Finanční část Ing. Jan Zavadil Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 1

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Způsob financování grantových projektů Financování formou Ex-Ante – Dvě zálohy 1. záloha – finanční prostředky obdržíte automaticky bez žádosti o platbu po podpisu Rozhodnutí (20 % prostředků připadajících z podílu SF EU). 2. záloha – opět bez žádosti o platbu ovšem je nutné do 15. dne třetího měsíce od začátku realizace projektu předložit Zprávu o zahájení realizace projektu (opět 20 % prostředků SF EU). K proplacení prostředků dochází až po schválení této ZZRP projektovým manažerem ve lhůtách dle manuálů! Nutno vzít v potaz, že dotace je průtoková přes příslušný kraj. 3. předložení MZ + ŽoP – vyúčtování poskytnutých prostředků a zároveň žádost o další zálohu na další etapu. 2

Žádost o platbu – ex-ante Veškeré údaje v ŽoP je nutné vyplňovat ve výši 100 % výdajů, tzn. nikdy do žádného polička nevpisovat 85% podíl připadající na SF EU!!! ŽoP musí být zfinalizovaná. (dole na stránce tisku ŽoP se objeví „Žádost finálně uložena…Unikátní klíč :xxxxxxxx“) ŽoP – podepsaná statutární osobou dle podpisového vzoru. ŽoP Ex-ante – popsána detailně v příručce D10 – Pokyny pro vyplnění MZ…(strany ). !!! Přesto více jak 90% chybovost ve vyplnění ze strany příjemců !!! Z tohoto důvodu jsou následující čtyři slidy věnovány této problematice. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 3

Žádost o platbu – jednotlivá pole I. Údaje pro zálohové platby „Předpokládané celkové výdaje“: nutné uvést veškeré výdaje, které se domníváte, že uskutečníte v následujícím monitorovacím období = částka na monitorovací období dle Rozhodnutí + nezpůsobilé výdaje, (+ příjmy) Nezpůsobilé výdaje = výdaje, které se sice týkají projektu, ale které si z různých důvodů nebudete moci nebo nebudete chtít nechat proplatit a budete si je plně hradit z prostředků obce (kraje). „Předpokládané celkové způsobilé výdaje celkem“ – vyplníte částku, která je uvedena na dané monitorovací období v Rozhodnutí. „Předpokládané celkové způsobilé výdaje Investiční“ a „Předpokládané celkové způsobilé výdaje neinvestiční“ je nutno vyplnit analogicky jako u předchozího bodu. Pozn. První tři údaje v ŽoP jsou ve většině případů totožné. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 4

Žádost o platbu – jednotlivá pole II. Údaje pro zálohové platby „Požadovaná částka dotace celkem“ = částka určené na dané monitorovací období v Rozhodnutí mínus částka, která se nepodařila vyčerpat. Příklad: Ve třetím monitorovacím období jste zálohou obdrželi 300 tisíc Kč. Utratili jste pouze 200 tisíc. Na další, tedy čtvrté monitorovací období, máte v rozhodnutí určenou částku 400 tisíc. Protože jste v předchozím MO neutratili vše, zůstalo vám 100 tisíc ( ), musíte od následující zálohy těchto nevyčerpaných 100 tisíc odečíst. Tzn. Zálohová platba dle rozhodnutí 400 tisíc mínus 100 tisíc nevyčerpáno znamená, že v poli „Požadovaná částka dotace celkem“ bude 300 tisíc Kč. ! V případě, že do tohoto pole napíšete vyšší částku, tak Vám příslušný finanční manažer následující zálohu pokrátí na maximální možnou úroveň. V případě, že napíšete částku nižší, není možné Vám poslat maximální zálohu. Jinými slovy FM Vám nemůže poslat vyšší zálohu než tu, o kterou žádáte.! Pole „Požadovaná částka dotace investiční“ a „Požadovaná částka dotace neinvestiční“ vyplňte analogicky jako v předchozím bodě. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 5

Žádost o platbu – jednotlivá pole III. Údaje pro vyúčtování zálohových plateb (tj. uhrazené finanční prostředky dle soupisů). „Celkem způsobilé výdaje“ = Způsobilé výdaje za uplynulé monitorovací období. „Způsobilé výdaje investice“ a „Způsobilé výdaje neinvestice“ opět analogie s předchozím bodem. U výzvy č. 53 je dále nutné vyplnit veškeré pole týkající se křížového financování. U políčka Příjmy je nutné uvést veškeré Příjmy, které v rámci daného období v rámci dotace máte. (předpokládají se pouze příjmy z projektového účtu, byl-li pro daný projekt takovýto účet přímo zřízen) Další pole se týkají Způsobilých výdajů z dotace (uvádí se 100%). (projekty obecně nemají soukromé financování) (Veškeré prostředky jsou z veřejných zdrojů) Podporujeme Vaši budoucnost 6

Žádost o platbu – jednotlivá pole IV. Údaje pro zálohové platby Jestliže jste naopak čerpali poskytnutou zálohu rychleji a chcete získat další finanční prostředky na realizaci, je nutné podat Mimořádnou monitorovací zprávu. (relevantní až od třetí zálohové platby) O tuto změnu je nutno žádat PŘEDEM! Podporujeme Vaši budoucnost 7

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled nejčastějších chyb – finanční část – přílohy Rozdělení chyb a nedostatků dle jednotlivých dokumentů, které příjemce předkládá: A.Soupiska účetních dokladů s nepřímými náklady B.Pracovní výkaz C.Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu projektu D.Přehled čerpání způsobilých výdajů s nepřímými náklady E.FAQ = časté dotazy … 8

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů s NN – I. Sloupec Částka uvedená na dokladu v Kč – uvádí se 100% Sloupec Částka připadající na způsobilé výdaje – částka, kterou si chcete uznat z faktury jako způsobilé výdaje ( částka uvedená ve formátu 100 % způs. výdajů) Sloupec Částka zahrnutá k proplacení – veřejné zdroje (je to částka, která je určena k proplacení). Vzhledem k tomu, že obce soukromé financování nemají, je tato částka stejná jako sloupec Částka připadající na způsobilé výdaje 9

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů s NN – II. Období = dle Monitorovací zprávy nebo právního aktu (tj. Podmínky, Rozhodnutí apod.), nikoliv období, kdy např. skutečně vyplňuji Soupisku Způsob vyplňování (komentáře) viz příloha prezentace + odkaz na webu / Dokumenty / Výzvy / OPLZZwww.osf-mvcr.cz 10

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů s NN - III. Na fakturách chybí označení, že výdaj patří k projektu Příklad textu: „Tento projekt je (Spolu)financován z OPLZZ, registrační číslo projektu CZ.xxxxx.“ apod. Položky rozpočtu – vyplňovat přesně dle schváleného rozpočtu, např. Položky (Výjimka – mzdové výdaje. Ty se vkládají do Soupisky jako výsledné částky z Rozpisu mzdových výdajů za jednotlivé měsíce např. mzdy březen Kč. V Rozpisu mzdových výdajů je ovšem nutné uvádět pracovní pozice dle rozpočtových položek stejně tak i v Přehledu čerpání způsobilých výdajů dotace.) Doporučení: nechat si podepsat souhlas zaměstnance o informování OSF MVČR se mzdovými a osobními údaji, jinak hrozí nezpůsobilost nedoložených mzdových výdajů. 11

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů s NN – IV. Dodávat bankovní výpisy ke mzdám, odvodu SP a ZP (nutné označit, čeho se tento výpis týká – např. stručný výstižný slovní komentář) Doplnit na bankovní výpis jméno osob/-y, ke které patří mzdy či jiné platby– např. Novák, mzda 12/09 Stačí jen údaje, které se týkají konkrétního projektu a jeho výdajů, ostatní je možno začernit (např. rodná čísla, čísla bankovních účtů zaměstnanců apod.). Musí však zůstat patrné, že je to bankovní účet projektu – příjemce. 12

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Pracovní výkaz – I. V.xls formátu jako příloha V Benefit7 všechny přiložit pod Přílohou č. 4 Hodiny musí odpovídat rozpočtu Je možné vykazovat pouze aktivity vztahující se k danému projektu (jinak krácení hodin a pravděpodobně i krácení odměny) Nutné pečlivě přečíst pracovní náplně jednotlivých pozic v projektu a zhodnotit, jestli daná činnost souvisí s definicí pracovní pozice dle schváleného Rozhodnutí. Výkaz musí být podepsaný dotyčnou osobou a dále oprávněnou osobou (např. vedoucí) – podpis vedoucího musí být na Podpisovém vzoru. 13

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Pracovní výkaz – II. CHYBA: Příjemce neuvádí skutečnou výši úvazku dle Smlouvy či Dohody (např. 0,7 úvazku na rok nebo 0,7 na projekt) Výše úvazku – dle smlouvy na daný měsíc. U PS – napište dle smlouvy např. 1,0 úvazku na projektu, u dohod – kolik hodin je na dohodu měsíčně či ročně dle konkrétní dohody Nutno uvádět i zda je úvazek roční či měsíční – má význam pro počítání způsobilých hodin 14

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Pracovní výkaz – III. Uvádět vazbu na konkrétní monitorovací zprávu Údaje z Pracovního výkazu pro jednotlivé zaměstnance přenášet do Rozpisu mzdových výdajů (po vyplnění obou dokumentů musí být tedy údaje v nich stejné). (ideální je uvádět v kolonce „Role v projektu“ i rozpočtovou položku dané pracovní pozice dle schváleného rozpočtu) 15

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Rozpis mzdových výdajů – I. U pracovních smluv – „zúčtovaná hrubá mzda“ – uvést celou měsíční hrubou mzdu zaměstnance, teprve následně se krátí dle daného úvazku (dle položky „Počet odpracovaných hodin na projektu dle výkazu práce“) „Měsíční fond pracovní doby v hodinách“ – uvádí se celkový měsíční fond pracovní doby dle kalendáře (např. pro červen je 176 hod.) Pozor : Každý měsíc má jiný fond pracovní doby! Rozpis musí být dle Rozhodnutí (např. maximální částky pro pozici či pracovníka) – viz dále 16

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Rozpis mzdových výdajů – II. Příklad: Pan Novák překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max ,- Kč: 1) v daném měsíci měl odměnu nebo dovolenou, do rozpisu mzdových nákladů (Příloha č. 5) se uvádí položka na mzdu 6.199,- Kč. Vše, co je navíc, se do tohoto řádku neuvádí. Vytvoří se další řádek – položka 1.4 „Jiné osobní náklady“ a tam se uvede do sloupce „Jiné v Kč (odvádí se z nich odvody)“ tato část navíc jako odměna ve výše 301,- Kč. To platí, i kdyby se jednalo o korunové rozdíly. Max. limit se nesmí překročit. Položka 1.4 se vytváří z ušetřených prostředků z předchozích měsíců (pokud je). 17

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Rozpis mzdových výdajů – III. Příklad: Pan Potměšil překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max ,- Kč, se postupuje následovně: 2) nedostal odměnu nebo neměl dovolenou, tak je nutné odečíst ve sloupci „Jiné v Kč (neodvádí se z nich odvody)“ částku, která překročí schválený rozpočet (tedy vyplácená odměna např Kč překračuje o 598 Kč limit Kč). „Způsobilé osobní náklady v Kč“ se dopočtou jako rozdíl (resp. součet) sloupců „Mzdový výdaj“ = Kč a „Jiné v Kč“ (neodvádí se z nich odvody)“ = 598 Kč (pozor!!! – uvádí se znaménkem minus). Součet „Způsobilé osobní náklady v Kč“ je maximálních Kč. 18

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz D) Přehled čerpání způsobilých výdajů Do soupisky se uvádí superhrubá mzda z přílohy Rozpis mzdových nákladů (předposlední sloupec „Způsobilé osobní náklady v Kč“) Má vazbu přes „Kód řádku výdajů“ na další Přílohy – např. Rozpis mzdových nákladů či Soupisku účetních dokladů 19

Časté dotazy ke grantům - nepřímé náklady 1.Nepřímé náklady – stanové procentní sazbou v závislosti na prokázaných přímých nákladech projektu, tzn. nízké čerpaní = nízké nepřímé náklady – (tedy co je skutečně zaplaceno, nikoliv plánováno). 2.Soupiska s nepřímými náklady – nutno zadat příslušnou procentní sazbu. Výše NN se spočítá automaticky. 3.Nepřímé náklady se neprokazují. Má se za to, že vznikly v rámci projektu na činnosti, které nelze do projektu jednoznačně zařadit, ale souvisí s ním. Nepřímé náklady se neprokazují v monitorovacích zprávách a ani při kontrole na místě. Při kontrole oddělené účetní evidence jsou NN kontrolovány na příjmu dotace souhrnně s příjmem zálohy na přímé náklady. Studie ŘO na nepřímé náklady – Náklady v dané procentní sazbě během doby realizace projektu obvykle vzniknou. Nutno NN používat velmi hospodárně. Je vhodné si zvolit interní techniku a evidenci pro výpočet NN (Nepřímé náklady se vypočítávají v příslušných povinných přílohách automaticky. Detailní technika výpočtu probíhá tak, že od přímých nákladů se odečtou výdaje na křížové financování a příjmy projektu. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 20

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Časté dotazy ke grantům-ostatní I. Přímá podpora maximálně 20 % přímých výdajů Mzdové příspěvky – vyplácí se do 100 % superhrubé mzdy. Limit je ovšem dán trojnásobkem minimální mzdy. Ta je v hrubém vyjádření, nikoliv superhrubá!!! Pro výpočet MP je nutné zvolit určitou techniku (průměr mezd za 3, 6, 12 měsíců) Technika výpočtu musí být po celou dobu realizace projektu neměnná (neplatí pouze pro mzdové příspěvky, ale i u jiných položek) Souhrn mzdových příspěvků není limitován 21

Časté dotazy ke grantům – ostatní II. Částečné pracovní úvazky - vykazování dovolených, nemoci apod. V případě, že zaměstnanec pracuje v rámci projektu na poloviční úvazek a druhou polovinou úvazku jinde v organizaci, bude jeho vykazování dovolených a proplacení pracovní neschopnosti zaměstnavatelem vždy kráceno výši pracovního úvazku na projektu (v tomto případě 0,5) U DPČ: není nutno vyplňovat sloupec Odpracované hodiny pro zaměstnance, není nutné vyplňovat informace o dovolené za předpokladu, že dovolená není předmětem speciální úpravy ve smlouvě, z hlediska vykazování je ideální forma hodinové mzdy respektive fixní hodinové sazby oproti HPP, kde je nutné vykazovat poměrnou část pracovního úvazku formou zlomkového úvazku. U DPP: dovolená, nemoc, svátky irelevantní. U HPP: dovolená, nemoc ve lhůtě a poměru proplácené zaměstnavatelem a svátky vždy poměrně propláceny*. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 22

Časté dotazy ke grantům – ostatní III. *U svátků platí dvě varianty: 1)Buď vedete příslušný měsíční časový fond bez svátků. Pak není možné nárokovat poměrem úvazku statní svátky. 2) Úvazek počítáte ze standardního časového fondu včetně svátků, pak analogicky započtete svátky poměrem úvazku. OSF jsou akceptovány obě varianty, nicméně standardnější i ve vztahu k dalším návaznostem je varianta číslo Podporujeme Vaši budoucnost

Časté dotazy ke grantům – ostatní III. Na žádosti o platbu je nutné vyplnit veškeré relevantní informace (mimo celkových způsobilých nákladů či nákladů jsou to investice, neinvestice, křížové financování, příjmy, nepřímé náklady) Ne vše, co je v křížovém financování, je investice (nábytek) a naopak ve standardních přímých nákladech, např. software s pořizovací cenou nad 60 tisíc, je investicí! Z hlediska příjemce je nutné v rozpočtu správně oznámit OSF, co je a co není investicí. V případě, že příjemce zjistí chybu u nerealizovaných výdajů, a to, že tyto výdaje jsou označeny nesprávně (opačně), je bezodkladně kontaktovat příslušného PM a požádat (písemně) o změnu typu výdaje v rozpočtu projektu. !!! Převod prostředků mezi investicemi a neinvesticemi je podstatnou změnou projektu a je nutné ze strany OSF o tomto převodu vydat změnové Rozhodnutí !!! (Doporučujeme z výše zmíněného důvodu prověřit ze strany příjemce rozpočet projektu.) Podporujeme Vaši budoucnost

Časté chyby – doporučení I. Řiďte se vždy verzemi Příruček, které máte uvedené v Rozhodnutí Nezapomeňte, že příručka D5 Metodika Způsobilých výdajů má dvě části. Jedna je pro grantové projekty a druhá je pro projekty individuální. Ujistěte se, že máte vždy nalistovanou správnou část příručky. Pozor na limity jednotlivých kapitol zejména: 20 % Zařízení a vybavení 60 % Nákup služeb Podporujeme Vaši budoucnost 25

Časté chyby – doporučení II. Pozor na převod prostředků v rámci nepodstatných změn: »Přesun maximálně do 15 % z kapitoly, ze které přesouváte prostředky. »Pozor na výrok hodnotící komise (je možné, že Vám schválila projekt za určitých podmínek, které je třeba dodržet – pak mohou být změny, které vypadají jako nepodstatné, ve skutečnosti změnami nepřípustnými). »Pozor na jednotkové náklady. U rozpočtové položky, na které přesouváte finance, je nutné dodržet limit maximálního navýšení jednotkové ceny do 10 %. »Nutné vzít v potaz, jestli po navýšení nějaké rozpočtové položky nedošlo k překročení limitů Obvyklých mezd a platů či Obvyklých cen zařízení a vybavení (obvyklé ceny jsou Přílohou výzvy). »Pozor na limity některých kapitol rozpočtu. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 26

Časté chyby – doporučení III. !!! Zajištění oddělené účetní evidence pro projekt !!! Neměnit přednastavené vzorce u příloh !!! Ke všem výdajům nad 200 tisíc bez DPH je nutné doložit m.j. písemně uzavřenou smlouvu. U výdajů s nižší hodnotou pak postačí písemně potvrzená objednávka. Pozor na výjimky: např. u auditu musí být smlouva, i když jeho cena je v nižší hodnotě. Audit je povinný u všech projektů, kde jsou způsobilé výdaje na projekt vyšší nebo rovny 3 mil. Kč. Podporujeme Vaši budoucnost 27

Upozornění pro příjemce – dokladování k MZ a ŽoP Text příručky „Pokyny pro vyplnění monitorovacích zpráv o realizaci projektu a jejich příloh“ – D 10 OPLZZ (str. 19) uvádí, žePokyny pro vyplnění monitorovacích zpráv o realizaci projektu a jejich příloh „…listy MZ, ŽoP i listy jednotlivých příloh musí být spolu pevně spojeny“. Tento text je nutné chápat tak, že pevně (nerozebíratelně) se spojují listy jednotlivých dokumentů. Tedy, že samostatně bude spojena Monitorovací zpráva, samostatně Žádost o platbu, samostatně Příloha č. 1, samostatně Příloha č. XY atd. Jednotlivé dokumenty pak mohou být vloženy např. jednotlivě do složek a veškerá dokumentace pak do šanonu či desek. Jelikož MZ, ŽoP a přílohy tvoří celek, je nutné zajistit, aby se listy jednotlivých dokumentů i dokument jako takový neztratily. Které přílohy jsou součástí dané MZ a ŽoP, včetně počtu stran, se vyplňuje v IS Benefit7 na záložku „Přílohy“, následně jsou tyto informace patrné v Monitorovací zprávě, kapitole Podporujeme Vaši budoucnost 28

Klouzavé pracovní úvazky I. U některých pracovních pozic v rámci projektu, jejíž meziměsíční činnost během realizace projektu značně kolísá, je možné použít klouzavé pracovní úvazky. Například zaměstnanec bude pracovat na projektu průměrně úvazkem 0,5 půlročně, ročně nebo po celou dobu realizace projektu. !!! Nutno klouzavý pracovní úvazek zakotvit ve smlouvě či v dodatku pracovní smlouvy týkající se práce na projektu. !!! Riziko: zaměstnanec musí během daného období daný úvazek přesně dodržet. Podporujeme Vaši budoucnost 29

Klouzavé pracovní úvazky II. Příklad takovéhoto úvazku: Paní Jahodová je lektorka, má průměrný úvazek 0,5 ročně a za něj jednotkovou měsíční odměnu Kč. V měsíci lednu pracuje ovšem pouze ve výši 0,3 úvazku a za tuto činnost má odměnu Kč. V únoru však pracuje úvazkem 0,7. Za tuto práci dle rozpočtu náleží max. odměna ve výši Kč. Zprůměrujeme-li dané výdaje, vychází nám přípustných způsobilých Kč měsíčné při průměrném úvazku max. 0,5. !!! Dovolená, nemocenská popřípadě svátky se vykazují v pracovních výkazech vždy v tom poměru, v kterém příslušný zaměstnanec právě v daném měsíci pracuje !!! !!! Z důvodu komplikovaného vykazování, které je náchylné k chybám a k možnému porušení rozpočtové kázně, důrazně vyzýváme k důkladnému zvážení dané formy úvazku a doporučujeme k popsanému typu vykazování pracovní činnosti přistoupit až v krajních případech, které nesnesnou jinou formu organizace pracovní činnosti !!! Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 30

Kontakty Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Finanční manažeři Ing. Jan Zavadil Ing. Věra Galuszková

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Dotazy/diskuze Děkuji za pozornost 32