Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Jak na hromadnou korespondenci stručný úvod by V. Votruba copyleft 2005.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Jak na hromadnou korespondenci stručný úvod by V. Votruba copyleft 2005."— Transkript prezentace:

1 Jak na hromadnou korespondenci stručný úvod by V. Votruba copyleft 2005

2 Co to je hromadná korespondence ● způsob, jak určitý dokument určený více lidem „obohatit“ údaji oněch lidí ● způsob vytváření katalogových štítků, adresních štítků, diplomů, obálek a jiných materiálů s pomocí databáze údajů

3 Jak začít ● nejprve musí být otevřený buď prázdný dokument nebo dokument, který budeme chtít s databází údajů spojit ● pak můžeme spustit hromadnou korespondenci přes Nástroje – Dopisy a korespondence ● otevře se vpravo panel sloužící k vytvoření hromadné korespondence

4 Dopis, obálka, štítek nebo adresář? ● dopis slouží pro jakýkoliv dokument, který zaplní celou stránku a bude obsahovat data z databáze ● štítek je vhodný pro dokument, kde data z databáze budou uspořádána v tabulce ● … a pokračujeme dále

5 Počáteční dokument ● druhým krokem je výběr počátečního dokumentu ● buď je již otevřen a pak ho použijeme jako aktuální ● nebo si musíme otevřít ze šablony nebo z jiného existujího dokumentu ● … a pokračujeme dále

6 Jak vybrat zdroj dat ● buď máme seznam připravený v podobě souboru, nebo využíváme adresáře v aplikaci Outlook nebo vytvoříme teď nový (nedoporučuji – nejlépe mít seznam již vytvořený) ● máme-li seznam, přes Procházet si jej otevřeme ● a můžeme: ● zatržením nebo zrušením zatržení vybrat údaje z databáze ● kliknutím na sloupec zvolit způsob řazení

7 Vytvořit dokument... ● v dalším kroku upravujeme dokument ● položky z databáze do něj dostaneme pomocí odkazu Další položky zpřístupňujícímu Databázová pole ● ta po dvojkliku (nebo po vybrání a kliknutí na Vložit) se objeví v dokumentu na místě kurzoru

8 Hrátky s daty ● chceme-li vkládat například oslovení určená podle pohlaví, musí být v databázi položka rozlišující pohlaví (např. M/Z nebo M/F) ● pak musíme mít dostupný panel nástrojů Hromadná korespondence (buď přes Zobrazit – Panely nástrojů – Hromadná korespondence nebo přes Nástroje – Dopisy a korespondence- Zobrazit panel nástrojů) ● v něm si vybereme Vložit pole – Pokud...pak...jinak... a nastavíme podmínku

9 Hrátky s daty II ● potřebujete-li se rozhodnout podle klíče mezi více než dvěma možnostmi, použijte předcházející postup pomocí pole Pokud...pak...jinak... vícekrát ● potřebujete-li v adresním štítku použít tabulátor, dá se vložit pomocí Ctrl + Tab ● nezapomeňte, že umíte používat zarážky pro zarovnání vlevo či vpravo na jednom a tomtéž řádku

10 Zobrazit náhled ● v dalším kroku vidíte přehled dokumentů, jak budou vypadat po sloučení a můžete je ještě upravit ● procházet mezi nimi můžete pomocí šipek > v panelu vpravo nebo v panelu nástrojů Hromadná korespondence ● a je-li všechno v pořádku, v dalším kroku přes Upravit dokument můžete dokument sloučit s daty a vytvořit tak nový dokument

11 Jak vybrat zdroj dat ● buď máme seznam připravený v podobě souboru, nebo využíváme adresáře v aplikaci Outlook nebo vytvoříme teď nový (nedoporučuji – nejlépe mít seznam již vytvořený) ● máme-li seznam, přes Procházet si jej otevřeme ● a můžeme: ● zatržením nebo zrušením zatržení vybrat údaje z databáze ● kliknutím na sloupec zvolit způsob řazení

12 Pro štítky ● vytvořte nebo použijte pro vás vhodný typ štítku ● při vytváření nezapomeňte na rozměry stránky a okraje ● naformátujte nejdříve jeden štítek ● jeho formát můžete rozkopírovat na všechny ostatní pomocí tlačítka Aktualizovat všechny štítky v panelu vpravo ve čtvrtém kroku Hromadné korespondence


Stáhnout ppt "Jak na hromadnou korespondenci stručný úvod by V. Votruba copyleft 2005."

Podobné prezentace


Reklamy Google