Operační program přeshraniční spolupráce ČR-PR 2007 – 2013 Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Závěrečná zpráva a Žádost o platbu Seminář pro konečné.

Prezentace na téma: "Operační program přeshraniční spolupráce ČR-PR 2007 – 2013 Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Závěrečná zpráva a Žádost o platbu Seminář pro konečné."— Transkript prezentace:

1 Operační program přeshraniční spolupráce ČR-PR 2007 – 2013 Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia Závěrečná zpráva a Žádost o platbu Seminář pro konečné uživatele Opava, 10. 10. 2011

2 Témata semináře Postupy při kontrole a další administraci Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu po předložení Správci FM Závěrečná zpráva o realizaci projektu: – jak napsat závěrečnou zprávu, přílohy – častá pochybení Žádost o platbu: – jak zpracovat žádost Benefit7, přílohy – způsobilost výdajů a jejich dokladování – častá pochybení

3 Vysvětlivky FM = Fond mikroprojektů EŘV = Euroregionální řídící výbor KU = konečný uživatel (= příjemce dotace z FM) ŽoP = žádost o platbu MMR = Ministerstvo pro místní rozvoj ČR CRR = Centrum pro regionální rozvoj ČR Benefit7 = webová aplikace pro žadatele / KU MONIT7+ = systém pro Správce FM

4 Kontrola Závěrečné zprávy a ŽoP (I) KU předkládá do 30 dnů po ukončení projektu Správce FM provede kontrolu do 60 dnů po předložení v případě nedostatků Správce FM vyzve KU – KU má 30 dnů od odeslání výzvy v případě opakované výzvy má KU 20 dnů

5 Kontrola Závěrečné zprávy a ŽoP (II) Správce FM předkládá souhrnnou žádost o platbu za schválené mikroprojekty na své straně hranice max. 1x za 3 měsíce příslušnému národnímu kontrolorovi (pro ER Silesia na CZ straně: pobočka CRR v Ostravě, na PL straně: Slezský vojvodský úřad v Katovicích) národní kontrolor má na kontrolu 30 dnů po schválení příslušným národním kontrolorem český Správce FM jako tzv. vedoucí partner FM připraví společnou souhrnnou žádost za CZ i PL stranu a vše znovu předloží CZ kontrolorovi – do 120 dnů po ukončení příslušného monitorovacího období FM další postup: pobočka CRR  MMR  proplacení dotace Správci FM  proplacení na účet KU

6 Proplacení dotace po proplacení dotace na účet Správce FM proplatí Správce FM dotaci na účet KU do 5 pracovních dnů dotace je proplácena v EUR pokud je účet KU v CZK, banka provede převod EUR na CZK dle aktuálního kurzu příslušné banky KU – bez ohledu na kurz v Benefit7 !!!

7 Závěrečná zpráva a ŽoP (I) Základní předpoklady pro úspěšné zpracování Závěrečné zprávy a ŽoP: postupovat dle platné dokumentace: - Příručka pro KU (verze 3 platná od 1.10.2011) - Příručka pro zpracování ŽoP v Benefit7 (aktualizovaná v 10/2011) - další dokumenty na www.euroregion-silesia.cz (odkaz Programy EU / Cíl 3 / Dokumentace FMP)www.euroregion-silesia.cz vycházet z projektové žádosti včetně případných podmínek stanovených EŘV, oznámených či schválených změn v průběhu realizace a smlouvy využít konzultace – při konzultaci však není možné provést „předběžnou kontrolu“ předkládaných dokumentů! zpracovat Závěrečnou zprávu a ŽoP včas brát pokyny Správce FM vážně

8 Závěrečná zpráva a ŽoP (II) Závěrečná zpráva s přílohami a Žádost o platbu s přílohami jsou 2 různé dokumenty, byť vzájemně provázané – předkládejte tyto dva dokumenty odděleně, nejlépe v samostatných složkách Závěrečná zpráva: - dokument WORD - obsahuje informace o projektu dle předepsané osnovy a přílohy dokládající uvedené informace, např. seznam účastníků akcí, fotky dokládající splnění publicity, CD / DVD s fotkami z akcí apod. Žádost o platbu: - aplikace Benefit7 - jedná se o finanční vyúčtování projektu, které se dokládá kopiemi účetních a dalších doprovodných dokladů přílohy vztahující se jak k Závěrečné zprávě, tak k ŽoP (např. prezenční listiny) stačí doložit jen k jednomu z dokumentů (např. k Závěrečné zprávě) složku s přílohami k ŽoP předkládejte v takové podobě tak, aby doklady bylo možno vyjmout či doplnit další – tedy ne např. v kroužkové vazbě

9 Závěrečná zpráva za mikroprojekt nutno předložit do 30 dnů od data ukončení realizace projektu uvedeného ve smlouvě předkládá se na předepsaném formuláři ve 2 tištěných vyhotoveních (originálech) a v 1 elektronické verzi na CD k oběma tištěným vyhotovením závěrečné zprávy konečný uživatel přiloží: - přílohy dokumentující průběh mikroprojektu a naplnění cílů (např. fotografie, plakáty, dokumentaci k výběru dodavatele, prezenční listiny či jmenné seznamy apod.) - ukázky výstupů mikroprojektu (např. fotografie, výtisk vydávaného materiálu, vydané CD apod.) - přílohy dokumentující dodržení pravidel publicity (např. fotografie, tištěné výstupy z internetu, kopie novinových článků, vzorek propagačních předmětů apod.) přílohy v podobě předmětů dokládajících výstupy mikroprojektu či propagační opatření lze přiložit pouze v 1 exempláři jedno vyhotovení schválené a Správcem FM potvrzené Závěrečné zprávy je zasláno zpět KU k archivaci s další dokumentací projektu

10 Část 3: Popis realizace mikroprojektu V této části zprávy uveďte, jaké aktivity byly v rámci projektu připraveny a realizovány, kdo byl polským partnerem projektu a jaká byla jeho účast při přípravě a realizaci projektu, kdy a kde byly aktivity realizovány včetně časového harmonogramu a programu, kdo se jich účastnil, jaký měly ohlas, apod. Uvádějte konkrétní údaje tak, aby po přečtení Závěrečné zprávy bylo možné získat konkrétní představu o realizovaném projektu a také byla jasná vazba na vynaložené výdaje.

11 Příklad nevhodného popisu realizace Od podepsání smlouvy probíhala pravidelná setkání na obou stranách hranice, při kterých se plánoval průběh finální realizace a programová náplň. Také se podrobně plánovalo zajištění publicity EU v tisku a TV. Došlo k podpisu smlouvy o úhradě spoluúčasti obou projektových partnerů. Obě strany se průběžně usnesly na výběru dodavatelů služeb (doprava, ubytování atd.). Těchto setkání se hlavně účastnili pan…, pan… a paní…. Několik týdnů před samotným pobytem došlo ke změně vedení organizace … a volbě nového předsedy (statutárního zástupce). Novým předsedou se stal pan…. Na závěr byla podepsaná smlouva o půjčce pro zajištění finančního zdraví mezi …. a …. Na samotný pobyt dorazily obě strany vybaveny přesně podle programového plánu dílčích aktivit (každý měl za úkol zajistit technicky i materiálně svou programovou část dle dohody). Polská strana vyráběla např. baner s informací o spolufinancování projektu EU. Zmiňovaný pobyt probíhal dle programu, jen dílčí aktivity se přehazovaly v pořadí v návaznosti na nepřízeň počasí.

12 Část 4: Naplnění cílů mikroprojektu = informace o splnění plánovaných indikátorů (kvantifikovaných výstupů projektu)  vyplňují se všechny indikátory uvedené v projektové žádosti, popř. v změnovém listě, a to názvem příslušného indikátoru (nikoli tedy např. „Počet výletů“, ale „Počet kulturních / sportovních / vzdělávacích akcí“  splnění indikátorů je nutné doložit (např. prezenčními listinami, jmennými seznamy, vzorkem vydaného materiálu, fotodokumentací apod.)  indikátor je nutné splnit jak po kvantitativní, tak po kvalitativní stránce (např. poměr CZ a PL účastníků, jazykové mutace vydaných materiálů apod.)  důvody nesplnění plánovaných indikátorů je nutné uvést v této části zprávy  stejně tak je nutné uvést důvody výrazného překročení plánovaných indikátorů

13 Kontrola plnění indikátorů Indikátory jsou součástí Smlouvy o financování projektu - jsou tedy závazné. Jejich splnění bude sledováno prostřednictvím Závěrečné zprávy, přičemž se sleduje míra splnění každého z plánovaných indikátorů (nikoli např. průměrem všech) a jejich nenaplnění bude sankcionováno – takto:  v případě nenaplnění indikátorů o méně než 15 % nebude dotace krácena  v případě nenaplnění indikátorů o 15 % až 30 % bude dotace krácena ve výši 50 % celkové částky dotace  v případě nenaplnění indikátorů o více než 30 % bude dotace krácena ve výši celkové částky dotace. UPOZORNĚNÍ: Ohrožení splnění plánovaných indikátorů je nutné řešit se Správcem FM ihned. V odůvodněných případech lze provést změnu projektu, nikoli však již po ukončení projektu!

14 Část 7: Informace o výběru dodavatelů = informace o způsobu nákupu zboží (= dodávky), služeb a stavebních prací ve struktuře: - Předmět zakázky – u opakované zakázky stejného typu a dodavatele (např. doprava zajišťovaná TQM Opava) lze uvést hromadně - Cena zakázky – v EUR nebo CZK, uvedené ceny musí odpovídat údajům v soupisce výdajů nebo na dokladech - Popis výběru dodavatele – stručný popis a zdůvodnění výběru včetně uvedení vybraného dodavatele Častá pochybení: - KU tuto část zprávy nevyplní vůbec nebo jen pro některé „nákupy“ - chybně uvedené částky - nicneříkající popis výběru

15 Kontrola postupů při výběru dodavatelů výběr dodavatelů zboží, služeb a stavebních prací v rámci mikroprojektů se řídí závaznými „Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu“ (viz příloha č. 6 Smlouvy o financování) v nové verzi Příručky pro KU je v kap. 5.2 podrobně popsáno dokladování postupů KU při výběru dodavatelů dle hodnot zakázek (mimo dodávky a služby formou přímého nákupu)  je nutné doložit všechny dokumenty zde uvedené, tyto dokumenty je možné přiložit k Závěrečné zprávě nebo Žádosti o platbu k příslušné výdajové položce při posuzování postupů při výběru dodavatelů se Správce FM řídí Doplňujícím výkladem k postupům pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007- 2013 v příloze č. 1 tohoto výkladu je uveden minimální rozsah finančních oprav, které budou provedeny z důvodu nedodržení pravidel při realizaci výběrového řízení

16 Část 8: Publicita EU Porovnejte opatření, která jste uvedli ve své projektové žádosti, s opatřeními, která jste skutečně realizovali. Uveďte konkrétní realizovaná opatření, popř. zdůvodněte, proč jste některá opatření nerealizovali. Realizované propagační a informační činnosti je nutné doložit (např. kopií pozvánky, kopií inzerátu v novinách, výtiskem obecního zpravodaje, „vzorkem“ propagačních předmětů, náhledem na webovou prezentaci, fotodokumentací z akce apod.).

17 Kontrola dodržení pravidel publicity čl. 15 Všeobecných pravidel pro poskytnutí dotace z Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia v rámci OPPS ČR-PR: Konečný uživatel odpovídá za to, že bude prováděna propagace mikroprojektu v souladu s opatřeními uvedenými v Žádosti a v souladu s Nařízením Komise (ES) č. 1828/2006. čl. 7 odst. 6 písm. a) Smlouvy o financování:... v případě porušení povinností stanovených v čl.... a čl. 15 Pravidel bude dotace krácena o výdaje, u kterých nebyly povinnosti splněny; Sankce za nedodržení povinné publicity - dle metodického doporučení MMR (podrobně viz kapitola 5.3 Příručky pro KU – verze 3)  publicita z hlediska jednotlivých výstupů (např. publikace, kulturní akce, školení apod.): chybí – krácení výdajů ve výši 10 %, nekompletní – 6 %, nepředpisová – 2 %  publicita z hlediska prostředků (nosičů) publicity (např. plakáty, letáky, pozvánky apod.): chybí – krácení výdajů ve výši 100 %, nekompletní – 50 %, nepředpisová – 25 %  publicita z hlediska propagačních předmětů (např. trička, tašky, psací potřeby apod.): chybí – krácení výdajů ve výši 100 %, nekompletní – 50 %, nepředpisová – 25 %

18 Část 9: Udržitelnost mikroprojektu V této části zprávy uveďte způsob věcného a finančního zajištění pokračování projektu a jeho výsledků po ukončení podpory, např. možnosti opakování akce, akce v rámci další spolupráce, způsob dalšího nakládání s vydanými materiály apod. UPOZORNĚNÍ: Udržitelnost musí být zajištěna po dobu 5 let od ukončení projektu. KU je povinen zajistit po celou dobu udržitelnosti odpovídající pojištění investičního majetku spolufinancovaného dotací, zejména proti jeho poškození, zničení a ztrátě. V případě, že nelze na tento majetek nebo jeho část sjednat adekvátní pojištění dle tohoto odstavce (dané pojištění není běžnou nabídkou komerčních pojišťoven) a tato skutečnost je pojišťovnou potvrzena a Správcem FM akceptována, je KU této povinnosti zproštěn. Pořízené vybavení musí být řádně označeno dle pravidel publicity.

19 Kontrola udržitelnost mikroprojektu Správce FM provádí ex-post kontrolu udržitelnosti vybraného vzorku projektů kontrola udržitelnosti projektu se provádí nejdříve 1 rok a nejpozději do 5 let od ukončení fyzické realizace projektu, a to formou administrativní kontroly a kontroly na místě na vzorku projektů: – administrativní kontrola zahrnuje kontrolu Zpráv o udržitelnosti předkládaných zpravidla 1x ročně stanovení povinnosti předkládat tyto zprávy včetně harmonogramu u projektů vybraných ke kontrole Správce FM vyznačí ve schválené Závěrečné zprávě – kontrola na místě provádí se u vybraného vzorku projektů, na které se vztahuje povinnost předkládat Zprávy o udržitelnosti zahrnuje namátkovou kontrolu příslušných účetních dokladů (originálů), kontrolu dokumentace projektu a způsob její archivace, kontrolu udržitelnosti výstupů projektu (např. stavby) či vybavení pořízeného v rámci projektu

20 Žádost o platbu podává se prostřednictvím aplikace Benefit7 (podobně jako žádost o dotaci) změna od 1.9.2011: záložka „Žádost o platbu“ se nachází na Kontě žádostí konečného uživatele v příslušné projektové žádosti (dříve na samostatném Kontě projektů) postupy pro zpracování žádosti jsou uvedeny v „Příručce pro zpracování Žádosti o platbu v Benefit7 pro FM“ a v „Příručce pro KU“ (kap. 8.2)

21 Žádost o platbu v Benefit7 ŽoP je dostupná na Kontě žádostí zpracovatele původní projektové žádosti nebo jiného uživatele registrovaného v systému Benefit7, kterému zpracovatel předal přístupová práva k příslušné projektové žádosti (sdílení s právem editace) kliknutím na projekt, ke kterému budete zpracovávat ŽoP, se otevře celý projekt a v levém modrém poli se objeví záložka Žádost o platbu po kliknutí na záložku Žádost o platbu založte novou ŽoP objeví se jednotlivé záložky Datové oblasti žádosti:  Žádost o platbu  Soupiska výdajů  Financování ŽoP  Přílohy žádosti o platbu

22 Datová oblast žádosti – Žádost o platbu obsahuje základní údaje o:  projektu (název projektu, číslo projektu, číslo smlouvy)  žadateli  žádosti o platbu (číslo žádosti, stav, datum finalizace, číslo účtu – může být v CZK nebo EUR, nelze ale uvést číslo účtu, které nebylo sděleno Správci FM! způsob vyplnění:  načtení údajů z MONIT7+ (přes tlačítko „Načíst data z MONIT7“)  „ruční“ doplnění údajů  automatické doplnění údajů (po založení či finalizaci žádosti)

23 Datová oblast žádosti – Soupiska výdajů výdaje se uvádí dle jednotlivých kapitol (podkapitol) rozpočtu (t.z. musí se nejprve uvést příslušná kapitola či podkapitola) uvádí se všechny výdaje dle jednotlivých účetních dokladů každý výdaj se do Soupisky uvádí jednotlivě – kromě výdajů kapitoly 1:  mzdy/platy, odměny z dohod – uvádí se souhrnnou částkou dle příslušné sestavy Přehled personálních výdajů (u DPP) nebo Rekapitulace mezd (u DPČ a pracovních smluv)  cestovní náhrady - uvádí se souhrnnou částkou dle příslušné sestavy Přehled pracovních cest  neplacená dobrovolná práce - uvádí se souhrnnou částkou dle příslušné sestavy Přehled dobrovolné práce uvádí se podrobná specifikace každého výdaje

24 Specifikace výdaje v Soupisce  (1) Podkapitola nebo kapitola rozpočtu  (2) Název plnění / Předmět fakturace – dle plnění na dokladu  (3) Účel / Aktivita projektu – dle aktivit projektu  (4) typ výdaje (IV-investiční, NIV-neinvestiční)  (5) Číslo dokladu – číslo na faktuře nebo paragonu  (6) Číslo dokladu v účetnictví – číslo dokladu dle interní číselné řady KU, podle kterého je doklad identifikovatelný v analytické evidenci projektu  (7) a (8) Dodavatel (název, IČ) – uvádět správný název dodavatele (dle obchodního rejstříku nebo živnostenského listu)  (9) Datum vystavení dokladu – datum na faktuře, datum na interním dokladu – např. pokladním  (10) Datum úhrady – dle bankovního výpisu nebo dle výdajového pokladního dokladu  (11) Měna dokladu – dle měny na dokladu (CZK, PLN, EUR)  (13) a (14) Nárokovaná částka v měně dle dokladu – částka bez DPH, DPH (na dokladech od plátců DPH nutno rozepsat DPH – i když o DPH neúčtujete, na dokladech od neplátců DPH a dokladech k pers. výdajům je nutné uvést nulu)  (20) Počet stran dokladu – dle počtu stran všech dokladů k danému výdaji Údaje ve sloupcích (5) – (10) se neuvádí u výdajů kapitoly 1.

25 Přepočet výdajů v Soupisce na EUR  každý výdaj se uvádí v měně dle dokladu (většinou CZK nebo PLN)  v aplikaci je nastaven příslušný kurz EUR k dané měně (kurz pro daný měsíc = kurz ECB předposledního pracovního dne Evropské komise v předchozím měsíci)  přepočet na EUR se provede automaticky přes tlačítko „Přepočet na EUR“ – KU nemusí nic počítat  je také bezpředmětné řešit, jakým kurzem přepočítávat, KU to nemůže ovlivnit  po přepočtu se ukáže nárokovaná částka v EUR  v případě, že ŽoP je finalizována až v následujícím měsíci, je nutné provést nový přepočet na EUR (upozorní kontrolní funkce Benefit7)  kurz uvedený při finalizaci ŽoP zůstává automaticky fixován, dále se již nemění – ani při opakovaném odfinalizování ŽoP na základě pokynů Správce FM, ke změně kurzu dojde až při bankovním převodu z EUR účtu Správce FM na CZK účet KU dle aktuálního kurzu banky KU

26 Datová oblast žádosti – Financování ŽoP Uskutečněné výdaje projektu:  Celkové způsobilé výdaje – automaticky se přenesou ze Soupisky výdajů Příjmy získané během realizace projektu:  např. startovné, vstupné, konferenční poplatek, sponzorský dar na projekt apod.  vyplní se v přepočtu na EUR kurzem uvedeným v ŽoP (aktuální kurzy se objeví po zmáčknutí tlačítka Načíst aktuální kurzy)  pokud příjmy překročí vlastní podíl spolufinancování, dotace z ERDF bude automaticky krácena o rozdíl mezi skutečně dosaženými příjmy a vlastním podílem spolufinancování. Zdroje financování:  přes tlačítko Načíst částky dotace:  dotace z ERDF – automaticky se vypočte v % výši dle Smlouvy o financování (po případném krácení poměrné části příjmů – viz výše)  dotace ze státního rozpočtu – u českých žadatelů vždy 0

27 Datová oblast žádosti – Přílohy ŽoP k ŽoP se přikládají tyto přílohy: - složka kopií účetních dokladů a dalších dokumentů vztahujících se k jednotlivým výdajům - v 1 vyhotovení - Čestné prohlášení k žádosti o platbu (viz příloha č. 8 Příručky pro KU) – ve 2 originálních vyhotoveních - Čestné prohlášení k DPH (viz příloha č. 9 Příručky pro KU) - ve 2 originálních vyhotoveních - účetní sestavu dokládající oddělené účetnictví mikroprojektu - v 1 vyhotovení (KU, který vede daňovou evidenci bez možnosti výstupních sestav, doloží kopii své daňové evidence, např. peněžního deníku s vyznačenými příjmy a výdaji příslušného mikroprojektu) Správce FM doporučuje jako přílohy k ŽoP uvést výše uvedený výčet

28 Funkce Žádosti o platbu obdobné funkce jako v Žádosti o dotaci:  Kontrola  Finalizace – po finalizaci Žádosti o platbu dojde k automatickému nahrání žádosti do systému MONIT7+  v případě nějaké chyby již nelze žádost odfinalizovat (na rozdíl od Žádosti o dotaci)  doporučení: vygenerovat si tisk, vytisknout a provést kontrolu ŽoP, v případě chyby požádat Správce FM o vrácení ŽoP ze systému MONIT7+ (písemně se zdůvodněním požadavku na vrácení ŽoP – alespoň e-mailem)  Tisk – konečný uživatel předkládá tištěnou podepsanou finálně uloženou verzi ŽoP ve 2 vyhotoveních (originálech)

29 Přílohy Žádosti o platbu Nejrozsáhlejší přílohou ŽoP je složka účetních a dalších doprovodných dokladů vztahujících se k jednotlivým výdajům – pokyny: dokládejte výhradně kopie všech dokumentů v originále dokládejte pouze čestná prohlášení (např. o výplatě mezd, o úhradě daně apod.), předepsané sestavy k personálním výdajům a cestovním náhradám, doplňující vysvětlení apod. dokládejte kvalitní kopie všech dokladů – čitelné, nepřekrývající se apod. dokládejte všechny požadované doklady (viz informace k dokladování výdajů) všechny doklady označte číslem Pořadí (první sloupec Soupisky výdajů) a seřaďte podle kapitol 1-7, v rámci jedné kapitoly pak nejlépe podle Pořadí v Soupisce výdajů nebo vzestupně Dodržením výše uvedených pokynů urychlíte kontrolu své ŽoP.

30 Základní kritéria způsobilosti výdajů Aby výdaj mohl být považován za způsobilý, musí: být časově způsobilý být nezbytný pro realizaci projektu být způsobilý svým charakterem být hospodárný, účelný a efektivní být zaúčtován být doložen řádnými účetními doklady a doprovodnými podklady být uhrazen.

31 Časově způsobilé výdaje = výdaje v kapitolách 1-6 vzniklé: - nejdříve po registraci projektu do systému MONIT 7+ (viz Oznámení o registraci projektu) - nejpozději v den ukončení realizace projektu (t.z. účetní doklad vystaven nebo datum zdanitelného plnění včetně převzetí prací/dodávek/služeb je nejpozději v den ukončení projektu) = výdaje v kapitole 7 související s přípravou projektové žádosti (např. personální výdaje, cestovní náhrady, překlady, projektová dokumentace apod.) vzniklé: - nejdříve 1.1.2007 - nejpozději den před registrací projektu do systému MONIT 7+ - max. do 5% celkových způsobilých výdajů, pouze o projektů se schválenou dotací nad 10 000 EUR a pokud byly uvedeny v rozpočtu

32 Nezbytné výdaje Aby byl výdaj uznán způsobilým, je nutné prokázat jeho nezbytnost pro realizaci projektu, přičemž rozhodnutí EŘV o schválení dotace v určité výši nemusí být v této věci rozhodující. Zbytečnost výdaje se může prokázat až při kontrole projektu (např. nákup notebooku, který nebyl při projektu nijak využit) nebo při jeho vyúčtování (např. spotřeba papírů, tonerů, kancelářských potřeb). V ŽoP lze uplatnit i jen část výdajů (např. poměrnou část výdajů na toner dle skutečné spotřeby).

33 Charakter výdajů výčet nezpůsobilých výdajů je uveden ve Směrnici pro žadatele platné pro příslušný FM UPOZORNĚNÍ:  DPH je způsobilým výdajem pouze u neplátců DPH pro projekt (při vyúčtování se dokládá Čestným prohlášením k DPH)  nezpůsobilé jsou výdaje na alkohol a tabákové výrobky  nezpůsobilé jsou výdaje na dary a ceny, pokud nesplňují pravidla publicity EU (pozor na publicitu „na obalu“ – loga povinné publicity musí být neoddělitelnou součástí předmětu, pokud se nejedná o předmět krátkodobé povahy, např. sladkosti)  nezpůsobilé jsou výdaje na soubory, které nejsou amatérské a nejsou z území vymezeného pro OPPS ČR-PR  nezpůsobilé jsou také výdaje na zprostředkování uměleckých vystoupení zajištěných podnikatelskými subjekty

34 Hospodárnost, účelnost, efektivita výše způsobilých výdajů na odměny z DPP/DPČ vychází z příslušné regionální statistiky ceny práce – KU dokládá (výtisk z internetu) ceny musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, cenu je nutné znát před nákupem dodávek/služeb/prací výběr dodavatele se řídí pravidly pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu:  dodávky/služby do 200 tis. Kč (bez DPH): 1 dodavatel  dodávky/služby 200 tis. - 800 tis. Kč (bez DPH): výběr ze 3 dodavatelů  dodávky/služby od 800 tis. Kč (bez DPH): výběr ze 3 dodavatelů prostřednictvím výběrové komise způsob výběru dodavatele se uvádí v Závěrečné zprávě

35 Zaúčtování výdajů účetnictví spojené s realizací projektu musí být vedeno odděleně, a to nejpozději od data registrace projektu v MONIT 7+ (výdaje na přípravu není nutné účtovat odděleně) v Čestném prohlášení k ŽoP se uvádí, jakým způsobem (např. číslo střediska, zvolený identifikátor apod.) – nutno uvést! každý účetní doklad by měl obsahovat informaci o způsobu zaúčtování (např. krycím listem na faktuře, kontovacím razítkem na faktuře, popisem uvádějícím účtovací předpis apod.) KU je povinen doložit výstupní sestavu dokládající zaúčtování účetních dokladů projektu analyticky, jednotlivé doklady musí být na sestavě identifikovatelné

36 Doložení výdajů výdaj je považován za způsobilý, pokud je doložen příslušnými účetními doklady a dalšími doprovodnými podklady (kopie) požadované doklady a podklady pro vybrané jednotlivé typy výdajů jsou uvedeny v Příručce pro konečné uživatele platné pro FM v Euroregionu Silesia faktura musí mít všechny náležitosti dle zákona o účetnictví, popř. zákona o DPH (i když o DPH neúčtujete, kontrolujte správnost vystavených daňových dokladů) a také dle obchodního zákoníku (včetně zápisu o „evidenci“ podnikatele) paragon jako zjednodušený daňový doklad lze vystavit jen do výše 10 000 Kč (včetně DPH) každý účetní doklad musí být označen registračním číslem a názvem (popř. zkráceným názvem) projektu UPOZORNĚNÍ: Označeny musí být originály účetních dokladů, nikoli pouze kopie předkládané při vyúčtování!

37 Úhrada výdajů všechny výdaje musí být uhrazeny nejpozději před podáním Žádosti o platbu (t.z. nejpozději do 30 dnů od termínu ukončení projektu) skutečná úhrada výdajů se dokládá příslušným bankovním výpisem nebo výdajovým pokladním dokladem (kopie)

38 Personální výdaje jedná se o výdaje vznikající na základě Zákoníku práce a souvisejících právních předpisů:  mzdy / platy, odměny z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ)  zákonné odvody zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění  cestovní výdaje výjimkou je neplacená dobrovolná práce (nevzniká pracovněprávní vztah)

39 Mzdy (platy, odměny z dohod) a odvody mzdy (platy, odměny z dohod) se dokládají:  vyplněnou tabulkou Přehled personálních výdajů (u DPP) nebo Rekapitulace mezd (u DPČ a pracovních smluv) – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)  pracovněprávními dokumenty (pracovní smlouvy, DPP, DPČ)  výplatními lístky (dle Zákoníku práce má zaměstnavatel povinnost vystavit písemný doklad s údaji o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách – týká se i dohod)  pracovními výkazy projektových pracovníků – musí být podepsány příslušným pracovníkem a pracovníkem přebírajícím odvedenou práci  doklady prokazujícími uhrazení mzdy / odměny, daně z příjmů, popř. odvodů na zdravotní a sociální pojištění  interními doklady o zaúčtování  výtiskem z internetu o použitém mediánu hodinové sazby pro danou podskupinu zaměstnání pro jednotlivé pracovníky

40 Cestovní výdaje cestovní výdaje se dokládají:  vyplněnou tabulkou Přehled pracovních cest – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)  cestovním příkazem – z cestovního příkazu musí vyplynout souvislost pracovní cesty s projektem  vyúčtováním pracovní cesty  příslušnými výpočty - např. při použití soukromého vozidla (pozor na uvedení správné průměrné spotřeby – viz § 158 odst. 4 Zákoníku práce)  příslušnými doklady za jízdné, ubytování, popř. další nutné vedlejší výdaje (např. pojištění při zahraničních cestách, parkovné apod.)  dalšími relevantními dokumenty (např. kopie technického průkazu, kniha jízd, doklad o nákupu pohonných hmot apod.)  popř. interní směrnicí  pokladními doklady o proplacení cestovních výdajů

41 Neplacená dobrovolná práce neplacená dobrovolná práce se dokládá:  vyplněnou tabulkou Přehled dobrovolné práce – 1x tištěný originál, 1x v elektronické podobě (nejlépe na CD)  smlouvou o dobrovolnické činnosti např. dle Občanského zákoníku (smlouva innominátní – podle § 51, popř. smlouva příkazní – podle § 724), popř. čestným prohlášením o vykonání dané dobrovolnické činnosti – vždy musí být uvedeno kdo, co, pro jaký projekt a výše ocenění práce dobrovolníka  pracovními výkazy projektových pracovníků (dobrovolníků) - musí být podepsány příslušným dobrovolníkem a pracovníkem přebírajícím odvedenou práci  výtiskem z internetu o použitém mediánu hodinové sazby pro danou podskupinu zaměstnání pro jednotlivé pracovníky

42 Upozornění k personálním výdajům (I) DPP/DPČ nelze uzavřít na stejný druh práce jako je v hlavní činnosti pro KU. Cestovní náhrady na základě DPP/DPČ – nárok na ně musí být v dohodě sjednán, jinak nelze poskytnout (§ 155 odst. 1) Oznamovací povinnost zaměstnavatelů cizinců - občanů EU na ÚP. Způsobilost odměn z dohod (DPP, DPČ) se posuzuje podle regionální statistiky ceny práce. Většina KU jsou nepodnikatelskými subjekty, budou tedy vycházet ze statistiky pro nepodnikatelskou sféru (NS). Vychází se z mediánu pro hodinovou mzdu dané podskupiny zaměstnání. Použití příslušného mediánu dokládá KU. Pokud daná podskupina není uvedena:  vůbec - KU vybere tomu nejblíže podobnou, musí případně také obhájit  ve statistice pro NS – KU vybere příslušnou podskupinu ve statistice pro podnikatelskou sféru (např. tlumočník, překladatel)

43 Upozornění k personálním výdajům (II) počet hodin a k tomu vykázaná práce musí být adekvátní (např. 2 hodiny práce vykázané pro sestavení výkazu práce s pěti řádky není v žádném případě adekvátní) údaje ve výkaze musí být věrohodné a korespondovat s dalšími doklady (např. doba pracovní cesty pro projekt uvedená na cestovním příkaze 3 hodiny, ve výkazu práce uvedeno 5 hodin; ve výkazu práce uvedeno projednání smlouvy s dodavatelem, z doložené smlouvy však vyplývá, že byla uzavřena již 14 dnů před datem uvedeným ve výkazu apod.) u učitelů pozor na souběh práce na základě DPP a práce na základě pracovní smlouvy – v době předpokládané přímé vyučovací povinnosti nelze zároveň vykazovat práci pro projekt (pokud učitel např. nečerpá dovolenou)

44 Upozornění k personálním výdajům (III) I dobrovolná práce musí být zaúčtována, a to ve výnosech (příjmech), protože dobrovolná práce je nepeněžním plněním přijatým jako dar. Oceněná dobrovolná práce je „fiktivní“ výdaj pro projekt, ale není skutečným účtovaným nákladem, ale výnosem. Vznikne tedy rozdíl mezi součtem na soupisce výdajů a výsledovkou účetního střediska (na straně nákladů bude zaúčtováno méně, a to o celkovou cenu odvedené dobrovolné práce. Tato bude zároveň uvedena na výnosové straně výsledovky.) Dobrovolnou práci nemůže vykonávat zaměstnanec KU.

45 Režijní výdaje režijní výdaje se dokládají:  fakturami za poskytované služby  dalšími doklady (např. nájemní smlouva)  metodikou nebo výpočtem pro stanovení poměrné části výdajů nezbytných pro realizaci projektu (např. odečet z elektroměru, výpočet výdajů za pronájem části kanceláře využívané pro práci na projektu apod.)  doklady o úhradě

46 Výdaje na nákup vybavení a služeb tyto výdaje se dokládají:  cenovou nabídkou – např. cenová nabídka dodavatele, ceník z internetu, v případě ústní nabídky musí být dohodnuté podmínky uvedeny v objednávce  objednávkou (smlouvou)  fakturou, popř. paragonem  dokladem o úhradě  u výdajů typu ubytování, stravování apod. jmenným seznamem účastníků akce, popř. s podpisy účastníků (např. jmenný seznam dětí účastnících se výletu, prezenční listina z konference apod.) – není nutné přikládat, pokud je již přiloženo k Závěrečné zprávě

47 Metodika k výdajům Metodická příručka způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007-2013 (vydalo Ministerstvo pro místní rozvoj) k dispozici také na www.euroregion-silesia.czwww.euroregion-silesia.cz

48 Děkujeme za pozornost. Ing. Jana Novotná Galuszková, hlavní manažer Ing. Petra Hamelová, finanční manažer Bc. Roman Tománek, finanční manažer Fond mikroprojektů v Euroregionu Silesia OPPS ČR-PR 2007-2013 Euroregion Silesia - CZ Horní nám. 69, 746 01 Opava Tel. : 553756220, 553756243, 553756384 e-mail: euroregion.silesia@opava-city.cz@opava-city.cz www.euroregion-silesia.cz