rozvojový program Timemanagement pro manažery knihoven červen 2016 PhDr. Zdeňka Brázdová 1

Obsah semináře Koncept řízení času, generace řízení času Nástroje řízení času – paradigma důležitosti, orientace na cíle, definování cílů, rozhodování pro určování priorit … Řízení času a delegování, umění delegovat, bariéry delegování Základní principy efektivního plánování času - denní, týdenní, dlouhodobé plánování… „Zloději času“, nástroje jejich identifikace a eliminace Zlozvyky neefektivního nakládání s časem Praktické inspirace pro efektivní řízení času 2

„Motto“ Pokud svůj život nebudeme řídit sami, bude nám ho jistě řídit někdo jiný. Návyk se tvoří 21 dnů. 3

Rada Dnešek je první den zbytku vašeho života, zastavte se a hledejte inspirace k efektivnějšímu řízení času !! 4

Znaky špatného řízení času - diskuse Zamyslete se, prosím, a napište si, jak se podle Vás prakticky projevuje špatné řízení času ? 5

Generace řízení času 1. Generace - „uzly na kapesníku“, jednoduché poznámky, seznamy 2. Generace - příprava, kalendář, záznamy schůzek 3. Generace -důsledné plánování, stanovování priorit, používání celé řady pomůcek 4. Generace - využití paradigmatu důležitosti 6

Jak jste na tom dnes ? Otázky k zamyšlení: - Na jaké úrovni dnes svůj čas řídím ? -Plánuji svůj čas? -Vyhodnocuji, jak se mi plány daří realizovat? -Mám k dispozici zpětně informace o využití svého času ? -Umím delegovat? 7

Obecná manažerská inspirace – řízení času Myslete na „papíře“ ! Veďte záznamy o procesech, které řídíte (vykonáváte),případně o lidech, které řídíte ! ROZHODUJTE NA ZÁKLADĚ FAKTŮ !!!!! 8

9 využití softwarových produktů diáře plánovací kalendáře – outlook,… databáze intranet – internet formuláře Technické pomůcky pro řízení času

Naléhavé x důležité naléhavé méně naléhavé důležité I II nedůležité III IV 10

Naléhavé x důležité DŮLEŽITÉ - NALÉHAVÉ Krize Aktuální problémy Činnosti s nepřekročitelným termínem KVADRANT STRESU DŮLEŽITÉ –MÉNĚ NALÉHAVÉ Strategie, prevence, opatření k vyšší výkonnosti Činnosti k posílení vztahů Profesní růst Plánování a vyhodnocování plánů Relaxace KVADRANT PREVENCE NEDŮLEŽITÉ X NALÉHAVÉ Přerušení práce Některé příchozí telefonáty Některá korespondence Některé schůze,porady KVADRANT KLAMU NEDŮLEŽITÉ – MÉNĚ NALÉHAVÉ Některé telefonáty Oblíbené stránky na internetu Příjemné činnosti Bezúčelné zakládání korespondence, „dělání pořádku“ KVADRANT ZTRÁT 11

Jak stanovovat priority Priorita: Kritériem = důležitost činností, úkolů – umění je správně stanovit a v rozhodovací analýze vyhodnotit priority 12

Pracovní cíle 13 CílKrokyČinnostiMožné bariéry Vyhodno- cení

Jasně formulované, měřitelné kroky Data začátku a ukončení kroku Poznámky ( výmluvy neexistují) Osobní cíle C í l: ……… …………………………………………………………………………………………………………………………………….. Je c í l zcela jasný? Je pro v á s důležit é, abyste ho dos á hli? 14

Evidence úkolů ÚkolOdpovídáTermínVyhodnocení Opatření 15

Priority Vykonávat činnosti podle důležitosti, ne naléhavosti Směřovat neustále ke stanovenému cíli Vyhnout se plýtvání času na nevýznamné a nedůležité činnosti Delegovat úkoly, které mohou být delegovány Soustředit se vždy jen na jeden úkol Pracovat podle Paretova pravidla 16

Delegování a řízení času Umíme delegovat ???? Které úkoly, činnosti rozhodně delegovat: Které úkoly, činnosti nedelegovat: Bariéry úspěšného delegování : 17

Plánování času Dlouhodobé plány Pomůcky dlouhodobého a střednědobého plánování. Pracovní list k akčnímu plánování 18

19 Plánování času V týdenním plánu byste si měli uvést, co chcete vyřídit do konce týdne. Tyto plány mohou mít velmi jednoduchou formu např. uvedení 3 priorit týdne, které souvisí s plněním vašich cílů, následně aktivity, odhad potřeby času a určený den.

20 pro pracovní místa, kde lze kontrolovat svůj čas den předem na jednu stránku diáře dva sloupky a) porady, jednání, výuka b) to, co chci udělat stanovte priority (Paretův zákon) konkrétně naplánujte prvořadé úkoly nechte dost času na operativu úkoly, které stále přesunujete, zanalyzujte PROČ Plánování času - denní

Plánování času – denní Neplánujte si na den víc než 10 úkolů Činnosti více náročnější a komplexní si rozdělte na dílčí, snadněji uskutečnitelné / i slon se dá sníst po kouskách / Učte se dělat přesné odhady času potřebného pro splnění úkolu Buďte ambiciózní, ale nepřetěžujte se Naplánujte si jen 60 % svého času Pravidelně svůj plán revidujte Dokončete nejdříve jeden úkol, než se pustíte do dalšího 21

Některé zásady, jak ušetřit čas mějte připravenou práci pro nenadálé mezery ve vašem programu neodkládejte důležité věci udržujte pořádek v souborech v PC, na stole a ve skříních dodržujte systematické zakládání věcí, spisů, souborů,poznámek nedělejte cizí práci - asertivně řekněte ne, zásada být slušný, vstát a dát najevo neverbálně, že nemáte čas, delegujte 22

Některé zásady, jak ušetřit čas reálně odhadujte pracnost úkolu, projektu, činnosti, porady, jednání - neříkejte ano, když nevíte, jak dlouho na úkolu budete pracovat - reálné termíny vyhraďte si čas na nerušenou práci – „zavřené dveře“ stanovte okruh lidí, kteří k vám mají přístup kdykoliv 23

Některé zásady, jak ušetřit čas zeptejte se nezvaných návštěv, proč přicházejí - buďte laskaví k lidem a nemilosrdní k času (vždy můžete navrhnout schůzku v jiném termínu) pokud nemůžete jinak reagovat, sedněte si na kraj stolu či jiným způsobem dejte najevo, že máte málo času, že musíte dokončit důležité úkoly neokrádejte spolupracovníky o čas - na poradách nevyřizujte telefony, dejte ostatním šanci, aby pracovali na svých úkolech apod. 24

Některé zásady, jak ušetřit čas telefony – v určeném čase řešte, přijímejte jen důležité a velmi naléhavé hovory na telefonát se připravte, ať neztrácíte čas jeho opakováním – doplňováním informací…. volejte před obědem, před koncem pracovní doby (nikdo nebude dlouho volat), připravte si hlavní body, sledujte dobu hovoru (stanovte si limit) zabývejte se každým papírem jenom jednou umístěte si před oči a před návštěvníky velké hodiny 25

Zloději času – je čas využíván efektivně ? Určete své „zloděje“ času ? Jak je možno je eliminovat ? Co pro to můžete udělat vy ? 26

Jak dokončit každý záměr Profesionální koncentrace (jak se přinutit, jak nepřestat, jak vytrvat) Křivka výkonnosti – nejlepší hodiny x nejnáročnější úkoly Osobní poctivost –nesvádějte neúspěch na jiné Režim dne záznamy, jak využívám čas 27

Jak dokončit každý záměr Eliminace zlodějů času Vyrušování, neohlášené návštěvy,telefony, neplánované porady.., nepořádek na stole, v PC, otevřené dveře, nedůsledné předávání informací, odkládání… Využití nástrojů řízení času Vize, pracovní i osobní cíle, důsledné krátkodobé i dlouhodobé plánování, záznamy o vyrušení – změna návyků, osobní výkonová křivka, umění říci ne, delegování, koncentrace na důležité věci… 28

29  nejcennější nástroj pro řízení času  použití občasné – plánování organizace změn, efektivnost  diagram denního času po čtvrthodinách dva sloupky: - činnosti (CO) - důvody (PROČ)  vyplňování průběžné během dne  zaznamenat všechny činnosti i vyrušení  doporučení: 2x ročně 3 týdny Snímek pracovního dne

30 ANALÝZA činnosti, které lze omezit činnosti, které je nutno řešit jiným způsobem kolik času věnujeme prioritním úkolům kolik času strávíme operativou, „hašením požárů“ Snímek pracovního dne

Snímky pracovního dne 31 ČasČinnostVýstupPoznámky 7,00 -7,15 7,30 -8,00

Osobní poctivost poražení To není moje chyba Tady se nedá pracovat Dneska není můj den Pořád mě někdo vyrušuje Nemůžu zvládnout všechno sám Nikdo nic neudělá Nedávají mi podklady, informace včas…. vítězové Poznat v čem je problém Čí je to problém Neobviňovat ostatní Zamyslet se nad sebou „Jsem zodpovědný sám za sebe“ Sám si zvolím, co a jak chci prožít Stanovím si cíle i to, jak tvrdě za nimi půjdu 32

33  K řivka denní výkonnosti  Využití nejproduktivnějšího času pro nejdůležitější úkoly – plán  Přestávka – změna práce, polohy – rozbití monotonie  Odpočinek zvyšuje pracovní efektivitu, snižuje stres, ovlivňuje zdraví Produktivní čas, přestávky

34  koncentrace patří k základním principům efektivního řízení času  většinu problémů lze řešit lépe koncentrovaným způsobem než řešením po částech  metoda „absolutního odříznutí od světa“ Dovednost koncentrace

35  odstranění návyku odkládat úkoly  motivace po rychlém splnění nepříjemného úkolu – chci se ho zbavit  rozhodnutí o nutnosti změny chování  každý den začněte s plněním nepříjemného úkolu, který jste odkládali  nedělejte výjimky – trvalý zvyk Odkládání úkolů

36  stanovte si pro a proti k řešení úkolů písemnou formou na jednu stranu napište, proč úkol odkládáte, na druhou stranu, co získáte splněním úkolu  efekt metody je v odstranění bariér (často emocionálních) a získání motivace k plnění úkolů Odkládání úkolů

37 Každá nedokončená práce je ztracený čas. Rozsáhlé projekty rozdělte na menší úkoly, které lze řešit bez přerušování – salámová metoda. Nedokončená práce

Akční plán Co jsem si uvědomil/a/ Co s tím udělám v praxi? Co mi v tom může zabránit ? 38

Děkuji za spolupráci a pozornost, Hodně úspěchů v řízení času ! Zdena Brázdová ☺☺ 39 Kontakt: Telefon: Skype: zbrzdov