Řízení dokumentace.

Prezentace na téma: "Řízení dokumentace."— Transkript prezentace:

1 Řízení dokumentace

2 Dokumentace fakulty Interní řídící dokumenty Externí dokumenty
vnitřní předpisy směrnice, vyhlášky, sdělení Externí dokumenty legislativa normy smlouvy Provozní dokumentace a záznamy

3 Archivnictví a spisová služba
Proč? Zákon o archivnictví spisové službě K poskytnutí objektivních důkazů o provedené činnosti a skutečnostech K zajištění kontinuity fungování organizace Jak? Systém spisové služby iFIS Postupy distribuce, vyřizování a ukládání dokumentů

4 Dokumenty a záznamy Záznamy Dokumenty
Informace zaznamenané při vykonávání činnosti fakulty Průběžně se mění a doplňují – např. hodnocení studijních výsledků ve STAGu Dokumenty dokumenty jsou neměnné a ve formě vnímatelné pro člověka – např. zápisový list studenta doručené odeslané vytvořené vlastní činností

5 Práce s dokumenty Přijetí a identifikace dokumentu (PID)
Distribuce dokumentu Vyřízení dokumentu Uložení dokumentu Archivace a skartace (skartační řízení)

6 Významné agendy Dokumentace projektů Smlouvy
Ekonomická a účetní dokumentace Personální dokumentace Akreditace studijních programů a studijní plány Registr závěrečných prací Spis studenta Řídící dokumentace

7 Archivace zkouškového katalogu
Plánovaná změny Vytištění zkouškového katalogu K dispozici na pracovišti po dobu řešení neshod Zaznamenání do systému spisové služby (PID) Následující akademický rok uložení do spisovny studijního oddělení Skartační lhůta 5 let

8 Archivace závěrečných prací
Uložení v knihovně Digitální knihovna Univerzity Pardubice Zacházení s kopiemi prací uloženými na pracovišti Kopie závěrečných prací podléhají skartačnímu řízení Vyhotovení seznamu prací předávaných ke skartaci Potvrzení, zda jsou uloženy v knihovně Předání nevyužitých kopií k fyzické skartaci na podatelnu