Seminář pro žadatele k výzvě 17 oblast intervence 1.1 IOP Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů Seminář pro žadatele k výzvě 17 oblast intervence 1.1 IOP Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů MV ČR, budova Centrotex, Praha 4 5. května 2014

Osnova prezentace  Základní informace nejen k výzvě 17 IOP  Nejčastěji řešené otázky  Způsob a forma předkládání žádostí, hodnotící proces a nejčastější chyby v žádostech  Změny v projektech  Rizikové oblasti projektů  Podmínky a sankce  Úspory v projektech  Publicita  Dokumentace k veřejným zakázkám, kontroly, monitoring  Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  Udržitelnost  Dotazy

Představení výzvy  Identifikace výzvy: – Číslo 17 – kontinuální – NázevProjekty eGovernmentu – Celková částka Kč (příspěvek z ERDF) – Výzva otevřena –  Identifikace programu a oblasti podpory: – Operační programIntegrovaný operační program – Prioritní osa1a a 1b – Modernizace veřejné správy – Oblast podpory1.1a, 1.1b – Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě – Cíl podporyKonvergence Regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost

Představení výzvy  Oprávnění žadatelé:  ústřední orgány státní správy, organizační složky státu, jimi zřizované organizační složky státu a příspěvkové organizace  Podporované aktivity: a)Vytváření, rozvoj a údržba celostátních základních a dalších relevantních registrů veřejné správy včetně systému bezpečného a chráněného přístupu. b)Budování komunikační infrastruktury veřejné správy. c)Vybudování přístupových míst pro komunikaci s informačními systémy veřejné správy. d)Elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend v oblasti justice, bezpečnosti, daňové a celní správy, kultury, vzdělávání, zdravotnictví, dopravy, zaměstnanosti, sociální péče, hospodářství a archivnictví.

Základní informace  na koho se na OSF obracet:  od podání projektové žádosti do vydání právního aktu → projektový manažer oddělení hodnocení  od vydání právního aktu → projektový a finanční manažer oddělení realizace IOP  co je nutné prostudovat a znát:  Výzva a Příručka pro žadatele a příjemce k dané výzvě  Podmínky právního aktu (dle typu příjemce)  Metodika způsobilých výdajů a Pravidla způsobilých výdajů (nutno porovnat s textem výzvy, resp. PPŽP)  Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách + Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v programovém období  Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření

Základní informace  co příjemce čeká v době realizace:  Status report (měsíční přehled o aktivitách realizovaných v projektu)  schůzky pracovního týmu (1x měsíčně s PM a FM)  změny a jejich oznamování  plnění publicitních opatření  předkládání dokumentací a poskytování informací k VŘ  poskytování informací k případným kontrolám a auditům (součinnost)

 elektronická verze žádosti: - vyplňuje se do formuláře IS Benefit7 - obsahuje i elektronické verze povinných příloh  písemná verze žádosti: - předkládá se v 1 výtisku - součástí je předávací protokol = 2x první 2 strany žádosti - podepsána statutárním zástupcem žadatele nebo osobou pověřenou k činění právních úkonů v souvislosti s projektem - sešita a přelepena v levém horním rohu, přelepka orazítkována a podepsána na první i poslední straně žádosti - obsahuje povinné přílohy Způsob a forma předkládání žádostí

 přílohy žádosti: - předkládají se v 1 vyhotovení - originál nebo úředně ověřená kopie - očíslovány a seřazeny podle seznamu příloh v žádosti - mají-li více než 1 list, musí být listy pevně svázány, počet stran příloh musí souhlasit s údajem v seznamu příloh - pokud je vyžadován podpis žadatele, musí být podepsány statutárním zástupcem nebo pověřenou osobou - pokud je příloha nerelevantní, je nutné uvést důvod (není mnoho typů příloh, které by bylo možné označit jako nerelevantní) - přílohy povinné dle výzvy je nutno předložit!

Příjem projektu Vystavení potvrzení o přijetí žádosti Posouzení přijatelnosti projektu Kontrola formálních náležitostí Věcné hodnocení externích hodnotitelů Ex-ante analýza rizik Ex-ante kontrola Posouzení projektů výběrovou komisí, schválení ředitelem OSF Oznámení žadatelům Registrační list, Podpis Podmínek Kontrola vystaveného RL a Podmínek ze strany OSF Stanovení výdajů na financování akce OSS/Dopis ředitele OSF Pokud budou v tomto kroku zjištěny nedostatky, bude žadatel požádán o doplnění Hodnotící proces projektu

Nejčastější chyby v projektových žádostech  žádost není sešita nerozebíratelným způsobem, chybí přelepka, případně není přelepka orazítkována a podepsána (obdobně u příloh s více listy)  žádost není podepsána statutárním zástupcem/pověřenou osobou  bod 5. Personální zajištění projektu – není zadána organizace a funkce člena týmu, případně chybí popis zkušeností  bod 11. Indikátory projektu – zvolen chybný indikátor, chybná hodnota, nevyplněno datum plánovaného dosažení  bod 16. Etapy a bod 17. Finanční plán – odlišné hodnoty a termíny  bod 19. Výběrová řízení – neuvedena všechna výběrová řízení, s nimiž projekt počítá (např. v popisu projektu, v rozpočtu)

Nejčastější chyby v projektových žádostech  bod 19. Výběrová řízení – neuvedena data zahájení/ukončení, neuvedena předpokládaná/skutečná hodnota v Kč  bod 21. Publicita – v případě zajištění publicity jinou formou (např. vytvoření tištěných materiálů apod.) je nutno uvádět, jakým způsobem bude zajištěna (z vlastních zdrojů žadatele, externím dodavatelem – v tom případě je nutné mít zajištění publicity uvedeno ve výběrových řízeních)  nejsou dodány všechny přílohy, uvedené ve výzvě  v případě nedodaných příloh nutno zdůvodnit, proč jsou pro daný projekt nerelevantní  Studie proveditelnosti – neobsahuje varianty řešení

Nejčastější chyby v projektových žádostech  řádný položkový rozpočet není rozdělen na etapy/roky  doporučení:  při plánování četnosti a délky etap by měl žadatel brát v úvahu všechny skutečnosti (časové nastavení zadávacích řízení, problematiku aktivit realizovaných v projektu, nemožnost převádět nevyčerpané finanční prostředky, administraci projektu)  první etapa by měla být ukončena po předpokládaném datu vydání právního aktu  pověření statutárního zástupce není vydáno pro veškeré úkony v administraci projektu  zadávací dokumentace/dokumenty k výběrovým řízením ke kontrole nejsou dodány, obsahují formální chyby (název zadávacího řízení nesouhlasí s názvem v projektu apod.)

Změny v projektech  hlásit změny v projektech před samotnou realizací změny (v případě neočekávaných změn hlásit OSF neprodleně)  pro oznamování změny vždy použít stanovený formulář (příloha PPŽP)  vždy změnu věcně zdůvodnit (objektivní důvody)  změnami v projektu nelze přidávat či rozšiřovat aktivity, cíle a výstupy uvedené v projektové žádosti (v případě podání takové změny by muselo dojít k opětovnému hodnotícímu procesu vč. výběrové komise a schválení)  plánované změny doporučujeme konzultovat s OSF

Změny v projektech  sankce za včasné neoznámení změny v projektu = částka odečtena z nejbližší následné ŽoP  na co se zapomíná nejčastěji:  včasná úprava etapizace v případě, kdy nedošlo k zrealizování výdajů dle plánovaného harmonogramu (před koncem etapy nutno podat OoZ) + úprava aktivit uváděných v etapě POZOR: vzhledem k pravidlu n+2/n+3 již nelze nevyčerpané prostředky převádět mezi kalendářními lety!  personální zajištění projektu (změna kontaktní osoby, statutárního zástupce)  skutečné datum zahájení /ukončení VŘ  i změna termínů VŘ může mít vliv na plán čerpání ! (pozor na změnu návaznosti čerpání v etapách)  přílohy nebo podrobnější údaje dle typu změn (vždy současný vs. plánovaný stav)

Rizikové oblasti projektů  nedostatečné personální zabezpečení projektu vzhledem k rozsahu plánovaných aktivit  neuvádění popisu personálního zajištění (konkrétní aktivity, které bude daný člen projektového týmu v projektu vykonávat v průběhu realizace/udržitelnosti, popis jeho konkrétních zkušeností)  nedostatek času v harmonogramu na realizaci konkrétních aktivit v etapách, případně na výběrová řízení  je nutné mít zajištěno financování aktivit z vlastních zdrojů tak, aby byla pokryta realizace projektu v období mezi podáním žádostí o platbu  nezajištěné financování z vlastních zdrojů na pokrytí udržitelnosti výstupů i pro období 5 let po ukončení realizace  nespecifikované částky v rozpočtu (obsah a rozsah, ne pouze souhrnná částka; + členění na etapy a roky)

Rizikové oblasti projektů  chybné zařazení nákladů (investiční / neinvestiční; uznatelné / neuznatelné)  neuvedení některých výdajů (publicita, administrace projektu…)  neprovázanost rozpočtu a aktivit  publicita projektu uváděna po celou dobu realizace, VŘ na publicitu termínově před ukončením projektu  nedodržení pravidel publicity na dokumentech, týkajících se VŘ (např. zadávací dokumentace, protokoly…)  neuvedena všechna výběrová řízení, s nimiž projekt počítá (nutno uvést všechny zakázky, které budou řešeny dodavatelsky) POKUD SI NEJSTE JISTI POSTUPEM V URČITÉ OBLASTI, PODÍVEJTE SE DO PŘÍRUČKY PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE – POKUD NEPOMŮŽE PŘÍRUČKA, KONTAKTUJTE OSF

Podmínky a sankce  při nedodržení ustanovení Podmínek právního aktu je dotace krácena dle popisu uvedeného v příloze PPŽP (Postup při porušení podmínek) - nejvyšší sankce (100 %)  nenaplnění účelu projektu  nedodržení zákazu dvojí podpory - procentuálně odstupňované sankce  pochybení v zadávání veřejných zakázek (ZVZ a Závazné postupy)  ostatní povinnosti příjemce uvedené v Podmínkách  při potvrzení podezření na nesrovnalost a krácení finančních prostředků zasílá OSF informaci ŘO IOP a finančnímu úřadu

Úspory v projektech  rozdíl mezi předpokládanou hodnotou veřejné zakázky a skutečně vysoutěženou cenou  o využití úspor žádá příjemce prostřednictvím OoZ s odůvodněním nutnosti provedení změny (vč. podkladů pro posouzení dopadu do finančních plánů)  lze využít:  na dosud neuskutečněná VŘ nebo VŘ před proplacením plnění, kdy vysoutěžená částka je vyšší než předem odhadnutá cena  dorovnání změny výše DPH  nelze využít: !!!  publicita; poradenské služby  nové aktivity, které nebyly v projektu plánovány, rozšíření stávajících aktivit

Publicita  Nařízení Evropské komise č. 1828/2006  Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření  Logo manuál IOP (určuje zásady správného používání loga IOP a vlajky EU)  povinnosti při publicitě:  ZS je povinen informovat příjemce podpory a širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován z EU  příjemce je povinen poskytnout souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců

Dokumentace k výběrovým řízením  předkládání dokumentace Ministerstvu financí (nutno zjistit u odboru žadatele či jeho zřizovatele, který je správcem rozpočtové kapitoly, tj. vydává Registrační list akce a Stanovení výdajů na financování akce OSS): příklad MV:  projekty nad 200 mil. Kč → ZD před zveřejněním k VŘ nad 30 mil. Kč bez DPH + písemná zpráva o posouzení a hodnocení nabídek (zákon č. 218/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů)  informace do Vlády:  nadlimitní JŘBU a výjimka dle §18 ZVZ vč. odůvodnění použití (Usnesení Vlády ČR č. 246 z )

Dokumentace k výběrovým řízením  kontrola OSF probíhá ve třech fázích:  kontrola zadávací dokumentace - povinnost žadatele předložit schválenou ZD ke kontrole spolu s projektovou žádostí. - před zahájením zadávacího řízení bude žadatel ZD posílat pouze v případě, že v již schválené ZD budou provedeny změny.  kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy s vybraným uchazečem – povinnost příjemce dodat veškerou dokumentaci k VZ nad 500 tis. Kč. bez DPH před uzavřením smlouvy (platí od )  následná kontrola po podpisu smlouvy celé VZ – příjemce dodá k dříve doložené dokumentaci kopii podepsané smlouvy a čestné prohlášení k VŘ  k předané dokumentaci vždy předávací protokol vč. seznamu předávaných dokumentů (s uvedením počtu listů, bude na vyžádání zasláno ze strany PM OSF)  předkládat OSF dodatek ke smlouvě ihned po jeho uzavření (včetně odůvodnění nezbytnosti uzavírání dodatku)

Pravidla pro zadávání zakázek v IOP Základní principy  plnění musí být pro projekt nezbytné  výdaje na pořízení určitého plnění musí splňovat pravidla hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti podle zákona č. 320/2001 Sb.  při výběru vhodného dodavatele: –zásada transparentnosti = zadavatel je povinen zajistit co největší průhlednost řízení tj.: pořizování a uchovávání písemné dokumentace o všech významných úkonech v dostatečném rozsahu jasné vymezení kritérií, dle kterých budou hodnoceny nabídky opatření všech rozhodnutí řádným odůvodněním –zásada rovného zacházení = zadavatel je povinen již od okamžiku přípravy řízení (a v průběhu řízení) přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky –zásada zákazu diskriminace = zadavatel je povinen postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů

Základní principy  princip proporcionality = zajištění odpovídajícího stupně zveřejnění zadávacího řízení, které umožní účast každého uchazeče ze všech členských států, a to s dostatečným předstihem a dále odpovídajícího stupně formalizovanosti zadávacího řízení, tj. míry nároků kladených na úkony zadavatele  akceptace dokladů z jiných členských států prokazující kvalifikaci  zaměstnanci zadavatele ani členové realizačního týmu projektu se nesmí podílet na zpracování nabídky, nesmí podat nabídku a být tak uchazečem o zakázku či uchazečem ve sdružení ani působit jako subdodavatel (platí i pro osoby, které se ve prospěch zadavatele podíleli na přípravě nebo zadávání předmětné zakázky)

Předmět zakázky  Předmětem jedné zakázky jsou všechna obdobná a spolu související plnění, která zadavatel zamýšlí zadat v rámci jednoho účetního období/realizace projektu  zadavatel by měl posoudit, zda je vhodné zadat předmět zakázky jako jednu zakázku, a to s ohledem na:  věcné hledisko předmětu zakázky (tj. věcný obsah plnění)  hledisko geografické (tj. dostupnost dodavatelů v daném místě plnění zakázky)  zadavatel je povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu zakázky pod stanovené limity pro jednotlivé postupy

Zadávání zakázek v projektech  dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách  dle Závazných postupů pro zadávání zakázek, na které se nevztahují postupy upravené zákonem o veřejných zakázkách –nastavují minimální požadavky na postupy při pořízení plnění, které musí být naplněny –nevylučují použití zadavatelových přísnějších interních pravidel pro zadávání zakázek (zadavatel - zejména, pokud je zadavatelem ČR - se nemůže v případě nedodržení vlastních přísnějších interních pravidel pro zadávání zakázek odvolávat na úpravu zadávání zakázek v Závazných postupech)

Předpokládaná hodnota  zadavatel je povinen:  určit předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění zakázky (při stanovení předpokládané hodnoty zakázky je vždy rozhodná cena bez DPH, a to cena ke dni odeslání či uveřejnění výzvy k podání nabídky)  postupovat hospodárně a zboží a služby pořizovat za cenu obvyklou v místě plnění zakázky  vycházet z ceny zakázek s obdobným plněním -nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje, je nezbytné, aby před zahájením výběru dodavatele provedl průzkum cen v místě plnění zakázky (formulace dotazu zadavatele nesmí zvýhodňovat oslovené dodavatelé oproti ostatním dodavatelům např. součástí dotazu nesmí být zadávací dokumentace, tu smí zadavatel uchazečům poskytnout až po uveřejnění výzvy k podávání nabídek)

Povinnost uchovávat dokumentaci  dokumentace o zakázce = souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě pořízených v průběhu zadávacího řízení, popř. po jeho ukončení  zadavatel je povinen uchovávat veškerou dokumentaci vzniklou v souvislosti se zadáváním zakázky a záznamy o elektronických úkonech související s realizací zakázky  po dobu uvedenou v právním aktu o poskytnutí podpory, nejméně však po dobu 10 let od ukončení financování svého projektu a zároveň alespoň po dobu 3 let od ukončení programu dle článku 90 a násl. Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, a to zejména pro účely případné kontroly prováděné oprávněnými orgány  dokumentaci, kterou má podle požadavků Metodického pokynu předat poskytovateli nebo třetí osobě, je zadavatel povinen uchovávat formou stejnopisu, příp. kopie předané dokumentace

Kontrolována bude následující dokumentace  Záznam o stanovení předpokládané hodnoty  Výzva k podání nabídky (zadávací dokumentace) + dodejky či potvrzení o převzetí  nabídky podané uchazeči  jmenování komise pro otevírání obálek/komise pro hodnocení nabídek + čestná prohlášení členů  Zápis o otevírání obálek/posouzení a hodnocení nabídek  Rozhodnutí a oznámení o výběru nejvhodnější nabídky  Smlouva  doklady o zveřejnění jednotlivých kroků (print screen)

Kontroly a audity  kontrola projektu ze strany OSF nemusí být poslední kontrola !  kontroly a audity jsou legislativně zakotveny (národní legislativa, evropská legislativa)  po ohlášení data zahájení kontroly/auditu informovat OSF ihned  mít dokumentaci v pořádku tak, aby ji bylo možno na vyžádání předat obratem  poskytovat kontrolním subjektům součinnost  kontroly a audity mohou být křížové (týkat se dodavatelů, partnerů)  předávat OSF bezodkladně kopie oznámení, usnesení, rozhodnutí ze všech kontrol a auditů (i předběžné, pro možnost součinnosti!) DOPORUČUJEME V PROJEKTECH ZACHOVÁVAT AUDITNÍ STOPU (věcné, konkrétní, relevantní informace o realizaci projektu)

Administrativní kontrola  prováděna Zprostředkujícím subjektem/Řídicím orgánem/ PCO  ZS IOP prověřuje 100 % administrovaných projektů v realizaci  součástí je:  finanční kontrola -probíhá při schvalování zjednodušených žádostí o platbu na základě kontroly dokumentů předložených příjemcem (tj. ŽoP včetně všech požadovaných dokladů)  věcná kontrola -probíhá na základě kontroly monitorovací zprávy o realizaci projektu, kterou příjemce zasílá souběžně se žádostí o platbu v intervalech, které jsou stanoveny v právním aktu o poskytnutí podpory

Kontrola na místě  prováděna formou:  monitorovací návštěvy – průběžné sledování realizace projektu  veřejnosprávní kontroly / obecné kontroly u vzorku projektů na základě výsledku analýzy rizik  VSK a OK dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a zákona 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád)  cílem je zjištění:  že realizace projektu probíhá v souladu se schválenou projektovou žádostí, případně akceptovanými změnami  že požadované prostředky byly skutečně vynaloženy a jsou ve shodě s podmínkami dotace či jiným právním aktem,  zda jsou k výdajům k dispozici průkazné účetní záznamy,  zda má předkladatel zavedeny vhodné a přiměřené systémy pro dokladování projektových výdajů a aktivit,  zda byly splněny povinnosti stanovené ve smluvním dokumentu o zajištění financování projektu,  zda byly spolufinancované dodávky zboží a služeb dodány v předepsaném množství a kvalitě.

Monitoring projektu  Status report  měsíční informace o průběhu realizace projektu  k poslednímu dni každého měsíce (vychází-li poslední den v měsíci na víkend, zasílá se poslední pracovní den v měsíci)  vždy včetně Soupisky faktur (scan nebo.xls)  zasílat vždy na PM + do kopie FM  schůzky pracovního týmu (task force)  každoměsíční setkání cca v polovině kalendářního měsíce (PM + FM OSF)  vzájemné předávání informací o realizaci a administraci projektu vč. případných konzultací k plánovaným změnám, přípravě HoP, MZ a ŽoP (lze zajistit účast metodika či právníka OSF – nutno oznámit předem)  informace v tištěném zápisu z jednání

Monitoring projektu  bilaterální jednání  za účasti vedení ZS IOP, náměstka ministra  vyvolána při zjištění, že by mohlo dojít ke zdržení realizace projektu  informace v tištěném zápisu z jednání  tripartitní jednání  za účasti zástupců ŘO IOP  vyvolána při zjištění, že by mohlo dojít ke zdržení realizace projektu, žádostech o závažné podstatné změny apod.  informace v tištěném zápisu z jednání

Monitoring projektu  Hlášení o pokroku  navázáno na sledované období v délce 6 měsíců (počítáno od prvního dne měsíce následujícího po vydání prvotního právního aktu, podáváno do 20 pracovních dnů po skončení sledovaného období)  příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7 vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD)  při pozdním odevzdání riziko sankcí v nejbližší následné ŽoP!  Monitorovací zpráva  navázána na etapizaci projektu + Žádost o platbu  předkládána vč. příloh do 20 pracovních dnů po ukončení etapy, k níž se vztahuje  příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7 vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD)  při pozdním odevzdání riziko sankcí v související ŽoP!

Monitoring projektu  Závěrečné vyhodnocení akce  navázáno na ukončení realizace projektu  termín pro odevzdání do konce kalendářního roku, v němž je projekt ukončen (resp. je ukončeno financování projektu)  příjemcem vypracovaná Zpráva o závěrečném vyhodnocení akce se podává tomu, kdo pro projekt vydává Stanovení výdajů na financování akce (+ OSF)  Hlášení o udržitelnosti  navázáno na ukončení realizace projektu (udržitelnost projektu = 5 let)  vyplňováno a odevzdáváno pouze v tištěné verzi (.doc) vč. případných příloh  první HoU – 10 měsíců po ukončení realizace projektu je příjemce ze strany OSF upozorněn na termín podání + 20 pracovních dnů na odevzdání; následující termíny pro odevzdání – vždy po 12 měsících od 1. termínu

Povinné přílohy v rámci předkládání ŽoP  Žádost o platbu  Soupiska faktur  Faktury  Výpisy z účtů  Akceptační protokoly  Seznam čísel účtů  Doklad o odděleném účetnictví  Čestné prohlášení příjemce  Podpisové vzory

Žádost o platbu ŽoP není dostatečně vyplněna – je důležité vyplnit: 1.Veškeré identifikační údaje – tzn. název projektu, číslo projektu, název příjemce, typ žádosti apod. 2.Bankovní spojení – účet, který bude používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF 3.Finanční údaje: „Celkové výdaje“: součet způsobilých a nezpůsobilých výdajů. „Celkové způsobilé výdaje celkem“: částka celkových způsobilých výdajů ze Soupisky faktur. „Celkové způsobilé výdaje platby připadající na mezeru/očištěné o příjmy dle článku 55“ atd.

Žádost o platbu  „Celkové způsobilé výdaje investiční/neinvestiční“ zde je nutné částku celkových způsobilých výdajů etapy rozdělit na investiční a neinvestiční – rozdělení musí být shodné s rozdělením v Soupisce v tabulce „Požadovaná dotace“  v kolonkách „Celkové způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování“ a „skutečné příjmy“ budou uvedeny nuly  políčko „Zdůvodnění platby“ – není nutné vyplňovat

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  povinnost předložit MZ/ŽoP vč. příloh do 20 PD po ukončení etapy (nečekat na poslední možný termín)  dokumenty nejsou sešity neoddělitelným způsobem, chybí přelepka, případně není přelepka orazítkována a podepsána (obdobně u příloh s více listy)  MZ nebo ŽoP není podepsána statutárním zástupcem/pověřenou osobou  nedodáno Čestné prohlášení  rozdílné finanční částky v MZ a ŽoP (případně i v přílohách)  Popis plnění finančního plánu / Popis realizace – nezahrnuty údaje z předchozích HoP × pouze zkopírováno bez doplnění aktuálnějších údajů

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  Výběrová řízení – bez předchozí oznámené změny měněna data, částky nebo formy VŘ; smazán a nahrazen popis VŘ (ztráta auditní stopy → nový text doplnit za stávající!)  Publicita – uváděná publicitní opatření se podstatným způsobem liší od publicity, kterou příjemce uváděl v projektové žádosti  Publicita – u zrealizovaného publicitního opatření chybí jeho doložení (výstupy – článek, prezentace.., fotodokumentace, vzorek předmětu, atp.)  Přílohy – nedodání všech relevantních příloh; u chybějících/nedodaných neuvedeno, proč jsou pro MZ a ŽoP nerelevantní; chybí popisy, co daná příloha zahrnuje konkrétně (vč. počtu listů)

Soupiska faktur  nová verze soupisky  vždy dokládat elektronickou soupisku, která musí souhlasit s tištěnou verzí  neměnit vzorce  vyplnit všechna pole  podepsané oprávněnou osobou (stejná osoba jako u MZ)

Faktury a akceptační protokoly  faktury (publicita, náležitosti dle zákona o účetnictví)  na OSF předat pouze kopie faktur – originály zůstávají u příjemce  faktury musí obsahovat patřičné náležitosti dle zákona o účetnictví  částky, jež jsou na fakturách se musí shodovat s částkami, které jsou uvedeny v Soupisce  na fakturách chybí označení, že daný výdaj patří k projektu. Příklad textu: Tento projekt je spolufinancován z Integrovaného operačního programu, registrační číslo CZ.xxxx. Toto označení musí mít bezpodmínečně každá faktura.  akceptační protokoly (podpisy zúčastněných stran)

Výpisy z účtů  výpisy z účtů se předkládají za období, za které je Monitorovací zpráva předkládána  kopie výpisů z účtů, ze kterých/na které byly realizovány platby v souvislosti s realizací projektu IOP  výpis z elektronického bankovnictví  obě formy výpisů z účtů musí být opatřeny razítkem příjemce a podpisem osoby odpovědné za účetní případy. Kopie navíc i označením „kopie souhlasí s originálem“

Doklad o odděleném účetnictví  nutnost doložit po ukončení každé etapy projektu  musí být patrné zejména závazky vyplývající z realizace jednotlivých výdajů zaúčtované (např. dle funkčních oblastí, prvku SPP či jiného znaku, který si příjemce zvolí)  účetní sestava musí být vygenerovatelná z účetního systému kdykoliv znovu se stejným výstupem  doklad musí být podepsán odpovědnou osobou ze strany příjemce

Seznam čísel účtů Na formuláři musí být uvedeno:  Název příjemce  Název projektu  Registrační číslo projektu  Jméno a příjmení odpovědné osoby  Místo, datum a podpis  Příjmový účet uvedený v tomto seznamu je používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF  Číslo výdajového účtu musí odpovídat přiloženým bankovním výpisům s jednotlivými úhradami výdajů projektu

Udržitelnost projektu  každoročně po dobu 5 let od ukončení termínu realizace projektu předkládat Hlášení o udržitelnosti  doporučení:  hlídat termíny pro odevzdání Hlášení o udržitelnosti  uložit si HoU jako dokument a doplňovat do něj informace průběžně po celé sledované období roku  informovat v textu HoU o aktuálním stavu projektu v provozu a o změnách, k nimž za sledované období došlo, nikoliv o stavu ke dni ukončení realizace projektu  na žádost MV poskytnout dodatečně požadované informace o průběhu realizace i po ukončení realizace projektu  nezapomenout na povinnost umožnit kontrolu projektu a dále vést projektovou dokumentaci vč. účetnictví (archivace…)  pro nakládání s pořízeným majetkem platí stejná pravidla jako v době realizace – nelze prodat, pronajmout, převést, dát do zástavy…  předložit správci kapitoly a OSF Závěrečné vyhodnocení akce v daném termínu

Udržitelnost projektu  povinnost udržet dosažené výstupy projektu vč. hodnoty indikátorů – možnost sankce za negativní změny dosažených cílových hodnot indikátorů až do 100 % vyplacené dotace  v Hlášení o udržitelnosti nutno uvádět, jak se za sledované období změnily hodnoty monitorovacích indikátorů oproti předchozím (při ukončení projektu); uvádět informace a výpočty dokladující udržení cílových hodnot monitorovacích indikátorů  příjemce je povinen nadále informovat o změnách týkajících se projektu (např. změna kontaktní osoby, změna statutárního zástupce, změny v možnostech udržení výstupů projektu, technické změny, atd.) – formulář Oznámení o změně

Závěrečná doporučení  přečíst dokumenty související s výzvou, zejména PPŽP  případné vyvstalé problémy a rizika v projektech řešit vždy včas (= ihned po identifikování) s pracovníky OSF  využít možnosti konzultace v rámci pravidelných pracovních týmů (připravit si konkrétní dotazy, dokumenty ke konzultaci – např. ŽoP, MZ)  sledovat web OSF, může docházet ke změnám ve formátech požadovaných dokladů  je-li to možné, nečekat při podání termínově vázaných dokumentů na poslední den daného termínu (např. v případě ŽoP a MZ, HoP)  zajistit zastupitelnost pro případné požadované doplnění, zejména po předložení ŽoP a MZ, OoZ  z důvodu zachování auditní stopy zasílat dotazy nejlépe formou u  vždy vědět, kde jsou veškeré dokumenty (případně pořízený majetek), týkající se projektu

Prostor pro dotazy

Děkujeme Vám za pozornost a přejeme hodně úspěchů při realizaci projektu.