Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Vaše jistota na trhu IT Implementace elektronické důvěryhodné spisovny Pavel Pačes Září 2009.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Vaše jistota na trhu IT Implementace elektronické důvěryhodné spisovny Pavel Pačes Září 2009."— Transkript prezentace:

1 Vaše jistota na trhu IT Implementace elektronické důvěryhodné spisovny Pavel Pačes Září 2009

2 Vaše jistota na trhu IT Zpracování elektronických dokumentů Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání. Aplikace xy

3 Vaše jistota na trhu IT Situace ►Dlouhodobá archivace papírových dokumentů je běžnou praxí ►O dlouhodobé archivaci elektronických dokumentů se hodně mluví, o její potřebě není diskuse ►Vznikl nový obor, s velkou dynamikou, dosud není ustálený. ►Zabývá se primárně digitálními dokumenty, ale také dokumenty z digitalizace

4 Vaše jistota na trhu IT Elektronická spisovna ►Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace. ►Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv

5 Vaše jistota na trhu IT Legislativní zázemí pro Elektronickou spisovnu ►V zákoně č. 499/2004 Sb.: ●§ 68 odst. 1 - Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně ●§ 69a odst. 3 - Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím: věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. ►Národní standard pro vedení elektronické spisové služby definuje elektronickou spisovnu jako: ●funkční složku elektronického systému spisové služby určenou k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu organizace (původce) a k provádění skartačního řízení v rámci informačních činností zajišťovaných tímto systémem. ►Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, …)

6 Vaše jistota na trhu IT Elektronická spisovna ►Systém poskytující důvěryhodné střednědobé (případně i časově neomezené) uložení digitálních a digitalizovaných dokumentů ze ●spisových služeb, ●agendových systémů (Ekonomika – Faktury…), ●a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění.

7 Vaše jistota na trhu IT Elektronická spisovna - Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu Systémy původce pro vznik a vyřizování Dokumentů Podatelna Výpravna Spisová služba Odborné aplikace DMS / ECM …. Skartace Důvěryhodná kopie Důvěryhodné uložení Dlouhodobý elektronický archiv Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobá archivace Vznik a vyřizování Listinná Datové zprávy Externí subjekty Vznik dokumentu a vyřizování Důvěryhodné Uložení (Střednědobé) Vyřazení Dlouhodobé uložení Elektronická spisovna Dlouhodobý elektronický archiv

8 Vaše jistota na trhu IT IS Původce Detail – původce Účetnictví …. Stavební řízení Digitalizační pracoviště Spisová služba Provozní úložiště dokumentů pro Spisovou službu a další agendy Spisový plán indexující všechny dokumenty organizace Listinné dokumenty, y, faxy, datové zprávy Spisovna DMS Formuláře

9 Vaše jistota na trhu IT Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů ►Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem. ►Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení. ►Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv).

10 Vaše jistota na trhu IT Základní funkce uložení v El. spisovně ►Zajištění neměnnosti uložených informací ►Zajištění důvěryhodnosti ●jednotlivých dokumentů ●infrastruktury ES ►Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW ►Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů

11 Vaše jistota na trhu IT Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Filozofický pohled: ►Fakta: ●neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu ●Počítačové systémy – neustálý vývoj jak HW, tak SW ►Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!

12 Vaše jistota na trhu IT Proč dlouhodobé ukládání? ►Běžná rizika uchovávání informací: ●Nefungující software ●Nefungující hardware ●Změna obsahu ●Smazání obsahu ►Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: ●degradace nosiče ●zastarávání hardware ●zastarávání formátu ●zastarávání SW technologií a principů ●ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků

13 Vaše jistota na trhu IT Zastarávání médií, HW a SW ►Média – opatření proti zastarávání ●vytvoření vhodných podmínek pro uložení ●volba vhodného média - kombinace médií ●obměna médií před vypršením životnosti ●vytvoření bezpečnostních kopií ●kontrola uložení – periodická detekce chyb ►Zastarávání HW a SW ●systematická správa a údržba HW, aktualizace SW ●včasná migrace před morálním zestárnutím – každých 10 – 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

14 Vaše jistota na trhu IT DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti ►Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. ●Standardizace formátů – výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.) ●Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu ●Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován! ►Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů ●Periodická kontrola konzistence uložených dat ●Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) ●Dva různé typy médií ●Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity ●Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů – životní cykly ●Včasný přechod do nového IT prostředí – každých 10/15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

15 Vaše jistota na trhu IT DESA - zajištění důvěryhodnosti ►Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek. ►Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.).

16 Vaše jistota na trhu IT ►Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem ►Časové razítko je periodicky obnovováno ►Systém poskytuje funkce pro ověření důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek) ►Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu DESA - zajištění důvěryhodnosti

17 Vaše jistota na trhu IT SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata) Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů SIP DIP Administrace PŮVODCEPŮVODCE BADATELBADATEL dotazy výsledky MANAGEMENT Příjem Přístup Správa dat DM Archivní úložiště AS Plánování uchovávání žádosti AIP Popisné info

18 Vaše jistota na trhu IT Architektura KontrolaVstup Backup Provozní úložiště Systém správy dat (DM) Přístup Procesní řízení a administrace Řídící Systém Spisovny Archivní úložiště (AS) Systémová a síťová infrastruktura dotazy a výsledky Balíček SIP Balíček AIP

19 Vaše jistota na trhu IT Datový obsah – způsob uložení ►Základní ukládací jednotka = informační balíček ►Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument) ►Metadata: ●Popisná (archivní) – Používají se pro hledání a třídění Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku, kategorizace, … ●Uchovávací (administrativní, technická) – používají se pro správu uložených elektronických dokumentů Příklad: technické údaje o uložených digitálních objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty ●Strukturální – používají se pro strukturování informačních balíčků, Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu (dokument, příloha, …) ►Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)

20 Vaše jistota na trhu IT Elektronická spisovna - Co je to? HW nebo SW? ►SW + HW + lidi + metodika Software PŮVODCI KONZUMENTI Administrátoři, správci Elektronická spisovna Hardware

21 Vaše jistota na trhu IT Metodika provozu ►Dlouhodobé uložení není (jen) o technologii: ●Řízení provozu podle závazných metodických předpisů ●Důležité činnosti plánovány a jejich provedení auditovatelně zaznamenáno ●Pravidelný audit činností ●Certifikace systému

22 Vaše jistota na trhu IT Elektronická spisovna - na co se často zapomíná: ►Stabilita organizace provozovatele ►Trvalé organizační zajištění ►Dlouhodobá finanční stabilita ►Zabezpečení ochrany v krizových situacích ►Dlouhodobé uložení vyžaduje trvalou starost ►Dlouhodobé uložení znamená trvalé náklady!!!

23 Vaše jistota na trhu IT Děkuji za pozornost Pavel Pačes


Stáhnout ppt "Vaše jistota na trhu IT Implementace elektronické důvěryhodné spisovny Pavel Pačes Září 2009."

Podobné prezentace


Reklamy Google