo kurzoru. Položky jsou ohraničeny >. Nevidíme konkrétní jméno, pouze jméno pole! Pozn. Pokud vkládáte slučovací pole vedle sebe, nezapomeňte mezi ně vložit mezeru!!! 9

Slučovací pole 10  1. Sloučení  Můžeme využít ikony pro sloučení a to přímo na tiskárnu, či do nového dokumentu.  Sloučíme si data do nového dokumentu, abychom viděli případné chyby, která vznikly vkládáním slučovacích polí.

Slučovací pole 11  2. Dotazy  Nastavení dotazu do databáze se rozumí určení takových podmínek, které jsou potřeba pro specifikaci záznamů, jež mají být použity pro slučování.

3. Příklad 12 Budeme chtít poslat dopis pouze do některého města, či lidem se stejným jménem k svátku. Vytvořte korespondenci pro všechny zaměstnance se jménem Jan

4. Závěr 13 Otázky do diskuze Zadání úkolů na procvičení Poděkování za pozornost a pozvánka na další přednášku

Zdroje &tbm=isch&tbnid=w0hxkeTT3YCKiM:&imgrefurl= /9/1/word-2007-nabidka-korespondence-pracujeme-se-seznamy-prij 667&tbm=isch&tbnid=w0hxkeTT3YCKiM:&imgrefurl= /9/1/word-2007-nabidka-korespondence-pracujeme-se-seznamy-prij &tbm=isch&tbnid=Bp6NFcyVXE4aUM:&imgrefurl= m/product_document.php&docid=rbUQqOuxq3_80M&imgurl= &tbm=isch&tbnid=Bp6NFcyVXE4aUM:&imgrefurl= m/product_document.php&docid=rbUQqOuxq3_80M&imgurl= Obrázky vytvořené pomocí Print Screen Wikipedie