Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Spisová služba GINIS Bc. Jan Podloučka.  HelpDesk  Opakování ◦ Kartotéka externích subjektů ◦ Evidenční karta dokumentu ◦ Zaslání do DS ◦ Uživatelské.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Spisová služba GINIS Bc. Jan Podloučka.  HelpDesk  Opakování ◦ Kartotéka externích subjektů ◦ Evidenční karta dokumentu ◦ Zaslání do DS ◦ Uživatelské."— Transkript prezentace:

1 Spisová služba GINIS Bc. Jan Podloučka

2  HelpDesk  Opakování ◦ Kartotéka externích subjektů ◦ Evidenční karta dokumentu ◦ Zaslání do DS ◦ Uživatelské nastavení  Nové - rozšířené funkce ◦ Forma dokumentu ◦ Práce s elektronickým obrazem  Spisovna  Elektronická podpisová kniha

3  Hledání dle: identifikátor datové schránky  Do dotčených subjektů doplněna indikace, zda má subjekt datovou schránku  Zvýraznění položek ESU, dle kterých se hledá v ISDS - žlutě  Povolení ručně zadat id datové schránky na detailu ESU (hned po zadání bude ověřeno v ISDS)

4  Elektronické obrazy ◦ Vložení ◦ Verze obrazu ◦ Podepisování - PDF ◦ Kontrola podpisu

5  Elektronické přílohy  Uživatelská poznámka k dokumentu (historie)  Předplnění evidenčních údajů (uživatelské nastavení)  Klíčová slova  Přidělení x Předání  ISDS – doručenky  Odeslání – sdružení zásilek

6  Poznámkový blok  Pracovní stůl  Přehledy – výchozí - oblíbené  Tisk – úpravy seznamu  Uložení seznamu  Hromadné operace (v poznámkovém bloku)

7  Podle PID, ČJ ◦ Obecné hledání ◦ Podle evidenčních údajů ◦ Věc ◦ Klíčové slovo ◦.

8  Označování řádků barvou  Forma dokumentu

9  Operace DRAG and DROP ◦ Přidávání elektronických obrazů ◦ Přidávání příloh ◦ Nové podání dokumentů  Podání ze souboru (ů)

10  Principem EPK je možnost referenta o zaslání žádosti svému nadřízenému o podpis a schválení elektronického dokumentu. To vše bez nutnosti převedení vlastnictví dokumentu, ať formou předání nebo přidělení. Nadřízený vedoucí má tedy právo provést podepsání el. dokumentu a jeho schválení bez nutnosti převzetí dokumentu  Elektronická podpisová kniha (EPK) není vedena jako samostatný modul, ale je součástí modulu USU

11  Vložené žádosti – přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí.  Vrácené k přepracování – přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny referentovi na přepracování.  Vyřízené žádosti – přehled vyřízených žádostí.

12  Příprava dokumentu (žádosti) v PDF  Vložení žádosti do podpisové knihy  Přehled žádostí ◦ Vyřízené ◦ Vrácené

13  Vložené žádosti – přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí.  Vrácené k přepracování – přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny na přepracování.  Vyřízené žádosti – přehled vyřízených žádostí.  K posouzení/schválení – přehled zaslaných žádostí od referentů na zpracování  Vráceno k přepracování – přehled vrácených žádosti o podpis/schválení.  Posouzeno/schváleno – přehled schválených žádostí vrácených referentovi

14  Zpracování požadavků – ◦ V přehledu se zobrazí všechny požadavky od referentů ◦ Dvojklikem na vybraný řádek požadavku se zobrazí detail dokumentu, případně v levé části v přehledu el. dokumentů lze zobrazit pouze el. dokument. ◦ Činnost, kterou referent požaduje, zda podepsání el. dokumentů nebo schválení nebo obojí, se přednastaví zaškrtnutím polí. Je doporučeno zaškrtnout i Časově orazit

15 Zápis do historie dokumentů  Všechny činnosti v elektronické podpisové knize se zaznamenávají do historie dokumentu. Lze tedy vždy zpětně dohledat kdy, a komu byla podaná žádost a jak žádost dopadla, zda byla zpracovaná nebo zamítnuta. Manuál na intranetu – Menu GINIS

16  Tvorba a předávání balíků z modulu USU do modulu SPI uživateli spisové služby.  Balíkem je myšleno „seskupení“ dokumentů a spisů dle dle spisového znaku a roku vyřízení.  Do balíku lze tedy vložit pouze dokumenty a spisy vyřízené a se stejným spisovým znakem.  Referent v modulu USU založí tyto balíky, které se elektronicky předávají do modulu SPI. Tyto elektronické balíky jsou obsahově totožné s fyzickými. Pracovnice archívu následně zkontroluje obsah fyzicky předávaného balíku s obsahem elektronického balíku a převezme ho elektronicky do modulu SPI.  Převzaný balík a v něm obsažené dokumenty a spisy následně zmizí z modulu USU.

17 Existuje několik způsobů:  Výběr dokumentů v menu Vyřízené/uzavřené  Vyhledání dokumentů v menu Hledání  Doplnění dokumentů do el.balíku z již existujících fyzických balíků připravených pro archivaci

18 ISZR – informační systém základních registrů  možnost on-line komunikace se Základními registry přímo z prostředí Vám aplikací GINISu  automatická kontrola referenčních údajů v IS GINIS ® vůči základním registrům  automatickou aktualizace referenčních údajů Registru externích subjektů (ESU)  on-line komunikace GINIS ® ROB se základním registrem ROB  automatická aktualizaci referenčních údajů v GINIS ® ROB (při změně v ROB dojde ke změně i v GINIS ® ROB).

19

20  Dotazy ?  Bc. Jan Podloučka 


Stáhnout ppt "Spisová služba GINIS Bc. Jan Podloučka.  HelpDesk  Opakování ◦ Kartotéka externích subjektů ◦ Evidenční karta dokumentu ◦ Zaslání do DS ◦ Uživatelské."

Podobné prezentace


Reklamy Google