Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Spisová služba u veřejnoprávních původců. Legislativní normy ● zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Spisová služba u veřejnoprávních původců. Legislativní normy ● zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední."— Transkript prezentace:

1 Spisová služba u veřejnoprávních původců

2 Legislativní normy ● zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední novela s účinností od 1. července 2012 publikována pod č. 167/2012 Sb.) ● vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (platná od 1. srpna 2012)

3 Další předpisy ● Instrukce ministerstva vnitra ČR ze dne o spisové službě (publikována ve Věstníku vlády ČR pro okresní úřady a orgány obcí, roč. 2, č. 1) + 2 novely z roku 2001 publikované tamtéž ● Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (publikován ve Věstníku Ministerstva vnitra pod č. 64/2012)

4 Metodika ● metodiky pro obce jsou zveřejňovány na stránkách ministerstva vnitra (www.mvcr.cz) v sekci Archivnictví a spisová služba (odkaz O nás)www.mvcr.cz ● přímý odkaz na metodiky ● Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností

5 Archivní zákon ● Veřejnoprávní původci (§ 3) ● - územně samosprávné celky = obce (písm. f) ● - jejich organizační složky (písm. g) ● - právnické osoby zřízené nebo založené obcemi (písm. h) ● - školy s výjimkou mateřských škol (písm. j)

6 Povinnosti veřejnoprávních původců ● uchovávání dokumentů (§ 3) ● umožnění výběru archiválií (§ 3) ● řádné vedení spisové služby (§ 63) ● vydání spisového řádu (§ 66)

7 Spisová služba ● odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. jeho právních předchůdců ● - příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání ● - ukládání po dobu stanovenou skartačními lhůtami ● - vyřazování ve skartačním řízení

8 Základní pojmy ● Spisovna – místo určené v uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení ● Spisový řád – předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení ● Spisový a skartační plán – příloha spisového řádu stanovující spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty u jednotlivých druhů dokumentů

9 Základní pojmy ● Spisový znak – číselný kód pro zařazení dokumentů do věcných skupin za účelem budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazení ● Skartační znak – označení dokumentů podle něhož se posuzují ve skartačním řízení (A, V, S) ● Skartační lhůta – doba, během níž musí být dokument uložen u původce (dokumenty se skartačním znakem A možno po dohodě s archivem přebírat i dříve)

10 Vedení spisové služby v listinné podobě ● podací deník ve formě knihy ● povinnost převodu dokumentů přijatých v digitální podobě autorizovanou konverzí a uchovávání jejich původní podoby (dokument doručený prostřednictvím datové schránky je nutné zachovat rovněž ve formátu.zfo)

11 Vedení spisové služby v elektronické podobě ● elektronický systém spisové služby (ERMS) musí splňovat kritéria stanovená Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby ● není povinnost převodu dokumentů přijatých v analogové podobě

12 Příjem dokumentů ● podatelna - slouží pro příjem dokumentů ● formy podání ● - písemně (analogově): pošta, fax, osobně, kurýr ● - písemně (elektronicky): datová schránka, e- mail, technické nosiče dat (CD, DVD) ● - ústní podání

13 Označování dokumentů ● Jednoznačný identifikátor – označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost ● v případě listinné evidence je totožný s číslem jednacím ● v případě elektronické evidence si jednoznačný identifikátor vytváří program nezávisle a není totožný s číslem jednacím ● doručené dokumenty jsou označovány otiskem podacího razítka, popř. jiným technologickým prostředkem obdobného určení

14 Podací razítko ● název veřejnoprávního původce ● datum doručení dokumentu ● číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů dle jiných předpisů (např. evidence faktur) ● počet listů dokumentu ● počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popř. počet svazků listinných příloh dokumentu ● počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě (CD, občanský průkaz)

15 Evidence dokumentů ● většina údajů je shodných jak v listinné, tak v digitální evidenci ● pokud jsou používány v evidenci zkratky, musí existovat jejich seznam v evidenci dokumentů ● podací deník v listinné podobě musí mít tyto náležitosti ● - název původce ● - časové období používání ● - počet listů

16 Údaje o dokumentu v podacím deníku ● pořadové číslo dokumentu (část čísla jednacího), v každém roce musí číselná řada začínat znovu od 1 ● datum doručení ● údaje o odesílateli (název, adresa, číslo jednací dokumentu), jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“ ● počet listů dokumentu a příloh (údaj stejný jako v podacím razítku)

17 Údaje o dokumentu v podacím deníku ● stručný obsah dokumentu (předmět, věc) ● označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení (u malých původců příjmení vyřizující osoby) ● způsob vyřízení (stručný obsah odpovědi), v případě vlastních dokumentů se zde uvádí adresát ● počet listů a počet příloh ● spisový znak, skartační znak a skartační lhůta

18 Další údaje o dokumentu v elektronicky vedeném podacím deníku ● jednoznačný identifikátor dokumentu (generuje se automaticky) ● informace o tom, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě ● záznam o provedení výběru archiválií ● identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu

19 Číslo jednací ● je tvořeno ● - označením nebo zkratkou původce ● - u velkých původců je možné jeho označení doplnit přesnějším určením odboru (popř. další části) ● - pořadovým číslem z evidence dokumentů ● - kalendářním rokem

20 Tvorba spisu ● spojování dokumentů ● - každý dokument má samostatné čj. a v evidenci jsou vzájemné odkazy ● Sběrný arch ● - pouze jedno číslo jednací iniciačního dokumentu, v rámci něho sběrný arch („malý podací deník“) a další čísla jednací jsou tvořena za pomlčkou

21 Rozdělování a oběh dokumentů ● podatelna provádí rozdělování dokumentů postupem popsaným ve Spisovém řádu původce ● původce zajistí oběh dokumentů tak, aby bylo možné identifikovat pohyb dokumentu u původce (kdo, kdy a jaký úkon prováděl)

22 Vyřizování dokumentů ● odpověď na došlý dokument je odesílána pod tímtéž číslem jednacím ● stručný obsah odpovědi je zaznamenán do evidence dokumentů (podacího deníku) ● nejpozději při jeho vyřízení je dokumentu přidělen spisový znak, skartační znak a skartační lhůta

23 Vyhotovování dokumentů ● jednotnou úpravu (hlavičkový papír) odesílaných dokumentů je nutno uvést do Spisového řádu ● na odeslaném dokumentu musí být uvedeno: ● - datum podpisu ● - počet listů a příloh ● - jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem ● původce si pro výkon spisové služby ponechává prvopis (stejnopis prvopisu) dokumentu

24 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek ● původce musí určit fyzické osoby oprávněné k podepisování vyhotovených dokumentů a užívání úředních (kulatých) razítek ● původce musí vést evidenci úředních razítek ● původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli v rozsahu § 17, odst. 4 vyhlášky

25 Odesílání dokumentů ● dokumenty jsou odesílány prostřednictvím výpravny (bývá totožná s podatelnou), která opatří odesílaný dokument potřebnými náležitostmi ● i původce vedoucí spisovou službu v listinné podobě musí zajistit řádné odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky (formát PDF/A)

26 Ukládání dokumentů ● všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty původce ukládá ve spisovně podle věcných skupin a spisových znaků ● před uložením do spisovny je nutné zkontrolovat úplnost dokumentů ● o dokumentech a spisech uložených ve spisovně vede původce evidenci (např. archivní kniha, zvláštní moduly v ERMS) ● evidence je vedena rovněž o zapůjčování a nahlížení do spisů a dokumentů

27 Skartační návrh ● po uplynutí skartačních lhůt původce zařadí příslušné spisy a dokumenty do skartačního řízení a vyhotoví skartační návrh ● do přílohy skartačního návrhu se dokumenty uvádějí rozdělené podle jednotlivých původců (Sbor dobrovolných hasičů, Základní škola aj.) ● návrh obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, skartační znak/lhůtu, množství

28 Skartační protokol ● na základě skartačního návrhu vypracuje archiv protokol o skartačním řízení ● v příloze č. 1 protokolu jsou uvedeny dokumenty vybrané za archiválie ● V příloze č. 2 protokolu jsou uvedeny dokumenty, které je možno zničit

29 Předání archiválií ● původce předá archiválie do 30 dnů od podpisu protokolu o skartačním řízení ● k předání archiválií se vyhotoví předávací protokol (původce) nebo úřední záznam (archiv) ● příloha předávacího protokolu/úředního záznamu obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, množství

30 Kontrola v oblasti spisové služby ● archivy mohou kontrolovat, zda původce ● - uchoval dokument a umožní výběr archiválií ● - vykonává spisovou službu ● - vydal Spisový řád ● - dodržuje podmínky pro ukládání dokumentů ● - ukládá dokumenty podle vlastního Spisového a skartačního plánu ● -...

31 Sankce ● v případě, že původce některé dříve uvedené povinnosti neplní, dopouští se správního deliktu a může mu být vyměřena pokuta ● ,- Kč

32 Děkujeme za pozornost Mgr. Jan Edl PhDr. Markéta Novotná


Stáhnout ppt "Spisová služba u veřejnoprávních původců. Legislativní normy ● zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední."

Podobné prezentace


Reklamy Google