Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Www.i.cz Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů DOKUMENT | 1 Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 16.9.2010.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Www.i.cz Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů DOKUMENT | 1 Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 16.9.2010."— Transkript prezentace:

1 Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů DOKUMENT | 1 Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Roman Kratochvíl, ICZ a. s

2 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 2 Agenda ► Elektronické spisové služby ► Agendové aplikace ► Legislativní zázemí a výzvy IOP ► Úloha digitální spisovny ► Provozovatel/uživatel ► Koncept a architektura Důvěryhodné elektronické spisovny DESA ► Funkční model ► Provoz digitální spisovny/repositáře

3 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 3 Zdroje a dokumenty pro dlouhodobé uložení

4 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 4 Elektronické spisové služby ► ESS krajského úřadu a ORP ► Obce I. a II. typu, zřizované a zakládané organizace ► Výhody TC a hostovaného řešení ● Centrální správa jednotlivých instancí ESS ● Jednotné řešení pro cílové organizace ● Jednotný soulad s legislativou

5 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 5 ESS v TC ORP – návrh řešení Varianty řešení: ● Provoz na novém HW nebo na současném ● Technologická podpora Outsourcing Vlastní zdroje Sdílená ● Podpora aplikace Metodická Administrační I. a/nebo II. úroveň podpory dodavatelem

6 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Vybrané reference Praha ● školy a školská zařízení zřizované Magistrátem Hlavního města Prahy ● Městské části hlavního města Prahy Plzeň ● Magistrát, hosting mětských částí a městské policie Brno ● Magistrát, hosting městských částí a městské policie Ostrava ● Magistrát, hosting městských částí Most ● Magistrát, hosting městských částí Krajské úřady Organizace státní správy ● (SSHR, SRS,SFŽP, Národní parky ČR,...) Soukromá sféra (RBS, Commerzbank, Obrebank) Celkem – více než 460 zákazníků a uživatelů

7 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 7 Agendové aplikace ►RŽP (nově oboustranná integrace na e-Spis) ►Stavební řízení ►Smlouvy a poplatky ►Sociální dávky ►Evidence smluvních partnerů ►Evidence nemovitých objektů ►Evidence soudních sporů ►Agenda dopravních přestupků

8 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 8 Legislativní zázemí ► Zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a připravovaná novela ► Národní standard ( ) pro elektronické spisové služby ► Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, …) ► Zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

9 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 9 Výzva 08 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“ ► Část III. výzvy - Digitalizace a ukládání dat ● Krajská digitální spisovna (KDS) ● Krajský digitální repozitář (KDR) ● Krajské digitální úložiště (KDU) ● Krajská digitalizační jednotka ● Digitalizované a uložené dokumenty ► Část VI. Výzvy - Zřízení technologického centra na úrovni kraje (TCK ● Garantované úložiště a další

10 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 10 Výzva 06 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“ ► Část I. výzvy - zřízení TECHNOLOGICKÉHO CENTRA obce s rozšířenou působností ► Část II. výzvy - pořízení ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY obce s rozšířenou působností a řešení spisové služby obcí ve ve správním obvodu obce s rozšířenou pusobností ► Část III výzvy - vnitřní INTEGRACI úřadu obce s rozšířenou působností

11 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 11 Dlouhodobé ukládání

12 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 12 Úloha krajské digitální spisovny ► Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických „úředních“ dokumentů v organizaci ► Spravuje dokumenty ze ● spisových služeb ● agendových systémů (stavební, přestupkové řízení...) ● a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění ► Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv

13 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 13 Digitální spisovna v rámci životního cyklu dokumentu Systémy původce pro vznik a vyřizování dokumentů Spisová služba Agendové aplikace DMS / ECM Skartace Důvěryhodná kopie Důvěryhodné uložení Dlouhodobý elektronický archiv Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobá archivace Vznik a vyřizování Listinná Datové zprávy Externí subjekty Vznik dokumentu a vyřizování Důvěryhodné uložení Vyřazení Dlouhodobé uložení Digitální spisovna Národní digitální archiv

14 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 14 TC Kraje – dlouhodobé ukládání

15 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 15 Subjekty pracující s KDS ► Provozovatel ● provoz řešení jako celku ● zajištění důvěryhodnosti ● bez přístupu k obsahu ► Uživatel – původce ● plnění daty ● skartační řízení ● kontroly

16 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 16 Proč řešení pro dlouhodobé ukládání? ► Běžná rizika uchovávání informací: ● Nefungující software ● Nefungující hardware ● Změna obsahu ● Smazání obsahu ► Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: ● degradace nosiče ● zastarávání hardware ● zastarávání formátu ● zastarávání SW technologií a principů ● ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků ► „Nový“ obor IT: Long Term Preservation ● Návrh LTP systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!

17 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 17 Role spisovny pro dlouhodobé uložení ► Zajištění důvěryhodnosti ● jednotlivých dokumentů s el. podpisem i bez ● infrastruktury elektronické spisovny jako celku ► Zajištění neměnnosti uložených informací ► Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti ● fyzická i logická čitelnost ► Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů na 30, 50 i více let

18 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 18 TC Kraje - ukládání DESA

19 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 19 Digitální spisovna ► Co to je a co není? ● zálohování vs archivace ● DMS vs LTP/DPS ► Řešení DS ● HW server garantované úložiště ● SW (+ preservation planning PRONOM) ● lidé (administrátor/uživatel/metodik) ● zajištění provozu (metodika PLATTER) ► Uchováváme dokumenty ne SW/HW

20 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Úložiště CAS Řídící systém HSM SAN/NAS replikace obnova Archivní úložiště - primární Archivní úložiště – záložní ( jiná lokalita) Část vyhražená pro KDU Krajský digitální repozitář (KDR) Krajská digitální spisovna (KDS) Krajské digitální úložiště (KDU) Garantované úložiště Využití jednotlivých typů úložišť

21 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 21 Elektronická spisovna pro dlouhodobé ukládání

22 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 22 SIP, AIP, DIP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata) Model OAIS – standard pro dlouhodobé uchovávání SIP DIP BADATELBADATEL dotazy výsledky MANAGEMENT AIP Popisné info PŮVODCEPŮVODCE Plánování uchovávání Příjem Přístup Administrace Archivní úložiště (AS) Správa dat (DM) žádosti

23 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 23 SIP – vstupní informační balíček Informační balíček = vlastní obsah (dokument) + metadata SIP PŘEDMĚT DLOUHODOBÉ OCHRANY POPISNÁ (archivní) OBSAH soubor nebo několik souborů (rozhodnutí + přílohy) OBSAH soubor nebo několik souborů (rozhodnutí + přílohy) UCHOVÁVACÍ (administrativní, technická) UCHOVÁVACÍ (administrativní, technická) STRUKTURÁLNÍ (vazby) STRUKTURÁLNÍ (vazby) INFORMACE PRO POTŘEBY DLOUHODOBÉ OCHRANY ZMĚNOVÁ(verze)

24 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 24 Funkční model - tok dat Obce a zřizované organizace TCK - KDS Krajský úřad a zřizované organizace NDA SKARTACE

25 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 25 Architektura DESA DESA Přístup Administrace, řízení procesů Archivní úložiště (Archival Storage) Správa dat (Data Management) Vstupní zpracování Vstupní kontrola Databáze Primární Záložní Plánování uchovávání Balíček SIP Balíček DIP Balíček AIP PŮVODCI UŽIVATELSKÁ KOMUNITA (PŮVODCI, BADATELÉ....)

26 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 26 Elektronická spisovna DESA Balíček SIP Původce Ruční tvorba a přenos vstupních balíčků SIP Automatizované generování a přenos SIP ze Spisové služby, Agendových systémů a dalších 1. Vytvoření SIP balíčku

27 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 2. Příjem dat ► Kontrola na škodlivý obsah - viry ► Kontrola metadat včetně číselníkových hodnot ► Evidence technických metadat ► Transakční protokol Administrace Přístup Správa dat DM Archivní úložiště AS Plánování uchovávání SIP Příjem 27

28 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 28 Elektronická spisovna Přijaté balíčky (SIP) do DESA

29 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 29 Elektronická spisovna Zobrazený detail uloženého spisu

30 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 30 ►Uživatelské rozhraní DESA (IE, Mozilla) ►Aplikační rozhraní  e-spis  ostatní spisové služby  DMS  další ►Žádost, schvalování a logování výdeje dokumentů/balíčku Zobrazení dokumentů ze spisovny

31 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 31 Dotazy a odpovědi

32 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 32 Děkuji za vaši pozornost Roman Kratochvíl ICZ a.s. Aplikační řešení

33 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 33 Analýza a implementace

34 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 34 Prvotní analýza ► Součást studie proveditelnosti a typového projektu ► Zaměření ● Stávající infrastruktura ● Původci – počet, objem dat, komunikační možnosti ● Stávající aplikace pracující s dokumenty (i u původců) –Architektura, možnost napojení na DESA –Způsob uložení, množství, formáty dokumentů –Dostupnost metadat ● Uživatelé a jejich role, požadavky na ochranu přístupu k dokumentům ● Stávající zabezpečení IS

35 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 35 Implementace DESA 1/2 ► Analýza a implementační projekt ► Vlastní systém DESA ● Vstup ● Správa a řízení ● Přístup k archivu (UI DESA, napojení na portál, napojení na ECM/DMS, přístup z e-spis) ● Archivní úložiště ► Integrace do stávající infrastruktury ► Návrh napojení DESA na stávající aplikace jako spisová služba, agendové aplikace, DMS ► Soubor metodických předpisů pro řízení provozu a práci s DESA ► Zaškolení správců a pilotních uživatelů

36 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 36 Implementace DESA 2/2 ► Další volitelná nabídka: ● Příprava a implementace integračních modulů pro napojení DESA na stávající aplikace jako spisová služba, agendové aplikace, DMS ● Soubor předpisů pro interní auditní činnost DESA ● Školení uživatelů ● Správa systému, dohled ● Provedení auditu provozu ● Provedení importu dokumentů ● Konzultační činnost pro sestavení klasifikačních schémat a pravidel retence

37 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 37 Řízení provozu ► Dlouhodobá archivace není (jen) o technologii ► Dlouhodobá archivace vyžaduje trvalou starost – data nelze koupit!!! ► Dlouhodobá archivace vyžaduje trvalé sledování vývoje technologií a systémů

38 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 38 Návaznost na el. spisové služby

39 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 39 Návaznost spisové služby na krajskou digitální spisovnu ► Projekt Elektronické spisové služby využije kapacit technologického centra kraje ► Na projekt Elektronické spisové služby navazuje projekt Digitalizace a ukládání dokumentů, který mimo jiné zajistí uložení uzavřených spisů a dokumentů v garantovaném úložišti – v krajské digitální spisovně ► Povinnost zajistit pro stanovený okruh organizací v Kraji (zřízené nebo založené organizace, obce Kraje, zřízené nebo založené organizace obcemi Kraje)

40 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 40 Proč DESA a ne DMS nebo HW úložiště DESADMSHW úložiště Obvyklá doba uložení dokumentů desítky letměsíceroky zajištění neměnnostiAnoNe*Ano zajištění důvěryhodnostiAnoNe*Částečně zajištění čitelnostiAnoNe*Ne vyřazování (skartační řízení) AnoČástečně vyhledávání a zpřístupnění Ano Částečně * je možné zajistit pouze doplňkovými moduly nebo vývojem

41 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Garantované vs. negarantované úložiště 41 Garantované úložiště je určené zejména pro ukládání dokumentů uzavřených spisů v elektronické podobě do elektronické spisovny. Ta je základem konstrukce TC Kraje. Garantované úložiště musí splnit základní požadavky: ► dlouhodobé uložení spisů dle požadavků aktuální legislativy, včetně požadavků na skartaci; ► aplikace mechanismů prokazatelnost neměnnosti a pravosti původu obsahu spisů; ► garantovaný výhradní přístup oprávněným uživatelům Negarantované úložiště je určeno pro ukládání nevyřízených a neuzavřených a spisů na úrovni TC ORP.

42 DOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 42 Schéma zpracování digitálních dokumentů


Stáhnout ppt "Www.i.cz Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů DOKUMENT | 1 Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 16.9.2010."

Podobné prezentace


Reklamy Google