Stáhnout prezentaci
Prezentace se nahrává, počkejte prosím
ZveřejnilMilena Slavíková
1
1 Ústí nad Labem
2
2 Budování informačních systémů pro komunitní plánování Zpracoval: MUDr.Miroslav Seiner Obsahová část materiálu vznikla za finanční podpory projektu „Komunitní plánování jako nástroj pro posilování sociální soudržnosti a podporu sociálního začleňování a předcházení sociálnímu vyloučení znevýhodněných osob na trhu práce“ podpořeného v rámci iniciativy Equal Evropské unie. Materiál je využíván pro diseminaci projektu. Další informace naleznete na níže uvedených webových stránkách. Ústí nad Labem
3
3 Úvod
4
4 Čím se budeme zabývat ? Jste aktivními účastníky komunitního plánování V rámci přípravy komunitního plánování můžete dojít k závěru, že potřebujete k této činnosti Využít větší soubor informací z jednoho či více informačních zdrojů a/nebo vytvořit či převzít určitý informační systém, který vám tyto informace zajistí Tato přednáška vás má seznámit s tím, jak k takovému úkolu přistoupit – metodicky správně
5
5 Osnova přednášky Úvod Definice záměru Zadání Cíle metriky a kritéria Funkční a obecný popis záměru Řízení rizik projektu Analýza Organizační zajištění a řízení projektu Závěr
6
6 Co je to informační systém ? Ucelená struktura technologických, programových a organizačních komponent, určená ke zpracování informací. Informační systém není jen program, ale také technologie, které ho zajistí – počítače, komunikace a postupy, které je třeba provádět
7
7 Funkce informačního systému IS pracuje s informacemi, ale co zajišťuje: Vkládání, získání, pořizování informací Ukládání informací Přenos informací Vyhledávání informací Zpracování informací
8
8 Základní pojmový čtyřlístek Informační proces Informační systém Informační projekt Informační potřeba
9
9 Vztah mezi základními pojmy Informační procesy Informační projekt Informační systém Vede k realizaci Zajišťuje Informační potřeba naplňuje
10
10 Příklad Krajský úřad zahájil projekt vytvoření a zavedení regionálního informačního systému sociálních služeb, který má zajistit proces zpracování informací o nabídce těchto služeb v kraji a jejich zprostředkování zájemcům.
11
11 Jaké role může v informačním projektu člověk mít... Subjekty informací Instituce Osoby Aktivní aktéři Uživatelé Příjemci informací Jiné informační systémy Zadavatelé Investor Iniciátor Tvůrci zadání Konzultanti Často jsme ve více než jedné roli... Realizátoři Analytici Programátoři Technologové Provozovatelé
12
12 Úkol č.1: definice osobní role Popište svoje očekávané role při eventuální realizaci jakéhokoliv informačního projektu v rámci komunitního plánování Definujte přitom tu roli, která je nejtypičtější pro vás
13
13 Cíl metodiky Je určena pro pracovníky, kteří se ocitnou v roli zadavatele informačního projektu Cíle: Seznámit s odpovědností a úkoly zadavatele při tvorbě informačního systému Seznámit s některými důležitými technikami Seznámit se standardní metodikou vedení informačního projektu Připravit na diskusi o některých specifických problémech budování IS v komunitním plánování
14
14 Základní teze metodiky Tvorba (zavedení) informačního systému vyžaduje aktivní účast zadavatele – tedy zástupce budoucích příjemců informací a uživatelů Zadavatel musí rozumět určitým principům tvorby informačních systémů, aby byl tvůrcům (analytikům, programátorům) rovnocenným partnerem
15
15 Standardní průběh informačního projektu Přípravná fáze Definice záměru Tvorba zadání Studie proveditelnosti Volba řešení a dodavatelů Realizace Analýza Vlastní vývoj a implementace Akceptace Provoz Podtržené kroky – budeme probírat velmi podrobně vzhledem k jejich náročnosti pro zadavatele
16
16 Role zadavatele ve fázích informačního projektu FázeRole zadavatelů PřípravaFormulace záměru Tvorba zadání Volba řešení - dodavatele RealizaceKonzultační činnost Akceptace ProvozKontrola Formulace
17
17 Krok A Definice záměru
18
18 Proces definice záměru Jak je stav ? (východiska) Co chceme ? (popis – definice) Proč to chceme ? (cíle – přínosy) Potřeba postupného zpřesňování zadání Je jedno v které části kruhu začneme Kruh zpřesnění projdeme totiž několikrát Kde byste chtěli začít ?
19
19 Jak stručně definovat záměr Měly by stačit tři věty: Co máme = kde jsme ? Vnitřní východiska – současný stav řešení Vnější východiska: Dostupná řešení, legislativa, trendy ap. Co chceme = kam se chceme dostat ? Co má informační systém „dělat“ Proč to chceme = co nám to má přinést? Jaký je cíl takového řešení ?
20
20 Příklad definice informačního záměru Potřebuji v informačním systému evidovat výdaje své domácnosti, protože Chci rodině dokázat, že správně hospodařím Pořád mi vyčítají, že moc utrácím a já opravdu neumím vysvětlit, proč pořád nemáme peníze, protože nesleduji výdaje, proto
21
21 Úkol č.2: Popište stručně váš informační záměr Vyberte raději jen dílčí část záměru, aby byl popis pro vás i okolí srozumitelný Snažte se popsat záměr ve třech větách: Co chci, aby systém řešil Proč potřebuji, aby to bylo řešeno, co mi to přinese Jaký stav je dnes Při definici záměru si vytvořte skupiny, které budou dále řešit svůj záměr společně
22
22 Zadání informačního systému
23
23 Standardní průběh informačního projektu Přípravná fáze Definice záměru Tvorba zadání Studie proveditelnosti Volba řešení a dodavatelů Realizace Analýza Vlastní vývoj a implementace Akceptace Provoz Podtržené kroky – budeme probírat velmi podrobně vzhledem k jejich náročnosti pro zadavatele
24
24 Zadání informačního projektu Klíčový dokument, kterým zadavatel popisuje svůj záměr a který je „materializací“ jeho podílu na projektu Za zadání nese odpovědnost zadavatel (investor) – dodavatel může mít jen oponentní a metodickou roli Zadání má svůj životní cyklus a prolíná se celým projektem Zadání má určitou standardní strukturu, která se opakuje ve všech projektech
25
25 Životní cyklus zadání Zadání informačního systému se vyvíjí: Předběžný záměr Zadání pro studii proveditelnosti Zadání pro výběr řešení a partnera Zadání realizace – jako součást smlouvy Zadání jako součást plánu Akceptace výsledku proti zadání
26
26 Standardní obsah zadání IS Souhrn záměru Východiska – popis stavu (vnější, vnitřní) Kontext řešení Cíle záměru Metriky a kritéria naplnění cílů Obecné (non-funkční) požadavky Funkční požadavky Rizika Označenými body se budeme zabývat důkladně
27
27 Popis stavu - východiska Vnitřní (typické body) Popis struktury, kde bude systém zaváděn Dosavadní řešení problému Odhad očekávaných změn Personální zajištění Vnější (typické body) Legislativa a vnitřní předpisy Stav řešení v analogických projektech
28
28 Kontext systému Historický Jaké systémy mají být nahrazeny Jaké procesy musí být změněny Jaká data mají být převedena !!! Lokální S jakými systémy bude komunikováno Negativní věcné Co do systému nepatří
29
29 Krok B Cíle, metriky, kritéria
30
30 Zásady stanovení cílů realizace IS Jde o zásadní bod definice záměru Obtížná definice „správných cílů“ Cílem je jen to, co může být kontrolováno (a změřeno) Cíle Klíčové - maximálně 3 Ostatní - nezměňovat s požadavky Zamítnuté - užitečné si poznamenat, co nechceme
31
31 Kritéria a metriky naplnění Metrika je způsob, jakým dosažení cíle měříme - metoda Kritérium je hodnota metriky, kterou chceme dosáhnout Kritérium naplnění cíle Jeden cíl může mít více kritérií, ale musí mít alespoň jedno U vedlejších cílů není třeba vždy exaktně měřit, ale je to vhodné Poznámky Nezapomínat i na možnost subjektivního hodnocení naplnění - dotazníky, ankety apod.
32
32 Standardní obsah zadání IS Souhrn záměru Východiska – popis stavu (vnější, vnitřní) Kontext řešení Cíle záměru Metriky a kritéria naplnění cílů Obecné (non-funkční) požadavky Funkční požadavky Rizika Označenými body se budeme zabývat důkladně
33
33 Úkol: Navrhnout cíle budoucího systému Společně ve skupinách navrhnout klíčové cíle systému Nadefinovat metriky, kterými budeme cíle měřit Nadefinovat kritéria, která pro jednotlivé metriky stanovíte
34
34 Krok C Funkční popis záměru v zadání IS
35
35 Technika detailního funkčního popisu záměru Popis případů užití Jiná synonyma: Use-case Uživatelské scénáře Aktivity Popisují konkrétní dílčí aktivity konkrétních aktérů Uživatelské scénáře vždy „znají své role“ Nesnažíme se v této fázi o „návrh řešení“ pouze sbíráme funkční požadavky
36
36 Technika Uživatelské scénáře Je třeba přitom definovat aktéry a jejich role Popis obsahuje konkrétní aktivity činnosti uživatelů a rolí s budoucím systémem (i mimo něj) Pozor: jeden aktér má i více rolí Eviduje příchody a odchody vrátný Získává statistiku využití pracovní doby ředitel Zobrazuje Individuální výkaz pracovníka pracovník Příklad: Systém evidence pracovní doby
37
37 Úkol: Popište ve skupině záměr IS pomocí uživatelských scénářů Nebudeme již definovat dílčí, individuální záměry, ale jeden společný systém Vytvářejte seznam rolí – aktérů v zamýšleném systému Vytvářejte seznam scénářů Doplňte seznam obecných požadavků
38
38 Krok D Stanovit obecné požadavky
39
39 Obecné požadavky Kapacitní a výkonnostní Pro kolik uživatelů, kolik stanic, kolik dat S jakou odezvou, s jakými časy zpracování Cenové, nákladové – za kolik ? Termínové – do kdy ? Technologické Technická omezení Dostupnost systému Určuje spolehlivost pro uživatele
40
40 Úkol: Doplnit zadání projektu Ve společném záměru musíme dodefinovat společně: Důležité informace o výchozím stavu Obecné požadavky Kontext Poznámka: Definice rizik v další kapitole
41
41 Krok E Řízení rizik informačního projektu
42
42 S jakými riziky musíme počítat ? Typy rizik Rizika na straně zadavatele Nedostatek zdrojů, neujasněnost záměru, nepřijetí záměru uživateli, nepřijetí veřejností Rizika na straně dodavatele Nedostatek zdrojů, nekvalita realizace Rizika komunikační Neporozumění komunikace zadavatel - dodavatel Rizika bezpečnostní Riziko ztráty či zničení dat Riziko zneužití dat Rizika specifická
43
43 Zásady řízení rizik Každé riziko je evidováno, jakmile je zjištěno U každého rizika stanovujeme míru odpovědnosti (Vysoká, Střední, Nízká) U každého rizika stanovujeme možnou eliminaci a její potenciální úspěšnost (Vysoká, Střední, Nízká) Využití metody „zbytkového rizika“ Rozdíl mezi mírou rizika a účinností eliminace
44
44 Úkol: Definovat rizika projektu Detekujte rizika dosud navrženého záměru a stanovte: Míru rizika (třístupňově) Kdy se riziko projeví (fáze) Možnou eliminaci Účinnost eliminace (třístupňově)
45
45 Krok F Analýza a návrh systému
46
46 Standardní průběh informačního projektu Přípravná fáze Definice záměru Tvorba zadání Studie proveditelnosti Volba řešení a dodavatelů Realizace Analýza a návrh Vlastní vývoj a implementace Akceptace Provoz Podtržené kroky – budeme probírat velmi podrobně vzhledem k jejich náročnosti pro zadavatele
47
47 Analýza a návrh Fáze, kterou provádí dodavatel (řešitel) Následuje po zadání, obsahuje minimálně: Procesní popis Analýzu dat Funkční analýzu Návrh uživatelského rozhraní Technologickou architekturu Postup implementace Analýzu bezpečnosti
48
48 Komponenty analýzy které posuzuje zadavatel Analýza a popis procesů Definice uživatelských scénářů Logický datový model Návrh struktury programu Uživatelské rozhraní Podtržené části – budeme probírat podrobně vzhledem k jejich náročnosti pro zadavatele
49
49 Procesní model Popisují se všechny dotčené procesy Dvoudimenzionální popis Časová osa Osa rolí (plavecké dráhy) Procesní popis může zachytit i variantní průběhy procesů
50
50 Příklad procesního popisu KlientPoskytovatelSprávce Zadá nabídku do systému Aktivuje nabídku Zadá dotaz na službu Vyšle poptávku po zajištění služby Odpoví na poptávku Obdrží informaci o možnostech poskytovatele Obdrží informaci o míře uspokojení potřeb Samospráva Systém na evidenci poptávek a nabídek služeb
51
51 Logický model dat Nepopisuje návrh technického řešení databáze, ale vztahy mezi daty v realitě Umožňuje řešiteli ověřit si, zda porozuměl problematice Popis obsahuje: Popis tzv. tříd Vztahy mezi třídami Atributy jednotlivých tříd
52
52 Příklad logického modelu dat (Analytic Class Model) OrganizaceZařízení 1-N1 Poskytovaná služba má poskytuje 1-N 1 Typ služby 1 N Klient -Příjmení -Jméno -Rodné číslo -Adresa -Pohlaví konzumuje M N Služby pro klienta StátníNestátní
53
53 Úkol: Ověření srozumitelnosti analytických modelů Popište formou procesního modelu některý z procesů, řešených v systému Vytvořte logický model dat pro některou část zamýšleného systému (bez atributů)
54
54 Krok G Zajištění organizace informačního projektu
55
55 Proč jsou informační projekty tak rizikové ? Informatika - relativně mladý obor s neustálenými postupy Stále malé zapojení zadavatelů do tvorby IS a jejich pasivita Obtížná průběžná validace výsledku U projektů v sociálních a zdravotních službách navíc přistupují omezené finanční prostředky
56
56 Vztah dodavatel - zadavatel Dodavatel Snaha o maximum zisku Snaha vnutit určité řešení Snaha vzbudit širší poptávku Konkurence jiných zakázek Problémy dodavatele Zadavatel Neujasněnost záměru Subjektivismus rozhodování Omezenost zdrojů Neznalost problematiky Podceňování náročnosti „Neobchodní“ přístup Potřeba vytvoření stabilního vztahu a úspěchu realizace
57
57 Řízení informačního projektu Pro řízení projektu na straně zadavatele je třeba vytvořit řídící a výkonný tým Řídící tým – Rada projektu Složení Ekonom, zástupce investora Technolog Manažer – koordinátor projektu Klíčoví uživatelé Řídící tým spolu s partnery dodavatele činí zásadní rozhodnutí na projektu Výkonný tým projektu Konzultanti, uživatelé Informatici zadavatele ap.
58
58 Zásady pro řízení projektu radou projektu – řídícím týmem Vazba na smlouvy a vnitřní směrnice Písemně daná pravidla Konsensuální rozhodování Pečlivá dokumentace Zásady projektového řízení (heterogenní zdroje) Odpovědnost vrcholnému vedení organizace
59
59 Standardní průběh informačního projektu Přípravná fáze Definice záměru Tvorba zadání Studie proveditelnosti Volba řešení a dodavatelů Realizace Analýza Vlastní vývoj a implementace Akceptace Provoz Podtržené kroky – již probrány – zbývají poznámky k ostatním
60
60 Studie proveditelnosti Základní otázky: Je záměr realizovatelný ? Za jaké náklady (finanční a personální) lze řešení pořídit ? Jaké budou přínosy – peněžní i nepeněžní ? Jaké jsou varianty řešení ? Jak zajistit dlouhodobou udržitelnost Jaká jsou rizika a jak je eliminovat ? Základem pro smysluplnost studie je její nezávislost na kterékoliv variantě realizace Nejen nezávislost finanční a dodavatelská, ale i „prestižní a znalostní“
61
61 Poznámky k procesu výběru řešení Vybíráme nejen partnery k řešení, ale také způsob řešení, architekturu řešení Důležitá je volba mezi možnostmi: nákup systému pronájem systému nákup služeb Většinou není pouze podstatné, kdo je dodavatelem, ale za jakých podmínek je uzavřen kontrakt
62
62 Akceptace Klíčový moment realizace Kvalita akceptace je podmíněna již jejím zakotvením v plánech a ve smlouvách Kvalitní akceptace vyžaduje nemalé nároky na vnitřní zdroje Nedostatky při akceptaci může být příčinou devalvace předchozích kroků projektu POZOR: záruka nenahrazuje kvalitní akceptaci
63
63 Provozní aspekty NIS Provozní náklady = 15% a více z pořizovacích nákladů Provoz je rizikový z hlediska dlouhodobého zajištění potřebných zdrojů, stability produktu i dodavatelů, technologií ap. Základní otázka: Co koupit a co si jen pronajmout Outsourcing proniká nejen do služeb ale i do technologií - není jednoznačná odpověď - vždy záleží na podmínkách smlouvy Způsoby zajištění podpory uživatelů: Help-desk, evidence požadavků a kontrola jejich plnění
64
64 Práce se zdroji na rozvoj Náklady na informatiku jsou obecně podceňovány: Neuvažují se následné náklady - platby za podporu, obnova technologií, aplikací Nepočítají se dobře provozní náklady Neurčují se dobře přínosy IS Potřeba průběžného uvolňování nákladů a průběžné obnovy
65
65 Náklady IS Náklady na výběr a pořízení Investiční náklady na aplikace a technologie Náklady provozní +Náklady na maintenance (údržbu) +Náklady komunikace +Náklady energií +Jiné provozní - tonery, papíry… +Náklady na obměnu +Náklady osobní +Náklady transakční - nepřímé vynucené náklady na provoz =TCO - Total Cost of Ownership
66
66 Bezpečnostní aspekty provozu Každý IS je bezpečnostním rizikem Odpovědnost vždy nese provozovatel (správce v terminologii zákona) Na bezpečnost je třeba myslet již od tvorby záměru a zajistit ji při vývoji i v provozu Technické a organizační prostředky zajištění Tři pilíře bezpečnosti: Strategie bezpečnosti Výkon správy bezpečnosti Kontrola (audit) bezpečnosti
67
67 Úkol: Zajištění řízení projektu Definujte jmenovitě tým pro řízení projektu, obsaďte všechny klíčové role Definujte oblasti, pro které budou jmenování klíčoví uživatelé Definujte bezpečnostní rizika projektu, pokud jste je dosud nezachytili
68
68 Závěr
69
69 Závěr: co by mělo být výsledkem Vědomí, že bez Vaší aktivní účasti nelze IS budovat Ztráta ostychu při komunikaci s řešiteli Znalost základních principů práce při tvorbě IS a povědomí o technikách Opatrnost a vědomí rizik !
70
70 Závěr - klíčové faktory úspěchu Týmový přístup k řešení Včasné vybudování stabilního řešitelského týmu Zájem vedení organizace o projekt Schopnost definovat jasný cíl Dodržení metodických zásad projektového řízení Zajištění kontinuity kroků: záměr- výběr řešení – smlouva - akceptace Pamatovat stále na zdroje na provoz
71
71 Centrum komunitní práce Ústí nad Labem Koněvova 18, 400 01 Ústí nad Labem miroslav.seiner@volny.cz; krbcovamasinova@ckpul.cz miroslav.seiner@volny.czkrbcovamasinova@ckpul.cz www.ckpul.czwww.ckpul.cz; www.komunitniplanovani.comwww.komunitniplanovani.com tel.: +420 475 201 096 Nashledanou V případě zájmu nás kontaktujte
72
72 Zpracoval: MUDr. Miroslav Seiner Obsahová část materiálu vznikla za finanční podpory projektu „Komunitní plánování jako nástroj pro posilování sociální soudržnosti a podporu sociálního začleňování a předcházení sociálnímu vyloučení znevýhodněných osob na trhu práce“ podpořeného v rámci iniciativy Equal Evropské unie. Materiál je využíván pro diseminaci projektu. Další informace naleznete na níže uvedených webových stránkách.
Podobné prezentace
© 2024 SlidePlayer.cz Inc.
All rights reserved.