Evidence pošty Spisová služba Podatelna Renata Pavelková, Marek Urban Skalský Dvůr 25.-26.11.2013.

Prezentace na téma: "Evidence pošty Spisová služba Podatelna Renata Pavelková, Marek Urban Skalský Dvůr 25.-26.11.2013."— Transkript prezentace:

1 Evidence pošty Spisová služba Podatelna Renata Pavelková, Marek Urban Skalský Dvůr 25.-26.11.2013

2 K čemu aplikace slouží ? Evidence přijaté a odeslané pošty (poštou i elektronicky) Možnost elektronického předávání zásilky v rámci firmy Vedení spisové služby Možnost použití jako vstupní aplikace pro elektronickou archivaci (Podatelna)

3 Proč by jste ji měli využívat ? Elektronická archivace Snadné dohledávání přehlednost Snadné předávání dalším osobám (oběžník) Úspora času i materiálu Zpětný tisk zásilek Sledování nákladů na poštovné a přepravné Sledování zásilek přes internet Možnost zadání vazby mezi odeslanou a došlou poštou Podporu tiskových sestav podacích archů pro dobírky, doporučených psaní, evidenčních lístků, dekádních sestav atd.

4 Představení základní aplikace Detail zásilky Seznam zásilek Filtry

5 Pořízení zásilky včetně odpovědi *PKS

6 Připojení přílohy k zásilce Tlačítko „Přilohy“ Připojit můžeme libovolný dokument V libovolném formátu Připojení přilohy k zásilce Současně do: Zakázky Fakturace Smlouvy Klienti Atd.

7 Import e-mailů z Outlooku Přijatá i odeslaná pošta Dohledání odesílatele podle emailu (Klienti) Co se s Outlooku převezme ? Předmět Obsah Přílohy

8 Tisk podacích archů Generování podacího archu za určitou dobu

9 Sledování zásilek Podporovaní dopravci : PPL Česká pošta DPD a další.. Výhody : Sledování od podání po doručení Číslo zásilky je uloženo u zásilky a lze dohledat zpětně

10 Spisová služba Vedení je dobrovolné (mimo veřejnoprávních subjektů) Zařazení zásilky pošty do spisového plánu Možnost výpisu zásilek, podle spisového plánu

11 Podatelna (elektronická archivace) Veškerá poštovní komunikace přes jedno místo Možnost předání zásilky v rámci firmy

12 Poděkování Děkujeme za pozornost