Seminář „Kontrola výdajů“ v rámci programu Interreg CENTRAL EUROPE 23. června 2016, Praha Způsobilost výdajů

-Ověření způsobilosti výdajů je jedním, ale ne jediným z cílů kontroly -Metodicky upraveno předpisy EU, národními, Pokyny a Náležitostmi -Způsobilost nárokovaných výdajů a aktivit s nimi spojených je posuzována ve smyslu: A)Věcné způsobilosti výdajů – tzn. Vazba k projektu a projektové žádosti (mezinárodní přesah, udržitelnost výstupů, inovativní proces, horizontální kritéria a partnerství na různých úrovních) B)Přiměřenosti výdajů – efektivnosti a účelnosti C)Časové způsobilosti výdajů – vznik a úhrada výdaje D)Místní způsobilosti výdajů – programové a mimoprogramové území E)Vykázání výdajů – doložení příslušnou dokumentací. HOSPODÁRNOST – ÚČELNOST – EFEKTIVNOST – 3E VÝDAJ MUSÍ NEJEN VZNIKNOUT, ALE I BÝT UHRAZEN V REPORTOVACÍM OBDOBÍ (s výjimkou závěrečného období, kde je tzv. ochranná lhůta 30dnů po konci realizace projektu a CLOSURE COSTS – pouze v BL Staff) Způsobilost výdajů 2

a)Úplné/kompletní a správné, b)opravy prováděné řádným způsobem – tzv. účetní opravy, c)označení originálů účetních dokladů řádně dle požadavků programu, a)Název projektu/AKRONYM b)Číslo projektu c)Název programu d)utříděné. e)Odděleně zaúčtované od ostatních výdajů partnera (Separate Accounting Systém) f)V souladu s pravidly způsobilosti g)Respektující pravidla veřejného zadávání Způsobilost výdajů – náležitosti dokumentů s výjimkou u paušálních výdajů 3

Nezpůsobilé výdaje v období Věcné příspěvky, úroky z dlužných částek, pokuty, penále, výdaje na soudní spory, dary nad 50€ nesouvisející s propagací, komunikací projektu, úroky z úvěrů, kurzové rozdíly, nákup pozemků, DPH (výjimka pro příjemce, kteří nemohou nárokovat odpočet DPH na vstupu), poplatky za národní finanční transakce, alkohol, přefakturace mezi partnery projektu (za služby, vybavení, práce). SHARING COSTS způsobilost výdajů v období – aneb co se mění a nemění 4

1.Staff costs – mzdové výdaje 2.Office and administrative expenditure – administrativní a kancelářské výdaje 3.Travel and accommodation costs – cestovné 4.External expertise and services costs – externí služby 5.Equipment expenditure – vybavení 6.Infrastructure and works expenditure (pouze program CENTRAL EUROPE) Rozpočtové kapitoly jsou rozděleny dle pracovních balíčků „WPs“. Kapitola 6 nemůže mít WP1 Management and communication. Rozpočtové kapitoly (budget lines) a „work packages“ 5

-Částka EUR na projekt. -Není předmětem kontroly. -Automaticky „připsána“ po podpisu Subsidy contract. -Převod na účty partnerů je na zodpovědnosti LP. -Platí pro program CENTRAL i INTERREG EUROPE Preparation costs – náklady na přípravu 6

Mzdové výdaje a) REAL COSTS - Náhrada dle skutečných výdajů. b) FLAT RATE - Paušál do výše 20% přímých výdajů partnera (bez mzdových a paušálních výdajů, např. administrativních nákladů). Výběr způsobu náhrady mezd na začátku projektu, bez následné změny v průběhu realizace projektu – je nutné řádně zvážit volbu. V případě skutečných výdajů jsou způsobilé hrubé mzdy a zákonné odvody ve výši zakotvené v zaměstnanecké smlouvě/ekvivalentu. Pracovní smlouvou nepodložená navýšení mezd nebo výplata odměn jsou nezpůsobilé. Pro program INTERREG EUROPE NENÍ POUŽITÍ PAUŠÁLNÍ SAZBY POVOLENO. Vykazování výdajů v období

Přehled přípustných metod výpočtu skutečných mzdových výdajů (reálné mzdy) a)Zaměstnání na plný úvazek v projektu b)Zaměstnání na částečný úvazek s pevně stanoveným procentním podílem odpracované doby na projektu za měsíc c)Zaměstnání na částečný úvazek s pružným počtem odpracovaných hodin na projektu za měsíc – výše mzdových nákladů se stanovuje dle počtu odpracovaných hodin na projektu a hodinové sazby, kterou je možné vypočíst jako: a)Podíl měsíčních hrubých mzdových nákladů a měsíční pracovní doby v hodinách podle dokladu o zaměstnání (timesheet) b)Podíl posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720hodin d)Zaměstnání nasmlouvané pro účely projektu na hodinovém základě Vykazování výdajů v období

a)Zaměstnání na plný úvazek v projektu Rozhodující jsou ustanovení pracovní smlouvy/ekvivalentu, nedokládá se timesheet. b)Zaměstnání na částečný úvazek s pevně stanoveným procentním podílem odpracované doby na projektu za měsíc - Timesheet není vyžadován, v pracovní smlouvě/dohodě, náplni práce resp. popisu pracovního místa musí být uveden procentní podíl doby, který má zaměstnanec na projektu odpracovat Vykazování výdajů v období

c)Zaměstnání na částečný úvazek s pružným počtem odpracovaných hodin na projektu za měsíc – výše mzdových nákladů se stanovuje dle počtu odpracovaných hodin na projektu a hodinové sazby, kterou je možné vypočíst jako: a)Podíl měsíčních hrubých mzdových nákladů a měsíční pracovní doby v hodinách podle dokladu o zaměstnání (timesheet) - Podíl měsíčních hrubých mzdových nákladů a měsíční pracovní doby stanovený v dokladu o zaměstnání a vyjádřený v hodinách. TATO METODA NENÍ MOŽNÁ V INTERREG CENTRAL EUROPE b)Podíl posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720hodin - Podíl posledních doložených ročních hrubých mzdových nákladů (tj. mzdových nákladů za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců) a 1720 hodin Vykazování výdajů v období

Co je nutné doložit při první kontrole (v dalších kontrolách doklady o případných změnách v dokumentaci): -Pracovní smlouvy včetně případných dodatků, popřípadě DPP/DPČ, -Přidělení pracovníka pro projekt, a to např. rozhodnutí o jmenování nebo jiný ekvivalent, který lze považovat za doklad o zaměstnání s vyčleněním pro projekt (rozhodnutí o přidělení pracovníka k projektu), -Platový výměr, (pokud není v pracovní smlouvě), popřípadě jiné doložení výše mzdy/platu (u pracovníka ve státní správě zařazení do platové třídy a stupně), -Pracovní náplň, (pokud není uvedeno v PS) -Stanovení(volba metody a způsobu výpočtu hodinové sazby u částečných úvazků tam, kde je to relevantní) -V případě metody přepočtu se 1720h také doklady k prokázání hrubé mzdy za posledních 12 měsíců Vykazování výdajů v období

Co je nutné doložit při každé kontrole: Vždy: -Tzv. periodic staff report -Sestavu Rekapitulace mezd (pokud nelze z účetnictví získat sestavy o stejné vypovídací schopnosti -Timesheet (standardizovaný formulář, pokrývá 100% pracovní doby dle smlouvy) v těch případech, kde je vyžadován -Protokol o provedení práce včetně souhlasu s vyplacením sjednané odměny u DPČ a DPP v těch případech, kde je vyžadován. -Zdůvodnění vyplácení odměn, prémií (schválené nadřízeným pracovníkem v souladu se zákoníkem práce/nárokované v souladu s prac.smlouvou/předpisy) Na vybraném vzorku: -Výplatní lístek/mzdový list pracovníka -Doklad o výplatě (VPD nebo výpis z účtu) nebo čestné prohlášení jednotlivých zaměstnanců o obdržení mzdy, -Dokumenty k úhradě zákonných odvodů na sociálním a zdravotním pojištění, které platí zaměstnavatel včetně čestného prohlášení o bezdlužnosti -Dokumenty k ostatním zákonným výdajům zaměstnavatele (zákonné úrazové pojištění, odvody do FKSP, Vykazování výdajů v období

Chybějící doklady a problémy v této oblasti Pracovní smlouva vč. všech dodatků / DPP, DPČ, pracovní náplň / přidělení pro projekt, mzdový/platový výměr Výplatní pásky, doklad o úhradě mezd Centrum disponuje oprávněním nakládat s tímto typem informací a odmítnout poskytnout takové informace z důvodu jejich ochrany není relevantní U odměn vždy zdůvodnění a schválení nadřízeným pracovníkem; doložení období, ke kterému se odměna vztahuje Odlišný popis činností v timesheetu vzhledem k pracovní smlouvě/pracovní náplni/progress report/application form. Chyby v odlišení činností dle WPs mezi timesheetem a schválenými aktivitami dle application form. Nedoložení výstupů uváděných v timesheetech průkaznou formou. Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách - MZDOVÉ VÝDAJE 13

Nárokování nezpůsobilých položek Navyšování mezd pouze pro účely projektu Bonusy bez souvislosti s projektem, dovolená vyšší než alikvotní část pro projekt Mzdy jsou nárokovány dle data úhrady - časová způsobilosti Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách - MZDOVÉ VÝDAJE 14

Administrativní výdaje Náhrada paušálem do výše 15% způsobilých mzdových výdajů partnera Žádné další přímé výdaje nejsou způsobilé Způsobilé administrativní výdaje (konečný výčet výdajů) nájem kancelářských prostor pojištění a daně související s budovami, v nichž se nacházejí zaměstnanci, a s vybavením kanceláře (např. pojištění proti požáru, krádeži) veřejné služby (např. elektřina, topení, voda) kancelářské potřeby všeobecné účetnictví zajišťované uvnitř organizace, která je příjemcem archivy údržba, úklid a opravy bezpečnost systémy informačních technologií komunikace (např. telefon, fax, internet, poštovní služby, vizitky) bankovní poplatky za otevření a správu účtu nebo účtů, jestliže provádění operace vyžaduje otevření zvláštního účtu poplatky za nadnárodní finanční transakce Vykazování výdajů v období

Patří sem (úplný výčet): cestovní výdaje, výdaje na stravu, ubytování, víza a diety. Co je nutné doložit ke kontrole způsobilosti: Vždy: -Přehled pracovních cest (standardizovaný formulář) – pokud nelze předložit, pak lze nahradit jinou sestavu o stejné vypovídací schopnosti, -Vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách, -Zdůvodnění použití jiné než ekonomické třídy nebo taxi Na vybraném vzorku: -Při využití soukromého vozidla dohodu/souhlas o používání vlastního motorového vozidla ke služebním účelům a kopii technického průkazu, -Při využití služebního vozidla minimálně kopii knihy jízd, technického průkazu, -Zprávu ze SC pokud je zpracovávána. -Cestovní příkaz, vyúčtování cesty včetně prvotních dokladů a doklad o zaplacení. Vykazování výdajů v období CESTOVNÍ NÁHRADY 16

Trvání cesty v přímé vazbě na projekt (jednání +1 den před a po) Doložit vztah k aktivitě dle Application Form Nutnost doložit, že cesta skutečně proběhla – boarding pass, jízdenky; prezenční listina Výpočet stravného dle vyhlášky MPSV, krácení dle ZP (např. za snídani v ceně ubytování) Pozor na použití kurzu pro přepočet cizí měny – u pracovních cest se řídí ZP Konferenční poplatky patří do rozpočtové kapitoly EE ( ) Nárokování nezpůsobilých položek Cesta, která se neuskutečnila, není způsobilá (případně se výdaje krátí s úbytkem osob, za něž vznikly náklady, ale necestovaly) cesty business class, taxi pokud bylo možné použít veřejnou dopravu (nesplňují pravidlo 3E) Cesty mimo programové území Central Europe musí být uvedeny v Application Form nebo předem schváleny JTS. Častým omylem je cesta do Bruselu bez předchozího schválení; pozor na cesty do Německa a Itálie do regionů mimo programové území Central Europe Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách – CESTOVNÍ NÁHRADY 17

Výdaje na externí služby Na úkoly, aktivity zásadní pro realizaci projektu Přesný popis v Application form (povaha služby, kvantit) Respektující pravidla zadávání veřejných zakázek a základní principy pomoci EU Způsobilé výdaje (úplný výčet) studie nebo šetření (např. hodnocení, strategie, koncepční poznámky, příručky) odborná příprava; překlady; finanční řízení vývoj, úpravy a aktualizace systémů informačních technologií a internetových stránek; podpora, komunikace, propagace nebo informování související s operací nebo programem pořádání a provádění událostí nebo zasedání (včetně nájmu, stravování nebo tlumočení) účast na událostech (např. registrační poplatky) právní poradenství a notářské služby, technické a finanční poradenství, účetní služby, atd. práva duševního vlastnictví poskytnutí bankovní záruky, pokud to vyžadují unijní nebo vnitrostátní právní předpisy nebo programový dokument cestování a ubytování externích odborníků jiné specifické odborné poradenství a služby potřebné pro operace Vykazování výdajů v období

Výběrové řízení již od celkové ceny (i více plnění) 5000€ bez DPH za jedno účetní období Často se na toto pravidlo zapomíná u běžných služeb jako jsou tiskové práce nebo překlady nebo pokud se na začátku projektu nepředpokládá vyšší hodnota (např. správa webu, projektový management) Pokud je předmětem zakázky zpracování výstupu z projektu, musí splňovat pravidla povinné publicity (např. kniha, web) Všechna dokumentace meetingů včetně výstupů (např. z konferencí) musí splňovat pravidla publicity – označení místa konání, pozvánky, prezenční listiny, prezentace, sborníky – fotodokumentaci a vzorky dokládat ke kontrole Výdaje za občerstvení – doložit podrobnou objednávku / detail plnění / prezenční listinu Pracovní cesty externích expertů, asociovaných partnerů (ne zaměstnanců) patří do této rozpočtové kapitoly ( ) Nárokování nezpůsobilých položek Výdaje za plnění, u kterých došlo k porušení pravidel povinné publicity (propagační texty i materiály) - v případě pochybností lze konzultovat předem. Sankce za publicitu trvale snižují rozpočet. Alkohol Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách – EXTERNÍ VÝDAJE 19

Financování koupě, pronájmu nebo leasingu vybavení nutného pro realizaci aktivit vč. řízení projektu, nikoli vybavení pro běžný chod kanceláře (židle, koše), tj. vybavení, které není zahrnuto v BL Office and administrative costs. Všeobecné vybavení nezbytné pro implementaci – způsobilé odpisy (dle ZDP); kupní cena způsobilá pouze v případě, kdy je období realizace projektu delší než doba odepisování Tematické vybavení (pro realizaci konkrétních aktivit) v souladu s pravidly pro investice, způsobilá kupní cena / alikvotní část dle poměru využití pro projekt v Application Form uvedena povaha a množství vybavení. Změna musí být schválena MA/JS. Časté problémy s nákupem vybavení na konci projektu, pokud není součástí výstupu projektu Pro uznání způsobilosti musí být vedeno v majetku partnera - doložit inventárním listem / sestavou majetku. Vybavení musí být označeno identifikací projektu a prvky povinné publicity. Nutná fotodokumentace / kontrola na místě Patří sem i spotřební zboží v laboratořích (tématický equipment) Vykazování výdajů a nejčastější pochybení po rozpočtových kapitolách – Equipment expenditure - VYBAVENÍ 20

Infrastructure and works Rozpočtová kapitola zahrnuje nejen investice z účetního hlediska, Musí být detailně popsáno v Application Form, Dodržet postupy pro zadávání veřejných zakázek, Způsobilé investice pouze v programovém území, dříve nedotované jiným evropským grantem, neodepsané, Investice musí být označena v souladu s pravidly povinné publicity, Veřejnosprávní kontrola na místě. Výdaje na studie proveditelnosti, vliv na životní prostředí, autorský a technický dozor, BOZP, apod. patří do BL Staff nebo BL External expertise. Dotčené pozemky nebo budova musí být ve vlastnictví partnera nebo v dlouhodobém pronájmu. Vykazování výdajů v období

Infrastructure and works Ke kontrole je nutno doložit: evidenci majetku, majetkovou kartu Fotodokumentaci - v relevantních případech včetně dokumentace, která prokazuje označení majetku v souladu s požadavky na publicitu. Uzavřenou smlouvu, fakturu včetně soupisu prací, stavební deník, doklad o zaplacení Vykazování výdajů v období

1.Sledování případných příjmů nebo úspor výdajů generovaných projektem v době realizace a tři roky po ukončení. 2.Použití správného kurzu pro přepočet na EUR (k dispozici na našich wwwstránkách). 3.Splnění souladu s politikami EU. 4.Splnění souladu s pravidly po zadávání veřejných zakázek. U smluv pod 5 tis. EUR splnění pravidla 3E. 5.Poskytování veřejné podpory (State aid). 6.Řádný popis prováděných aktivit a výstupů ve zprávách (standardizovaný formulář) včetně doložení průkazných dokumentů a jejich soulad s Application form. 7.Plnění rozpočtu po BL a WP. Překročení (flexibility rules) nutno předem odsouhlasit s LP. Ostatní body kontroly 23

Centrum pro regionální rozvoj České republikyU Nákladového nádraží 3144/4, Praha 3tel.: Děkuji za pozornost Ing. Markéta Weingärtnerová Centrum pro regionální rozvoj České republiky Odbor Evropské územní spolupráce U Nákladového nádraží 3144/ Praha 3 M: T: E: 24