Počítačová podpora projektového řízení

Prezentace na téma: "Počítačová podpora projektového řízení"— Transkript prezentace:

1 Počítačová podpora projektového řízení

2 MS Project umožňuje: Vytvářet projektové plány, časové rozvrhy s přidělením zdrojů Komunikovat s ostatními Vyrovnat se rychle se změnami Vytvářet různé vazby mezi činnostmi a zadávat časové odstupy

3 V plánovací fázi projektu pomáhá
Při tvorbě časového plánu projektu (Scheduling) Při přidělování zdrojů činnostem Při určování nákladů na projekt, ocenění zdrojů

4 Tvorba časového plánu Určení projektových úloh Odhad doby na splnění úlohy, činnosti Určení vzájemné vazby úloh

5 Vazby mezi úlohami Konec – začátek (Finish to start FS)
Začátek – začátek (Start to start SS) Konec – konec (Finish – finish FF) Začátek – konec (Start to finish SF)

6 Další druhy vazeb mezi úlohami
Co možná nejdříve (As soon as possible ASAP) Co možná nejpozději (As late as possible ALAP) Konec ne dříve než (Finish no earlier than FNET) Začátek ne dříve něž (Start no earlier than SNET) Konec ne později než (Finish no later than FNLT) Začátek ne později než (Start no later than SNLT) Musí skončit v (Must finish on MFO)

7 Cílem přiřazení zdrojů k činnostem je:
Zajistit vysokou průhlednost projektu Stanovit jasné odpovědnosti Vytipovat zdroje s malým nebo velkým zatížením Přiřazením zdrojů je možno ovlivňovat dobu trvání činnosti Získat přehled zdrojů a jejich pracovního vytížení v čase

8 Pomocí MSP je možné: Přiřadit ke zdrojům mzdy (pracovníci) nebo taxy
Účtovat náklady za materiál Porovnávat skutečné a plánované náklady

9 Některé z metod, které jsou k dispozici ke zkrácení rozvrhu:
Změna vazeb mezi úlohami na kritické cestě Prodloužení pracovní doby změnou projektového kalendáře Zkrácení doby trvání činnosti vhodným přesunutím určitého obsahu úlohy do jiné nekritické činnosti Zvětšit počet zdrojových jednotek přiděleným úloze Zvětšit možnosti zdroje změnou kalendáře zdroje Přidělit zdroji přesčasovou práci

10 Pro odstranění přetížení zdrojů lze použít některou ze strategií:
Změna úloh přetížených zdrojů Redukce pracovního času přetíženého zdroje Redukce rozsahu úlohy a snížení počtu pracovních hodin ne její kompletaci Umožní se přetíženému zdroji pracovat více hodin a tím se zvýší kapacita zdroje Konflikt přetížení může program řešit automaticky metodou vyrovnávání rozvrhu (leveling)

11 Sledování postupu prací pomocí MSP má několik přínosů:
Lze identifikovat a řešit problémy včas Lze snadno vypracovat situační zprávu pro management a účastníky projektu Zachovat historická data

12 Alokace zdrojů Projektové výkony G E B H F C A čas zdroje D

13

14 Další sw produkty pro řízení projektů
Project Planner (Primavera) Time Line (Symantec) Super project (Computer Associates) Power Project (Asta Development)

15 Virtuální týmy v projektovém řízení a specifická projektová prostředí

16 Virtuální tým je skupina lidí, kteří pracují na společném projektu na různých místech v rozličných časech pomocí technologie

17 Přínosy: členové virtuálního týmu nedocházejí na pracoviště
úspora cestovních nákladů pružná pracovní doba může být do projektu zapojeno víc lidí

18 Virtuální tým: lidé elektronická komunikace (e-mail, telefon,..
softwarové aplikace (groupware) pravidla spolupráce

19 GROUPWARE Groupware = software podporující týmovou práci
usnadňuje komunikaci pomáhá pracovníkům pracovat na společných úkolech poskytuje pracovníkům informace potřebné pro plnění jejich pracovních úkolů může napomáhat při rozhodování.

20 Klíčové funkce groupware
, zpracování zpráv a elektronických formulářů Správa dokumentů a sdílení informací Spolupráce při tvorbě dokumentů Konference – textové, video Time management - kalendář a týmové plánování Groupwarové řízení a podpora rozhodování - zajištění vzdáleného a distribuovaného přístupu včetně replikace a kontroly přístupu Ad hoc wokflow - volná spolupráce Strukturovaný workflow - strukturované řízení úkolů

21

22

23 Přínosy nasazení groupware
Zlepšení komunikace a sdílení informací Zajištění přístupu všech členů týmu ke stejným informacím v každém čase Výrazná úspora času a nákladů na kopírování a rozesílání papírových dokumentů a aktualizaci starších verzí dokumentů a zpráv. Rychlejší a efektivnější řešení problémů Překonání organizačních a geografických hranic, podpora společného řešení problémů. (on-line diskusní skupiny) Zachycení znalostí organizace Sběr, ukládání a distribuce informací vytváření této organizační paměti

24 MS Outlook 2000 Správa jmen, adres a dalších údajů souvisejících s osobními a obchodními kontakty, Vytváření seznamu úkolů, jejich řazení podle důležitosti, termínů splnění a mnoha dalších kritérií, Vedení seznamu schůzek, sledování mimořádných událostí, Posílání elektronické pošty po internetu nebo podnikové síti, Uchování poznámek o telefonních hovorech, schůzích a ostatní konverzaci, třídění podle jednotlivých kontaktů, Plánování setkání Organizování informací a souborů pomocí společného rozhraní.

25 Lotus Notes elektronická pošta, kalendář, seznam úkolů, seznam kontaktů sdílení informací, možnost úkolovat spolupracovníky, plánování schůzek pomocí společného podnikového kalendáře sdílení dokumentů, podpora týmové práce vytváření sdílených databází. podpora mobilitu pracovníků: pracovník se může kdekoliv ze světa připojit k Dominu serveru a tím se mu provede aktualizace dat, a to jak z osobního počítače na server, tak i ze serveru na osobní počítač. Pracovník může pracovat s klientem Lotus Notes i když není připojen k Dominu Serveru. Domino server je nutnou součástí pro efektivní fungování Lotus Notes.

26 Konference komunikace mezi mnoha lidmi současně
nemusí probíhat v reálném čase - asynchronní komunikace

27 Textové konference Vlákno (thread) je tvořeno skupinou příspěvků
Funkce: vytvoření nového tématu nebo vlákna, vytvoření odpovědi do existujícího vlákna, zobrazení seznamu existujících témat a příspěvků společně s jejich autory, časem a datem jejich vytvoření, vyhledávání určitého řetězce uvnitř témat. export kopie příspěvků a jejich vložení do dokumentu moderátor nebo administrátor diskuse má možnost vymazat jakoukoliv nevhodnou zprávu.

28 Videokonference Privátní: málo účastníků (2 až 4), kteří sedí u svých osobních počítačů a diskutují spolu prostřednictvím dostupné technologie – Windows Netmeeting Skupinová: odpadají problémy s ubytováním, stravováním, zajištěním dopravy a organizací mnohdy velkého počtu osob; umožní geograficky efektivně rozložit konferenci do několika míst bez ztráty možnosti společného jednání

29 Sdílené tabule Spolupráce při psaní a kreslení na internetu; posílají obsah tabule nebo kreslicího okna každému, kdo se účastní konference. Cokoliv někdo nakreslí nebo napíše na sdílenou tabuli, se zobrazí na monitorech všech účastníků.

30 e-mailové konference veřejnost uzavřenost moderovanost
veřejná - žádná omezující pravidla neveřejná - přihlásit (a odhlásit) účastníka může pouze moderátor uzavřenost otevřená - příspěvky můžeme posílat i tehdy, pokud nejsme členem uzavřená - mohou přispívat pouze členové moderovanost moderovaná – příspěvky dostane nejprve moderátor, který rozhodne, zda je pošle do konference, nebo je stornuje; jinak řečeno, přispívat může jenom moderátor nemoderovaná –není žádný moderátor, tzn. že všechny příspěvky se zobrazí na konferenci

31 Společná tvorba a sdílení dokumentů
definovat, jakým způsobem budou data vytvořená v různých paralelních procesech kombinována a propojena každý spoluautor vkládá své poznámky na různá místa v dokumentu, přičemž původní struktura dokumentu zůstává zachována spoluautoři provádějí opravy přímo ve struktuře a obsahu původního dokumentu, tyto změny jsou zvýrazněny jinou barvou či jiným stylem písma omezit přístup spoluautorů buď prostřednictvím oprávnění přidělených síťovým administrátorem, nebo použitím hesla pro přístup k dokumentu

32 Pravidla spolupráce První společná schůzka (kick off)
Stanovení pravidel komunikace Hodnocení Motivace Dokumentace (aktualizace)

33 Nástroje a dovednosti DOVEDNOSTI Řešení konfliktů Vyjednávání
IT: MS Project Server SharePoint Services Intranetový manuál …. Systémy Řídící výbor projektu Schůzky projektového týmu ….. DOVEDNOSTI Řešení konfliktů Vyjednávání Prezentační dovednosti ….

34 Charakteristiky virtuálního týmu
Charakteristika Typ Členové týmu Specielní dovednosti Komunikační dovednosti Technické dovednosti Speciální zkušenosti Orientace na úkol Role v síti Členství v jiných sítích Vztahy mezi nimi Frekvence Rychlost založení sítě Přátelství Použití komunikačních nástrojů Velikost sítě Centralizace Formálnost Vlastnictví Vstupní bariery Důvěra Znalosti Sdílené společné zkušenosti Sdílené společné postupy Sdílené společné normy a hodnoty Společný jazyk Sdílené cíle, zájmy Explicitní Tacitní Rutina Zkušenosti

35

36 Stupeň formalizace: nízký vysoký Doba trvání organizace: krátká dlouhá Neformální sítě Komunity a sdružení Projektové týmy Znalostní síť

37 Řízení projektu v mezinárodním prostředí
dostatečné chápání kulturních odlišností rozumět příslušnému podnikatelskému prostředí dbát na exelentní úroveň ústní a písemné formy komunikace

38 Řízení v multiprojektovém prostředí
Síťový projektový management (řízení organizace podle projektů) Vhodný pro velký počet sériových nebo paralelních projektů Dynamická organizační struktura Vysoký stupeň flexibility pro řešení problémů

39 Projektově orientované společnosti
sofistikované interní procesy celopodnikové podpory projektové managementu intenzivní využití informačních a komunikačních technologií

40 Pro procesy plánování je důležité:
vzájemné vlivy projektů pravidla nastavení priorit projektů rozumné časové odhady klíčových aktivit vytvoření uskupení pracovních zdrojů postupy posouzení předpokládaných rizikových vlivů

41 Koordinace a řízení v multiprojektovém prostředí
nároky na formalizaci komunikačních kanálů sledování interakcí a koordinace soustavy projektů monitorování a kontrola (sofistikované kontrolní postupy dle vlastních metodik, standardizované systémy podávání hlášení)

42 Řízení projektu v mezinárodním prostředí
rozumět příslušnému podnikatelskému prostředí dostatečně chápat kulturní odlišnosti mít možnost eliminace jazykových barier

43 Hlavní odlišnosti koordinace v mezinárodním projektu
bariéry v lidských vztazích jiné vnímání autority nadřízeného jiné předpoklady k motivaci jiné zvyklosti pravidla osobního jednání jiné možnosti a předpoklady pro využití moderních forem komunikace jiné typy mezilidských konfliktů

44 Monitorování projektu v mezinárodním prostředí
důsledná a důkladná kontrola možnost politických vlivů a externích rizik zkreslení monitorovacích údajů

45 Řízení projektů v malých organizacích
nedostatek potřebných specialistů vysoká citlivost na možná rizika konflikt zájmů manažera projektu příp. vlastníka firmy

46 Výhody projektového řízení v MSP
komunikační kanály jsou kratší projektoví manažeři dobře znají členy týmu lze flexibilně motivovat členy týmu lepší znalost podnikového prostředí (přesnější odhady plánování projektu)